Come registrare le chiamate di vendita: cosa devono sapere i team leader

Ogni chiamata di vendita è un'opportunità: un'opportunità per apprendere o aumentare le entrate.

Le chiamate di vendita sono piene di feedback, momenti chiave di entusiasmo e approfondimenti per il tuo team di vendita. Queste intuizioni entrano nella mente del venditore e vengono rapidamente dimenticate o scompaiono su foglietti adesivi.

Se i tuoi strumenti di vendita non ti aiutano anche a registrare le chiamate di vendita, rischi di perdere queste informazioni utili e di perdere la quota di questo trimestre.

In qualità di leader delle vendite, devi salvare le registrazioni delle chiamate per aggiornare e migliorare le tue azioni di go-to-market.

Continua a leggere per scoprire metodi semplici per registrare le interazioni di vendita, le migliori pratiche e le utili funzionalità del call center per aumentare le entrate.

5 modi per registrare le chiamate di vendita

I sistemi telefonici cloud offrono funzionalità di registrazione delle chiamate che consentono di scegliere modalità adatte a diversi casi d'uso. Fai un approfondimento per capire di più su quando usarli.

1. Registrazione automatica delle chiamate

La funzione di registrazione automatica delle chiamate consente ai membri del team di vendita di registrare tutte le chiamate senza intervento manuale. Possono trattarsi di chiamate a freddo, follow-up, dimostrazioni o conversazioni aziendali critiche.

Quando registri automaticamente ogni chiamata, i rappresentanti di vendita possono:

• Riproduci e ascolta i dettagli importanti condivisi durante la chiamata.
• Cattura il contesto dalle conversazioni in cui l'accento del potenziale cliente non è chiaro.
• Evita di chiedere ai potenziali clienti di ripetere le stesse informazioni nelle chiamate successive.

Queste registrazioni diventano successivamente utili per la formazione, l'onboarding di nuovi account executive e il controllo della qualità. Aiutano nella conformità legale per i servizi finanziari, l'assistenza sanitaria e le imprese di telecomunicazioni.

Cosa rende automatiche queste registrazioni? Puoi attivare l'opzione all'interno del tuo sistema telefonico cloud . Nessun segnale acustico, fili o cassette. Basta effettuare il login e potrai ascoltare le chiamate in qualsiasi momento.

2. Registrazione delle chiamate su richiesta

I venditori possono avviare e interrompere la registrazione di parti specifiche della conversazione.

Puoi rispettare la privacy dei tuoi clienti e rispettare i requisiti legali legati alle discussioni chiave. Quando è acceso, entrambe le parti sentiranno un messaggio come "Registrazione in corso".

I sistemi telefonici ti consentono di personalizzare questi messaggi secondo la tua scelta. Un'opzione semplice è menzionare nei flussi di chiamata che le chiamate potrebbero essere registrate per scopi di qualità e formazione.

I venditori sono meglio attrezzati per registrare le conversazioni di valore piuttosto che qualsiasi cosa. Quando torni per i replay, c'è meno confusione. Puoi saltare subito al nocciolo della questione invece di scorrere le conversazioni per trovare ciò di cui hai bisogno.

3. Registrazione avviata dal supervisore

I responsabili delle vendite utilizzano la registrazione avviata dal supervisore per monitorare le chiamate di vendita da remoto e fornire feedback.

Spesso queste registrazioni non annunciano se una chiamata viene registrata, evitando qualsiasi speculazione da parte del cliente. Per questo motivo i professionisti a volte la chiamano registrazione silenziosa selettiva.

Ecco alcune situazioni in cui le registrazioni avviate dal supervisore risultano utili:

• Monitorare le prestazioni di un team e aiutarlo a migliorare.
• Riconoscere e apprezzare i venditori che seguono le migliori pratiche durante le chiamate.
• Rivisitare discussioni complesse per affrontarle attraverso il supporto interfunzionale.

4. Registrazione della chiamata in conferenza

Registra le voci di più persone durante una chiamata in conferenza.

Le grandi organizzazioni utilizzano la registrazione delle teleconferenze per conservare i record delle priorità e degli aggiornamenti dei diversi verticali. È come una riunione su larga scala, in cui i capi dipartimento riferiscono.

Le aziende lo utilizzano per vari altri motivi, tra cui i seguenti:

• Acquisizione di dettagli durante discussioni di gruppo o sessioni di brainstorming.
• Tenere un registro delle riunioni interdipartimentali.
• Fornire l'accesso alla registrazione a tutti i partecipanti dopo la chiamata in modo che siano sulla stessa pagina.

5. Registrazione di riunioni video

I venditori utilizzano la registrazione delle riunioni video nei settori in cui le presentazioni visive o le demo sono fondamentali per il successo delle vendite. Le aziende di Software as a Service si affidano ad esso per esaminare i sentimenti dei potenziali clienti dopo la chiamata.

Le aziende vedono i suoi vantaggi in diverse aree:

• Ottimizzare il movimento di vendita per casi d'uso particolari.
• Esaminare i problemi reali dei loro potenziali clienti e coinvolgerli con materiali di marketing pertinenti.
• Raccogliere il feedback dei potenziali clienti su ciò che si aspettano dal tuo prodotto o servizio.

Migliori pratiche per registrare le chiamate di vendita

Ora che sai come scegliere un metodo di registrazione delle chiamate, hai bisogno di alcune best practice per configurarlo con successo. Di seguito sono riportate alcune pratiche che puoi seguire durante la registrazione delle chiamate di vendita.

Rimani conforme

Consulta le leggi locali, statali e federali relative alle conversazioni registrate. Molte leggi impongono di ottenere il consenso di entrambe le parti prima dell'inizio della registrazione.

Queste leggi variano da stato a stato. Alcuni richiedono il consenso di una delle parti, mentre altri lo necessitano di tutte le parti. Controlla cosa si applica alla tua attività.

️ Automatizza le notifiche di registrazione

I tuoi venditori possono chiedere verbalmente ai potenziali clienti e ai clienti se possono registrare la chiamata. Tuttavia, non fa parte della conversazione principale. I potenziali acquirenti si fidano di te e del loro tempo. E dovresti essere rapidamente in grado di condividere come puoi aiutare senza andare di traverso.

I sistemi VoIP possono avvisare automaticamente i clienti all'inizio della chiamata in modo da poterli coinvolgere subito nella discussione principale.

️ Indica lo scopo

È importante dichiarare e onorare lo scopo della registrazione. Spiega alle parti perché stai registrando la conversazione e mantieni la promessa.

Che si tratti di formazione, documentazione legale o controllo qualità, aggiungilo alla notifica di registrazione o dichiaralo verbalmente se non puoi allegarlo.

Mantieni le registrazioni al sicuro

Proteggi i dati dei clienti come se fossero tuoi. Proteggi la registrazione e le trascrizioni delle chiamate dalle minacce alla sicurezza che influiscono sulla riservatezza. Puoi adottare controlli di accesso basati sui ruoli per assicurarti che solo le persone o i sistemi autorizzati possano accedere alle conversazioni di vendita.

Il software di gestione dell'identità e degli accessi ti consentirà di configurare queste misure di sicurezza, mantenendo le registrazioni al sicuro da minacce interne o esterne.

Rivedi le chiamate registrate

Le registrazioni delle chiamate forniscono informazioni sulla conversazione al tuo team che possono portare i parametri delle prestazioni di vendita a un livello superiore. Puoi vedere perché un determinato account si è trasformato in un accordo o è stato abbandonato. Questo feedback ti consente di istruire le persone e offrire suggerimenti di vendita in modo che migliorino.

La revisione regolare di queste registrazioni mantiene un flusso coerente di opportunità per i team di vendita, marketing e prodotto e altre funzioni aziendali. Il marketing ottiene un suggerimento su quali risorse possono creare e i team di prodotto ottengono il feedback effettivo dei clienti per ideare i loro sprint futuri.

Rispettare le preferenze dei clienti

Se un cliente non vuole essere registrato, non registrare. Ma stabilisci un processo per gestire le obiezioni, in modo che i normali flussi di lavoro non creino un ostacolo che impedisca ai clienti di avere la migliore esperienza possibile.

Il coaching alle vendite aiuta il tuo team ad affrontare queste situazioni, amplificando le loro prestazioni complessive.

Alternative alla registrazione delle chiamate

Esistono diverse alternative alla registrazione delle telefonate. In base al tuo caso d'uso, puoi decidere cosa si adatterebbe alla situazione data.

1) Monitoraggio delle chiamate in tempo reale

I supervisori possono ascoltare le chiamate in entrata o in uscita con il monitoraggio delle chiamate. I venditori e i clienti possono esserne consapevoli o meno. I responsabili delle vendite utilizzano questa funzionalità per garantire la qualità in tempo reale. Motiva i rappresentanti di vendita a seguire le migliori pratiche di vendita.

Se le chiamate vanno male, puoi fornire indicazioni in tempo reale per mantenere la qualità delle chiamate secondo gli standard aziendali.

Ecco alcuni notevoli vantaggi del monitoraggio delle chiamate dal vivo:

• Migliora le comunicazioni con i clienti: i manager ascoltano le chiamate e forniscono un feedback immediato, incoraggiando i loro team a raggiungere gli standard di qualità stabiliti e motivando gli agenti a dare il meglio di sé.
• Riduce i costi di formazione periodica: man mano che i dipendenti imparano sul lavoro, i costi di formazione si riducono.
• Rivela i problemi in tempo reale: il monitoraggio delle chiamate scopre i problemi che impediscono ai venditori di coinvolgere efficacemente i propri potenziali clienti. Un responsabile delle vendite può fornire indicazioni o interventi tempestivi, se necessario, utilizzando Barge-in.

2) Intervento

La funzionalità di intervento consente ai responsabili delle vendite di partecipare a una chiamata. Possono parlare con tutte le parti coinvolte nella discussione per assistere in una vendita complicata. Quando una chiamata non va come previsto, puoi correggerla con un intervento.

Di seguito sono riportati alcuni dei suoi notevoli vantaggi:

• Fornisce feedback diretto: ottieni feedback sulla qualità del servizio e sulla soddisfazione generale per l'assistenza del venditore.
• Aumenta la fiducia nella collaborazione: i venditori sono rassicurati che riceveranno aiuto quando ne avranno bisogno. Intervenire ti consente di collaborare con loro come leader, dimostrando che ti preoccupi dei numeri ma sei disposto a intervenire e ad affrontare situazioni difficili con loro.
• Accelera il processo di vendita: se i venditori hanno bisogno del supporto degli ingegneri su una particolare personalizzazione, possono aggiungerli alla stessa chiamata per offrire suggerimenti. Ciò riduce avanti e indietro e accelera il processo.

3) Sondaggi post-chiamata

In un sondaggio post-chiamata, i clienti ricevono una chiamata da un'azienda subito dopo aver parlato con il proprio rappresentante di vendita.

Rispondono e sentono: “Grazie per aver parlato con XYZ. Quanto sei soddisfatto della chiamata su una scala da uno a cinque? Cinque sono molto soddisfatti.” Premono un numero sul telefono e danno un feedback.

Alcune aziende effettuano questi sondaggi su chiamata, mentre altre inviano un messaggio di testo con un collegamento per inviare feedback.

Un sondaggio post-chiamata offre molti vantaggi per le aziende che lo implementano, tra cui:

• Aumenta la fiducia dei clienti: mostra ai clienti che le loro opinioni sono apprezzate e prese in considerazione.
• Aiuta nella formazione dei dipendenti: il feedback aiuta a migliorare i programmi di formazione.
• Configurazione rapida e semplice: un sondaggio post-chiamata è in genere facile da implementare ed eseguire.

4) Richiamate del responsabile delle vendite

Si tratta di follow-up effettuati da un responsabile delle vendite al cliente dopo un'interazione di vendita. Puoi eseguirli per comprendere l'esperienza del cliente e risolvere problemi o preoccupazioni non affrontati.

Numerosi vantaggi derivano dalle richiamate del responsabile delle vendite, tra cui:

• Aumenta la soddisfazione del cliente: gli acquirenti vedono che apprezzi i loro punti deboli e il loro feedback quando imposti un ulteriore livello di garanzia e supervisione della qualità.
• Dimostra responsabilità: dimostri che la tua azienda si assume la responsabilità di risolvere i problemi se un venditore non è in grado di gestirli in modo efficace.
• Aumenta le opportunità di vendita: i manager possono identificare e sfruttare ulteriori opportunità di vendita durante queste chiamate.

I contact center semplificano la registrazione delle chiamate per i team di vendita

I contact center basati sul cloud offrono la scalabilità e la flessibilità del cloud alle organizzazioni di vendita, consentendo di effettuare, registrare, registrare e analizzare le chiamate telefoniche su larga scala. Ecco una rapida panoramica per tenerti aggiornato sui contact center cloud.

Aumenta l'efficienza

I sistemi telefonici VoIP ti consentono di registrare le chiamate e salvarle per un facile accesso quando necessario. Puoi evitare il fastidio di rincorrere gli appunti o di trovare i frammenti di conversazione che hai inviato al tuo manager.

Ti dà il contesto che desideri nel momento che scegli. Ma, ovviamente, solo se hai il permesso di accedere alle registrazioni.

Ecco come aumenta l'efficienza:

• Si adatta rapidamente: i team in espansione affrontano volumi di chiamate fluttuanti. I sistemi VoIP possono essere facilmente ampliati e ridimensionati in base alle proprie esigenze senza alcun onere gravoso per costruire un'infrastruttura fisica.
• Migliora la formazione: ti aiuta a formare i rappresentanti di vendita con esempi reali, consentendo loro di crescere rapidamente e di mettersi al passo con i loro ruoli.
• Rende il processo decisionale basato sui dati: ci sono meno possibilità di reiterazioni nel processo di vendita quando lo imposti con ciò che funziona meglio per i clienti.
• Si connette facilmente con i sistemi aziendali esistenti: i sistemi telefonici VoIP come Nextiva offrono integrazioni per connettersi con i tuoi CRM esistenti e altri sistemi.

Offre migliori esperienze ai clienti

I sistemi VoIP consentono di abbinare la registrazione delle chiamate ad altre alternative e complementi come il monitoraggio delle chiamate in tempo reale o i sondaggi post-chiamata. Ciò migliora l'esperienza dei clienti poiché puoi fornire assistenza in tempo reale e implementare il feedback dei clienti non appena arriva.

Questi fattori svolgono un ruolo fondamentale nel migliorare l’esperienza del cliente:

• Ottimizza le tattiche di vendita: puoi personalizzare le strategie di vendita in base al feedback dei clienti per soddisfare meglio le loro esigenze.
• Risolvi i problemi più velocemente: la registrazione delle chiamate VoIP fornisce il contesto attorno al problema, consentendo ai team di supporto di intervenire e risolverlo.
• Mantieni costante la qualità della comunicazione: le registrazioni delle chiamate aiutano i manager a formare l'intero team. Permette a tutti di gestire le situazioni allo stesso modo.

Riduce le spese e aumenta la sicurezza

Con un sistema telefonico VoIP che registra le chiamate, non investi molto per realizzare un'infrastruttura fisica. Riduce le spese iniziali legate all'adozione di sistemi tradizionali.

Inoltre, la sicurezza VoIP applica rigorosamente la crittografia delle chiamate e altre misure per garantire che le comunicazioni aziendali siano sicure e protette dalle minacce.

Ecco alcuni altri vantaggi che costituiscono un valido motivo per i sistemi telefonici VoIP:

• Aggiornamenti automatici: i fornitori di soluzioni VoIP si occupano degli aggiornamenti e applicano patch al sistema per proteggerlo dalle vulnerabilità.
• Riduce le spese di manutenzione: i costi di manutenzione diminuiscono poiché non si aggiungono nuove righe man mano che si ridimensiona.
• Mantiene l'affidabilità e la sicurezza dei dati: i sistemi telefonici VoIP come Nextiva offrono un tempo di attività del 99,999%, mantenendo i tuoi telefoni operativi 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno. Questi fornitori di soluzioni eseguono rigorosi test di penetrazione per individuare le vulnerabilità e adottare strategie di mitigazione delle frodi.

Offre una portata globale

I servizi VoIP basati su cloud offrono alle aziende una portata globale. Puoi chiamare via Internet verso chiunque, ovunque, senza costi elevati. Allo stesso modo, i clienti all’estero potranno chiamarti alle loro tariffe locali, rendendo la tua attività più accessibile a livello globale.

Ecco alcuni motivi per considerare il VoIP se operi a livello internazionale:

• Riduce le spese di chiamata: con VoIP, le chiamate internazionali avvengono tramite Internet e puoi salvare facilmente le registrazioni. Non è necessario pagare le tariffe per le chiamate internazionali.
• Apre un mercato globale: chiamare o registrare non dovrebbe limitarti al mercato locale. Sfrutta le funzionalità VoIP per effettuare chiamate internazionali e attirare clienti a livello globale.

La registrazione diventa semplice con Nextiva

Gli strumenti di registrazione delle chiamate di vendita forniscono le informazioni necessarie per concludere più trattative. Mentre chiami potenziali clienti dal tuo telefono o ospiti una demo video, utilizza le registrazioni delle chiamate per perfezionare i flussi di lavoro di vendita con informazioni preziose.

Il call center cloud di Nextiva registra tali chiamate di vendita. Rende l'analisi un gioco da ragazzi e semplifica la gestione delle prestazioni di vendita. Seguire un percorso attraverso il cloud è più economico, più sicuro e, soprattutto, più adattabile alle esigenze del tuo team.

Viene fornito con affidabilità e sicurezza di livello aziendale abbinate a un'ampia flessibilità per gestire le chiamate da NextivaONE .