La guida definitiva alla contabilità dei progetti: definizione, importanza e suggerimenti

La contabilità del progetto è un aspetto estremamente prezioso della gestione del progetto. Aiuta imprenditori e project manager a:

• Piano,
• Controllo e
• Valutare gli aspetti finanziari di ogni progetto.

Il monitoraggio delle finanze è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto, motivo per cui è necessario saperne di più sulla contabilità del progetto!

In questo post del blog, esamineremo le informazioni sulla contabilità del progetto che ogni project manager dovrebbe conoscere, tra cui:

• Cos'è la contabilità di progetto,
• Quali sono i suoi vantaggi,
• Fasi di contabilità del progetto,
• Suggerimenti per una contabilità di progetto di successo e
• Come trovare un buon software di contabilità dei progetti.

Cos'è la contabilità di progetto?

La contabilità del progetto è un processo che prevede di tenere traccia delle finanze di un progetto e di utilizzare tali informazioni per gestirlo in modo efficace. In poche parole, è una forma speciale di contabilità che viene utilizzata per tenere traccia dell'andamento finanziario di un determinato progetto.

Anche i progetti più brevi hanno più fasi e potrebbero essere piuttosto complessi. Pertanto, può essere difficile tenere traccia di tutte le modifiche e le spese ad esse associate. Fortunatamente, la contabilità del progetto è lì per mantenere le cose molto più organizzate.

La contabilità di progetto registra ogni costo associato a un progetto specifico. Questi costi includono:

• Materiali,
• Lavoro, e
• Tutte le altre spese che ne possono derivare.

Le informazioni raccolte dalla contabilità vengono quindi utilizzate per garantire che il progetto rispetti il ​​budget.

Inoltre, la contabilità del progetto è estremamente preziosa quando si tratta di stimare le spese per progetti futuri. Consente agli imprenditori e ai project manager di generare facilmente report e fare previsioni, nonché di tenere informate le parti interessate.

La contabilità di progetto consiste generalmente in:

• Creazione di un sistema contabile per un progetto,
• Specifica degli indicatori chiave di prestazione (KPI),
• Tenere traccia di ogni transazione,
• Gestione delle informazioni sulle risorse, dai materiali e attrezzature disponibili al tempo impiegato,
• Aggiornare regolarmente le informazioni sui costi e
• Previsioni basate sulle informazioni ricevute.

Chi utilizza la contabilità di progetto?

Chiunque abbia una conoscenza approfondita delle finanze di un progetto può trarre vantaggio dalla contabilità del progetto. Gli utenti più frequenti della contabilità di progetto sono:

• Capi progetto,
• Ragionieri, e
• Proprietari.

Il sistema può essere utile in qualsiasi tipo di progetto in cui è necessario tenere traccia di costi e ricavi, budget e traguardi. Ecco perché i settori in cui la contabilità di progetto è essenziale sono:

• Costruzione,
• Ingegneria,
• Produzione,
• IT e
• Consulenza.

Qual è un esempio di contabilità di progetto nel settore IT?

La contabilità del progetto può essere utilizzata per qualsiasi progetto a cui puoi pensare nel settore IT.

Supponiamo che una certa azienda IT utilizzi la contabilità di progetto per un progetto di sviluppo software per una nuova app.

Il responsabile di questo progetto utilizzerà la contabilità del progetto per:

• Tieni traccia del budget del progetto,
• Monitorare costi e ricavi,
• Registra le spese per l'assunzione di sviluppatori,
• Acquista licenze software,
• Affitto spazi per uffici, così come
• Monitora le entrate derivanti dalla vendita dell'app finita.

Per semplificare questo processo, un project manager o un contabile può utilizzare un project time tracker, per creare un elenco delle attività necessarie per completare il progetto. Quindi, potrebbero associare i costi a ciascuna attività, in quanto ciò fornirà loro un quadro finanziario chiaro dell'intero progetto.

Avere un quadro chiaro delle finanze aiuta i project manager a garantire che il progetto rientri nel budget.

Inoltre, la contabilità consentirebbe loro di determinare se i project manager debbano apportare modifiche finanziarie al piano, per mantenere il progetto in carreggiata. Ciò potrebbe comportare la ricerca di modi per aumentare le entrate per compensare eventuali eccedenze nel budget o negoziare per la riduzione dei costi di sviluppo.

Differenziazione tra tipi comuni di contabilità

Se stai solo ora familiarizzando con il termine "contabilità del progetto", potresti iniziare a confonderlo con altri termini simili. Analizziamo i tipi di contabilità più popolari e quanto sono diversi dalla contabilità di progetto.

Contabilità di progetto vs. contabilità ordinaria

La contabilità di progetto è una forma specializzata di contabilità regolare.

La contabilità regolare si riferisce alle questioni finanziarie complessive di un'azienda. In genere comporta il monitoraggio delle entrate e delle spese dell'azienda nel suo complesso. Al contrario, la contabilità di progetto è incentrata sugli aspetti finanziari di un progetto specifico e prevede il monitoraggio dei costi e dei ricavi associati a tale progetto.

Un'altra differenza fondamentale tra la contabilità di progetto e la contabilità regolare è il livello di dettaglio. La contabilità del progetto spesso implica il monitoraggio dei costi a un livello molto granulare, ad esempio il monitoraggio del costo dei singoli materiali o delle ore di manodopera.

La contabilità regolare, d'altra parte, in genere comporta il monitoraggio delle spese e dei ricavi a un livello superiore, che include il costo complessivo di un dipartimento o di un'unità aziendale.

Contabilità di progetto vs. contabilità di gestione

La principale differenza tra contabilità di progetto e contabilità di gestione è il focus delle due discipline.

La contabilità del progetto è incentrata sugli aspetti finanziari di un progetto specifico e prevede il monitoraggio dei costi e dei ricavi associati a tale progetto.

Al contrario, la contabilità di gestione si concentra sulla fornitura di informazioni che i manager possono utilizzare per prendere decisioni informate sulle operazioni di un'azienda. In genere comporta l'analisi dei dati finanziari a un livello superiore, come il monitoraggio delle prestazioni complessive di un'unità aziendale o di un reparto.

Contabilità di progetto vs. contabilità dei costi

La contabilità industriale è un tipo di contabilità che determina il costo associato a un servizio o al processo di fabbricazione di un prodotto esaminando ogni spesa nella catena di approvvigionamento. Quindi, non è collegato a un progetto specifico, ma può esserlo.

Sulla base di questa definizione, possiamo dedurre che la contabilità di progetto è una forma di contabilità dei costi. Pertanto, puoi considerare la contabilità dei costi come un termine più ampio che comporta spese al di fuori dell'ambito della contabilità del progetto.

Principali vantaggi della contabilità di progetto

La contabilità di progetto è uno strumento prezioso che può aiutare i project manager e gli imprenditori a gestire i propri progetti in modo più efficace e a prendere decisioni migliori. Ecco i motivi principali per cui dovresti utilizzare la contabilità di progetto per il tuo prossimo progetto.

Vantaggio n. 1: la contabilità del progetto consente di controllare i costi del progetto

Contabilità e gestione dei progetti vanno di pari passo! Mentre lavori a un progetto, puoi utilizzare la contabilità del progetto per ottenere informazioni accurate e aggiornate sullo stato finanziario del tuo progetto in corso.

Inoltre, puoi utilizzare la contabilità di progetto per esaminare lo stato di avanzamento di un progetto in ogni sua fase. I project manager possono utilizzare le informazioni risultanti per identificare potenziali risparmi sui costi e apportare modifiche al budget del progetto in movimento.

Inoltre, la possibilità di ritardi e ciò che ciò significa per la spesa finale di un progetto è più facile da comprendere e gestire con un'accurata contabilità del progetto.

Vantaggio n. 2: la contabilità del progetto ti informa sulle potenziali spese e ti aiuta a prepararti per progetti futuri

La contabilità di progetto fornisce ai project manager le informazioni finanziarie di cui hanno bisogno per prendere decisioni informate sui loro progetti. Quindi, i project manager possono valutare la fattibilità di diverse opzioni di progetto e determinare la migliore linea d'azione.

Inoltre, i vantaggi della contabilità di progetto non terminano quando il progetto è completo. La previsione è un aspetto essenziale di ogni attività ed è importante per prevedere le spese future e la durata di progetti simili in futuro. Con la contabilità di progetto, i dati finanziari di un progetto possono essere utilizzati come riferimento per progetti simili in futuro.

Vantaggio n. 3: la contabilità del progetto ti aiuta a creare rapporti di progetto dettagliati

Con un quadro finanziario chiaro di un progetto, i project manager possono facilmente creare report e aggiornare le parti interessate sui suoi progressi.

Inoltre, i dati contabili del progetto contengono informazioni cruciali che devono essere incluse nella relazione finale del progetto per:

• Investitori,
• Gestione, e
• Parti interessate.

La contabilità del progetto semplifica notevolmente la creazione di report finali del progetto, poiché tutti i dati sono già registrati e tracciati!

4 Fasi essenziali della contabilità di progetto

Il numero di fasi attraverso cui passerà il processo di contabilità del progetto dipende dal project manager o dal reparto contabilità. Tuttavia, ci sono quattro fasi nella contabilità del progetto che sono essenziali per una panoramica finanziaria completa di un progetto specifico:

• Pianificazione e budget,
• Tracciamento e monitoraggio,
• Segnalazione, e
• Chiusura.

Spiegheremo ogni fase in dettaglio nelle righe seguenti.

Fase 1: Pianificazione e budget

La fase di pianificazione e definizione del budget inizia prima dell'inizio del progetto. Questa fase rappresenta un passaggio cruciale per il successo della contabilità del progetto perché anticipa i potenziali costi e stabilisce le pietre miliari che devono essere soddisfatte.

La fase di pianificazione e definizione del budget consiste nella stima di tutti i costi che un progetto dovrà sostenere, tra cui:

• Lavoro duro e faticoso,
• Ore,
• Attrezzatura,
• Trasporto,
• Materiali e
• In alto.

Inoltre, i project manager elaborano un programma per un progetto e delineano ogni attività che deve essere completata affinché il progetto abbia successo.

Fase #2: tracciamento e monitoraggio

Una volta avviato il progetto, i progressi e il budget del progetto devono essere monitorati attentamente.

In questa fase, disporre di un software di contabilità di progetto o assumere un contabile di progetto è fondamentale per il successo del progetto. Questo perché la contabilità del progetto comporta il confronto regolare dei ricavi e dei costi effettivi con il budget stimato. Monitorando regolarmente la situazione dei costi, i project manager possono apportare modifiche o richiedere un aumento del budget senza ritardi.

Un buon software di gestione dei progetti, come Clockify, ti consente di monitorare facilmente l'avanzamento del progetto. Puoi accedere a tutte le attività, alla loro durata e a tutti i costi ad esse associati.

Quindi, puoi anche confrontare il tempo monitorato e il tempo stimato per progetti e attività.

Ad esempio, nello screenshot qui sopra, possiamo vedere che il tempo stimato per l'attività di sviluppo era più lungo del tempo tracciato.

Fase #3: Segnalazione

La contabilità di progetto rende molto più semplice la creazione di rapporti di progetto, poiché seguono ogni spesa minore e maggiore che un progetto deve affrontare. I project manager possono utilizzare i dati raccolti dalla contabilità del progetto per creare report e presentarli a stakeholder e investitori.

Un grande aspetto della contabilità del progetto è che viene eseguito mentre il progetto è in corso. Pertanto, i project manager possono aggiornare regolarmente tutte le parti interessate coinvolte e fornire report durante ogni fase del progetto.

Fase 4: Chiusura

In questa fase finale, i project manager completano i registri finanziari del progetto e chiudono eventuali conti in sospeso.

Ciò può comportare la riconciliazione dei registri finanziari del progetto con il sistema contabile principale dell'organizzazione o il completamento di eventuali moduli fiscali o di conformità necessari. Una volta chiuso il progetto, i registri contabili del progetto possono essere archiviati per riferimento futuro.

4 Suggerimenti chiave per una contabilità di progetto di successo

Avere un contabile di progetto o investire in un software di contabilità non farà molto per te a meno che tu non ti assicuri di aver coperto tutte le basi per un monitoraggio del progetto di successo. Ecco alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a sfruttare al meglio le competenze o gli strumenti di contabilità di progetto che hai a disposizione!

Suggerimento n. 1: imposta il budget per il progetto

Secondo la ricerca, quasi il 30% delle organizzazioni indica una cattiva gestione delle risorse come una grande sfida per il successo dei propri progetti. La gestione delle risorse si riferisce all'utilizzo delle risorse disponibili, come tempo, attrezzature, persone e fondi, nel modo più efficace. I project manager dovrebbero sempre stabilire un budget che delinei cosa si può fare con le risorse in possesso.

Descrivendo fin dall'inizio i costi e le entrate previste, avrai un punto di riferimento chiaro rispetto al quale misurare le spese e le entrate effettive man mano che il progetto avanza. In questo modo, sarai facilmente in grado di tenere traccia di eventuali variazioni dei costi e monitorare l'avanzamento di un progetto utilizzando la contabilità di progetto.

Inoltre, sarai meglio attrezzato per gestire le spese impreviste e le modifiche al tuo piano di progetto.

Potresti iniziare facendo un elenco di tutte le spese previste, come ad esempio:

• Materiali,
• Lavoro, e
• Spese generali.

Non dimenticare di includere un po' di spazio di manovra per tenere conto degli imprevisti. Una volta ottenuto un quadro completo dei costi e dei ricavi previsti, sarai in grado di utilizzare al massimo la contabilità di progetto.

Suggerimento n. 2: monitorare attentamente i costi

Non dimenticare di tenere d'occhio i tuoi costi e ricavi effettivi mentre procedi. Tracciando accuratamente queste metriche, sarai in grado di identificare potenziali problemi o aree di miglioramento e apportare modifiche al tuo progetto secondo necessità.

Monitorando i costi del progetto, avrai anche maggiori probabilità di rimanere nei limiti del budget. Inoltre, puoi rilevare qualsiasi spesa eccessiva prima che diventi un grosso problema.

Dovresti sempre tenere registri dettagliati di tutte le tue spese e entrate, così come le ore dei dipendenti. Queste spese potrebbero includere ricevute, fatture e altri documenti che mostrano quanto stai spendendo e guadagnando. Assicurati di aggiornare regolarmente i tuoi record e confrontali con il tuo budget originale per vedere come stai andando.

Suggerimento n. 3: crea rapporti finanziari regolarmente

Avere rapporti finanziari regolari è essenziale per tutti i project manager. I report contengono informazioni dettagliate sullo stato finanziario del progetto. Ti aiuteranno a comunicare con le parti interessate, come gli investitori o la direzione esecutiva.

Il primo passo per creare un buon rapporto finanziario è raccogliere tutti i dati finanziari rilevanti, come ricevute, fatture e altri documenti che mostrano quanto stai spendendo e guadagnando. Quindi, dovresti organizzare questi dati in un rapporto chiaro e conciso che presenti le informazioni più importanti in un formato di facile comprensione.

Un rapporto contabile di progetto di successo dovrebbe includere:

• Un sommario,
• Indicatore chiave di prestazione,
• Grafici e diagrammi per una più facile comprensione,
• Interpretazione dei dati,
• Obiettivi raggiunti e
• Proiezioni.

Inoltre, avendo tutte le informazioni rilevanti sulle finanze del progetto in un unico posto, potrai facilmente vedere se sei sulla buona strada per raggiungere i tuoi obiettivi finanziari. Vedrai anche come stanno effettivamente andando le tue spese e le tue entrate. Quindi, sarai meglio attrezzato per identificare le aree in cui puoi risparmiare tempo, denaro o risorse. Ciò può aiutarti a semplificare il tuo progetto e renderlo complessivamente più efficiente.

Suggerimento n. 4: identificare potenziali problemi e correggerli

La contabilità del progetto ti consente di avere un quadro chiaro dell'intera portata delle questioni finanziarie del tuo progetto. Ma non farà molto per te se non sei pronto a rivedere regolarmente le finanze e cambiare tutto ciò che può essere fatto meglio.

Inoltre, nel caso in cui rilevi potenziali problemi con il tuo progetto, è fondamentale agire immediatamente. Ciò potrebbe significare modificare la pianificazione del progetto, alterare l'ambito del progetto o implementare altre strategie per mantenere le cose senza intoppi.

Affrontando i potenziali problemi nella fase iniziale, puoi prevenire gravi battute d'arresto e assicurarti che il tuo progetto rimanga sulla buona strada. Inoltre, puoi utilizzare le lezioni di questo progetto per qualsiasi progetto simile in futuro. Pertanto, monitorare attentamente le finanze e identificare i problemi che puoi correggere può fare la differenza per il successo del tuo progetto!

Come trovare un buon software di contabilità dei progetti

Spero che tu ora capisca quanto sia importante la contabilità del progetto. Investire in un buon software di contabilità dei progetti può rendere la contabilità dei progetti molto più semplice e ti farà sicuramente risparmiare molto tempo a lungo termine.

Ma, con così tante diverse opzioni software disponibili, può essere difficile sapere da dove cominciare. Ecco perché è importante dedicare del tempo alla ricerca delle opzioni e confrontare le caratteristiche e le capacità di ciascun programma. Facendo i compiti, sarai in grado di trovare il software di contabilità dei progetti perfetto per la tua azienda!

Ecco i nostri consigli per aiutarti a fare una scelta perfetta.

Suggerimento n. 1: identifica le esigenze di contabilità del tuo progetto

Prima di iniziare a cercare un software, prenditi del tempo per pensare a ciò di cui hai bisogno da un sistema di contabilità di progetto. Concentrandoti su un software su misura per le tue esigenze, sarai in grado di evitare di spendere tempo e denaro per sistemi che non soddisfano le tue esigenze. Quindi, come fai a capire di cosa hai bisogno da un sistema di contabilità di progetto?

Potresti iniziare facendo un elenco dei tuoi requisiti specifici, come ad esempio:

• I tipi di attività che devi monitorare, come progettazione, sviluppo e marketing,
• Il numero di utenti che avranno bisogno di accedere al sistema e
• Qualsiasi altra funzionalità di cui hai bisogno, come il monitoraggio del tempo, le ore fatturabili, la capacità di gestire più progetti, la fatturazione, ecc.

Quindi, puoi restringere le tue opzioni e concentrarti sul software su misura per le tue esigenze specifiche.

Suggerimento n. 2: fai qualche ricerca sulla qualità delle funzionalità

Una volta determinate le funzionalità di cui hai bisogno da un software di gestione dei progetti per contabili, project manager e imprenditori, è il momento di esaminare la qualità di tali funzionalità. Fortunatamente, Internet offre molti modi per assicurarti di fare la scelta giusta.

Puoi esaminare le opzioni popolari e creare un elenco di quelle con le funzionalità di cui hai bisogno. Quindi, dovresti esplorare come funzionano effettivamente queste funzionalità. Puoi leggere recensioni, chiedere consigli ad altre aziende e persino provare gratuitamente per vedere come funziona il software nella pratica.

Suggerimento n. 3: dai un'occhiata all'interfaccia

Il software di contabilità di progetto è uno strumento avanzato progettato per attività complesse. Ma ciò non significa che devi essere un esperto di contabilità di fama mondiale per poterlo utilizzare!

Quindi, dovresti cercare un software che abbia un'interfaccia user-friendly. Recensioni, consigli e versioni di prova sono lì per aiutarti a trovare un programma facile da usare con ottime funzionalità.

Suggerimento n. 4: considera i prezzi

Il software di gestione della contabilità di progetto può essere costoso. Quindi, vuoi assicurarti di ottenere un buon rapporto qualità-prezzo. Ecco perché dovresti cercare un programma che offra un buon equilibrio di funzionalità e che non ti faccia superare il budget.

Conclusione: la contabilità del progetto è uno strumento essenziale per un progetto di successo

L'importanza che dai alla contabilità del progetto può creare o distruggere un progetto! Ecco perché è importante capire cos'è la contabilità di progetto e come sfruttarla al meglio.

In questo articolo, hai imparato di più sulla contabilità del progetto e sui suoi numerosi usi.

Inoltre, ora conosci tutti i vantaggi che offre, come il controllo dei costi e la preparazione per progetti futuri, nonché le fasi di contabilità del progetto essenziali per un progetto di successo.

Inoltre, puoi sempre fare affidamento sul software di contabilità dei progetti per rendere il processo di monitoraggio dei costi molto più semplice! Dovresti utilizzare i suggerimenti di questo articolo per trovare l'opzione migliore sul mercato. Ad esempio, dedicare un po' di tempo alla ricerca e all'analisi di funzionalità e prezzi che si adattano alle tue esigenze contribuirà notevolmente a questo processo.

Speriamo che questo post sul blog ti aiuti a tenere d'occhio i tuoi progetti e a ottenere il massimo dalla contabilità del progetto.

‼ Quanto è importante la contabilità di progetto per te e per i tuoi progetti? Hai qualche consiglio su come sfruttare al meglio la contabilità di progetto? Sentiti libero di condividere la tua esperienza con noi all'indirizzo [email protected]. Inoltre, se ti è piaciuto questo articolo, assicurati di spargere la voce ai tuoi amici e colleghi!