Come dare il via al tuo progetto nel modo giusto

Pubblicato: 2022-03-21

Se dovessimo confrontare l'avvio di un progetto con l'inizio di una partita di calcio, non condurre un incontro di calcio d'inizio è come non avere una strategia tattica. Senza un piano, tutto ciò che puoi fare è improvvisare e, sebbene a volte possa essere divertente, il più delle volte porta a perdite di tempo, perdite di denaro e fiducia infranta. Sembra una ricetta per il disastro, giusto?

#hackyourkickoff – la procedura di decollo perfetta

Sebbene ogni progetto sia diverso, la procedura di lancio è solitamente abbastanza simile e basata sugli stessi principi . Per ottimizzare i tuoi sforzi, vale la pena creare una checklist basata su modelli che includa tutti i "must" e abbreviarla o arricchirla con punti opzionali aggiuntivi, a seconda delle esigenze del progetto. In questo modo, non avrai bisogno di inventare la ruota ogni volta che ti immergi in un nuovo progetto e la coerenza del tuo processo tra diversi progetti migliorerà.

Dividere gli argomenti che vuoi trattare in più aree ti aiuterà sicuramente a mantenere l'ordine . La scomposizione può basarsi sulle fasi attraverso le quali il progetto passa successivamente (pre-produzione, progettazione, produzione, ecc.) o, ad esempio, sul triangolo di ferro della gestione del progetto: scopo, tempo, costo (e tutto il resto ). Non importa quale ti serve meglio, assicurati di coprire con precisione tutte le aree, specialmente quelle più discutibili.

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Quindi come conduci il processo? Diamo un'occhiata più da vicino.

Una rapida introduzione

Prepara la scena: esamina il background e lo scopo del progetto : hai bisogno di un obiettivo chiaro, misurabile e stimolante a cui mirare, non eccessivamente ambizioso.
Stabilire le aspettative , discutere la dichiarazione di lavoro, riassumere le strutture e le tecnologie.
Prepara le regole di sicurezza , decidi gli accessi e l'archiviazione delle credenziali, scegli lo strumento giusto per conservare la documentazione del progetto in un luogo centrale e collaborativo.
Annunciare i ruoli e gli incarichi all'interno del team. Rendere il cliente consapevole dei possibili cambiamenti del team e di quanto saranno coinvolti i membri del team.
Concordare sulla matrice RACI con tutte le responsabilità e dipendenze e decidere anche il processo di approvazione.
Imposta un orario di lavoro conveniente , soprattutto se lavori in fusi orari diversi.
Discutere i canali di comunicazione (es. chat di gruppo per contatti ad hoc ed e-mail per corrispondenza formale) e la frequenza.
Disporre una matrice di incontri ciclici e assicurarsi che ogni persona rilevante riceva gli inviti necessari per parteciparvi (l'intero team non deve partecipare a ogni incontro).
Stabilire un codice di condotta, ovvero un codice generale di squadra per il quale chiunque possa proporre le regole e che sarà seguito da tutta la squadra per mantenere una rispettosa collaborazione.

Suggerimento per professionisti: tutte le informazioni dovrebbero essere facilmente trovate su un poster del progetto se ne conservi uno.

Ambito del progetto

Preparare l'elenco dei risultati e dei requisiti sotto forma di una bozza di backlog.
Evidenzia le priorità essenziali del progetto : l'esecuzione di un'analisi MoSCoW può essere utile.
Concentrarsi sui vincoli , come un budget rigoroso o una tempistica per raggiungere il consenso sull'ambito (suggerire apertamente potenziali tagli).
Annotare la definizione di pronto e la definizione di fatto .
Non dimenticare la tassonomia , un glossario relativo al progetto per evitare malintesi o confusione.

Cronologia del progetto

Presentare il cliente al processo aziendale e adattarlo alle esigenze del progetto, specificare il flusso di lavoro nel team.
Preparare la tabella di marcia con scadenze chiare e concordare alcuni possibili margini di errore.
Stabilisci le pietre miliari e i tempi determinati dal ciclo di vita del progetto: rilasci, regressioni, durata dello sprint ecc.
Ricordarsi di concentrarsi su tutte le fasi del progetto a cui si riferisce la cooperazione (avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e/o chiusura).

Budget del progetto

Confermare il budget e concordare eventuali deviazioni.
Assicurati che tu e il tuo cliente abbiate esattamente la stessa comprensione del metodo di fatturazione approvato. Ricontrolla se le differenze tra T&M e modelli a prezzo fisso sono chiare.
Scopri come gestire i bug, le richieste di modifica e le revisioni del codice .
Identifica i blocchi stradali e i rischi , prepara la strategia di mitigazione e coinvolgi tutti nella creazione di un registro delle modifiche regolarmente aggiornato.
Assumersi la responsabilità di monitorare lo stato di avanzamento e garantire la tempestiva consegna dei rapporti sullo stato del progetto.

È ora di accendere la miccia

Il giorno della tua esposizione è arrivato! Ora, dato che hai tutto messo insieme, l'incontro stesso dovrebbe essere solo formalità piacevoli. Con questi pochi passaggi, ne otterrai sicuramente il massimo:

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Fornire un programma della riunione in anticipo per consentire a tutti i partecipanti rivedere tutti i dettagli del progetto necessari e prepararsi per l'incontro. Sottolinea gli argomenti principali per i quali richiedi un'azione speciale da parte di qualcuno.
Prendi appunti e condividi il riepilogo della riunione con il tuo team in seguito . Questo è il migliore dei modi informali per dare uno status ufficiale a tutto ciò che è stato concordato durante la riunione. Inoltre, se tutti sono a bordo, puoi registrare la sessione e avere la possibilità di riprenderla in futuro.
Garantire che una corretta esecuzione sia possibile in seguito creando un coinvolgimento e un interesse altrettanto forti per l'intero team . Per questo l'incontro dovrebbe assumere la forma di un dialogo, non di una trasmissione. Avere qualche idea per delle formule coinvolgenti nella manica, ad esempio: ognuno si presenta da solo (nome, ruolo, come gli piace lavorare nel progetto). Punti bonus per aver assegnato del tempo per un breve rompighiaccio e domande e risposte.
Discuti i prossimi passi . Probabilmente è il modo in cui si terminano le riunioni su base giornaliera, ed è esattamente come dovrebbe essere in questo caso. Sarebbe positivo se anche i prossimi passi fossero inclusi nel riepilogo della riunione di avvio.

Conduci questo incontro in un modo che ti sia comodo, ma rimani organizzato e non ti perderai nulla.

Ricorda: gioca a Capitan Ovvio

Anche se alcune cose ti sembrano ovvie perché le hai fatte in un certo modo in progetti passati, non devono essere così chiare al tuo cliente e al resto del team . Spiegare che l'erba è verde ti sembra ridondante? Fino a quando non verrai a lavorare con una persona daltonica, potrebbe essere.

Dire l'ovvio ad alta voce e scriverlo riduce il rischio di qualsiasi discrepanza nell'interpretazione e assicura che stiate andando tutti esattamente nella stessa direzione.

Lo stesso vale per le cose che potrebbero influenzare il progetto. Non dovresti nascondere nulla qui: la trasparenza è uno degli ingredienti più importanti di una collaborazione sincera e di successo . La fiducia reciproca è essenziale per il buon funzionamento della squadra. È molto difficile da costruire e molto facile da perdere.

Se non sei sicuro che qualcosa valga la pena menzionare, significa che lo è. Le supposizioni non hanno posto qui, poiché i problemi non detti possono intensificarsi nei momenti meno attesi. Come Project Manager, probabilmente conosci già la legge di Murphy...

Riepilogo

Il kick-off meeting è un'opportunità per sincronizzarsi insieme su come guidare il progetto verso il successo. Con un'adeguata preparazione, puoi limitare le sorprese ed evitare battute d'arresto in seguito. Buona fortuna!

Hai bisogno di aiuto per assicurarti che la tua idea di prodotto stia andando nella giusta direzione? Non esitate a contattarci!