Cosa sono le previsioni nella gestione dei progetti?

Se sei mai stato responsabile di un progetto, probabilmente sai già quanto può essere stressante gestire un progetto dall'inizio alla fine. Oltre a garantire che ogni fase del progetto disponga di finanziamenti e risorse sufficienti, devi anche evitare sforamenti di budget e ritardi, e questo può tenerti sull'orlo dell'incertezza fino al completamento del progetto.

Tuttavia, non deve essere così.

Se vuoi evitare di fare di tutto per vedere un progetto realizzato, tutto ciò che devi fare è fare una previsione di gestione del progetto.

Ma cos'è una previsione di gestione del progetto e come funziona esattamente? Continua a leggere perché stiamo per scoprire tutto ciò che devi sapere sulla previsione nella gestione dei progetti, dai suoi elementi di base ai suggerimenti scelti con cura per aiutarti a implementare con successo la previsione del progetto, indipendentemente dalla lunghezza del tuo progetto.

In questo post del blog:

• Ulteriori informazioni sulle basi della previsione del progetto,
• Scopri gli elementi di previsione nella gestione dei progetti e
• Scopri 7 suggerimenti per aiutarti a realizzare con successo le previsioni del tuo progetto.

Cos'è la previsione del progetto?

La previsione nella gestione del progetto è il processo di fare previsioni sui possibili risultati futuri di un progetto in corso. Queste stime, tuttavia, non si basano su un lancio di una moneta, ma dovrebbero basarsi su un'attenta osservazione e analisi dei dati attuali di un progetto in corso.

Infatti, la previsione del progetto dovrebbe iniziare quando il 20% del progetto è già stato completato, in modo da avere informazioni sufficienti per fare previsioni basate sui dati raccolti. Inoltre, man mano che il progetto avanza, a volte dovrai aggiornare le tue previsioni, soprattutto se devi rispondere frequentemente a eventi imprevisti.

In poche parole, se vuoi prevedere i risultati del tuo progetto, dovrai utilizzare tutte le informazioni e le conoscenze che hai dopo aver completato circa un terzo del tuo progetto e fare previsioni sul punto finale del tuo progetto.

Quali sono gli elementi più importanti della previsione del progetto?

Prima di iniziare a fare una previsione del progetto, dovrai prendere in considerazione tre elementi cruciali se vuoi assicurarti che il tuo progetto si svolga nel modo più fluido possibile. Pensa al tuo progetto:

• Durata,
• Costo e
• Qualità.

Elemento #1: Durata del progetto

Prima ancora di prendere in considerazione la realizzazione di un progetto, inizia col farti una domanda:

Quanto durerà il progetto?

Se vuoi fare una previsione accurata del progetto, devi prima determinare quanto tempo ti servirà per l'intero progetto. Quindi, prova a dividere il tuo progetto in attività, fasi o passaggi più piccoli, in modo da poter stimare quanto tempo impiegherà ciascuna delle tue attività.

I project manager utilizzano spesso software di pianificazione dei progetti per automatizzare il processo di pianificazione dei progetti e migliorare l'accuratezza delle previsioni. Questo tipo di strumento può aiutarti ulteriormente a tenere traccia del tempo di ogni attività e aiutarti a raccogliere dati importanti, tutti archiviati in un unico posto e possono aiutarti a fare previsioni future.

Elemento #2: Costo del progetto

Dopo aver determinato la durata approssimativa del tuo progetto, continua facendo una stima dei costi del tuo progetto.

Anche se creare la previsione di spesa più accurata non è sempre il compito più semplice, tenere traccia delle spese può semplificare notevolmente questo processo e aiutarti a ottenere i numeri più accurati da includere nei tuoi calcoli.

Dal momento che probabilmente vorrai che il tuo budget stimato sia il più vicino possibile al costo finale del tuo progetto, assicurati di includere sia i salari dei tuoi dipendenti che gli strumenti che utilizzano per tutta la durata del progetto.

Elemento n. 3: Qualità del progetto

Nel momento in cui decidi di mettere in moto un progetto, probabilmente vorrai ottenere risultati di alta qualità. Tuttavia, prestazioni di alta qualità vanno di pari passo con un budget maggiore.

Quindi, se il tuo budget è limitato, potresti voler valutare le tue priorità e decidere se sei pronto a sacrificare la qualità per poter concludere il tuo progetto senza che i tuoi costi vadano alle stelle.

Dal momento che potresti non essere in grado di pagare i dipendenti più qualificati o acquistare materiali di altissima qualità con un budget limitato, pensa a come le risorse limitate potrebbero influire sul tuo risultato finale e includi i risultati nelle previsioni del progetto.

Inoltre, tieni presente che se decidi di optare per un progetto di qualità superiore, questa scelta potrebbe anche influire sulla durata del tuo progetto, poiché avrai bisogno di più tempo per trovare e selezionare le persone più qualificate per il lavoro o ottenere materiali di prima qualità .

Un esempio di previsione nella gestione dei progetti

Supponiamo che tu gestisca una società di marketing e un cliente ti richieda di creare una strategia di social media per loro. Dopo che tutte le informazioni sono state raccolte e il 20% del tuo progetto è terminato, puoi iniziare a fare previsioni del progetto.

Per una previsione accurata del progetto, dovrai considerare:

• Il tempo che impiegherà ogni fase, attività e l'intero progetto (compreso il tempo extra se necessario o se il cliente richiede una consegna urgente),
• Il lavoro che verrà svolto durante il progetto (compreso lo sviluppo di una strategia, la decisione sul design, la scrittura dei contenuti, la programmazione dei post sui profili e così via) e
• I dipendenti che saranno coinvolti in questo progetto dall'inizio alla fine e i loro stipendi (questo include verificare se avrai bisogno di assumere altri dipendenti o se i tuoi attuali dipendenti sono sufficientemente qualificati, se hai un piano di riserva in caso di emergenza , e così via).

Perché la previsione nella gestione dei progetti è importante?

Le previsioni nella gestione dei progetti ti aiutano con:

• Stima dei possibili risultati,
• Ridurre i rischi di esecuzione di un progetto e
• Aumentare le possibilità di successo del progetto.

Tuttavia, non è sempre facile prevedere l'esito finale di un progetto, soprattutto all'inizio quando non si hanno tutte le informazioni. Pertanto, è fondamentale identificare tutti i possibili risultati e determinare quali risultati si desidera ottenere. Le previsioni nella gestione dei progetti possono aiutarti ad anticipare tutti i possibili risultati e determinare quale sia il più vantaggioso per la tua azienda.

Inoltre, la previsione del progetto può aiutarti a prepararti a tutti i cambiamenti che possono verificarsi durante l'esecuzione del progetto, nonché a calcolare e ridurre i rischi. Riducendo i rischi, ottieni un maggiore controllo sul tuo progetto e aumenti le tue possibilità di successo.

Poiché la gestione dei progetti ruota attorno all'utilizzo delle tue capacità e conoscenze per prendere decisioni sagge per garantire il successo del progetto, la previsione del progetto si presenta come uno strumento utile per aiutarti a prendere decisioni informate basate sulle previsioni più accurate possibili. Pertanto, facendo previsioni accurate, aumenti le possibilità di successo del tuo progetto.

Inoltre, le approvazioni dei progetti si basano spesso sui risultati previsti: se l'esito è sfavorevole, il progetto potrebbe persino essere rifiutato.

7 Suggerimenti per previsioni di successo nella gestione dei progetti

La previsione nella gestione dei progetti è un processo complesso poiché richiede di considerare molteplici fattori, come ad esempio:

• Volta,
• Costo,
• Qualità,
• Risorse,
• Personale, e così via.

Tuttavia, per aiutarti a evitare di sentirti sopraffatto da troppe attività nel piatto, abbiamo messo insieme alcuni suggerimenti per aiutarti a garantire che le previsioni di gestione del progetto funzionino come un orologio.

Suggerimento n. 1: crea più previsioni

Non importa quanto sia accurata una previsione, ci sarà sempre il rischio che eventi imprevedibili alterino il risultato finale del tuo progetto. Pertanto, invece di basarsi su una previsione di progetto e sperare per il meglio, è molto meglio provare a fare un paio di previsioni dettagliate. Sarai molto più vicino a prevedere il risultato effettivo se includi varie opinioni e possibilità e crei più previsioni. Come dice il proverbio, "Non mettere tutte le uova nello stesso paniere".

Suggerimento n. 2: sii organizzato

Le grandi capacità organizzative sono una delle qualità più importanti che un project manager dovrebbe possedere. Tenere traccia di tutti i passaggi e avere familiarità con i ruoli di ciascun membro del team è fondamentale per un'efficace gestione del progetto, ed è qui che può tornare utile monitorare l'avanzamento del progetto in ogni fase del percorso. Affidandoti a uno strumento che può aiutarti a vedere quanto tempo il tuo team dedica a ciascuna attività, sarai in grado di ottenere schede attività che possono essere utilizzate per fare previsioni durante l'esecuzione del progetto.

Suggerimento n. 3: utilizza gli strumenti di previsione

Puoi imparare molto osservando i dati del progetto e traendone conclusioni. Tuttavia, per produrre le migliori previsioni possibili, prova a implementare un software di gestione dei progetti come Plaky nella tua attività, che porterà molti vantaggi al tuo progetto.

Con Plaky puoi:

• Avere i dati statistici più accurati sul tempo dedicato a ciascuna attività,
• Ottieni tutte le informazioni importanti di cui hai bisogno per una previsione precisa del progetto a portata di mano,
• Avere una chiara panoramica di tutte le attività del progetto come l'avanzamento del progetto e le scadenze,
• Assegna compiti ai dipendenti in modo che tutti sappiano cosa fare,
• Organizzare i progetti in fasi o compiti,
• Lascia commenti e feedback,
• Ricevi una notifica quando qualcuno ti assegna un'attività, quando c'è un aggiornamento o qualcuno ti menziona,
• Avere una rappresentazione visiva della sequenza temporale del progetto e
• Essere in grado di apportare rapidamente e automaticamente modifiche ai tuoi progetti, quindi non devi perdere tempo a farlo manualmente, ecc.

Non appena inizi a utilizzare Plaky noterai quanto più facile e veloce puoi organizzare i membri del tuo team e le attività. Avrai una chiara panoramica dell'intero progetto e di tutte le sue attività in modo da poter fare previsioni migliori sull'esito del progetto.

Suggerimento n. 4: pianifica tempo extra per le attività (per ogni evenienza)

Eventi imprevedibili e ritardi del progetto possono verificarsi nonostante i tuoi migliori sforzi e gli strumenti di previsione e gestione più aggiornati. Non si sa mai quando un dipendente potrebbe dichiararsi malato o se impiegherà più tempo del previsto per completare un'attività. Ecco perché è sempre un'opzione sicura programmare più tempo per ogni attività.

Inoltre, prova a monitorare i progressi del tuo progetto in ogni fase del processo. Se noti che alcune attività o attività richiedono più tempo del previsto durante l'esecuzione di un progetto, puoi modificarle e aggiungere il tempo necessario.

Per fare previsioni di progetto migliori durante l'esecuzione del tuo progetto attuale puoi utilizzare un'app di monitoraggio delle attività che ti aiuta a tenere un registro dei superamenti del tempo in modo da sapere esattamente quale attività richiede più tempo. Di conseguenza, puoi usarlo come riferimento in futuro per strutturare meglio i tuoi prossimi progetti e assicurarti di avere meno sovraccarichi e ritardi.

Suggerimento n. 5: Presenta chiaramente le previsioni del tuo progetto

A volte, nemmeno tutti i tuoi dati, dipendenti qualificati o previsioni impeccabili potrebbero essere sufficienti per il successo del progetto. Una volta che la tua previsione è stata sviluppata e documentata, dovresti presentarla chiaramente ai membri del tuo team in modo che tutti siano consapevoli delle proprie responsabilità.

Per assicurarti che tutte le fasi e le attività del progetto siano presentate in modo chiaro, puoi utilizzare il software di pianificazione dei dipendenti che consente al tuo team di ottenere una chiara panoramica di tutte le loro attività e attività e sapere esattamente cosa dovrebbero fare per raggiungere un obiettivo desiderato esito del progetto.

Suggerimento n. 6: monitora le prestazioni del tuo progetto

Tieni presente che la previsione del progetto è semplicemente una previsione che può cambiare a causa di fattori esterni o interni, quindi dovrai tenere traccia del tuo progetto in tutte le fasi della sua esecuzione.

Ad esempio, quando monitori le tue prestazioni, potresti notare che sei a corto di budget. Conoscere un deficit di bilancio può aiutarti ad apportare le modifiche necessarie e risolvere il problema in tempo. Ad esempio, puoi reindirizzare i finanziamenti da altre filiali o informare il tuo cliente sulle variazioni del prezzo. Di conseguenza, le tue previsioni cambieranno e avrai una previsione più accurata.

Inoltre, il monitoraggio delle prestazioni del progetto garantisce che noterai cambiamenti imprevisti, potenzialmente capirai come risolverli e li comunicherai correttamente ai tuoi clienti in tempo.

Suggerimento n. 7: rivedi ogni progetto e controlla se le previsioni erano corrette

Dopo aver completato un progetto, dovresti esaminare i risultati per vedere quanto corrispondono alle tue previsioni, poiché il successo di un progetto può essere misurato in base a quanto corrisponde alle stime originali.

Ad esempio, se sono state apportate modifiche in termini di tempi o costi, è possibile incorporarle nelle previsioni future per progetti simili. Capire cosa mancava nelle previsioni precedenti può aiutarti a migliorare le previsioni dei progetti futuri.

Conclusione: aumenta le tue possibilità di successo del progetto con la previsione del progetto

Come probabilmente avrai già capito, un'efficace previsione del progetto è ciò che differenzia un progetto ben eseguito da un progetto andato male.

In questo articolo, abbiamo spiegato cosa richiede la previsione nella gestione dei progetti. Abbiamo anche incluso alcuni suggerimenti di previsione che troverai utili se decidi di iniziare a fare previsioni di progetto.

Tuttavia, tieni presente che la previsione del progetto è un processo complesso e richiede molta preparazione e riflessione.

Dovresti provare a pianificare più tempo per le attività, tenere traccia delle prestazioni del tuo progetto e utilizzare uno strumento di previsione per dati più accurati.

Un buon risultato del progetto non può essere garantito da una previsione del progetto perché dipende da molti fattori, ma ti porterà un passo più vicino al successo.

‼️ La previsione nella gestione dei progetti è un processo utile che ti consente di mantenere il controllo del tuo progetto. Hai qualche consiglio prezioso su come migliorare la previsione del progetto? Scrivici a [email protected] per avere la possibilità di essere presente in uno dei nostri futuri articoli. Inoltre, se ti è piaciuto questo articolo, condividilo con qualcun altro che conosci che lo troverà interessante.