Gestione dei costi del progetto: le basi, i passaggi e gli obiettivi principali

Quando la tua azienda intraprende un nuovo progetto, il successo o il fallimento del tuo lavoro dipende dall'efficienza dei tuoi sforzi di gestione del progetto e l'elemento più importante dei tuoi sforzi di gestione del progetto è la gestione dei costi di gestione del progetto.

Inoltre, una stima imprecisa dei costi del progetto può essere uno dei motivi principali per cui i progetti superano il budget o falliscono completamente.

Per poter completare con successo il tuo progetto, devi essere in grado di controllare, analizzare e prevedere i costi in modo più preciso e prevenire esiti negativi.

Per aiutarti a rispettare il budget del tuo progetto, spiegheremo quanto segue:

• La definizione della gestione dei costi di progetto,
• Gli obiettivi principali della gestione dei costi di progetto,
• Il modo per calcolare i costi di gestione del progetto, e
• Le 4 fasi della gestione dei costi di progetto.

Tratteremo anche alcune domande frequenti sulla gestione dei costi del progetto, quindi resta con noi.

Cos'è la gestione dei costi di progetto?

La gestione dei costi del progetto è un processo che prevede la stima e l'allocazione del budget del progetto e dei costi successivi, nonché il controllo dei costi del progetto.

La gestione dei costi del progetto ti consente di avere un quadro chiaro dello stato finanziario del tuo progetto. Aiuta i project manager a prevedere le spese future e ad agire di conseguenza.

Alcuni dei vantaggi della gestione dei costi di progetto sono:

• Diminuzione delle spese,
• Maggiore efficienza e
• Monitoraggio dei progressi.

Importanti termini di gestione dei costi del progetto

Per facilitare la comprensione di alcuni termini importanti relativi alla gestione dei costi di progetto, li spiegheremo in modo più dettagliato.

In questa sezione spiegheremo i seguenti termini:

• Costi del progetto e
• Il bilancio del progetto.

Quali sono i costi del progetto?

Complessivamente, i costi del progetto sono i fondi totali necessari per coprire monetariamente e completare una transazione commerciale o un progetto di lavoro.

I costi del progetto riguardano:

1. Costi diretti — I costi diretti sono quelli direttamente coinvolti nel progetto e necessari per completare detto progetto.
2. Costi indiretti — I costi indiretti per un progetto sono costi che non portano direttamente al completamento del progetto ma sono comunque vitali per l'azienda o l'individuo che lavora a tale progetto. In quanto tali, fanno parte dei costi dei singoli progetti.

I costi diretti includono il costo di:

• Professionisti che lavorano al progetto , ad esempio dipendenti dell'azienda o appaltatori esterni e liberi professionisti.
• Attrezzature : ovvero gli strumenti e le macchine che i dipendenti, gli appaltatori o i liberi professionisti utilizzano per completare il progetto.
• Materiali — ovvero materiali fisici (che non sono strumenti o macchine) necessari per completare il progetto.
• Compiti di gestione del progetto, ovvero tutti i compiti intesi a facilitare il completamento del progetto prima di un dato momento e in base a requisiti specifici.
• Compiti ingegneristici (se necessari) — ovvero tutte le ricerche, i lavori di progettazione e l'installazione delle attrezzature effettuate per portare a termine il progetto.
• Trasporto (se presente), ad esempio tariffe personalizzate, consegna del prodotto finito ai rivenditori, ecc.

I costi indiretti includono il costo di:

• Spese generali operative, ad esempio affitto dell'ufficio, utenze, assicurazioni, attrezzature generali per ufficio e materiali.
• Stipendio annuo obiettivo , ovvero il profitto pulito che l'azienda o l'individuo desidera realizzare, oltre al denaro necessario per coprire le spese generali e altre spese.

Gestire i costi diretti e indiretti e mantenerli all'interno del budget è essenziale per una corretta gestione dei costi del progetto.

Qual è il budget del progetto?

Il budget del progetto è l'importo totale di denaro pianificato e stanziato per l'esecuzione di un progetto entro un periodo di tempo specifico (scadenza).

Il budget del progetto si basa sulla stima iniziale dei costi del progetto e di solito dipende dall'efficacia del controllo dei costi del progetto. Esistono 4 principali tecniche di gestione del budget di progetto:

1. Incrementale : tieni traccia del tempo delle tue attività all'interno di un progetto e ottieni una comprensione del tempo effettivo necessario per completare tali attività in futuro.
2. Basato sull'attività : calcoli le tue entrate ideali , consideri quanti progetti devi lavorare durante l'anno e i loro prezzi per raggiungere tali entrate e determini il budget di ogni singolo progetto calcolando i costi per quel progetto.
3. Proposta di valore : aggiungi elementi al tuo budget in base al valore che apportano al tuo progetto. Se un elemento/attività/professionista è importante per il progetto, viene aggiunto al budget pianificato.
4. A base zero : questa tecnica di gestione del budget è simile alla proposta di valore. La differenza (e la condizione per l'inclusione della voce nel budget) è che la voce deve essere giustificata e dimostrata utile per ogni nuovo periodo di attività e non solo per un progetto. Tutti gli elementi importanti per un nuovo periodo di tempo lavorativo vengono approvati per il budget.

Per saperne di più sui modi migliori per gestire tutti i costi relativi al budget di un progetto, dai un'occhiata a queste tecniche di gestione dei costi del budget.

Tecniche di gestione dei costi di bilancio

Per assicurarti di rispettare il budget (e tagliare i costi dove puoi), dovresti:

• Formare i dipendenti per essere efficienti con il loro tempo — Seguire i giusti suggerimenti per la gestione del tempo e aumentare le giuste capacità di gestione del tempo aiuterà il tuo team a essere più efficiente in termini di tempo, il che, a sua volta, ti aiuterà a risparmiare sui costi.
• Sfrutta la tecnologia più recente : oltre a uno strumento di gestione dei progetti, prova a introdurre altri strumenti aziendali per aiutare ad automatizzare il lavoro dei dipendenti in modo conveniente.
• Attività in outsourcing — Assumere un professionista rispettabile al di fuori dell'azienda per gestire una parte del tuo lavoro (lavoro relativo all'azienda o specifico per un progetto) ti aiuterà a ridurre i costi.
• Riduci le spese generali : l'assicurazione è una spesa generale non negoziabile, ma ci sono alcune spese generali senza le quali potresti lavorare (e vivere). Gli esempi includono un ufficio elegante nel centro della città per il tuo lavoro freelance o servizi alla moda ma per il resto poco utili. Taglia ciò che puoi per ottenere il massimo dal tuo budget.

L'importanza della gestione dei costi nei progetti e delle tecniche di gestione dei costi elencate è quasi autoesplicativa: quando miri a gestire i tuoi costi per rispettare il budget del progetto stabilito, stai essenzialmente lasciando che il budget stabilito guidi le tue decisioni.

Se non miri a gestire i costi del tuo progetto, probabilmente andranno fuori controllo e l'intero progetto potrebbe andare in pezzi a causa di una gestione errata.

Quali sono gli obiettivi principali della gestione dei costi di progetto?

I vantaggi di una corretta gestione dei costi del progetto derivano dagli obiettivi principali della gestione dei costi del progetto , che includono:

• Concentrandosi sulla consegna del progetto sulla base dei criteri di valore stabiliti all'inizio del progetto,
• Monitorare e documentare tutte le transazioni, i pagamenti e le modifiche relative al progetto e
• Fare sforzi per ridurre i costi aziendali complessivi.

In generale, lo scopo principale di una corretta gestione dei costi del progetto è aiutare i project manager a completare con successo il progetto, ma anche ridurre le spese di progetto non necessarie. Un progetto può avere veramente successo solo se tieni traccia dei costi e rimani nei limiti del budget del progetto.

Come calcolare i costi di gestione del progetto

Nel determinare le tariffe di gestione del progetto per i suoi principali progetti di strutture, la Northwestern University ha aderito al seguente principio: più grande è il progetto, minore è il costo di gestione del progetto rispetto al costo totale del progetto stesso.

Per vedere come hanno calcolato le spese di gestione del progetto in base alla dimensione dei loro progetti, dai un'occhiata alla tabella qui sotto.

Man mano che i progetti diventano più costosi e più grandi, i costi della gestione del progetto stanno gradualmente diminuendo, secondo un sistema di commissioni di gestione del progetto graduale che utilizzano.

Il loro compenso si basa sul budget del progetto che è stato determinato all'inizio del progetto stesso e dovrebbe rimanere lo stesso per tutta la durata del suddetto progetto.

In sostanza, i costi di gestione del progetto dipenderanno dalle dimensioni del progetto, ma dipenderanno anche dal prezzo del software di gestione del progetto che scegli di utilizzare, che deve essere incluso nel budget.

Quali sono le 4 fasi della gestione dei costi di progetto?

Per gestire al meglio i costi del tuo progetto, segui questi 4 semplici passaggi:

• Pianifica le risorse,
• Stimare il costo,
• Determinare il budget dei costi e
• Controlla i costi.

Passaggio n. 1: pianificare le risorse

La pianificazione delle risorse include la revisione dell'ambito del progetto e quindi la determinazione delle risorse future: queste risorse sono necessarie per completare il progetto. L'ambito del progetto è uno schema del progetto che determina tutti gli aspetti del lavoro che devono essere eseguiti per completare il progetto.

Le risorse per il progetto possono includere:

• Persone necessarie per eseguire il progetto,
• Attrezzature e strumenti, e
• Il tempo necessario per ogni attività.

Tutto ciò che ti permette di portare a termine il progetto con successo è considerato una risorsa.

Per creare un piano completo delle risorse, devi definire:

• Quante persone saranno necessarie per un progetto,
• Che tipo di esperienza devono possedere,
• Che tipo di attrezzatura sarà necessaria e
• Quali sono le tempistiche esatte per ciascuna delle attività.

Tuttavia, indipendentemente dall'impegno profuso nella pianificazione delle risorse, c'è sempre la possibilità che sorgano inevitabili ostacoli. In tal caso, è necessario tenere conto della possibilità che determinate risorse non siano disponibili.

È anche importante tenere traccia dell'allocazione delle risorse. Il monitoraggio dell'allocazione delle risorse fornisce ai project manager una chiara panoramica di ciò che deve essere fatto e li aiuta a facilitare la delega dei compiti.

Una volta che avremo un inventario completo di tutte le risorse di cui abbiamo bisogno, saremo in grado di stimare i costi, come vedremo nel passaggio successivo.

Passaggio n. 2: stimare il costo delle risorse

Non appena hai finito di creare il tuo piano delle risorse, dovrai stimare tutti i costi per le risorse assegnate in precedenza.

Determinare il costo di ciascuna risorsa e prendere in considerazione fattori variabili è fondamentale per ogni processo decisionale che coinvolge forniture, strumenti e il budget complessivo del progetto.

Dopo aver raccolto tutte le informazioni sui prezzi necessarie, otterrai un calcolo stimato delle tue spese.

Per assicurarti di aver ottenuto i numeri più precisi, puoi:

• Tieni traccia dei tempi e delle spese del tuo progetto,
• Monitorare le attività di tutte le persone coinvolte nel progetto e
• Scopri dove vanno i soldi in tempo reale.

Per saperne di più sul budget dei costi, passiamo subito al terzo passaggio.

Passaggio n. 3: determinare il budget dei costi

La determinazione del budget dei costi è il fulcro della gestione dei costi del progetto.

In poche parole, un budget di costo è una somma di tutti i costi necessari per tutte le attività e le pietre miliari che il progetto mira a soddisfare. Conoscere il budget dei costi ti aiuta a gestire i costi effettivi rispetto a quelli stimati.

La determinazione del budget dei costi dipende fortemente dalla pianificazione del progetto. Inoltre, conoscere la durata delle attività e le pietre miliari rende più facile tenere traccia delle scadenze del progetto.

Avere una strategia di budgeting dei costi consente inoltre ai project manager di effettuare stime di budget più accurate per le fasi future o forse anche di prevenire sforamenti.

Passaggio n. 4: controllare i costi

Controllare i costi significa tenere d'occhio tutti i costi durante l'avanzamento del progetto e registrarli.

Questo processo consente di intraprendere azioni appropriate quando ci sono determinati aggiustamenti, come cambiamenti nei prezzi dei materiali o dei servizi. Il controllo dei costi è importante perché ti aiuta a ridurre i costi e garantisce che il tuo progetto rimanga redditizio.

Per tenere sotto controllo i costi nel miglior modo possibile, ecco cosa dovresti fare:

• Garantire che il progetto rimanga nell'ambito,
• Collaborare con le parti interessate,
• Segui il programma e gestisci il tuo tempo, e
• Usa un software per la gestione dei progetti.

Domande frequenti sulla gestione dei costi di progetto

Se hai ancora dei dubbi sulla gestione dei costi del progetto, esaminiamo alcune delle domande frequenti e esaminiamo tutto ciò che devi sapere su:

• Software di gestione dei progetti e
• Stima del costo del progetto.

Hai bisogno di un software per la gestione dei progetti?

Uno dei costi di progetto più importanti nella gestione dei progetti è il software di gestione dei progetti e una delle domande più importanti sulla gestione dei progetti ruota attorno al costo del software di gestione dei progetti.

Naturalmente, l'intero scopo dell'utilizzo del software di gestione del progetto è quello di accelerare il processo di gestione del progetto e renderlo più:

• Preciso,
• Accurato, e
• Conveniente.

Quindi, utilizzando tale software, stai essenzialmente risparmiando denaro a lungo termine.

Esistono molti strumenti di gestione dei progetti disponibili per la pianificazione dei progetti, ma trovare il giusto software di gestione dei progetti che sia anche facile da usare può semplificare il processo di monitoraggio del progetto.

In uno strumento di gestione dei progetti come Plaky, ad esempio, puoi:

• Collaborare con i compagni di squadra,
• Mantieni tutte le attività in un unico posto e
• Segui lo stato di avanzamento dei tuoi progetti.

Mentre dovresti includere il costo del software di gestione dei costi del progetto nella pianificazione del progetto, ci sono alcune altre opzioni come Plaky in cui puoi utilizzare un gran numero di funzionalità e tutte gratuitamente.

Che cos'è la stima dei costi del progetto?

La stima del costo del progetto è il processo di previsione di:

• Costo,
• Quantità e
• Prezzo di tutte le risorse necessarie per completare il progetto.

Tuttavia, considerando che la stima viene effettuata prima del completamento del progetto (il che significa che non può tenere conto di spese e modifiche impreviste), è spesso incerta e serve solo come punto di partenza per stabilire un budget del progetto e gestire la gestione dei costi.

Quando stimi i costi del tuo progetto, assicurati di coprire quanto segue:

• Sii preciso : cerca di non sopravvalutare o sottovalutare i tuoi costi. Fai la stima in relazione a ciò che stai cercando di realizzare, alle tue risorse e al periodo di tempo.
• Sii accurato : mentre i tuoi consulenti, lavoratori e liberi professionisti sono essenziali per il successo del tuo progetto, l'elemento più importante nella stima del tuo progetto è il tempo che ci dedicherai. Quindi, è importante tenere traccia del tempo su tutti i tuoi progetti. In questo modo otterrai un numero preciso di ore per ogni tipo di progetto, quindi sarà più facile stimare il tempo necessario per completare i progetti in futuro.
• Comprendi i requisiti (e le limitazioni) del progetto : fai attenzione a non sottovalutare il tempo, il numero di membri del team e le risorse monetarie di cui hai bisogno in generale per portare a termine il tuo progetto.

Diversi professionisti si avvicinano alla stima del progetto in vari modi, quindi vediamo quali tipi di stime dei costi puoi utilizzare per gestire il tuo progetto.

Tipi di stime dei costi nella gestione dei progetti

Esistono diversi tipi efficaci di stime dei costi nella gestione dei progetti:

1. Giudizio dell'esperto : questa stima è più adatta a professionisti esperti in quanto si basa sulla precedente conoscenza ed esperienza del valutatore.
2. Costo della qualità : questa stima si basa sul denaro speso per gestire potenziali guasti e prevenire una scarsa qualità del progetto. Ti aiuta a ridurre al minimo le perdite e ad analizzare dove puoi risparmiare denaro.
3. Analisi dell'offerta del fornitore : questa stima viene utilizzata principalmente negli appalti pubblici di progetti in quanto richiede di analizzare la concorrenza e indovinare le loro offerte prima di crearne una propria.
4. Utilizzo di un software di stima del progetto : questa stima si basa sui numeri forniti da un software di stima del progetto specializzato.
5. Analisi delle riserve : questa stima viene utilizzata per tenere conto dei potenziali rischi del progetto e delle risorse di riserva che devono essere garantite per far fronte a tali rischi.
6. Stime a tre punti : questa stima include la stima media della stima più probabile (A), una stima ottimistica (B) e una stima pessimistica (C). Ad esempio: A = $ 60.000, B = $ 55.000, C = $ 80.000. In base alla formula (B + 4A + C)/6, la stima in tre punti per le stime di esempio è $62.000.
7. Stima analoga : questa stima si basa su dati raccolti da precedenti progetti simili. Di solito viene utilizzato nelle prime fasi di un nuovo progetto.
8. Stima parametrica — Questa tecnica è simile all'analoga tecnica di stima, con la differenza che i dati storici utilizzati si basano sulla relazione tra diverse variabili di progetto.
9. Stima dal basso verso l'alto : questa stima viene calcolata confrontando il progetto corrente con i pacchetti di lavoro che hai già stabilito. Successivamente, fai la tua stima per il progetto corrente.

Il modo migliore per stimare un progetto — esempio

Ti mostreremo come stimare un progetto attraverso l' esempio di stima dei costi del progetto . Questo esempio prende in considerazione:

• I professionisti che lavorano al progetto,
• Le loro tariffe orarie,
• I materiali che usano, così come
• Il tempo di cui hanno bisogno per completare compiti specifici.

Ecco cosa devi fare se vuoi stimare il tuo progetto:

1. Elenca tutti i professionisti,
2. Elenca le rispettive tariffe orarie,
3. Elenca tutte le risorse fisiche di cui avrai bisogno, comprese tutte le attrezzature e i materiali,
4. Fai una stima del tempo necessario per completare il progetto e
5. Calcola il prezzo finale.

Ora hai stimato che i membri del tuo team trascorreranno 300 ore in totale sulle attività relative al progetto a cui sono stati assegnati, in particolare:

• Lisa Johnson (tariffa oraria: $ 45) impiegherà 30 ore nell'attività 1
• John Bautista (tariffa oraria: $ 45) impiegherà 70 ore nell'attività 2
• Katie Stark (tariffa oraria: $ 50) impiegherà 50 ore nell'attività 3
• Austin White (tariffa oraria: $ 40) impiegherà 120 ore nell'attività 4
• Thomas Clark (tariffa oraria: $50) impiegherà 30 ore nell'attività 5

Ecco la formula per le 300 ore totali stimate:

Tariffa oraria x tempo di lavoro (per ogni dipendente)

Ecco come appare l'equazione:

$ 45 x 30 + $ 45 x 70 + $ 50 x 50 + $ 40 x 120 + $ 50 x 30 = $ 13.300

Come accennato, oltre a includere i dipendenti, è necessario tenere conto anche dei costi puliti dei materiali e delle attrezzature. Quando si tratta di materiali, dovrai includere il numero di unità ma anche il prezzo per unità.

Inoltre, quando confronti il ​​tuo budget pianificato con le tue spese effettive, vedrai la differenza tra i due.

Infine, se monitori i tuoi progressi, sarai in grado di modificare il tuo programma per concedere più tempo per determinate attività e monitorare quando il budget pianificato sta per raggiungere il limite.

Conclusione: per un progetto di successo, un'adeguata gestione dei costi del progetto è un must!

Alla fine, il tempo, le risorse e le spese stimati sono quelli che governano il tuo budget.

Il budget e le dimensioni del progetto, d'altra parte, determinano i costi di gestione del progetto e il costo del software di gestione del progetto.

Tutto sommato, le decisioni relative al progetto dovrebbero essere regolate dal budget stimato del progetto.

Se i costi complessivi del progetto non superano il budget, puoi concludere che la gestione dei costi del progetto ha avuto successo.

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