Che cos'è un ordine di acquisto? Come crearne uno tuo?

Per quanto riguarda la gestione dei fornitori, avrai bisogno di un particolare prodotto o servizio per gestire la tua piccola impresa, quindi contatta i tuoi fornitori e digli di cosa hai bisogno. Lo offrono. Li paghi per questo.

Sembra troppo facile? Sì, il processo di acquisto dei prodotti può essere più complicato della descrizione. Possono verificarsi problemi di pagamento, mancanza di forniture, comunicazioni errate che si traducono in spedizioni errate e interruzioni della programmazione.

Tuttavia, l'acquisizione di servizi da venditori affidabili in modo continuo e tempestivo non deve essere necessariamente una cosa buona per essere vera: può essere possibile e scegliere gli ordini di acquisto può aiutare. Ecco perché dovresti seguire attentamente questo articolo qui sotto Cos'è un ordine di acquisto e come crearne uno tuo?

Che cos'è un ordine di acquisto?

Definizione

Un ordine di acquisto, noto anche come PO, è un documento ufficiale inviato da un acquirente che si impegna a pagare il venditore per la vendita di determinati beni o servizi da spedire in futuro.

Il vantaggio che ottiene l'acquirente è la possibilità di chiudere un ordine senza pagamento immediato. Dal punto di vista del venditore, un PO è un metodo per fornire credito agli acquirenti senza rischi, perché l'acquirente è obbligato a pagare quando i beni oi servizi sono stati spediti.

Ogni PO include un numero univoco allegato che aiuta acquirenti e fornitori a tenere traccia della consegna e del pagamento. Un ordine di acquisto generale si impegna ad acquistare continuamente beni o servizi fino al raggiungimento di un massimo specifico.

Esempi

Diversi tipi di ordine di acquisto

1. Ordini di acquisto standard

Gli ordini di acquisto standard sono i più popolari e riconosciuti. In questo caso, l'acquirente è chiaro sulle informazioni di acquisto e può determinare quale prodotto o servizio sta acquistando, il numero, i tempi di consegna e le politiche di pagamento.

Ad esempio, un'azienda che sta esaurendo le cartucce della stampante può chiudere un ordine di acquisto standard poiché sa esattamente di quanto ha bisogno e quando deve ottenerlo.

2. Ordini di acquisto pianificati

Nell'effettuare un ordine di acquisto pianificato, un acquirente prevede le richieste future della propria azienda per il prodotto in questione effettuando un ordine di acquisto in anticipo. In questa situazione, sono note informazioni come il prodotto, il prezzo e le politiche di pagamento, ma il numero si basa su un'ipotesi plausibile e la data di spedizione è indicativa.

Ad esempio, se la stessa azienda che sta esaurendo le cartucce della stampante effettua un ordine di acquisto pianificato, l'acquirente stima il numero di cartucce della stampante di cui ha bisogno con un programma di consegna più flessibile.

3. Ordini di acquisto generali

Con un ordine di acquisto globale, un acquirente effettua più ordini contemporaneamente per negoziare sconti sui prezzi.

Ad esempio, se la stessa azienda può negoziare un accordo vantaggioso impegnandosi a fare molti ordini di cartucce e carta per stampanti da un unico fornitore, potrebbe pensare di utilizzare un ordine di acquisto generale per ottenere questi prodotti.

4. Ordini di acquisto a contratto

Un ordine di acquisto del contratto è considerato la variazione più formale. In questa situazione, l'acquirente e il venditore firmano un contratto sui termini dell'acquirente prima che venga rilasciato un ordine di acquisto che fa riferimento al contratto. Questo tipo di ordine di acquisto fornisce la massima protezione legale per le persone coinvolte.

Ad esempio, se la stessa azienda firma un contratto con il proprio fornitore che descrive i prodotti, il numero, i prezzi e il programma di consegna dei beni promessi e segue un ordine di acquisto standard, queste attività rimarranno sotto un contratto di ordine di acquisto.

Ordine d'acquisto vs fattura: quali sono le differenze?

Gli acquirenti creano gli ordini d'acquisto ei fornitori le fatture. I fornitori possono inviare una fattura come metodo per riscuotere il pagamento, laddove ci siano termini di pagamento specifici o possono inviare una fattura con saldo zero come metodo per registrare che il pagamento è stato confermato per l'ordine.

Sia gli ordini di acquisto che le fatture includono gli stessi dettagli, come l'indirizzo di fatturazione e la destinazione di spedizione, le fatture di solito fanno riferimento al numero dell'ordine di acquisto, con la presenza di un numero di fattura per chiarire che entrambi i documenti sono associati e corrispondono tra loro. La differenza principale è che le informazioni sull'ordine e le informazioni tecniche aggiuntive contenute nell'ordine di acquisto non vengono aggiunte alla fattura.

Dai un'occhiata al seguente esempio:

John, l'acquirente, ha ricevuto informazioni da un dipartimento all'interno della sua organizzazione: la richiesta di nuovi monitor per i computer dell'ufficio. Fa l'ordine di acquisto che mostra il numero e i requisiti dettagliati per i monitor.

L'azienda che vende i monitor ottiene l'ordine. Quando confermano di poter fornire l'ordine, passano l'ordine di acquisto e ricevono il pagamento, oppure inviano la merce aspettandosi che il pagamento sia basato sugli ultimi termini di pagamento concordati. Quando il pagamento viene ricevuto, si verifica l'evasione dell'ordine e i monitor vengono consegnati con la data di consegna e i dettagli di tracciabilità e John riceve la fattura.

La fattura identifica il pagamento inviato prima della consegna della merce o consiste nella data di scadenza del pagamento se il denaro non è stato inviato prima. John controlla la fattura per assicurarsi che corrisponda all'ordine di acquisto e controlla la bolla di accompagnamento per assicurarsi che tutti i prodotti ordinati siano stati ricevuti e il pagamento viene emesso solo per le merci ordinate e ricevute, in un processo chiamato abbinamento a tre vie.

Gli ordini di acquisto vengono spesso scambiati con altri tipi di documenti. È essenziale conoscere le discrepanze tra ordini e contratti, le discrepanze tra ordine di acquisto e ordini di lavoro e le discrepanze tra ordini di acquisto e ordini di vendita.

Funzioni degli ordini di acquisto

L'acquirente sceglie di ordinare i prodotti dal venditore

Prima che un ordine possa essere chiuso, l'acquirente deve chiarire un'esigenza che l'articolo o il servizio del venditore può soddisfare. Durante questa fase, l'acquirente dovrebbe assicurarsi di quali beni o servizi è richiesto, di quanti articoli ha bisogno (se possibile) e quando ne ha bisogno.

Ad esempio, se devi ordinare nuove scatole per consegnare i tuoi ordini di prodotti ai consumatori, calcola il numero di scatole di cui avrai bisogno e il tempo necessario.

Diciamo che hai una vacanza prevista in arrivo; potresti guardare l'ordine della scatola dell'anno precedente e moltiplicarlo per la crescita stimata in questa festività per ordinare la quantità esatta.

L'acquirente redige gli ordini di acquisto e li invia al fornitore per l'approvazione

Con i dettagli di cui sopra, l'acquirente deve delineare l'ordine di acquisto e inviarlo al proprio venditore per l'approvazione. Quando si invia l'ordine d'acquisto a un fornitore, dimostrare che è necessaria l'approvazione per assicurarsi che il processo sia nei tempi previsti.

Idealmente, la risposta dovrebbe arrivare in tempo per ricevere la merce o il servizio nei tempi previsti o per concedere all'acquirente il tempo sufficiente per reperirlo da un altro fornitore.

Dall'esempio sopra, quando hai chiarito un venditore che può fornire le tue scatole, sai di quante scatole avrai bisogno e quando ne avrai bisogno, puoi utilizzare queste informazioni per redigere il tuo ordine di acquisto.

Il venditore esamina l'ordine di acquisto e conferma se può soddisfare la richiesta

Quando il fornitore riceve l'ordine d'acquisto, dipende da lui esaminare la richiesta e controllare l'inventario o la disponibilità per confermare se può essere evaso entro la data di scadenza dall'acquisto.

Nella circostanza della spedizione della scatola, il venditore ha esaminato il tuo ordine e, dopo aver esaminato il proprio inventario e la capacità di consegna, ha identificato di poter soddisfare la tua richiesta.

Approvazione dell'ordine di acquisto

Se il venditore può soddisfare la richiesta come guidato dall'acquirente, approverà l'ordine di acquisto e renderà legale vincolante.

Poiché la società di scatole può soddisfare la tua richiesta, ti invia una copia approvata dell'ordine di acquisto per effettuare la conferma.

Realizzazione di prodotti o servizi

Dopo l'approvazione dell'ordine di acquisto, il venditore si assume la responsabilità di fornire i beni o servizi come concordato. Durante questo passaggio, possono creare e inviare una fattura all'acquirente per la quantità nell'ordine di acquisto. La fattura dovrebbe riassumere quali prodotti sono stati offerti, la quantità rilevante e l'importo dovuto.

Ad esempio, dopo aver approvato la spedizione delle scatole, dovresti ricevere l'ordine evaso e una fattura per la quantità dovuta. Questo venditore ha 30 termini di pagamento netti, con previsione di pagamento entro 30 giorni dall'emissione della fattura.

Fattura pagata

Durante questa fase finale, la responsabilità dell'acquirente è di pagare la fattura secondo i termini di pagamento del venditore.

Dipende dall'acquirente inviare il pagamento per la fattura con termini di pagamento approvati.

Come creare un ordine di acquisto?

Vuoi creare il tuo ordine di acquisto? Ecco cosa devi includere:

• Intestazione: mostra le informazioni sulla tua azienda, inclusi il nome dell'azienda, la sede dell'attività, la data dell'ordine di acquisto e il numero dell'ordine.
• Informazioni sul venditore - Includere il destinatario corretto per l'ordine di acquisto. Qui è dove inserisci il nome della società venditrice, il tuo nome di contatto dettagliato e l'indirizzo della società venditrice.
• Spedisci a: identifica dove deve essere consegnato l'ordine, qual è il metodo di consegna, i termini di spedizione e la data di spedizione provvisoria.
• Informazioni sull'ordine: per ogni articolo incluso nell'ordine, fornisci un articolo con il codice prodotto o il numero SKU, il nome o la descrizione dell'articolo, il numero di unità richieste, il prezzo per unità e la data di spedizione di ogni prodotto.
• Riepiloga: completa l'ordine di acquisto offrendo un totale parziale, eventuali sconti applicabili, tasse, spese di spedizione e totale generale.

Riepilogo

Attraverso questo articolo, ci auguriamo che tu possa capire la definizione di Ordine di Acquisto e come crearlo. Includiamo anche la conoscenza della differenza tra un ordine di acquisto e una fattura per te.

Lascia qualsiasi domanda nella casella dei commenti; siamo qui per aiutarti e supportarti. Sentiti libero di contattarci.