Come Rachael McDiarmid utilizza Clockify per il monitoraggio del tempo e la fatturazione

È emozionante avere finalmente in mano un libro che volevi leggere da così tanto tempo, ma ti sei mai chiesto quante fasi ha attraversato quel libro prima di metterci le mani sopra?

Dal processo di scrittura alla distribuzione e spedizione, è un lungo viaggio prima che un lettore possa apprezzare il libro stesso. Almeno, questo era il caso prima che l’editoria digitale iniziasse a prendere il sopravvento sulla carta stampata tradizionale.

Sebbene il settore editoriale sia in costante cambiamento (il che può rappresentare una sfida per le persone che ne fanno parte), il direttore di RM Marketing Services, Rachael McDiarmid, lo trova piuttosto elettrizzante. In effetti, la cosa principale del suo lavoro con cui aveva problemi era tenere traccia del tempo che dedicava a compiti e progetti .

Abbiamo incontrato Rachael su LinkedIn, dove ha menzionato come Clockify la aiuta a tenere traccia del tempo che dedica al lavoro dei clienti e a creare fatture per i suoi clienti, tra le altre cose.

Quindi l'abbiamo contattata per discutere:

• Come ha iniziato a lavorare nel settore editoriale,
• Perché ha deciso di avviare un'attività in proprio e
• Come usa Clockify per semplificare il suo lavoro.

Senza ulteriori indugi, scaviamo!

La carriera di Rachael McDiarmid: acquisire conoscenze e avviare un'attività in proprio

Prima di avviare un'attività in proprio, Rachael McDiarmid ha ricoperto diversi ruoli, dalle vendite e marketing alle posizioni dirigenziali. Lungo il percorso, ha deciso di specializzarsi in outsourcing, consulenza e coaching per autori, editori di libri e distributori.

Parlando con Rachael abbiamo capito che il suo viaggio per avviare un'attività in proprio, RM Marketing Services, è stato relativamente lungo ma vario e divertente. Tutto è iniziato con Pergamon Press, dove ha imparato molto sul potere del marketing diretto e di nicchia.

Gli inizi di Rachael: iniziare una carriera nel settore editoriale

Rachael opera nel settore librario dal 1990, iniziando la sua carriera presso Pergamon Press, dove ha lavorato principalmente su risorse educative e scientifiche. Amava le sue attività quotidiane e fino ad oggi è nota per il suo amore per " tutto ciò che è accademico ", come disse una volta.

A partire dalla Pergamon Press, Rachael ha iniziato a costruire la sua carriera nell'editoria e ha lavorato in vari ruoli:

“Lavoro nel settore editoriale da oltre tre decenni. Ho iniziato ricoprendo principalmente ruoli di prodotto e marketing, per poi passare al management."

Sebbene abbia lavorato principalmente nell'editoria accademica e professionale, RachaeI ha anche acquisito una vasta esperienza nella fornitura di biblioteche e nella distribuzione di libri, lavorando con centinaia di fornitori e migliaia di editori, sia a livello locale che internazionale.

Per oltre 10 anni, Rachael ha gestito un'attività di distribuzione che rappresentava circa 100 macchine da stampa per il commercio di libri ANZ (Australia e Nuova Zelanda). Ha anche lavorato a stretto contatto con Blackwell, YBP e Baker & Taylor.

Mentre lavorava a livello dirigenziale, Rachael ha iniziato a pensare a come far avanzare la sua carriera da lì, e le è venuto in mente un pensiero: forse avrebbe dovuto avviare un'attività in proprio.

Come è nata l'idea di avviare RM Marketing Services

Anche se Rachael ha trascorso un po' di tempo a pensare alla sua prossima mossa di carriera, non era davvero sicura in quale direzione andare.

Dato che ha raccolto tutte queste conoscenze e ha raggiunto una fase della sua carriera in cui non c'erano lavori simili nel settore che potesse provare, si è sentita bloccata.

Per fortuna, ha ricevuto il consiglio giusto al momento giusto:

“In realtà devo ringraziare un uomo meraviglioso che era l'amministratore delegato di una delle grandi aziende qui. Mi ha detto: "Sei la persona con più contatti in rete nel settore". Perché non fai in modo che la tua rete lavori per te?'”

È stato allora che si è resa conto di cosa mancava al settore editoriale: un'azienda che fornisce una soluzione di outsourcing e un servizio di consulenza per autori, editori, distributori e venditori di biblioteche. In altre parole, ha pensato a un'attività che si rivolge praticamente a chiunque nel settore dell'editoria abbia bisogno di aiuto con le vendite, il marketing e la distribuzione.

Ed era la persona ideale per avviare un'attività del genere.

Voleva utilizzare le sue conoscenze e la sua esperienza per aiutare gli altri a raggiungere i propri obiettivi, fornendo servizi di coaching per autori incapaci nel marketing digitale o esternalizzando editori e distributori di libri.

“Al giorno d'oggi, in particolare nel marketing digitale, ci sono autori davvero esperti e autori che non lo sono, e hanno bisogno di aiuto con siti web e social media e anche con cose come newsletter e pubblicità. Quindi li istruisco e li alleno a fare ciò che devono fare.

Sebbene risieda in Australia, Rachael ora lavora a livello globale e ha clienti da tutto il mondo:

“Lavoro nel settore da così tanto tempo e ho acquisito una tale conoscenza. È bello, sai, avere molti clienti diversi e fare molti lavori diversi.

Monitoraggio del tempo in Clockify: il punto di svolta nella vita lavorativa di Rachael

Poiché lavora con molte persone e fornisce molti servizi diversi, Rachael aveva bisogno di un modo semplice per tenere traccia del tempo che dedica ad attività e progetti in modo da poter fatturare ai suoi clienti.

Inizialmente, Rachael ha tenuto traccia delle ore trascorse lavorando con i clienti utilizzando il suo calendario ed Excel. Tuttavia, dopo un po’, si rese conto che il modo in cui teneva traccia del suo tempo non era né pratico né abbastanza veloce. È stato allora che ha iniziato a cercare una soluzione più efficiente, come un'app per il monitoraggio del tempo.

Come Rachael ha scoperto Clockify

Sperando di trovare l'app giusta per le sue esigenze, Rachael è andata online e ha iniziato a leggere riepiloghi e post di blog sulle migliori app per monitorare il tempo. Fu allora che venne fuori Clockify.

“Avevo bisogno di qualcosa che potesse aiutarmi a tenere traccia del tempo che dedicavo al lavoro con il cliente. Quindi ho iniziato a utilizzare prima la versione gratuita, in modo da poter esportare tali informazioni e riferirle ai miei clienti e successivamente fatturare loro."

Creando report in Clockify, Rachael ha potuto condividere con i suoi clienti tutte le informazioni importanti relative al progetto, incluso il tempo dedicato a ciascun progetto o attività e i suoi costi.

Cosa ha portato Rachael a restare con Clockify

Con tutte le funzionalità di Clockify rilasciate nel tempo, Rachael ha voluto provare alcune utili opzioni extra, come l'arrotondamento temporale e il monitoraggio del budget del progetto, quindi è passata a una versione a pagamento.

L'arrotondamento del tempo in Clockify aiuta Rachael a mantenere i suoi rapporti belli e ordinati arrotondando le voci del tempo verso l'alto o verso il basso ai minuti o alle ore più vicini.

Oltre all'arrotondamento temporale, Rachael apprezza la possibilità di tenere traccia del budget di ciascun progetto in Clockify.

"Se un cliente mi dice: 'Ho 2.000 dollari da spendere per questa campagna', devi tenerne traccia come progetto per assicurarti di non superare il budget."

Con le opzioni di monitoraggio del budget del progetto di Clockify, Rachael è in grado di:

• Imposta il budget del suo progetto e
• Tieni traccia della quantità di budget che ha speso impostando stime monetarie.

Tenere traccia del budget del suo progetto aiuta Rachael a rispettarlo.

Clockify presenta le funzionalità che Rachael apprezza di più

In questa sezione esploreremo le funzionalità di Clockify che Rachael utilizza di più, sia per tenere traccia del suo lavoro che per fatturare facilmente i suoi clienti.

Caratteristica n. 1: fatturazione

La fatturazione può essere un processo noioso e piuttosto difficile, soprattutto se si hanno molti clienti diversi.

Ciò che Rachael apprezza di più di Clockify è che può facilmente personalizzare ogni fattura in base alle esigenze dei suoi clienti:

“Clockify mi ha salvato la sanità mentale, soprattutto perché ho molti clienti: i clienti in outsourcing e poi le consulenze in più. E ci sono tariffe diverse per ogni cosa, quindi dover gestire tutto questo e fare la fatturazione è, ehm, una sfida."

Caratteristica n. 2: avvisi

Quando si tratta del monitoraggio del budget e delle stime del progetto, Rachael afferma che le piace particolarmente la funzione Avvisi:

"Mi invia una notifica che il mio progetto ha raggiunto il 25%, 50%, 75% o qualunque percentuale del tempo stimato che avevo precedentemente impostato."

In questo modo Rachael può rispettare il budget del cliente e non superare i tempi concordati.

Caratteristica n. 3: tag

Poiché Rachael lavora su molti progetti e attività, essere in grado di etichettarli è utile. Quindi utilizza la funzione Tag per organizzare il suo lavoro.

Può anche utilizzare i tag per filtrare i rapporti e trovare esattamente ciò di cui ha bisogno in base alle parole chiave.

Vantaggi dell'utilizzo di Clockify per lavoro

Essendo una persona che ora non riesce a immaginare il suo funzionamento quotidiano senza utilizzare Clockify, Rachael ha condiviso con noi i vantaggi che ha scoperto utilizzando questa app per lavoro.

Vantaggio n. 1: Clockify è efficiente e facile da usare

Quando hai tanto lavoro quanto la nostra intervistata, Rachael, che spesso è molto, utilizzare un'app affidabile per aiutarti a svolgere il tuo lavoro in modo più efficiente è un must.

Clockify aiuta Rachael a completare tutte le sue attività relative ai clienti molto più velocemente:

“È un assoluto risparmio di tempo. Fa tutto ciò di cui uno come me ha bisogno, dal reporting ai miei clienti alla creazione di fatture e alla registrazione delle spese di lavoro. Oh mio Dio, lo adoro!”

Quando ha iniziato a utilizzare Clockify, Rachael ha notato anche quanto fosse comodo e facile da usare.

Rispetto a prima, quando svolgeva tutte queste attività nel modo più difficile utilizzando Excel, Rachael ora ha giornate lavorative più produttive.

Vantaggio n. 2: Clockify è incredibilmente conveniente

Uno dei maggiori punti di forza di Clockify è che è estremamente conveniente, considerando che offre tantissime fantastiche funzionalità.

“Puoi fare tutte queste cose diverse in un’unica app. Ha un buon rapporto qualità-prezzo."

Come aggiunge Rachael, avere un'app economica per il monitoraggio del tempo che ti aiuta anche a creare rapidamente report e fatture è sicuramente un vero toccasana, soprattutto per i liberi professionisti o le persone con un budget limitato.

Vantaggio n. 3: Clockify offre un ottimo servizio clienti

Quando usi un'app, è sempre un grande vantaggio se fornisce un buon supporto clienti perché non sai mai quando ti imbatterai in qualche tipo di complicazione o problema minore.

Quando accade qualcosa del genere, di solito non hai molto tempo da dedicare al tentativo di risolvere ciò che è andato storto: hai bisogno di aiuto immediatamente.

Un buon servizio clienti è un altro vantaggio offerto da Clockify, cosa che Rachael ha notato subito:

“Ho dovuto fare una domanda perché in un report non risultava qualcosa ed è stato solo perché non avevo compilato una parte particolare durante l'impostazione di un nuovo progetto. E il servizio clienti è stato eccellente. Si sono semplicemente assicurati che sapessi cosa stavo facendo abbastanza per non commettere mai più lo stesso errore. Questo genere di cose rendono inoltre piacevole lavorare con Clockify.

A chi Rachael consiglierebbe Clockify e perché?

Poiché Clockify ha davvero cambiato la sua vita lavorativa in meglio, Rachael coglie ogni opportunità per condividere le sue esperienze con gli altri, sia all'interno del settore editoriale che oltre:

“L'altro giorno stavo parlando con qualcuno che sta avviando un'attività in proprio. Dato che lavorano con molte persone diverse e sono alla ricerca di un modo semplice per gestire report e fatture, ho detto loro: "Devi procurarti questa app". Ti renderà la vita molto più semplice!'”

Poiché Clockify offre così tanto, dal monitoraggio del tempo alla creazione di report, Rachael lo considera molto utile per chiunque lavori con molti clienti e abbia più progetti e attività di cui tenere traccia.

Consiglia Clockify anche alle persone che non vogliono spendere molti soldi per un'app per il monitoraggio del tempo, poiché è davvero conveniente.

Ultimo ma non meno importante, Rachael pensa che Clockify possa essere utile per i liberi professionisti o le persone in generale che non hanno personale e fanno la propria fatturazione manualmente.

In conclusione: usare l'app giusta per monitorare il tempo rende ancora più piacevole fare ciò che ami

Sebbene Rachael ami il suo lavoro e lo trovi divertente e vario, riferire a più clienti e monitorare così tanti progetti diversi non è facile. Per essere più precisi, non è stato facile. Almeno non finché non ha iniziato a utilizzare lo strumento giusto per monitorare il tempo.

Ora che utilizza Clockify per tenere traccia del suo tempo ma anche per creare report e fatture per i suoi clienti, Rachael si rende conto di quanto tempo ed energia sprecava cercando di fare tutto da sola.

Se sei una di quelle persone che hanno difficoltà a tenere traccia del proprio tempo e dei propri progetti, non preoccuparti. Con un piccolo aiuto, puoi facilmente risolvere questo problema.

Assicurati solo di trovare lo strumento di monitoraggio del tempo giusto che soddisfi tutte le tue esigenze.

️ Hai storie interessanti sulle app per il monitoraggio del tempo e su come hanno migliorato la tua vita lavorativa? Sentiti libero di condividere i tuoi pensieri su [email protected] e potremmo scrivere un blog a riguardo. Inoltre, non dimenticare di condividere questo articolo con qualcuno che potrebbe trovarlo utile.