Come Reboot Online utilizza Clockify per aumentare la propria produttività

Cos’è che definisce un’azienda di successo? È la dedizione al mestiere che alla fine porta ai profitti? O sono anni di fedeltà e soddisfazione dei clienti?

La risposta dipende sempre dalla persona a cui chiedi. Tuttavia, il denominatore comune sarà sempre la qualità del lavoro: uno sforzo instancabile per raggiungere i tuoi obiettivi con il massimo livello di qualità piacerà sempre ai clienti paganti.

Abbiamo avuto il piacere di chiacchierare con Oliver Sissons, uno dei rappresentanti di Reboot Online, un'azienda SEO la cui importanza è stata costruita sul duro lavoro e sul raggiungimento dei risultati. I dipendenti di Reboot sono anche orgogliosi utenti di Clockify, quindi abbiamo deciso di combinare il meglio di entrambi i mondi e condividere una storia unica sul successo e sulla gestione del tempo.

Abbiamo toccato molti argomenti e quelli che probabilmente ti interesseranno di più sono i seguenti:

• Cos'è Reboot Online e qual è il segreto del loro successo?
• Come si padroneggia l'arte della gestione del tempo e della pianificazione?
• In che modo Clockify aiuta Reboot Online a gestire i loro impegni frenetici?

Immergiamoci e sentiamo di più da Oliver, l'esperto nel campo del SEO.

Reboot Online: l'idea e la missione dell'azienda

Per comprendere l'intera storia dietro il successo dell'azienda SEO Reboot Online, dovremo riavvolgere il nastro e tornare alle origini.

Ecco perché abbiamo chiamato Oliver Sissons, il loro capo e direttore SEO, per aiutarci a colmare i vuoti.

Gli inizi di Reboot Online: pratiche e metodi

Reboot Online è un'agenzia SEO digitale specializzata nella combinazione di tecniche PR tradizionali con pratiche SEO moderne per potenziare le aziende in termini di:

• Consapevolezza del marchio,
• Visibilità,
• Classifiche di Google e
• Presenza sui social media.

Sono in giro da più di un decennio. Innanzitutto, Reboot Online è iniziato con molto lavoro tecnico SEO. Poi, lungo il percorso, hanno implementato PR digitali, contenuti e social media nel loro repertorio.

Tuttavia, nonostante il loro percorso a tutto tondo, le persone dietro Reboot Online hanno costruito la loro conoscenza approfondita su una solida base tecnica della SEO, che viene spesso definita “lavoro investigativo”:

"Abbiamo effettuato molte operazioni di recupero delle penalità di Google: aiutavamo i clienti che sono stati colpiti da una penalità e sono stati eliminati dalle classifiche a riprendersi. Durante i nostri controlli, abbiamo spesso riscontrato che gli arresti anomali erano causati dalla creazione di collegamenti errati ai backlink che riportavano ai siti Web dei clienti."

Pertanto, si è presentata l'opportunità di offrire servizi di link building nel pacchetto e aiutare le aziende prima che si verifichi il problema. Quindi, l'attività ha iniziato a crescere e, prima che tu te ne rendessi conto, il loro pacchetto combinava più servizi:

“Una parte importante dell’evoluzione è stata la presenza sulla stampa mainstream, sui giornali e sulle organizzazioni di categoria. Pertanto, abbiamo iniziato a fare PR digitali e poi, più recentemente, abbiamo iniziato a fare media a pagamento e PR tradizionali, oltre ad ampliare il servizio che offriamo ai clienti bisognosi.

L'evoluzione di Reboot Online: percorrere il percorso verso l'eccellenza SEO

Il successo non si ottiene semplicemente facendo il lavoro. Per avere successo, dovrai svolgere il tuo lavoro correttamente. Questa premessa può sembrare semplice, ma non tutte le agenzie SEO puntano alla perfezione nel proprio lavoro.

D'altra parte, Reboot Online è orgoglioso della continua evoluzione e della ricerca di modi per migliorare il proprio lavoro. Sono riusciti a diversificare le proprie operazioni commerciali implementando diverse strategie e assumendo esperti provenienti da molti campi diversi, dagli esperti di marketing ai professionisti legali per soddisfare i propri clienti.

Quando si tratta del lavoro in sé, Oliver sottolinea inoltre che per avere successo nella SEO, devi imparare a delegare e adottare una mentalità basata sui dati:

"Penso che la chiave del successo in questo campo sia avere al timone qualcuno che sia sufficientemente organizzato da delegare adeguatamente e rispettare le scadenze: tenere traccia di come passa il tempo, di come le persone interagiscono con i clienti e se si stanno toccando abbastanza base e gentile nel discutere le cose con i clienti come devono essere.

Dato che la SEO generalmente si riduce a elaborare numeri e immergersi in analisi complesse, è naturale che Oliver creda che i numeri possano anche raccontare una storia di successo più ampia:

“Abbiamo un team di dati interno a cui piace trovare set di dati unici per i nostri clienti, ma anche internamente. Aiutano a esplorare quanto siamo produttivi e consigliano modi per migliorare le nostre operazioni quotidiane.

Come si padroneggia l'arte della gestione del tempo e della pianificazione?

Dato che eravamo già in tema di produttività e scadenze, ci siamo naturalmente chiesti se esiste un segreto per padroneggiare la gestione del tempo nel campo della SEO. Dopotutto, Reboot sembra sempre trovare un modo per combinare creatività e obiettivo mantenendo tutto allo standard.

Oliver ritiene che la risposta probabilmente risieda in un'efficace allocazione del tempo e in un'adeguata dedizione ai propri clienti:

“Quando abbiamo iniziato a crescere, abbiamo scoperto che non era possibile prestare la stessa attenzione a come tutti (in azienda) trascorrevano il proprio tempo. Abbiamo iniziato a esplorare i modi in cui avremmo potuto migliorare questo aspetto. Abbiamo avuto nel mix alcune persone orientate ai dati che hanno avuto tantissime idee su come possiamo migliorare le cose e continuare a renderle più efficienti."

A parte le questioni interne, Oliver ha anche notato che erano necessarie adeguate capacità di gestione del tempo anche nel lavorare con i clienti:

"Devi tenere conto di quanto tempo puoi offrire a ciascun cliente e devi assicurarti di mantenere la promessa, ma devi anche stare attento a non esagerare e a non spendere troppo tempo su un dato cliente.

Per farla breve: il viaggio alla fine ha portato a testare un software di monitoraggio del tempo per aumentare la produttività.

Scoperta di Clockify: portare la produttività al livello successivo

Come accennato in precedenza, Oliver e i suoi colleghi hanno faticato a tenere traccia di tutto e di tutti, soprattutto quando lavorano su account di grandi dimensioni. La necessità di gestire il proprio tempo e le proprie attività era evidente e hanno fatto ricorso al monitoraggio manuale del tempo:

“All'inizio ce la cavavamo bene, perché non eravamo così tanti. Potresti chattare con tutti e rimanere in contatto. Una volta cresciuti, abbiamo sperimentato fogli presenze manuali e file Excel, ma non ha funzionato. È stato allora che abbiamo deciso di passare a Clockify."

Così è iniziato il loro viaggio e hanno subito iniziato a notare cambiamenti nella loro routine quotidiana.

Funzionalità di Clockify che il team di Reboot apprezza di più

Il punto di forza era l'intuitività di Clockify, come dice Oliver. Non c'era bisogno di istruire nessuno sulle funzionalità e le caratteristiche di Clockify: tutto era semplice, correttamente visualizzato e pronto per essere utilizzato:

“Il team è di discrete dimensioni e non tutti saranno disposti a imparare a realizzare software più avanzati. Quindi, avere uno strumento a cui le persone potessero semplicemente accedere e iniziare era importante e questo è stato il caso di Clockify."

Vediamo quali sono le funzionalità di Clockify che Oliver e il suo team utilizzano di più.

Caratteristica n. 1: rapporti di riepilogo

Oliver ha notato che i numeri forniti da Clockify tramite i rapporti di riepilogo si sono rivelati utili per il loro lavoro con i clienti. Avere la capacità di esportare dati e mostrare i risultati al proprio team e ai propri clienti è stato fondamentale per garantire ottimi affari con i clienti:

“Direi che ci ha aiutato anche a far crescere gli account dei clienti. Siamo in grado di dimostrare la quantità di tempo che dedichiamo alla fornitura dei nostri servizi."

Inoltre, Oliver ha sottolineato che i rapporti di riepilogo di Clockify contribuiscono notevolmente a dimostrare la necessità di ulteriore manodopera quando si lavora su progetti:

“Puoi mostrare, ad esempio, perché abbiamo bisogno di più ore per riversare ovviamente più energia e più risorse nella campagna del cliente. Pertanto, in termini di sviluppo del business, è stato utile, il che era inaspettato poiché pensavamo che Clockify sarebbe stato utile solo per uso interno."

Caratteristica n. 2: timer Pomodoro

Oliver ha anche notato che l’uso del timer Pomodoro – una tecnica di gestione del tempo basata su periodi di lavoro mirato, poi suddivisi in pause di cinque minuti – si è rivelato un ottimo antidoto al burnout.

Infatti, si rese presto conto che fare piccole pause durante la giornata, soprattutto nei momenti critici, aiutava a portare a termine il lavoro senza ulteriore stress.

"Molte persone hanno parlato di quanto sia stato utile poter impostare piccoli incrementi di tempo per portare a termine alcune attività, ma poi in realtà fare un passo indietro e prendersi una piccola pausa durante la giornata."

Caratteristica n. 3: integrazioni

Inoltre, afferma che le integrazioni di Clockify con Chrome e Trello sono state un grande vantaggio, poiché all'epoca utilizzavano entrambi i software.

"Il fatto di poterci integrare direttamente con gli strumenti di gestione del progetto è stato estremamente utile e conveniente poiché significava che non dovevamo raddoppiare il lavoro di inserimento dei dati da uno strumento all'altro."

In che modo Clockify ha aiutato Reboot Online a combattere il burnout

Parlando di gestione del tempo, Oliver ha toccato il tema del burnout professionale e quanto sia comune nel settore.

"Il burnout è una cosa reale: se passi troppo tempo a lavorare sugli account dei clienti, può portare a stress e superlavoro: sei stanco, non sei così creativo, il che è un grosso problema se sei un agenzia creativa."

Tuttavia, l’utilizzo di un time tracker ha aiutato i dipendenti di Reboot Online a stabilire un equilibrio più sano tra lavoro e vita privata e, alla fine, a notare una diminuzione dei loro livelli di stress:

"Quindi, ho scoperto che bilanciando la quantità di tempo che dedichiamo a un determinato cliente, possiamo fornire alcune linee guida al nostro team su quanto tempo dovrebbero dedicare a un determinato cliente. Non hanno più questo problema. Quindi la qualità della vita dei dipendenti di Reboot è aumentata in modo piuttosto drammatico”.

A chi Reboot Online consiglierebbe Clockify e perché?

Mentre concludevamo l'intervista, Oliver ha condiviso alcuni pensieri riguardo Clockify in generale: trova Clockify particolarmente utile per le agenzie SEO:

“Consiglierei sicuramente Clockify, innanzitutto, alle agenzie SEO. Qualsiasi team di agenzie che desideri fornire report più dettagliati ai propri clienti e garantire che lavorino in modo redditizio e migliori la produttività trarrà vantaggio dall'utilizzo di Clockify."

Tuttavia, anche se la SEO è il suo campo, ha sottolineato che il valore di Clockify va ben oltre il lavoro di qualsiasi agenzia SEO:

“In realtà, però, chiunque abbia difficoltà a gestire i carichi di lavoro o stia cercando di aumentare la propria produttività ed efficienza dovrebbe esaminare Clockify. Ora siamo un team di oltre 75 persone e abbiamo visto Clockify avere un impatto positivo sulle persone in ogni reparto, dai nostri team di sviluppo web e dati, a quelli di progettazione grafica e risorse umane."

Panoramica finale: Clockify ha aiutato a riunire persone di team diversi

Infine, Oliver ha espresso ulteriori parole di elogio per Clockify, poiché lo strumento ha aiutato nella pianificazione e nel collegamento di persone di team diversi.

Vale a dire, gli account di alcuni clienti richiedono che diversi esperti e team lavorino insieme all'unisono, il che è essenziale per portare a termine il lavoro.

“Tutti questi diversi team che trascorrevano del tempo su un account, non sempre si coordinavano e non sapevano quanto tempo era stato dedicato a determinate attività. Essenzialmente non potevano rendere conto del lavoro svolto nella loro fatturazione, il che era un grosso problema."

Inoltre, il coordinamento del team spesso veniva a mancare a causa della cattiva comunicazione e del non sapere quanto tempo veniva dedicato a una determinata attività, fino a quando non hanno iniziato a utilizzare Clockify:

"Quindi, con uno strumento come Clockify, puoi effettivamente vedere tra i team, su cosa le altre persone stanno dedicando il loro tempo e potremmo riferire su quanto il team di dati, ad esempio, ha speso per un cliente in un dato mese. Quindi, potremmo canalizzarlo al team dei contenuti, ottimizzando o riducendo la quantità di tempo trascorso da quella parte, se necessario.

Conclusione: il monitoraggio del tempo presenta vantaggi che vanno oltre l'acquisizione del tempo

Oliver ha toccato molti argomenti nella sua intervista con noi, ma l'unico punto che cattura l'intera esperienza è il seguente: il monitoraggio del tempo contribuisce notevolmente a garantire il successo.

Il semplice atto di tenere traccia del tempo non ha molta importanza se visto dal punto di vista dei dati o come un semplice timer. Se prendiamo Reboot Online come esempio, il valore del monitoraggio del tempo per loro risiede nel modo in cui i dati raccolti vengono utilizzati e analizzati: solo allora si può percepire il vero valore del monitoraggio del tempo.

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