Domande frequenti sul software di gestione delle proposte

Se hai mai creato una proposta da zero, sai esattamente quanto può essere lunga e complicata. Tra la lotta con i problemi di formattazione, il collo di bottiglia a causa di flussi di lavoro inefficienti e il triplo controllo se le informazioni che stai utilizzando sono corrette, potresti iniziare a chiederti se esiste un modo migliore.

C'è. E si chiama software di gestione delle proposte.

Con lo strumento giusto dalla tua parte, puoi aggirare tutti i blocchi stradali per la creazione di proposte e semplificare il processo di proposta. Dai modelli di proposta che avviano rapidamente le tue proposte a una libreria di contenuti preapprovati da cui attingere, aiuta il tuo team a creare proposte che entusiasmeranno i potenziali clienti nel lavorare insieme.

Negli ultimi anni abbiamo ricevuto centinaia, se non migliaia, di domande sul software di gestione delle proposte. Ma nel tempo ci siamo resi conto che ce n'erano una manciata che spuntava molto più spesso di altre. Abbiamo pensato che se i nostri clienti e potenziali clienti ce lo chiedevano, probabilmente ce ne sono molti altri che cercano risposte.

Senza ulteriori addio, ecco le principali domande sul software di gestione delle proposte:

Che cos'è il software di gestione delle proposte?

Il software di gestione delle proposte è esattamente quello che sembra: è un'applicazione che ti aiuta a creare, gestire, inviare e tenere traccia delle proposte. Riunisce tutti gli aspetti del processo di proposta sotto lo stesso tetto, per rendere l'invio di proposte e la risposta alle richieste di offerta più facili ed efficaci che mai.

Chi utilizza il software di gestione delle proposte?

Chiunque invii regolarmente proposte commerciali o risponda a RFP (richieste di proposte). Dalla contabilità alla progettazione UX e tutto il resto, il software di gestione delle proposte può essere utilizzato in numerosi settori e Proposify ha anche una serie di modelli di proposta gratuiti per aiutarti a iniziare.

Quali sono i vantaggi del software di gestione delle proposte?

Da dove iniziamo? Senza un software di gestione delle proposte, la creazione di proposte può essere dispendiosa in termini di tempo, soggetta a errori e, spesso, noiosa. Se vuoi distinguerti dalla concorrenza, devi creare e inviare proposte accattivanti, accurate e in anticipo sulla concorrenza.

Il software di gestione delle proposte fa proprio questo. Ti consente di creare bellissime proposte che corrispondono al tuo marchio e garantire che tutte le informazioni al loro interno siano accurate e aggiornate, il tutto in una frazione del tempo necessario per creare una proposta da zero. Semplifica il processo di proposta per aiutarti a evitare blocchi stradali e migliorare la collaborazione e ti dà il potere di tenere traccia delle proposte dopo che sono state inviate, in modo da sapere sempre cosa sta succedendo a ciascuna delle tue offerte in ogni fase del processo di vendita.

Abbiamo bisogno di un'applicazione di firma elettronica separata per acquisire le firme dei clienti?

No! La maggior parte dei software di gestione delle proposte ha funzionalità di firma elettronica integrate per rendere ancora più semplice acquisire la firma dei clienti e portarli a bordo.

È possibile utilizzare il software di gestione delle proposte per rispondere alle richieste di offerta?

Assolutamente. Che tu stia inviando proposte sollecitate o non richieste, il software di gestione delle proposte può aiutarti a creare, gestire e inviare proposte che si distinguono dalla concorrenza. Puoi iniziare con un modello di proposta predefinito o crearne uno tuo, quindi personalizzarlo in base a ciascun progetto e cliente.

Qual è il miglior software di proposta?

Non per suonare il nostro clacson, ma pensiamo che Proposify sia piuttosto eccezionale. Ma non tutti i software di gestione delle proposte sono creati allo stesso modo. Il miglior software di gestione delle proposte è quello che meglio si allinea alle esigenze della tua attività. Per aiutarti a iniziare, abbiamo messo insieme una guida su come scegliere il miglior software di gestione delle proposte. Ma se stai appena iniziando la tua ricerca, potresti voler esplorare alcune delle migliori versioni gratuite per vedere se qualcuna di queste opzioni sembra adatta.

Altre applicazioni si integrano con il software di gestione delle proposte?

Assolutamente. Proposify ha un lungo elenco di partner di integrazione che possono consentirti di aggiungere video ai tuoi documenti, abilitare l'elaborazione dei pagamenti all'interno delle tue proposte, sincronizzare i risultati finali con il tuo software di gestione dei progetti e altro ancora. Il software di gestione delle proposte può aiutarti a collegare il tuo stack tecnologico e guidare l'automazione degli affari per portare il tuo processo di vendita al livello successivo.

Quanto tempo ci vuole per rendere operativo il software di gestione delle proposte?

Dipende dai processi esistenti e dalle dimensioni della tua azienda, ma in genere sono necessarie dalle quattro alle sei settimane. Con Proposify, la maggior parte del tempo viene dedicata alla progettazione personalizzata del tuo nuovo modello. Ma se ami già il tuo aspetto, puoi essere operativo in circa tre settimane.

Avremo un Customer Success Manager o è self-service?

Dipende. Per i team di vendita più grandi, viene spesso assegnato un CSM per guidarti attraverso le fasi iniziali della configurazione e dell'onboarding. Ma nella maggior parte dei casi, i team più piccoli in genere possono mettersi in funzione da soli!

È possibile monitorare le offerte dopo aver inviato una proposta?

Assolutamente! Con il software di gestione delle proposte, i tuoi rappresentanti acquisiranno una visione a raggi X in tutte le attività della pipeline. Non saranno più lasciati all'oscuro una volta inviate le proposte, o indovinando quando dovrebbero dare seguito ai loro potenziali clienti. Riceveranno invece avvisi ogni volta che qualcuno apre la proposta, saranno in grado di vedere quali sezioni sta guardando il cliente e riceveranno notifiche che indicano loro i momenti migliori per il follow-up.

Queste metriche hanno dimostrato di aiutare i rappresentanti a dare la priorità agli affari che hanno maggiori probabilità di chiudere, a spingere i potenziali clienti lenti se non stanno aprendo la proposta e a far rivivere le offerte dormienti se il potenziale cliente apre la proposta per mesi.

Chi deve essere coinvolto nella configurazione del software di gestione delle proposte?

In genere, vendite, operazioni e marketing. Leadership di vendita per guidare il team di successo del cliente attraverso il flusso di lavoro della proposta e il processo di approvazione dell'accordo, leadership di marketing per possedere il contenuto e operazioni per semplificare le integrazioni e il flusso di lavoro operativo.

C'è un modo per sapere quali contenuti o sezioni interessano di più ai potenziali clienti?

Ovviamente! Ogni volta che inviano una proposta, i tuoi rappresentanti riceveranno i dati della proposta individuale che mostrano quanto tempo il potenziale cliente ha trascorso su ciascuna pagina e sezione, ma come proprietario dell'account, hai anche la possibilità di rivedere i dati per l'intero account.

Puoi filtrare tutte le metriche per scoprire quali contenuti o sezioni vengono visualizzati di più in diversi tipi di proposte, rivelare quali sezioni vengono visualizzate di più su offerte vinte e perse e altro ancora. Con l'aiuto di questo software di monitoraggio delle vendite puoi migliorare le sezioni di cui hai bisogno e ritagliare quelle che non sono così importanti come pensavi!

Come si inizia con il software di gestione delle proposte?

Il passaggio al software di gestione delle proposte può sembrare scoraggiante, ma non deve esserlo. In Proposify, accompagniamo il tuo team attraverso un accurato processo di onboarding che inizia con la creazione di un modello personalizzato in base alle tue esigenze. Quindi imposteremo le tue integrazioni e configureremo i tuoi diversi livelli di accesso all'account. Una volta fatto, faremo una chiamata di formazione di prova con un paio dei tuoi venditori e completeremo il tutto con la formazione per l'intero team. E il supporto non finisce qui. Avrai accesso alla nostra coda di supporto prioritario per tutte le tue licenze utente! Se la tua squadra ha bisogno di aiuto, noi ci saremo.

Vogliamo mantenere i venditori in Salesforce, il nostro team può creare proposte partendo da un'opportunità?

Sì! Con l'integrazione di Salesforce, le proposte verranno popolate automaticamente con opportunità, contatti e dettagli dell'account. L'attività della proposta (come le visualizzazioni, ad esempio) verrà registrata come attività sull'affare e puoi fare clic su un'istantanea per ottenere una panoramica della proposta.

Puoi allegare automaticamente proposte alle offerte in un CRM?

Si assolutamente. Quando integri il software di gestione delle proposte con il tuo CRM, tenere traccia delle tue proposte e offerte diventa molto più semplice. Una volta che un accordo è stato firmato o contrassegnato come vinto, la proposta finalizzata passerà all'opportunità come PDF.

È possibile controllare chi può apportare modifiche a modelli e proposte?

Ovviamente! Man mano che più e manager lavorano sui tuoi modelli e proposte, possono iniziare a trasformarsi in qualcosa di completamente diverso. Per mantenere i tuoi documenti coerenti, il tuo CSM lavorerà con te durante l'onboarding per configurare i tuoi ruoli e autorizzazioni. Ad esempio, potresti dare ai tuoi rappresentanti l'accesso alla creazione e alla personalizzazione delle proposte dai tuoi modelli, ma non la possibilità di modificarli.

Puoi persino ottenere informazioni dettagliate all'interno dei tuoi modelli impostando autorizzazioni che determinano quali sezioni possono essere modificate da quali ruoli. Ad esempio, potresti consentire al tuo team tecnico di prevendita di aggiornare l'ambito del lavoro ma impedire ai venditori di modificarlo.

Pensieri finali

Il software di gestione delle proposte è senza dubbio il modo più semplice per aumentare di livello il processo di proposta e ottenere più vendite. Ma prima di lasciare la tua attuale proposta nella polvere, probabilmente hai alcune domande. Ci auguriamo che questo articolo abbia fornito le risposte che stavi cercando, ma se sei ancora curioso, dai un'occhiata alla nostra knowledge base, prenota una demo o chatta con il nostro team di vendita per vedere di cosa si tratta.