Gestione remota: una guida approfondita sulla guida di un team remoto

Sia che tu stia guidando un team remoto per un po' di tempo o stia solo pensando di trasferire il tuo team a un accordo remoto, probabilmente avrai già notato quanto sia diventato diffuso il lavoro a distanza.

In effetti, la ricerca ha dimostrato che è molto probabile che oltre 40 milioni di americani passeranno a un ambiente completamente remoto nei prossimi cinque anni.

Pertanto, sembra molto probabile che i manager che padroneggiano le sfumature dei team remoti leader abbiano successo.

Ma probabilmente sei consapevole del fatto che un accordo di lavoro da casa comporta la sua giusta dose di sfide, specialmente per i principianti, che devono:

• Organizzare,
• Gestire,
• Sorvegliare,
• Eseguire,
• Comunicare, e
• Segnala lo stato di avanzamento.

E tutto questo da lontano...

Tuttavia, ci sono modi per evitare che le sfide del lavoro a distanza ottengano il meglio dal tuo stile di gestione, ed è proprio per questo che questo post sul blog è qui.

Dall'esame di alcune delle sfide più comuni che i gestori remoti devono affrontare all'elenco di tutte le strategie per aiutarti a evitare che il lavoro a distanza devasti il ​​flusso di lavoro del tuo team, questa guida alla gestione remota ti aiuterà a tirare fuori il meglio dal tuo team, indipendentemente dal loro Posizione.

Cos'è la gestione remota?

La gestione remota è abbastanza simile alla gestione normale, con una grande differenza: l'intero team, inclusi manager e dipendenti, lavora fuori dall'ufficio.

Pur essendo a capo di un team remoto, i manager di solito fanno affidamento su strumenti diversi per:

• Assegna compiti,
• Tieni il passo con i progressi della loro squadra,
• Assicurati che la comunicazione del team e il flusso di lavoro si svolgano senza intoppi.

5 sfide della gestione di un team remoto

Siamo già tutti consapevoli del fatto che lavorare in remoto comporta una manciata di sfide.

Tuttavia, finire le tue attività mentre gestisci un team remoto pone tutta una serie di sfide che devi affrontare giorno dopo giorno: dal tentativo di facilitare i progressi del tuo team all'impossibilità di raggiungerli quando un'attività urgente esce dal nulla .

Anche le statistiche non sembrano promettenti. Vale a dire, un campione di ricerca di 4.000 geometri mostra che, sebbene ben l'86% dei dipendenti remoti si senta connesso ai propri colleghi diretti, solo il 14% si sente connesso alla propria sede.

Tuttavia, non è tutto rovina e oscurità.

Individuare le sfide esatte che la maggior parte dei manager, CEO, CMO, fondatori, co-fondatori e altri professionisti in remoto di tutto il mondo devono affrontare potrebbe aiutare a trovare una soluzione praticabile per ciascuno di loro.

Sfida n. 1: la mancanza di supervisione

Uno dei maggiori problemi del lavoro a distanza, sia per i dipendenti che per i dirigenti, è la questione della supervisione a distanza.

I manager di solito si preoccupano se i dipendenti sono abbastanza efficienti e potrebbero persino avere difficoltà a monitorare i progressi del proprio team.

A volte, potrebbero sentirsi a disagio al solo pensiero del fatto che non possono recarsi personalmente alla scrivania di un membro del team per dare una mano con le attività e discutere dei problemi.

I dipendenti provano la frustrazione di non potersi consultare anche faccia a faccia con i propri manager.

A volte, potrebbero anche sentirsi sotto pressione per dimostrare la loro produttività, quindi tendono a lavorare ancora di più, rischiando di sovraccaricarsi di lavoro in condizioni gravi, come il burnout.

Sfida n. 2: ritardi nei tempi di risposta nella comunicazione

Lavorare da remoto in modo naturale significa che tutte le tue comunicazioni saranno gestite da remoto.

Tuttavia, la distanza fisica a volte comporta un tempo di risposta più lento, poiché anche i problemi più semplici devono essere gestiti tramite un software di chat remota.

Inoltre, i problemi di fiducia possono tornare a galla e i manager sentono la frustrazione di non essere in grado di ottenere una risposta rapida.

Inoltre, c'è un grande potenziale per perdere tempo in attesa di ogni risposta, come sottolineato da Lauren Mendoza, VP Marketing di Swipecast.com:

“Sebbene sappiamo che ci sono molte piattaforme che possiamo utilizzare per rendere efficiente la comunicazione, a volte il tempo è un fattore che può giocare contro di noi. E poiché vogliamo risposte rapide, a volte l'attesa di un messaggio o di una chiamata può consumarci in un sacco di tempo".

A parte l'impazienza, il problema più grande riguardante i ritardi nelle comunicazioni remote, secondo Nelson Sherwin, il responsabile delle risorse umane di PEO, sono i manager stessi:

“Mentre i gestori remoti potrebbero parlare di un buon gioco di comunicazione al loro personale, più di pochi non praticano ciò che predicano. Per "telecomandare" con successo è necessario comprendere che hai a che fare con un tipo completamente diverso di bestia. Tutte le piccole interazioni date per scontate in un ufficio centralizzato scompaiono. L'unico tipo di comunicazione è ciò che imposti e usi.

Oltre a prendersi del tempo per scegliere un software di comunicazione su cui poter fare affidamento, i manager che comunicano in remoto devono anche trovare una soluzione alternativa per le lacune comunicative e mantenere un flusso di lavoro sano.

Sfida n. 3: la mancanza di incontri quotidiani faccia a faccia

In ufficio, probabilmente hai avuto riunioni settimanali regolari o stand-up giornalieri. Ma ora non potrai semplicemente inviare un messaggio veloce e convocare tutti i tuoi compagni di squadra nella sala conferenze in pochi minuti.

Naturalmente, la tua prima soluzione sarà quella di ospitare regolarmente riunioni video online.

Tuttavia, secondo Michael Alexis, CEO di Team Building, un'azienda completamente remota con 80 dipendenti, anche le riunioni online possono diventare problematiche per i team più grandi:

“Se hai troppe persone nelle tue teleconferenze, c'è il rischio che non tutte le voci vengano ascoltate. Ciò può essere dovuto a ritardi nella tecnologia o alla percepita mancanza di spazio da parte di alcuni partecipanti per condividere le proprie idee".

Inoltre, la pianificazione di una chiamata rapida di solito rappresenta una sfida significativa per i team che lavorano in fusi orari diversi, il che può ampliare ulteriormente il divario di comunicazione tra i membri del team remoti.

Sfida n. 4: Difficoltà con il lavoro di strutturazione

Mantenere il flusso di lavoro quando si passa a un'impostazione remota potrebbe sembrare un compito facile da gestire. Una volta che ti sei lasciato alle spalle il suono della fotocopiatrice e hai salutato i tuoi colleghi loquaci, potrebbe sembrare che tu stia per trasformarti nel tuo io più produttivo.

Tuttavia, non appena configuri il tuo ufficio a casa, potresti dover capire come affrontare le diverse distrazioni domestiche, dagli animali domestici che cercano attenzioni a partner, genitori, fratelli o coinquilini che entrano nel tuo spazio di lavoro per parlare.

Come previsto, molti nella tua squadra potrebbero essere tentati anche da altre distrazioni domestiche, ora che non sono responsabili della presenza fisica dei loro colleghi e dirigenti. Inoltre, questo maggiore potenziale di procrastinazione può ostacolare la capacità di un manager di gestire correttamente i propri dipendenti, il che può portare a molto lavoro non strutturato e perdite di tempo.

Sfida n. 5: isolamento che influisce sulla salute mentale

Anche se il 61% dei 2.118 lavoratori intervistati descrive la propria esperienza di lavoro a distanza come positiva, il 21% indica l'isolamento e la mancanza di connessione sociale come il principale aspetto negativo delle mutate condizioni di lavoro.

Ai tempi in cui l'intero team era in ufficio quasi ogni giorno, tutti erano in grado di cogliere i frutti dell'atmosfera loquace.

Ma ora che molti potrebbero dover lavorare lontano dal centro sociale della loro vita professionale, l'isolamento e la solitudine prendono il sopravvento.

Questo problema è destinato a colpire prima gli estroversi, che, per loro natura, ricaricano meglio le batterie quando sono in mezzo ad altre persone. Ma, alla fine, l'isolamento e la solitudine iniziano a colpire anche gli ambiversi e gli introversi, nonostante i loro mezzi più "interni" per ricaricare le batterie.

Naturalmente, se questo problema non viene affrontato correttamente, potrebbe anche portare a un aumento del tasso di turnover insieme a una notevole diminuzione delle prestazioni della tua squadra.

19 consigli per una gestione remota di successo

Probabilmente sei consapevole del fatto che il passaggio dal lavoro da lato a lato a un'impostazione remota richiede un approccio di gestione completamente nuovo. Ma, a volte, i leader tendono a trascurare le soluzioni più semplici ma più efficaci alle sfide quotidiane dei membri del loro team, soprattutto quando hanno i propri compiti da affrontare.

Quindi, per aiutarti a garantire che il tuo team mantenga sia i livelli di connessione che di produttività nonostante non stiano insieme di persona, abbiamo contattato esperti per scoprire le migliori strategie di gestione remota.

Suggerimento n. 1: dimentica la microgestione

Anche se potrebbe essere allettante cadere nella trappola di monitorare ogni attività su cui sta lavorando il tuo team, potresti voler riconsiderare questa idea.

Vale a dire, la ricerca mostra che il 69% dei topografi ha considerato di cambiare lavoro a causa della microgestione, mentre il 36% ha effettivamente cambiato lavoro a causa di ciò.

Oltre al fatto che i dipendenti sono più propensi a salutare un'atmosfera di sfiducia, esaminare ogni piccola scelta fatta dai tuoi dipendenti potrebbe persino portare a dimettersi tranquillamente, il che significa che faranno il minimo giorno dopo giorno.

Morgan Taylor, il CMO di LetMeBank, è d'accordo, sottintendendo che la microgestione non è mai la strada da percorrere:

“Le sfide più grandi sono assicurarsi che tutti facciano ciò che dovrebbero e renderli felici mentre lo fanno. Ho scoperto che il modo migliore per far sì che le persone facciano ciò che dovrebbero fare è in realtà fare marcia indietro e lasciare che facciano le cose nel modo che meglio funziona per loro. Dato che sono tutti nelle loro case, con le loro circostanze uniche, in genere scoprono di sapere come adattarsi al meglio alla situazione in cui si trovano, ed essere troppo rigidi nelle procedure in realtà causa più problemi di quanti ne risolva".

Quindi, invece di sprecare la tua energia per fare l'ultima chiamata su tutte le questioni, fai quanto segue:

• Investi del tempo nell'esaminare diverse strategie per creare fiducia sul posto di lavoro,
• Concentrati sul miglioramento delle tue capacità di delega,
• Cerca di stabilire aspettative chiare prima di assegnare un compito.

Suggerimento n. 2: concentrati sulla creazione della responsabilità

A differenza della microgestione, un'abitudine che avremmo dovuto abbandonare non appena abbiamo chiuso le porte del nostro ufficio, la responsabilità è una virtù che non è mai passata di moda.

Il fondatore e CEO di The Word Counter, Kevin Miller, è d'accordo, sottolineando l'importanza di stabilire la responsabilità nei momenti in cui non possiamo supervisionare i nostri team faccia a faccia:

“La creazione di orari di check-in e l'assegnazione di risultati chiari è stato molto utile per la responsabilità. Abbiamo ogni attività assegnata in uno strumento di gestione dei progetti per tenere traccia e organizzare le cose. Facciamo anche riunioni giornaliere in piedi alle 10:00 PST. Durante questi incontri, discutiamo di ciò che abbiamo fatto ieri, su cosa stiamo lavorando oggi e discutiamo di tutti i problemi che stiamo riscontrando. Tutti i nostri incontri sono condotti tramite Zoom, il che aiuta anche a mantenere tutti responsabili".

La ricerca supporta l'affermazione che stabilire la responsabilità è la chiave per migliorare le prestazioni lavorative. Vale a dire, uno studio condotto dall'American Society of Training and Development (ASTD) ha rilevato che impegnarsi con qualcuno per raggiungere un obiettivo aumenta effettivamente le tue possibilità di farlo al 65%.

Suggerimento n. 3: utilizza gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per tenere traccia degli obiettivi

Se non ti prendi abbastanza tempo per fissare obiettivi chiari e identificabili subito prima di assegnare i compiti, è probabile che finirai con risultati che non sono all'altezza delle tue aspettative.

Tuttavia, se sei consapevole dell'importanza di definire obiettivi precisi, ma non hai stabilito un sistema chiaro per valutare gli obiettivi, potresti persino ritrovarti a dover fare i conti con scarse prestazioni e mancanza di motivazione.

Il proprietario di Atlanta House Buyers, Shawn Breyer, propone l'implementazione di metriche quantificabili per determinare quanto bene le persone stanno procedendo con il loro lavoro:

“Doversi adattare al nostro team che lavora in remoto è stato più facile ritenendoli responsabili monitorando i loro indicatori chiave di prestazione (KPI) . Ogni settimana, teniamo una riunione completa del team per rivedere i KPI di ciascun membro. Quando esaminiamo l'elenco, chiediamo a ciascun membro se ha raggiunto i propri obiettivi. Le risposte dovrebbero essere un "Sì" o un "No" senza una spiegazione. Se c'è una tendenza in cui tutti i membri del team non raggiungono un determinato obiettivo, discutiamo di quali risorse devono essere messe a disposizione in modo che possano raggiungere i loro obiettivi quando lavorano da casa ".

Naturalmente, quando ti assicurerai che i dipendenti abbiano familiarità con il sistema di valutazione e monitoraggio dei loro progressi, sarà molto più facile mantenere la loro motivazione e indirizzarli verso il successo.

Suggerimento n. 4: usa le app per tenere traccia dei progressi della tua squadra

La mancanza di interazione faccia a faccia di solito porta i manager a chiedersi se i membri del loro team stiano lavorando sui compiti assegnati durante l'orario di lavoro.

A volte, potrebbero anche non avere la capacità di tenere traccia dei progressi del proprio team, il che potrebbe sollevare ulteriori domande e aumentare le possibilità di passare alla microgestione.

Tuttavia, ci sono modi per tenere traccia del flusso di lavoro del tuo team nonostante la distanza geografica.

Se sei turbato dal pensiero di alcuni membri del tuo team che lavorano senza orario, scegliere un'app di monitoraggio del tempo che ti consenta di analizzare la produttività del tuo team potrebbe essere un ottimo punto di partenza.

Incoraggiando il tuo team a tenere traccia delle proprie ore di lavoro, sarai in grado di generare rapporti in base al tempo monitorato e vedere immediatamente a cosa stanno lavorando i membri del tuo team dando un'occhiata alla sezione "Dashboard" dell'app.

Per gestire a distanza i tuoi team e i tuoi progetti, puoi utilizzare uno strumento di gestione dei progetti che ti consente di tenere traccia dello stato delle tue attività e progetti e rimanere sempre aggiornato sui progressi del tuo team.

Suggerimento n. 5: sii comprensivo e paziente

Se i membri del tuo team remoto non rispondono immediatamente ai messaggi della chat del tuo team, il più delle volte, questo non è motivo di preoccupazione.

Cerca di essere paziente e concentrati su un'attività prioritaria diversa nella tua pianificazione mentre aspetti la risposta.

Se il ritardo è più lungo e ti aspetti un rapporto sullo stato di avanzamento o un diverso tipo di risposta importante, è probabile che il tuo dipendente remoto fornisca una spiegazione adeguata per il ritardo, anche senza che tu lo chieda.

Dopotutto, la ricerca mostra che le organizzazioni ad alta fiducia hanno molto più successo nell'attuazione delle proprie strategie rispetto alle organizzazioni a bassa fiducia. Inoltre, i dipendenti che ritengono che tu ti fidi di loro probabilmente mireranno a giustificare tale fiducia e si sforzeranno di rispondere il prima possibile.

Suggerimento n. 6: sii facile da raggiungere

Affinché la comunicazione remota possa prosperare, Nelson Sherwin ritiene che i manager debbano intensificare il loro gioco ancora di più che in un ufficio tradizionale:

“Un manager deve assicurarsi, VERAMENTE assicurarsi che i membri del team installino e siano attivi su tutte le diverse modalità di comunicazione. Ma questa è la parte facile. La cosa più difficile per lo stesso manager è rendersi disponibile per qualsiasi domanda che si presenti durante la giornata lavorativa. Ciò significa che le notifiche vengono visualizzate sullo schermo tutto il giorno ed essere disposti e in grado di saltare online e affrontare le domande entro un lasso di tempo ragionevole. Altrimenti, i dipendenti smetteranno di chiedere, inizieranno a ritirarsi e quindi avrai un problema di morale".

Oltre a renderti facilmente disponibile, Nicole Wood, CEO e co-fondatrice di Ama La Vida, sottolinea l'importanza di far sapere al tuo team che sei facile da raggiungere:

“Comunica chiaramente ai membri del tuo team che non devono aspettare che un incontro formale faccia a faccia con le tue domande. Sii ancora più intenzionale che mai con il tuo tempo individuale che copre cose come il morale, gli impegni personali, l'avanzamento del lavoro e come collaborare meglio in questo ambiente".

Per assicurarti che i membri del tuo team ricevano il messaggio che sei sempre presente per le loro preoccupazioni, inizia dedicando un giorno al mese solo a incontri individuali casuali.

Assegnando una parte del tuo tempo al tuo team, potrai:

• Migliora significativamente il morale della tua squadra,
• Garantire la fidelizzazione dei dipendenti e
• Rafforza i legami con i membri del tuo team.

Suggerimento n. 7: addestra i tuoi manager alla comunicazione remota

Non appena sposti tutta la comunicazione del tuo team su una piattaforma online, aumenterai le possibilità che tutti ne cadano preda

• Incomprensioni,
• Problemi di comunicazione,
• Interruzioni di comunicazione.

Ma, per evitare che la distanza ottenga il meglio dai messaggi della tua squadra, dai l'esempio.

Vale a dire, Jennifer Walden, Direttore delle operazioni di WikiLawn, sottolinea l'importanza di formare i manager nella comunicazione remota e di far loro stabilire un buon rapporto con le persone che riferiscono a loro:

“Non è sufficiente che riprendano rapporti ed e-mail di tanto in tanto. Devono tenersi in contatto, tramite chat di testo o, idealmente, tramite conferenza vocale o video. Avviare la formazione dei manager il prima possibile e lasciare che addestrano i loro rapporti all'uso di questa attrezzatura".

Con la direzione che si impegna a incorporare strumenti di comunicazione virtuale nel proprio flusso di lavoro, il passaggio da un ufficio fisico a uno virtuale diventa meno difficile. Il tuo team potrebbe sentirsi più pronto ad adattarsi alle nuove condizioni di lavoro.

Suggerimento n. 8: quando sei di fretta, partecipa a una riunione video

Nel caso in cui non ti fossi ancora abituato ad aspettare una risposta nella tua app di chat del team, puoi sempre optare per una rapida videochiamata per velocizzare le cose.

Lauren Mendoza suggerisce che le riunioni video possono essere un'ottima soluzione al tempo che di solito perdiamo in attesa di una risposta testuale:

“Ogni incontro, dove è riunita tutta la squadra, fai tante domande e lascia uscire tutti i dubbi, per avere la testa chiara e diretta su quali sono i passaggi successivi del tuo lavoro. In questo modo, ridurrai il tempo necessario per utilizzare la posta elettronica".

Tuttavia, fai attenzione a non abusare dell'opzione di videochiamata. La fatica dello zoom è ancora una cosa e può avere un grande impatto sui livelli di energia dei membri del tuo team e sulla loro capacità di concentrarsi durante il giorno.

Suggerimento n. 9: sfrutta al massimo i tuoi strumenti di conferenza online

Quando si parla del modo migliore per risolvere il problema di avere troppe persone per riunioni video ottimali, Michael Alexis suggerisce di utilizzare un'ottima funzionalità disponibile in un popolare sistema di conferenza online:

“Per creare spazio in riunioni di grandi dimensioni per tutti i partecipanti, utilizza le “sale per gruppi di lavoro” di Zoom. In una sala relax virtuale, il moderatore della riunione può dividere le persone in piccoli gruppi per discutere un argomento specifico e poi richiamarle per condividere le loro idee con il gruppo più ampio".

Molti strumenti per conferenze sono inoltre dotati di un'opzione di chiamata vocale, che può ridurre il sovraccarico cognitivo e l'affaticamento degli occhi che la maggior parte dei dipendenti remoti sperimenta quotidianamente per la necessità di partecipare a una riunione virtuale dopo una riunione virtuale.

Suggerimento n. 10: definisci regole chiare per le riunioni online

Stabilire regole di base per le videoconferenze è fondamentale per mantenere un forte morale dei dipendenti.

Senza l'etichetta della riunione online, alcuni membri del team potrebbero sentirsi liberi di entrare in qualsiasi momento durante la conversazione online. Quando ciò accade, è probabile che il resto della squadra non abbia la possibilità di parlare e potrebbe anche lasciare la chiamata con la sensazione che la loro opinione potrebbe non essere valutata abbastanza.

L'ex COO di The Slumber Yard, Matthew Ross, crede nell'istigare regole chiare per le riunioni video:

“Chiediamo ai nostri dipendenti di utilizzare la funzione chat per affermare che hanno prima una domanda o una dichiarazione invece di limitarsi a sbottare. Quando più dipendenti partecipano a una videochiamata, può essere un incubo se tutti parlano l'uno sopra l'altro. Seguendo le nostre linee guida, garantiamo che la chiamata proceda in modo strutturato e organizzato. Abbiamo anche dipendenti che aspettano due secondi interi dopo che qualcuno ha finito di parlare prima di entrare. Questo dà al software di videoconferenza il tempo di recuperare il ritardo. Ho notato che il ritardo nel sistema può creare una chiamata frenetica e improduttiva se tutti iniziano a parlare immediatamente".

Anche se probabilmente non avrai bisogno di creare un regolamento sull'etichetta delle riunioni video, la definizione di confini chiari getterà le basi per un sano ambiente di lavoro a distanza.

Suggerimento n. 11: adatta i tuoi flussi di lavoro al lavoro online

Dal momento che abbiamo salutato con la mano il bussare alle porte dell'ufficio dei nostri colleghi per una breve domanda, è naturale che dovremmo sfruttare al massimo i nostri strumenti per garantire che il nostro lavoro continui a funzionare senza intoppi.

Jennifer Walden suggerisce di creare un sistema online semplificato per aiutare il team a collaborare, nonché a ricevere e inviare documenti:

“Se hai bisogno del controllo della versione, prenditi sicuramente questo tempo per ottenere un SVN operativo. Altrimenti usa il cloud. G-Suite funziona bene per molte aziende ed è quello che usiamo. Quindi puoi comunicare con quei file aperti tramite Google Hangouts (integrato tramite G-Suite), Zoom o qualche altro software che consente la condivisione dello schermo e l'annotazione.

La maggior parte degli strumenti di collaborazione ti consente di ricevere notifiche in tempo reale, chattare con il tuo team e assegnare attività. Ciò può aiutare a gestire il flusso di lavoro con facilità poiché le opzioni fornite sono progettate specificamente per i team dislocati.

Suggerimento n. 12: implementa un sistema di check-in giornaliero

L'implementazione di un sistema di check-in giornaliero non è solo essenziale per creare un ambiente di lavoro trasparente, ma è anche utile per ottenere feedback dai dipendenti e ristrutturare di conseguenza il flusso di lavoro.

Matthew Ross suggerisce che le e-mail possono essere utili per aiutarti a implementare un sistema di check-in giornaliero:

“Consiglio vivamente ai gestori remoti di implementare un sistema di check-in giornaliero con le persone. Chiedi alla persona di inviarti un'e-mail con i dettagli su cosa sta lavorando per quel giorno e come allocherà il suo tempo. In questo modo, puoi facilmente intervenire e fornire suggerimenti o dire loro di passare a una nuova attività per assicurarti che non girino le ruote e non perdano tempo . Alla fine della giornata, i manager devono essere proattivi piuttosto che reattivi quando hanno a che fare con i dipendenti remoti per assicurarsi che continuino ad andare avanti in modo efficiente".

Facendo uno sforzo per rimanere in contatto con la tua squadra, sarai anche in grado di affrontare immediatamente potenziali problemi non appena si presentano e far sapere alla tua squadra che sei presente nonostante la distanza, in modo che possano rivolgersi a te per chiedere aiuto.

Suggerimento n. 13: snellisci in anticipo il lavoro a distanza

Il principale consulente aziendale di Clairly Creative International, Clair Kim, che ha aiutato oltre 250 organizzazioni a migliorare le proprie operazioni, suggerisce di pensare a semplificare fin dall'inizio vari processi di lavoro a distanza:

"Da "linee guida di comunicazione sul messenger del team", processo di gestione del progetto, frequenti periodi di revisione dei documenti di gestione della conoscenza, check-in automatizzati e standard di turnaround, ci assicuriamo che il modo in cui comunichiamo e come gestiamo ogni attività sia completamente semplificato. Questo elimina la maggior parte dei problemi!”

Inoltre, lo snellimento del flusso di lavoro del tuo team remoto è particolarmente utile quando si danno il benvenuto ai nuovi membri del team. Quando sviluppi piani e processi chiaramente delineati, acceleri il processo di inserimento e aiuti i nuovi assunti a integrarsi nel team molto più velocemente.

Suggerimento n. 14: attieniti al tuo programma d'ufficio

Quando si passa a un'impostazione remota, i dipendenti che sono abituati a uno stile pratico dei loro manager potrebbero affrontare la mancanza di capacità di strutturare correttamente il proprio lavoro.

Per aiutarli ad affrontare questo problema, Jennifer Walden propone di mantenere almeno una parte della vecchia routine lavorativa ispirata all'ufficio:

"Cerca di riportare le vecchie routine - stessi orari di riunione, stessa struttura delle scadenze, ecc. - Per ridurre gli effetti di questo problema".

Le routine dell'ufficio dei membri del tuo team di solito devono essere riadattate a causa della natura stessa del lavoro a distanza. Tuttavia, cercare di tenere il passo con le tue vecchie abitudini in un nuovo contesto aiuterà il tuo team a fare lo stesso.

Poiché la scienza ha dimostrato che le nostre abitudini dipendono fortemente dal contesto, quando fornisci al tuo team condizioni di lavoro simili a quelle a cui erano abituati in ufficio, sarà più probabile che mantenga i propri livelli di produttività, nonostante il cambiamento .

Suggerimento n. 15: aiuta la tua squadra a evitare le distrazioni a casa

Per aumentare le possibilità che i tuoi dipendenti strutturino correttamente il loro lavoro, dovrebbero provare a farlo in un ambiente di lavoro ben strutturato.

Per aiutarli a raggiungere proprio questo obiettivo, puoi consigliare alcuni suggerimenti:

• Configurare postazioni di lavoro dedicate . Alcune persone semplicemente non hanno una stanza separata (anche se questo sarebbe l'ideale) da utilizzare per svolgere tutte le attività lavorative da casa. Tuttavia, tutti possono improvvisare un "angolo ufficio" con una scrivania piccola e robusta e una sedia.
• Mi sollevo dal rumore di fondo . I dipendenti possono semplicemente indossare le cuffie (un paio con cancellazione del rumore sarebbe l'ideale, ma un paio normale lo farà), accendere un generatore di rumore online, selezionare della musica adatta alla produttività e concentrarsi sul lavoro.
• Usa un blocco del sito web . Le piattaforme di social media possono essere un potente nemico per strutturare il lavoro da casa (e sono solo la punta dell'iceberg). Pertanto, puoi consigliare un blocco siti Web ai tuoi dipendenti per tenerli lontani dalle distrazioni online durante l'orario di lavoro e mantenerli invece concentrati sul loro lavoro.

Suggerimento n. 16: socializzare online come una squadra

Non è un segreto che le culture del lavoro positive in cui i dipendenti possono legare e creare connessioni significative influiscono positivamente sia sulla loro fiducia che sulle loro prestazioni lavorative. Tuttavia, mantenere la connessione in un ambiente remoto richiede un'attenta pianificazione.

Il CEO di Talk Travel App, Saurabh Jindal, propone di riunirsi online ogni tanto:

“Cerca di telefonare regolarmente con i tuoi colleghi e di discutere di cose oltre al lavoro, per aumentare il legame di squadra. Facciamo regolarmente pranzi di squadra e sessioni in cui condividiamo schermi e accogliamo gli altri nelle nostre postazioni di lavoro e nella vita quotidiana. Questi sono generalmente momenti gioviali e aiutano a rompere il ghiaccio e a costruire una buona cultura di squadra”.

Il Global Marketing Director di Prezi, Spencer Waldron, propone di portare la creatività a tali incontri online:

“Che tu stia connettendoti con gli amici o controllando con i colleghi, usa gli strumenti video per rendere i tuoi contenuti interattivi e trovare modi nuovi e creativi per entrare in contatto con le persone. Ad esempio, puoi farlo ospitando una serata a quiz a tema o un quiz sui pub, un club del libro virtuale o giochi come "due verità e una bugia". Connettersi con i colleghi a un livello più leggero aiuta a rafforzare il legame del tuo team e può migliorare la loro efficienza complessiva".

Il processo di consolidare le relazioni di lavoro, soprattutto se implica divertirsi insieme, è la chiave del senso di scopo dei dipendenti. Quindi, non è mai una cattiva idea sviluppare rituali di squadra che coinvolgano giochi di team-bonding virtuali o incontrarsi per una chat.

Suggerimento n. 17: incoraggia la socializzazione 1 contro 1

Forse la frase "chiacchiere più fredde" suona come un cliché banale, ma, senza la possibilità di impegnarsi in chiacchiere dopo essere passati al lavoro a distanza, i membri del tuo team potrebbero sentirsi come se si stessero perdendo informazioni importanti, soprattutto perché non è raro per una chiacchierata che si trasformi in una seria discussione di lavoro.

Spencer Waldron sottolinea anche l'importanza di facilitare questo tipo di socializzazione lavorando da casa:

“È importante fare uno sforzo per entrare in contatto con i colleghi al di fuori delle riunioni programmate del team, come si fa normalmente in un ufficio. In Prezi, diversi team hanno una sala riunioni video aperta che funziona come una lobby virtuale, dove chiunque può incontrare qualcuno lì o semplicemente visitare per connettersi con i colleghi durante il pranzo o altre pause. Programmare chat virtuali con caffè o pause rinfrescanti per fare il check-in con i tuoi colleghi o discutere di argomenti non legati al lavoro sono ottimi modi per rafforzare il legame del tuo team".

I manager di solito investono più energie nell'aiutare i nuovi dipendenti a socializzare. Tuttavia, lo sviluppo di un sistema di compagni di lavoro che possa funzionare per l'intero team è un ottimo modo per iniziare a incoraggiare il tuo team a essere più connesso.

Suggerimento n. 18: mostra alla tua squadra che ci tieni

Mostrare interesse per come stanno le persone mentre lavorano da casa invece di concentrarsi solo su ciò che stanno facendo è la chiave per alleviare la sensazione di isolamento.

Il co-fondatore di SaveMyCent che recentemente ha dovuto trasferire l'intero team al lavoro a distanza, Milos Djordjevic, condivide il suo punto di vista sull'importanza di far sapere al tuo team che ci tieni:

“Una delle cose che ho introdotto è il regolare check-in mattutino. Ci incontriamo tutti su Zoom per mezz'ora e questo incontro non ha nulla a che fare con il lavoro. Cerco di mantenere un'atmosfera informale e parlare davvero con le persone e vedere come stanno. Finora sono stato in grado di identificare diversi problemi grazie a questi caffè mattutini”.

Spencer Waldron aggiunge che dovresti anche osservare la situazione tra i membri del tuo team durante ogni riunione video:

“Questo dovrebbe valere sia per le riunioni virtuali che di persona, ma è particolarmente importante in questo momento. Avvia una chiamata controllando le persone, valutando la stanza e annotando le espressioni facciali e il linguaggio del corpo di tutti. Chi non ha una fotocamera accesa? Forse qualcuno ha avuto una brutta giornata, una discussione o sta lottando con la vita al chiuso: tutto ciò avrà un impatto sull'incontro, quindi sii sensibile all'invisibile".

Poiché la creazione di un ambiente di lavoro sano da casa richiede uno sforzo maggiore rispetto alla creazione di un flusso di lavoro remoto, è fondamentale cercare sempre di pensare alle difficoltà delle persone e quindi agire di conseguenza.

Suggerimento n. 19: automatizza le operazioni

One of the best ways to improve remote management is to streamline and automate your team's work-from-home workflows as much as possible.

This way, you and your team will all save time and structure your work in such a way that decreases the need you may have for constant face-to-face management and consultations.

To help you avoid going back and forth between different tools and find your perfect app right away, we've listed some of the best apps you can use to manage and automate the marketing, sales, IT, HR, and customer support processes in your remote company.

Ottime app per automatizzare le operazioni di marketing

• Il software di marketing di HubSpot è uno strumento di automazione del marketing che può aiutarti ad automatizzare l'e-mail e il marketing sui social media, monitorare il ROI, creare pagine di destinazione e altro ancora.
• Buffer è uno strumento di social media pensato per aiutare a gestire gli account di social media. Pianifica e pubblica automaticamente sui social media, quindi monitora e analizza i risultati.
• Cobiro è uno strumento AI per la gestione degli annunci Google. Crea e segui piani di marketing personalizzati, progetta e implementa campagne di marketing (su Google o Facebook), quindi monitora e analizza il successo delle tue campagne e annunci nella sezione "Dashboard" della piattaforma.
• Marketo è uno strumento di automazione del marketing completo pensato per aiutarti a gestire campagne di email marketing, creare landing page e moduli, inviare messaggi personalizzati attraverso i canali ed eseguire analisi di marketing.
• Mailchimp è una piattaforma di automazione del marketing che ti aiuta a eseguire campagne e-mail, ottenere analisi per i singoli abbonati e-mail e persino creare la tua pagina di destinazione.
• Zalster è uno strumento di automazione del marketing per la crescita dell'eCommerce che aiuta ad automatizzare e ottimizzare le decisioni per gli annunci di Facebook, Pinterest, Google e Instagram. Pianifica i tuoi post, potenziali e ottimizza la distribuzione del budget della tua campagna.

Ottime app per automatizzare i processi di vendita

• HubSpot Sales è un sistema di eCommerce pensato per aiutare a tracciare e semplificare i processi di vendita, tenere traccia dello stato delle tue offerte, organizzare le attività di vendita e automatizzare la sensibilizzazione personalizzata.
• Salesforce è un servizio di gestione delle relazioni con i clienti basato su cloud che aiuta a connettersi con i clienti attuali, potenziali e partner. Gestisci i tuoi contatti, trova nuove opportunità di vendita e fai in modo che i PDF dei modelli approvati vengano inviati automaticamente ai clienti tramite e-mail.
• Pipedrive è un CRM basato su cloud e un sistema di gestione della pipeline pensato per aiutare a organizzare i lead. Automatizza le attività di vendita ripetitive, monitora automaticamente le chiamate potenziali e automatizza i follow-up delle trattative.
• Reply.io è un software di automazione delle vendite pensato per aiutarti ad automatizzare una serie di attività di vendita manuali. Automatizza e-mail personali, follow-up e punti di contatto social, quindi esegui le azioni suggerite in base all'attività dei tuoi potenziali clienti.
• Sensibilizzazione è uno strumento di automazione delle vendite che ti consente di organizzare tutte le tue attività di vendita, ottenere dati e metriche dettagliate, seguire rapidamente nuovi contatti e altro ancora.

Ottime app per automatizzare i processi IT

• Selenium è un framework portatile per automatizzare le applicazioni web al fine di testarle. Esegui test selezionati o scegli di eseguire tutti i test su una varietà di browser Web, utilizzando diversi linguaggi di programmazione e per una varietà di sistemi operativi.
• Docker è un sistema per lo sviluppo di applicazioni pensato per semplificare i processi di sviluppo eseguendo test in un ambiente isolato e integrandosi con app di terze parti. Configura build automatizzate, personalizzale e quindi utilizza una varietà di test di repository automatizzati dalla documentazione Docker per testare le build.
• Ansible è un software di automazione IT open source che automatizza il provisioning del cloud, la distribuzione di app e altri processi IT. Crea e condividi la tua infrastruttura, crea flussi di lavoro unici per diversi casi d'uso, risolvi i problemi una volta e condividili con il tuo team per un uso futuro.
• RunDeck è una raccolta open source di runbook automatizzati pensata per aiutare le persone a fornire ai propri team risposte pronte a richieste e incidenti ad hoc. Definisci flussi di lavoro, invia comandi, importa informazioni e stabilisci pianificazioni dei lavori chiare.
• Resolve.io è un altro ottimo strumento di automazione e orchestrazione IT, pensato per aiutarti ad automatizzare sia le attività semplici che i processi IT più complessi. Scegli tra oltre 1.000 automazioni predefinite e crea nuove automazioni.

Ottime app per automatizzare i processi delle risorse umane

• Bamboo HR è un software di automazione HRIS pensato per aiutare a creare e implementare flussi di lavoro HR personalizzati. Gestisci i vantaggi e l'amministrazione delle buste paga, tieni traccia dello stato dei candidati al lavoro, semplifica la gestione delle prestazioni e utilizza un database centralizzato dei dipendenti.
• Gusto è un software di automazione delle risorse umane che ti aiuta a semplificare l'amministrazione dei vantaggi, le buste paga, le tasse, l'onboarding e molto altro ancora.
• Zenefits è un software per le risorse umane basato su cloud pensato per aiutare a gestire le risorse umane, i benefit, i processi di gestione stipendi e altre attività amministrative senza eccessivi scartoffie. Archivia e accedi ai profili dei dipendenti e ad altra documentazione pertinente in un unico database, tieni traccia degli stati dei candidati, semplifica i processi di reclutamento e altro ancora.
• Documate è un'app di assemblaggio di documenti senza codice sviluppata da avvocati e ingegneri per aiutare a creare moduli Web e questionari personalizzati. Genera modelli personalizzati in più formati di output, aggiungi firme digitali e semplifica la tua amministrazione da lontano.

Ottime app per automatizzare l'assistenza clienti

• HelpDesk è un approccio minimalista alla gestione dei ticket dei clienti. Converti le email dei clienti direttamente in ticket, crea risposte predefinite per domande ricorrenti, imposta l'assegnazione automatica dei ticket e ricevi notifiche automatiche ogni volta che arriva un nuovo ticket.
• TeamSupport è una suite di assistenza clienti pensata per aiutare a implementare flussi di lavoro di supporto avanzati nel settore del software B2B. Crea portali self-service per i clienti che funzionano 24 ore su 24, 7 giorni su 7, automatizza la gestione dei ticket, collabora con altri dipartimenti per migliorare l'esperienza del cliente e chatta con altri agenti dell'assistenza direttamente dall'app.
• Freshdesk è un software di assistenza clienti per categorizzare, assegnare priorità e assegnare ticket di assistenza. Tieni traccia e gestisci tutti i ticket di supporto del tuo team da un'unica casella di posta, crea e invia risposte preformattate alle domande ricorrenti e automatizza il processo di gestione dei ticket con un paio di clic tramite l'automazione degli scenari.
• HubSpot Service Hub è un sistema di assistenza clienti focalizzato sul miglioramento dell'assistenza clienti attingendo informazioni dal feedback dei clienti. Automatizza i ticket e i sondaggi relativi ai processi di vendita e marketing della tua azienda, raccogli sondaggi automatizzati sull'esperienza di assistenza del cliente e quindi contatta automaticamente i clienti insoddisfatti.

Conclusione: in caso di dubbio, rivolgersi a esperti di gestione remota

Per gestire e gestire la tua attività remota, devi prima identificare le sfide che derivano dal concetto di gestione aziendale remota e pensare a quali potrebbero influenzare maggiormente il tuo team e la tua attività.

Anche se sembra che non ci sia una soluzione praticabile alle sfide che incontri mentre guidi un team remoto, assicurati che molti professionisti stiano affrontando problemi simili di lavoro remoto. Dare un'occhiata più da vicino alle loro esperienze potrebbe aiutarti a mettere in prospettiva i tuoi problemi di gestione remota.

Oltre ai suggerimenti degli esperti, prova a utilizzare le app e gli strumenti appositamente progettati per aiutarti a semplificare e automatizzare le operazioni aziendali.

In questo modo, verrai preparato per qualsiasi sfida ti presenti il ​​lavoro a distanza.

️ Il tuo team è passato di recente al lavoro da remoto? Forse gestisci un team remoto da un po' di tempo. Quali sfide hai dovuto affrontare da quando hai cambiato ambiente di lavoro? Facci sapere a [email protected] e potremmo includere la tua esperienza in uno dei nostri futuri articoli. E, se ti è piaciuto questo post sul blog, condividilo con qualcuno che pensi possa trovarlo utile.