Che cos'è un piano di progetto trasparente e perché ne hai bisogno?

Hai appena ottenuto un grosso contratto, che sarebbe potuto andare al tuo più grande concorrente. Ma hai sottovalutato il grosso pesce nello stagno promettendo velocità, agilità e abilità per completare il progetto in tempo e entro i parametri del cliente.

Come imprenditore, non sei preoccupato per le capacità e le capacità del tuo team di marketing di stupire il cliente. Tuttavia, con tutti i cambiamenti di carriera in corso negli ultimi tempi, non vuoi che i dettagli vitali del progetto trapelano ai tuoi concorrenti in un campo altamente contestato per l'acquisizione di nuovi affari nel tuo settore. Vuoi che il tuo team abbia successo anche nel tuo marketing con progetti interni.

Ma vuoi anche potenziare il tuo team in ogni fase del progetto perché ha bisogno di tutti i vantaggi possibili per fornire al di sopra delle aspettative del cliente. Dare priorità alla trasparenza nella comunicazione della gestione del progetto è un aspetto vitale di cui hai bisogno per avere successo.

Un piano trasparente inizia con una comunicazione aperta sulla gestione del progetto per garantire che tutte le parti interessate abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno. Potrebbero aver bisogno di accedere a documenti, e-mail, riunioni, formazione o risorse fisiche e digitali. Questi elementi dovrebbero essere efficienti e facili da trovare, mentre l'integrazione del software di collaborazione rappresenta un altro elemento vitale che potresti apportare alla gestione dei progetti.

Hai bisogno che tutti siano sulla stessa pagina quando si tratta del progetto nel suo insieme, ma devi anche assicurarti che ogni persona sia consapevole di chi sta facendo ogni attività. I project manager devono inoltre disporre di un modo rapido e semplice per accedere a documenti, note e comunicazioni tra le parti interessate per assicurarsi che un progetto rispetti i tempi previsti.

La trasparenza aiuta i membri del team a rimanere in attività entro le tempistiche del progetto, a risolvere i problemi quando si presentano e a portare avanti un progetto per soddisfare i risultati in tempo.

In effetti, le persone che utilizzano il software di gestione dei progetti preferiscono che abbia funzionalità di collaborazione, secondo un sondaggio condotto su 243 professionisti del settore che utilizzano settimanalmente il software di gestione dei progetti (PM). Un totale del 54% degli intervistati ha preferito strumenti di collaborazione e comunicazione integrati, mentre il 13% ha preferito uno strumento di collaborazione autonomo, secondo Software Advice. ^[1] Le funzionalità di collaborazione aiutano i proprietari e i gestori a mantenere la comunicazione e la trasparenza della gestione del progetto all'interno di un team.

Nell'era del lavoro a distanza, la comunicazione e la collaborazione sono ancora più importanti per le piccole imprese. I dipendenti delle piccole imprese ibride, nel senso che lavorano di persona e in remoto per porzioni della settimana lavorativa, affermano che le due principali sfide del modello di lavoro ibrido includono il mantenimento della produttività (40%) e la comunicazione e la collaborazione efficaci (35%) durante un progetto , secondo il sondaggio GetApp del 2021 ^[*] su 503 decisori e 488 dipendenti del personale delle piccole imprese statunitensi. Poiché l'adozione del modello ibrido è avvenuta nella maggior parte di queste aziende, due sfide costanti includono la gestione della produttività e il mantenimento di una comunicazione e collaborazione efficaci nel team di progetto. I tuoi strumenti di gestione dei progetti sono vitali per questa comunicazione continua con i team remoti.

In qualità di proprietario di un progetto o imprenditore, potresti essere reticente ad avere la piena trasparenza con tutti i membri dell'azienda. Non tutti hanno bisogno di conoscere il valore del contratto o i dettagli del contratto. Tuttavia, hai soluzioni alternative se manager e membri del team sono preoccupati per la redditività. Invece di definire quanto vale un contratto, mostra le ore massime di cui ogni membro dello staff ha bisogno per lavorare su un particolare compito. Quindi impressiona loro che diventa più redditizio se i team possono portare a termine il progetto più velocemente.

Proprietari e gestori possono comunque definire chiaramente gli aspetti di un progetto senza divulgarne i dati finanziari.

Le scadenze sono fondamentali per portare avanti un progetto e completarlo in tempo. Tutti dovrebbero avere un modo per tenere traccia del tempo dedicato a un progetto per sapere se stanno raggiungendo i propri obiettivi. Ogni obiettivo all'interno di un progetto dovrebbe essere chiaro e avere una scadenza chiara.

Le parti interessate dovrebbero sapere esattamente quali compiti devono svolgere durante un progetto. Sebbene possano esserci sovrapposizioni per assenze del personale o se qualcuno ha bisogno di aiuto, avere ruoli chiaramente definiti aiuterà tutti a rimanere in attività senza duplicare gli sforzi.

Tutti hanno bisogno di strumenti e risorse per raggiungere i propri obiettivi entro il tempo assegnato. Autorizzare le parti interessate nel progetto assicurandosi che abbiano gli strumenti, i prodotti e i servizi giusti a loro disposizione. La comunicazione della gestione del progetto è vitale qui perché i leader del team dovrebbero chiedere ai loro compagni di squadra di cosa hanno bisogno per avere successo.

Qualsiasi progetto, grande o piccolo che sia, può andare storto per diversi motivi. È importante cogliere i problemi mentre accadono perché è più facile risolverli immediatamente anziché aspettare se la difficoltà si trasforma in qualcosa di più grande più avanti.

La cattiva comunicazione interna tra il personale può ritardare le fasi di un progetto. Anche la mancanza di comunicazione da parte di un cliente può causare il mancato rispetto delle scadenze, anche se non è colpa del tuo team. Costruisci in sequenze temporali alterate nel caso qualcosa vada storto.

Secondo il nostro sondaggio su 422 project manager, un quarto dei progetti ha meno del 50% di possibilità di fornire risultati in tempo. ^[**] Ciò contribuisce a ridurre il valore aziendale fornito ai clienti e a una maggiore probabilità di superare il budget e la tempistica originale per il completamento.

Rimanere al passo con gli snafus e riconoscere che qualcosa non andrà secondo i piani è la chiave per mitigare i problemi in modo efficiente.

Avere un piano di progetto chiaramente definito aiuta tutti coloro che ci lavorano e il progetto stesso. Tutti comprendono le aspettative e le scadenze, vedono l'immagine grande ei piccoli dettagli e portano il progetto verso il completamento.

5.1 Ottimizza il lavoro di squadra

Quando tutti sanno quali ruoli svolgono tutti gli altri, gli individui hanno una migliore comprensione delle funzioni del proprio team nell'ambito più ampio di un progetto. Conoscere queste cose migliora la comunicazione della gestione del progetto, la responsabilità e a chi chiedere assistenza (se necessario).

5.2 Mitiga il mal di testa

Alcune attività non possono essere avviate finché altre attività non sono state completate. Quando si verificano ritardi, i project manager e i membri del team possono identificare come aggirare ulteriori ritardi. Serve anche come strumento di apprendimento per aiutare l'intero team a comprendere l'importanza di rispettare le scadenze.

5.3 Motiva i dipendenti

Scadenze trasparenti e una chiara comunicazione sulla gestione del progetto motivano i dipendenti ritenendo tutti responsabili delle proprie azioni. Le persone possono vedere esattamente quale impatto hanno le loro attività su quelle di tutti gli altri mentre tengono traccia di un progetto.

Alcuni rapidi risultati e soluzioni che possono facilitare la trasparenza del piano di progetto includono:

Condividi i calendari/timeline di tutte le parti interessate. Il solo fatto di sapere quando altre attività sono state completate, specialmente quando ci sono dipendenze, può far avanzare un progetto al giusto ritmo.

Tieni riunioni per il brainstorming e gli aggiornamenti di stato. I check-in settimanali del team e gli aggiornamenti mensili dello stato sono appropriati qui. I check-in individuali sono una buona idea per chiedere se qualcuno ha bisogno di assistenza.

Utilizza strumenti digitali come software di gestione dei progetti , software di gestione del flusso di lavoro e strumenti di collaborazione. Possono ridurre le attività banali migliorando la comunicazione con tutte le persone coinvolte.

Festeggia i successi nel raggiungimento degli obiettivi! Anche se un progetto non è ancora finito, arrivare a un nuovo livello offre un motivo per festeggiare.

Resta sintonizzato per la seconda parte di questa serie, in cui discuteremo le istruzioni dettagliate per creare un piano di progetto trasparente.

Metodologie di indagine

* Il sondaggio sul lavoro ibrido di GetApp è stato condotto nell'aprile 2021 tra 503 decisori e 488 dipendenti di piccole imprese negli Stati Uniti con da due a 250 dipendenti. L'obiettivo di questo sondaggio era di conoscere le sfide, le preferenze e i risultati relativi al modello di lavoro ibrido.

** Il sondaggio sugli utenti di Project Management di Capterra è stato condotto nel marzo 2021 tra 422 project manager con sede negli Stati Uniti, 367 dei quali sono utenti di software di gestione dei progetti, per scoprire chi sta utilizzando il software di gestione dei progetti, le funzionalità che utilizzano o meno, quali vorrebbero aver usato e quali risultati hanno visto dal loro investimento. Gli intervistati qualificati sono decisori o hanno un coinvolgimento significativo nella gestione quotidiana dei progetti presso la loro organizzazione. Abbiamo formulato le domande per garantire che ogni intervistato comprendesse appieno il significato e l'argomento in questione.

Fonti

1. Cosa vogliono i team negli strumenti di collaborazione, nella consulenza sul software