Come costruire e implementare un piano di trasparenza del progetto in 4 semplici passaggi

I piani di comunicazione della gestione del progetto devono includere la trasparenza tra tutte le parti interessate per garantire che il progetto vada avanti come pianificato. Ciò mantiene le parti interessate sul compito, in tempo e in punta di piedi. I piani di trasparenza del progetto ti consentono, in qualità di piccolo imprenditore o project manager, di ritenere tutti responsabili delle scadenze in modo che il progetto possa andare avanti.

In effetti, il personale e i project manager preferiscono avere un qualche tipo di software di collaborazione insieme ai loro strumenti di gestione dei progetti. Abbiamo delineato questo e altri motivi per avere la trasparenza del progetto nella prima parte della nostra serie sulla priorità della trasparenza nella pianificazione della gestione del progetto, invece di farne un ripensamento.

Nella seconda parte, analizzeremo i fattori chiave che rendono efficaci i piani di comunicazione per la gestione dei progetti, i quattro passaggi per creare un piano di comunicazione efficace e gli strumenti per aiutarti a prepararti al successo.

Quali sono i fattori critici nella comunicazione del project management?

Nell'ambito più ampio della tua strategia PM (gestione del progetto), il tuo piano di comunicazione per la gestione del progetto dovrebbe concentrarsi su quattro componenti chiave di una comunicazione efficace. Una comunicazione chiara aiuta i tuoi team interni a mantenere i compiti e i tempi, portando al completamento con successo di un progetto.

Canali

Tutti dovrebbero utilizzare gli stessi canali di comunicazione per discutere i progetti, avendo pari accesso ad essi. Per comodità, è possibile impostare gruppi all'interno dei sistemi di messaggistica e denominarli in base alla categoria del progetto, ai livelli degli stakeholder (manager, direttori, team leader), al tipo di attività (ricerca e sviluppo, prototipazione, ingegneria) o ai nomi dei team (tigre, leone, ornitorinco).

Ad esempio, puoi impostare gruppi di posta elettronica all'interno del tuo sistema che inviano messaggi a ciascun membro del team per la discussione. Per un modo più semplice di comunicare, molte opzioni del software di chat dal vivo consentono ai gruppi di parlare contemporaneamente.

Risultati

Quali risultati o obiettivi stai cercando di raggiungere? Quali sono gli obiettivi finali di ogni attività che i tuoi stakeholder devono svolgere per portare avanti il ​​progetto? La comunicazione tra le parti interessate deve fare riferimento a un compito particolare, in modo che tutti comprendano a cosa si fa riferimento per raggiungere gli obiettivi del compito e ottenere risultati.

Pubblico

Il pubblico che vede il messaggio deve avere il significato trasmesso loro il più semplicemente possibile. Questo è importante perché le parti interessate interne e le parti interessate esterne potrebbero non avere gli stessi livelli di coinvolgimento nel progetto. È possibile designare chi contatta chi quando si delinea il piano di comunicazione della gestione del progetto.

Diciamo che il project manager si incontra con il consiglio di amministrazione del cliente una volta al mese. Il manager dovrebbe fornire messaggi che capiranno facilmente, senza entrare troppo nei dettagli, pur essendo in grado di parlare di eventuali rapporti scritti diffusi in quel momento.

Messaggio

I messaggi agli stakeholder devono trasmettere un significato con il minimo attrito e un significato il più chiaro e semplice possibile. Come mai? Quindi le persone che ricevono il messaggio possono intraprendere le azioni appropriate, se necessario.

Esaminare questi quattro passaggi pratici per costruire un piano di comunicazione PM

Pronto a creare un piano di comunicazione trasparente per la gestione del progetto?

Prendi in considerazione l'utilizzo di una metodologia agile e di metodi di gestione dei progetti integrati. Ogni project manager ha un approccio diverso alla gestione del ciclo di vita del progetto. Nel nostro sondaggio ^[*] , abbiamo rilevato che solo il 17% dei manager si affida esclusivamente a metodi agili, mentre il 51% crede in metodi di gestione integrata dei progetti. Combinando entrambi si ottengono risultati migliori.

Le scelte del software di gestione dei progetti abbondano. Con più di 1.350 disponibili, puoi sceglierne uno adatto alle tue esigenze se non ne hai già uno. Il software giusto semplifica la collaborazione, con canali di comunicazione diretti e sistemi di allerta.

Il software PM con piattaforme complete è dotato di automazione che può far avanzare automaticamente le linee temporali quando le attività sono completate, tenendo traccia del tempo su attività e progetti. Scegline uno facile da usare e dotato di funzionalità di reporting.

Tutti all'interno di un progetto dovrebbero comprendere il ruolo di ciascun membro del team all'interno di un sistema di gestione del progetto. Puoi delinearlo in un documento di pianificazione che tutti rivedranno durante una riunione a livello di stakeholder per avviare il progetto. Il motivo dell'incontro è che le persone pongano domande del tipo: "A chi devo riferire se X accade?" Tieni riunioni regolari dopo il lancio iniziale per domande e risposte perché non sai mai chi potrebbe aver bisogno di ascoltarle.

Dwight Eisenhower ^[1] una volta disse: "I piani sono inutili, ma la pianificazione è indispensabile".

Non importa quanto bene esponi i tuoi piani, qualcosa andrà storto o, almeno, suggerirà una linea d'azione diversa. Ecco perché è necessario pianificare variabili e flessibilità all'interno della struttura di un progetto. Le scadenze dovrebbero essere rispettate il più possibile, ma lasciare un certo margine di manovra durante il progetto per circostanze impreviste, come persone che lasciano l'azienda o clienti/clienti con respingimento.

Oltre alle riunioni regolari, organizza riunioni di aggiornamento quando i team raggiungono determinati traguardi. Questi sono importanti da comunicare a tutte le parti interessate per assicurarsi che tutti sappiano quali sono i prossimi passi e cosa deve succedere dopo.

Seleziona gli strumenti di gestione del progetto giusti per promuovere la trasparenza e la comunicazione

Gli strumenti digitali possono abilitare il tuo piano di comunicazione di gestione del progetto fornendogli una struttura pratica per consentire alle persone, inclusi i team remoti, di chattare, inviare documenti, apportare revisioni, impostare scadenze e inviare risultati.

Cerca piattaforme di gestione dei progetti completamente integrate con calendari condivisi visibili a tutti, portali di chat per discussioni di gruppo, funzionalità di videoconferenza, condivisione di file e avvisi automatici per il completamento delle attività.

La tua trasparenza ripaga quando tutti sono nello stesso progetto e sulla stessa pagina. Dai un'occhiata alle nostre cinque migliori soluzioni di gestione dei progetti per la visualizzazione dei progetti come una scelta possibile.

Sfruttare gli strumenti corretti e i quattro passaggi pratici sopra menzionati ti consente di ottenere trasparenza tra le parti interessate dall'inizio alla fine. Il tuo team completerà i progetti in tempo soddisfacendo o superando le aspettative e, con livelli più elevati di soddisfazione del cliente, tu e la tua azienda riscontrerete un successo maggiore e continuerete a crescere.

Metodologia di indagine

* Il sondaggio sugli utenti di Project Management di Capterra è stato condotto nel marzo 2021 tra 422 project manager con sede negli Stati Uniti. Gli intervistati qualificati sono decisori o hanno un coinvolgimento significativo nella gestione quotidiana dei progetti presso la loro organizzazione. Abbiamo formulato le domande per garantire che ogni intervistato comprendesse appieno il significato e l'argomento in questione.

Fonti

1. Citazione di Dwight Eisenhower, Goodreads