Come scrivere un'e-mail di promemoria delicata? (Passaggi ed esempi)

Qualunque sia il campo della professione in cui ti trovi, tutto si sta muovendo verso la digitalizzazione nel frenetico mondo globalizzato di oggi.

Potresti essere in qualsiasi attività se coinvolge l'e-mail marketing in una forma o nell'altra, sappi solo che i promemoria sono qualcosa che dovrai tenere in considerazione e su cui lavorare.

Un'e-mail di promemoria riporta in modo efficiente l'argomento dove vuoi che vada, ti aiuterà a orientare le conversazioni in una direzione specifica, ad aumentare il coinvolgimento e le interazioni con i consumatori e ti aiuterà a costruire relazioni commerciali durature.

Sebbene il concetto di un'e-mail di sollecito gentile sembri abbastanza semplice, deve essere ben pianificato. Con questo intendiamo che deve essere ben pensato in termini di come è scritto, il tono, la scelta delle parole, ecc. I piccoli dettagli fanno molta strada perché, alla fine, un'e-mail di promemoria mira a convincere i lettori.

Continua a leggere questo blog per scoprire tutto ciò che devi sapere sulla creazione di un'e-mail di promemoria gentile, abbiamo curato i migliori suggerimenti per aiutarti a perfezionare le tue e-mail di promemoria.

Che cos'è un'e-mail di promemoria e quando dovresti scriverne una?

Un'e -mail di promemoria è un'e-mail amichevole che invii a qualcuno per richiedere che agisca. Sono e-mail che portano messaggi che ottengono un certo punto ma non creano rancore. Sono per natura professionali ed efficaci, ma allo stesso tempo sono amichevoli e gentili.

Ecco un semplice esempio in modo che sia ancora più chiaro per te: se un tuo cliente ha mancato una scadenza per effettuare un pagamento, l'e-mail che invii per ricordargli gentilmente e forse anche chiedere quando puoi aspettarti un pagamento è ciò che viene chiamato un sollecito e-mail.

L'invio di un'e-mail di sollecito ha due scopi principali: il primo è che è un modo per sollecitare i clienti a una risposta più rapida in modo cortese, e il secondo è che aiuta a ristabilire una linea di comunicazione che consente a te e alle persone che ricevono l'e-mail per rimanere sulla stessa pagina.

Ci sono molte situazioni in cui è necessaria un'e-mail di sollecito gentile, come i casi in cui si suppone che si verifichi un evento importante o quando qualcosa sarebbe dovuto accadere e non è successo. Abbiamo elencato alcuni scenari chiave in cui è necessario inviare un'e-mail di promemoria.

1. Prossimi eventi importanti

Ci sono solo alcuni eventi che non puoi correre il rischio che le persone dimentichino . Quindi, è necessario inviare un'e-mail di sollecito.

2. Ritardi nei pagamenti

Questo è un gioco da ragazzi. Quando le scadenze di pagamento non vengono rispettate, l'invio di un sollecito gentile è d'obbligo.

3. Scadenze di lavoro mancate

Ogni azienda opera con vincoli di tempo. È necessario ricordare ai dipendenti in modo cortese le scadenze di lavoro mancate.

4. Impegni pendenti

Che si tratti di colloqui di lavoro o candidature in sospeso , in questi scenari è necessario inviare un'e-mail di sollecito gentile.

5. Interruzione della comunicazione

Con gli impegni di tutti, è facile promettere di fare qualcosa e dimenticarsi di farlo. Penso che siamo stati tutti colpevoli di questo. Quindi, inviare una gentile e-mail di promemoria per ristabilire il contatto è una buona mossa da parte tua.

Ora che sai qualcosa sulle email di promemoria, diamo un'occhiata al momento giusto per inviarne una!

Qual è il momento giusto per inviare un'e-mail di promemoria gentile?

Determinare il momento giusto per inviare un'e-mail di promemoria può essere complicato. Non vuoi inviarlo troppo presto perché non vuoi rischiare di sembrare prepotente. Dipende anche molto da cosa stai scrivendo. È un amico personale? Si tratta di un evento importante? O forse una scadenza di lavoro mancata? Potrebbe essere una richiamata per un colloquio di lavoro? La natura dell'argomento determinerà il periodo di tempo.

Ad esempio, se non si rispetta una scadenza lavorativa, è possibile inviare un'e-mail di sollecito in un giorno lavorativo. Uno scenario simile sarebbe se una scadenza di pagamento fosse mancata, l'invio di un'e-mail di sollecito un giorno lavorativo dopo la data di scadenza è appropriato. Se continui a rimandarlo, la persona o le persone potrebbero eventualmente dimenticarsene. E poi sarà più difficile ristabilire la comunicazione dopo un periodo prolungato.

Tuttavia, se intendi dare seguito a qualcosa senza una data di scadenza specifica assegnata, è cortese aspettare ancora un po', forse anche una settimana. Soprattutto nei casi in cui si trattava di un favore, mandare una mail di sollecito troppo presto fa una brutta figura.

Nel caso di e-mail di follow-up per colloqui di lavoro, devi tenere presente che il processo di assunzione per qualsiasi azienda non può essere svolto rapidamente. Invece di affrettarti a inviare una gentile e-mail di sollecito da parte tua, se puoi aspettare almeno una settimana o due (preferibilmente 10-14 giorni), mette in mostra la qualità della pazienza da parte tua e il rispetto per il tempo e l'autorità del tuo potenziale datore di lavoro .

Se si tratta di un evento (di lavoro o personale), un gentile sollecito con 2 giorni lavorativi di anticipo offre al destinatario tempo sufficiente per prepararsi fisicamente e mentalmente all'evento.

Il risultato di tutti questi esempi che abbiamo spiegato è quello di darti un'idea di un lasso di tempo appropriato, a seconda della natura dell'e-mail.

Dato che ora conosci il momento opportuno per inviare un promemoria via email, diamo un'occhiata a come scriverne uno! Non può esistere un'e-mail di sollecito gentile "perfetta", ma ecco alcuni suggerimenti da tenere a mente quando ne redigi una.

Come scrivere un'e-mail di promemoria gentile?

1. Oggetto appropriato

Questa sarà la prima cosa che un destinatario vedrà prima di aprire l'e-mail di sollecito. Quindi, la scelta di una riga dell'oggetto appropriata ha un peso. L'aggiunta di una riga dell'oggetto garantisce a chiunque riceva la tua e-mail che non sei uno spammer. Soprattutto se è nel caso di un intervistatore di lavoro o anche di un venditore che non ti conosce bene e potrebbe non avere necessariamente le tue informazioni di contatto.

Se la tua e-mail di sollecito riguarda qualcosa di urgente, come una scadenza di lavoro non rispettata o un mancato pagamento, le righe dell'oggetto come " Azione richiesta " o " Risposta richiesta " catturano l'attenzione e convincono le persone ad aprire la tua e-mail di sollecito. Se è nei casi in cui si ricorda a qualcuno un favore che ha promesso di fare, una frase come "Follow Up" è cortese.

2. Saluta il destinatario

Un'e-mail di sollecito gentile dovrebbe sempre iniziare salutando il destinatario. Saltare direttamente nel promemoria è maleducato e può essere scoraggiante per il lettore. Salutare immediatamente il destinatario conferisce all'e-mail di promemoria un'atmosfera amichevole e imposta il tono per il resto dell'e-mail.

Anche se decidere come salutare il tuo destinatario può essere difficile, non devi preoccuparti. Se l'argomento è correlato al lavoro, allora lo standard 'Mr.' o "signora". è professionale; se si tratta di un argomento più personale, si possono usare saluti come "Caro". Per impostare un tono informale, puoi anche usare saluti come "Ciao" o "Ciao".

3. Inizia con un messaggio amichevole

Dopo i saluti iniziali, dovresti sempre iniziare la tua gentile e-mail di promemoria con un messaggio amichevole. Non andare fuori tema; è meglio essere specifici e fare riferimento a qualcosa relativo al destinatario. Ad esempio: "Spero che tutto vada liscio con il lavoro" o "Congratulazioni per il recente successo del tuo...".

Se il destinatario ha fatto qualcosa di carino per te o ha promesso di fare un favore, puoi iniziare la tua email di promemoria ringraziandolo. Un esempio potrebbe essere: “Grazie mille per il tuo contributo…” o “Grazie per la tua proposta su…”. Se non sai a chi stai inviando la tua e-mail di promemoria, anche andare sul sicuro e salutare con "Spero che tu stia passando una buona giornata/settimana" va bene.

4. Evita di usare un linguaggio incolpante

Fai attenzione a come scrivi e cerca di non usare parole accusatorie o qualsiasi cosa che implichi che l'altra persona è in colpa. È meglio evitare di usare affermazioni letterali come “Sei in ritardo con il pagamento…” o “Hai mancato la scadenza…”, opta invece per affermazioni “Vorremmo ricordarti gentilmente di ….”. Ciò ti consente di trasmettere il tuo messaggio e di non dare la colpa interamente al destinatario.

5. Rendilo specifico

Dopo aver fornito un oggetto appropriato e terminato i saluti, è meglio non girarci troppo attorno. Indipendentemente dalla natura del contenuto, nessuno ha il tempo o la pazienza per leggere e-mail lunghe ed elaborate. Quindi, dovresti arrivare al punto senza essere schietto.

L'obiettivo finale di un'e-mail di sollecito è richiedere un'azione di follow-up. Pertanto, è necessario chiarire che richiedono un'azione di follow-up.

Puoi farlo e mantenere un tono amichevole usando affermazioni come: "Gradirei se potessi..." o "Per favore, fammi sapere quando posso aspettarmi...".

6. Incoraggiare la comunicazione di follow-up

La tua e-mail di promemoria dovrebbe incoraggiare la comunicazione di follow-up. Dopo aver trasmesso il messaggio necessario, dovresti includere una o due righe che aprano una linea di comunicazione.

Un esempio potrebbe essere l'uso di affermazioni come "Sentiti libero di contattarci se hai qualche domanda..." o "Non vedo l'ora di sentirti...". Dichiarazioni come queste creano le basi per stabilire rapporti cordiali e aprono canali per la comunicazione successiva.

7. Conclusione

L'ultimo consiglio è di non dimenticare mai di terminare l'e-mail di promemoria firmando correttamente. Alcune parole di chiusura appropriate sono: Cordiali saluti, Cordiali saluti, Cordiali saluti, ecc.

Dopo questo, lo chiudi con il tuo nome completo o, se il destinatario è un amico personale, puoi terminarlo solo con il tuo nome. Dovresti anche notare che prima di concludere, una buona frase di chiusura sulla falsariga di "Grazie per aver dato la priorità a questa email ..." o "Non vedo l'ora di sentirti ..." dovrebbe essere aggiunta prima di firmare.

Ora sai come redigere un'email di sollecito gentile, ma vorremmo comunque mostrarti alcuni esempi per aiutarti a capire come funziona! Guarda!

Esempi di e-mail di promemoria

Ecco tre esempi di email di promemoria che abbiamo selezionato per te:

1. E-mail di sollecito pagamento gentile

Riga oggetto: Mittente: fattura (76543) Pagamento scaduto

Signora Lena,

Spero che tu stia passando una bella settimana.

Questo è un gentile promemoria che dobbiamo ancora ricevere il pagamento da parte tua di $ 200 in relazione alla nostra fattura (76543) in scadenza il 15 novembre 2022.

Questa fattura è ora scaduta e sta diventando piuttosto problematica per noi. Se potessi per favore farci sapere quando il pagamento può essere effettuato da parte tua, sarà molto apprezzato in quanto si tratta di una questione piuttosto urgente.

Distinti saluti,

Ashley miglia

2. E-mail di promemoria dell'evento

Cara Susan,

Questa è una gentile e-mail di promemoria per il nostro prossimo evento di lancio del prodotto aziendale il 3 dicembre 2022, alle 10:00. Non vedo l'ora di vederti lì. Non esitate a contattarci e porre qualsiasi domanda riguardante l'evento.

Cordiali saluti,

Anne Tucker

3. Promemoria per il colloquio

Ciao,

Questo è un gentile promemoria del tuo colloquio programmato con l'azienda il 5 dicembre 2022 all'Avery Building (3° piano, stanza 3B).

Non vediamo l'ora di discutere e testare la tua esperienza e valutare se sarai adatto alla nostra azienda.

Fateci sapere se avete domande. Grazie in anticipo per il vostro tempo. Non vediamo l'ora di parlare presto con te!

Cordiali saluti,

Jaden Locke

Avery Records

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Incartare

Un'ottima e-mail di promemoria è sia efficiente che di grande impatto. Soddisfa lo scopo previsto e lo fa in modo gentile.

Le e-mail di promemoria aiutano a ricordare informazioni utili e incoraggiano la consapevolezza dell'avvicinarsi di scadenze ed eventi ai destinatari, pur mantenendo relazioni amichevoli.

Ora che conosci i dettagli della creazione di un'e-mail di promemoria gentile, non resta che iniziare a redigere. Con elink, al tuo fianco, anche il tuo lavoro è diventato molto più semplice! Buone e-mail, gente!

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