Perché ogni team di vendita ha bisogno di un software di gestione delle proposte

E prima che tu chieda, sì, ci sono ancora molti team di vendita che utilizzano elaboratori di testi e altri metodi obsoleti per inviare proposte. Se fai parte di quel gruppo, ci dispiace chiamarti fuori, ma è ora di cambiare.

Con così tanti modi per inviare proposte online e una gamma infinita di opzioni software per proposte a tua disposizione, non c'è motivo di continuare a fare tutto manualmente. Dalla creazione alla chiusura, il software di gestione delle proposte semplifica l'intero processo di proposta in modo che il tuo team di vendita possa concentrarsi sulla vittoria.

Ora, se non lo conosci già, ti starai chiedendo:

"Cos'è il software di gestione delle proposte? "

Il software di gestione delle proposte è un'applicazione (solitamente basata su cloud) che consente agli utenti di creare, gestire, inviare e tenere traccia delle proposte commerciali. Combina tutti gli strumenti di scrittura, progettazione, invio, tracciamento e firma elettronica della proposta in un'unica piattaforma per un processo di chiusura semplificato.

E questa è solo la versione semplice. In realtà, il software di gestione delle proposte è molto di più. Spesso include modelli di proposta, varie integrazioni di app, campi e variabili personalizzati, ruoli e autorizzazioni, funzionalità di elaborazione dei pagamenti e persino chat all'interno della proposta, funzionalità tutte progettate per aiutare il tuo team a trasformare ogni affare in un affare chiuso.

Ora che abbiamo stabilito di cosa si tratta e cosa può fare, ecco perché ogni team di vendita (che vuole vincere) deve utilizzare un software di gestione delle proposte.

Vantaggi del software di gestione delle proposte

1. Controllo

2. Visibilità

3. Efficienza

4. Organizzazione

5. Flusso di lavoro

6. Progettazione

7. Chiusura

8. Crescita

1. Controllo

L'invio manuale delle proposte può funzionare, ma ti lascia poco controllo sul processo di proposta. Se i rappresentanti creano ogni nuova proposta da zero, c'è molto spazio per gli errori. Tra prezzi, termini dell'affare, sconti, design, formato, approvazioni e qualsiasi altra cosa che rientri nelle tue proposte, ci sono molte variabili che possono cambiare da rappresentante a rappresentante e da proposta a proposta. Certo, i rappresentanti possono copiare i documenti precedenti da utilizzare come modelli, ma non vi è alcuna garanzia che stiano utilizzando le informazioni corrette. Senza il controllo sul processo o un modo efficiente di collaborare, è inevitabile che ci siano alcune incongruenze.

Con il software di gestione delle proposte, la coerenza diventa un problema. Con ruoli e autorizzazioni assegnati, modelli di proposta e una libreria di contenuti approvati e informazioni sui prezzi, puoi stare tranquillo sapendo che i tuoi rappresentanti utilizzeranno sempre informazioni corrette e aggiornate. Invece di preoccuparsi se i tuoi materiali di vendita sono coerenti e accurati, il tuo team può concentrarsi sulla creazione di relazioni anziché sulla creazione di proposte. Con le incoerenze nella messaggistica e nel marchio sotto controllo, non dovrai preoccuparti che i rappresentanti inviino documenti di vendita non professionali che potrebbero compromettere il tuo marchio.

2. Visibilità

Uno dei maggiori problemi con la creazione e l'invio manuale di proposte è la mancanza di visibilità. I responsabili delle vendite non hanno modo di dire chi sta lavorando su cosa, il che può portare i rappresentanti a dare la priorità agli affari sbagliati. E senza un dashboard di chiusura, non c'è un modo semplice per ottenere un'istantanea di tutte le offerte aperte o dei loro progressi durante la pipeline di vendita.

Senza visibilità, i rappresentanti faticano a capire su quale versione del documento di proposta dovrebbero lavorare, cosa è stato fatto o quali sono i passaggi successivi. E quando le proposte vengono finalmente completate, vengono essenzialmente spedite nel vuoto; non c'è modo per i rappresentanti di dire cosa sta succedendo con gli accordi una volta che sono nelle mani del potenziale cliente, il che significa che non sanno dove si bloccano gli accordi o quando proseguire.

Con il software di gestione delle proposte, il tuo team può vedere esattamente cosa sta succedendo in ogni fase del processo di vendita, con metriche per l'avvio. Sarai in grado di identificare quali parti del tuo processo funzionano senza intoppi e quali hanno bisogno di un po' di aiuto, permettendoti di supportare i tuoi rappresentanti dove ne hanno più bisogno.

Inoltre, otterrai informazioni utili sul comportamento dei tuoi potenziali clienti. Sarai in grado di monitorare se/quando hanno aperto le tue proposte, quante volte le hanno visualizzate, cosa hanno fatto una volta aperte, quali sezioni stanno guardando più a lungo e altro ancora. Grazie a questi dati, puoi inviare e-mail di follow-up strategiche per far avanzare il tuo potenziale cliente o metterti in contatto per chiarire qualsiasi sua domanda.

3. Efficienza

Progettato per ridurre le attività manuali, il software di gestione delle proposte sfrutta l'automazione per aiutarti a risparmiare tempo e aumentare l'efficienza durante l'intero processo di creazione delle proposte.

I modelli di proposta forniscono un ottimo punto di partenza per le tue proposte e di solito sono inclusi nella maggior parte dei software per proposte. Quindi, invece di ricominciare da zero ogni volta che desideri inviare una nuova proposta, puoi iniziare da un modello di proposta esistente o crearne uno personalizzato per una maggiore flessibilità. Quindi, puoi semplicemente inserire le informazioni e adattare la tua proposta commerciale a ciascun potenziale cliente e otterrai proposte fuori dalla porta in pochissimo tempo.

Sono finiti i giorni in cui si estraggono manualmente informazioni sui clienti, commissioni e prezzi, contenuti brandizzati e altri dettagli dai fogli di calcolo e chissà dove altro. Con la funzione libreria di contenuti, sarai in grado di creare, salvare e archiviare frammenti di contenuto approvato a cui è possibile accedere facilmente e inserire nelle proposte come meglio credi. E poiché tutto nella libreria dei contenuti è approvato, puoi essere certo che qualsiasi sezione, snippet o informazione che estrai da essa sia corretta e aggiornata.

4. Organizzazione

Senza un modo efficiente per spostare dati e informazioni tra le app su cui fai affidamento e le tue proposte, ci sono buone probabilità che tu stia perdendo tempo (e creando più spazio per gli errori ). Questo vale per il tuo CRM, il software di gestione dei progetti, il sistema di fatturazione e oltre.

Con le integrazioni del software di proposta , tutti i tuoi strumenti aziendali parlano tra loro quando è il momento di chiudere. Una volta collegati, comunicano senza interruzioni per garantire che le informazioni di cui hai bisogno siano sempre di fronte a te. Le possibilità sono infinite; sarai in grado di estrarre i dettagli sui prezzi dalla tua fonte di verità nelle tue proposte, monitorare l'attività delle proposte nel tuo CRM, creare biglietti nel software di gestione dei progetti e persino richiedere il pagamento dai clienti direttamente nelle tue proposte. Da Asana a Zapier e oltre, Proposify ha oltre 30 integrazioni che possono aiutarti a semplificare il processo di proposta commerciale sfruttando gli strumenti che già utilizzi.

Lo sapevate? In settori come SaaS, un'integrazione dell'elaborazione dei pagamenti all'interno della proposta aumenta fino al 90% di probabilità di chiusura. Per ulteriori approfondimenti basati sui dati per aiutarti a chiudere, scarica il nostro Stato delle proposte 2021 .

5. Flusso di lavoro

Può essere difficile gestire le responsabilità e le attività mentre gli affari passano attraverso la pipeline interna prima che una proposta venga inviata ai potenziali clienti. Ciò è particolarmente vero per le approvazioni, che rappresentano un importante collo di bottiglia nel processo di proposta, poiché spesso sono presenti più parti che dipendono dall'approvazione dei manager o di altri reparti. Senza un processo formale, interi accordi possono essere bloccati se un approvatore non ha tempo o accesso per rivedere l'intera proposta prima della firma, anche se la sua firma è necessaria solo per una sezione.

Il software per le proposte può aiutarti a semplificare il processo di approvazione dell'affare presentando agli approvatori i documenti pertinenti al momento giusto. Quindi, invece di impantanarsi con un arretrato di proposte che non li riguardano, saranno in grado di mantenere gli affari in movimento e mantenere quel dolce, dolce slancio delle vendite.

6. Progettazione

Sfortunatamente , molte prospettive giudicano un libro dalla copertina. La copertina della tua proposta è la prima cosa che vede il potenziale cliente e, se non sembra professionale, potrebbe alterare la sua percezione della tua offerta - e non in senso positivo.

Il software per le proposte può aiutarti a progettare e creare proposte straordinarie che hanno un bell'aspetto ogni singola volta. Ti consentirà anche di aggiungere immagini, video e altri media che faranno esplodere le tue proposte. Dopotutto, le proposte che si distinguono concludono accordi. In effetti, includere almeno un'immagine nelle tue proposte commerciali può aumentare il tuo tasso di chiusura del 26%.

7. Chiusura

Alla fine, l'obiettivo di ogni team di vendita è chiudere. Il software di gestione delle proposte fa esattamente questo. Infatti, sulla base di uno studio che ha coinvolto migliaia di professionisti delle vendite, abbiamo scoperto che le proposte create e inviate con Proposify avevano un tasso di chiusura superiore del 111% rispetto alla media del settore. Accorciando il ciclo di vendita, migliorando la collaborazione e semplificando il processo di proposta, il software di proposta aiuta il tuo team di vendita a concludere più affari. Se questo non ti vende sul suo valore, non sappiamo cosa lo farà.

8. Crescita

Indipendentemente da come procedi, creare e inviare proposte manualmente richiede molto tempo, e questo presuppone che tutti i membri del tuo team abbiano già familiarità con il tuo processo. Potrebbe non essere un problema ora, ma lo sarà una volta che inizierai a portare nuovi affari e formare nuovi assunti. Il tempo è limitato, quindi non c'è da meravigliarsi se i responsabili delle vendite faticano a creare un processo che sia scalabile, supportando al contempo la crescita del team e abbreviando il ciclo di vendita.

Il software di gestione delle proposte consente ai responsabili delle vendite di progettare un processo di chiusura scalabile ripetibile per l'intero team. Li aiuta anche a ottimizzare i processi esistenti per mantenere i team concentrati sulla chiusura, piuttosto che perdere tempo a creare proposte da zero. Inoltre, una volta attivati ​​questi processi, diventa molto più veloce integrare i nuovi assunti e ridurre i tempi di rampa.

Pensieri finali

Alla fine della giornata, la migliore proposta è quella che converte i potenziali clienti in clienti. Che sia creato a mano, in Microsoft Word o online, l'importante è che si chiuda. Non stiamo dicendo che non puoi inviare proposte manualmente, ma sicuramente non è il modo più efficace o efficiente per guadagnare più affari.

Il software di gestione delle proposte, invece, lo è. Combina tutti gli strumenti, le risorse e i dati necessari ai team di vendita per avere successo sotto lo stesso tetto, rendendo il processo di proposta più prevedibile, coerente e scalabile. E con una versione gratuita a portata di mano, non c'è motivo per non provarci.