Esempi e suggerimenti di feedback professionali

Il termine "feedback" è ampiamente utilizzato negli affari ed è spesso sollecitato e fornito sia ai clienti che ai dipendenti . È tra le risorse più preziose per migliorare le prestazioni, la qualità del lavoro e promuovere la soddisfazione generale all'interno di un'azienda. Il feedback non si limita a questioni riguardanti le attività commerciali dell'organizzazione; comprende anche i sentimenti degli individui riguardo all'azienda.

In un contesto organizzativo, il feedback può provenire ed essere ricercato dai team leader e da altri professionisti. Può verificarsi a livello personale tra un piccolo gruppo di individui o su scala più ampia come parte di una strategia aziendale che coinvolge numerosi stakeholder. In effetti, molte organizzazioni cercano e offrono regolarmente feedback ai loro diversi professionisti per valutare la traiettoria dell'organizzazione e migliorare i vari aspetti.

Che tu sia un professionista che desidera dare o ricevere feedback a un collega o a un team leader, o che tu sia un'azienda che desidera applicarlo all'intero team o ai clienti, di seguito sono riportati 9 suggerimenti che ti aiuteranno a dare e ricevere feedback costruttivi e migliorare il tuo business.

Dare e ricevere feedback: le 9 regole d'oro

Le seguenti 9 regole sono estratte dal libro approfondito "Smart Feedback" di Jane e Rosa Rodriguez del Tronco e Noemi Vico Garcia.

1. Descrivi i fatti

Quando si offre un feedback, è più costruttivo e viene accolto meglio se ci si astiene da valutazioni personali e ci si concentra esclusivamente sulla fornitura di informazioni oggettive . Pertanto, è utile sottolineare i fatti.

Ad esempio, invece di affermare "non sei molto meticoloso quando si tratta di svolgere il tuo lavoro", è più efficace dire "Ho trovato diversi errori nel tuo lavoro".

La distinzione tra un fatto e un'opinione è che la seconda è un'interpretazione di un fatto che può essere soggettiva, mentre la prima è verificabile e motivata .

Presentare un’opinione spesso porta a maggiori conflitti e resistenze. Al contrario, è più difficile contestare la realtà quando vengono presentati fatti verificabili, rendendo i dati oggettivi più facilmente accettabili .

2. Sii conciso

Il feedback che dai a una persona dovrebbe essere specifico, ovvero non dovrebbe lasciare spazio a interpretazioni o alla possibilità che l'altra persona capisca qualcosa di diverso da ciò che intendi realmente.

È vero che siamo responsabili delle nostre parole e non di come le persone le interpretano . Tuttavia, possiamo fare uno sforzo per garantire che il nostro messaggio venga compreso nel modo più chiaro possibile.

Essere concisi serve non solo a garantire una chiara comprensione ma anche a evitare interpretazioni errate o esagerate del feedback fornito.

È fondamentale evitare di parlare in termini generali o di usare aggettivi troppo ampi. Ad esempio, invece di dire "devi migliorare le tue capacità di parlare in pubblico", è più efficace specificare aree di miglioramento come "quando parli in pubblico, concentrati sul movimento sul palco, sull'articolazione chiara e sul mantenimento del contatto visivo con l'interlocutore". pubblico piuttosto che leggere da appunti o diapositive."

Inoltre, quando si fornisce un feedback negativo, è utile iniziare con una nota positiva per incoraggiare l'individuo e favorire la ricettività verso i punti meno positivi .

Inoltre, è meglio fornire un feedback negativo in un ambiente privato per evitare di causare imbarazzo o disagio al destinatario.

3. Sii diretto

Per garantire una chiara comprensione, è fondamentale comunicare il messaggio direttamente senza inutili elaborazioni. Sii conciso ed evita giri di parole , poiché ciò potrebbe diluire il significato e l'impatto del feedback centrale.

Sforzati di focalizzare la tua critica costruttiva su non più di due o tre aspetti chiave , dimostrando selettività. Presentare troppe informazioni contemporaneamente può sopraffare il destinatario e ostacolare la sua capacità di elaborare efficacemente il feedback.

È anche utile dedicare del tempo esclusivamente a fornire feedback, piuttosto che incorporarlo in altre discussioni. Questo approccio consente di focalizzare l'attenzione sul feedback e ne migliora l'efficacia.

4. Fallo in modo tempestivo

Non ha senso fare critiche costruttive troppo tardi, quando l'altra persona non può più fare nulla per migliorare o quando i dettagli e la prospettiva di ciò che è stato fatto sono stati dimenticati.

Più il feedback è vicino al problema che desideri discutere, meglio è . Idealmente, fallo entro 24 ore affinché abbia il massimo effetto possibile, poiché la persona avrà l'esperienza fresca nella sua mente e sarà più motivata ad affrontarla.

Inoltre è meglio non parlare per conto terzi; è sempre preferibile parlare in prima persona e di comportamenti che hai osservato tu stesso . Altrimenti, l'altra persona potrebbe sentirsi a disagio sapendo che ne parli alle sue spalle.

5. Fornire suggerimenti e domande

Il feedback dovrebbe rimanere aperto alla discussione e alle sfide. Dopo aver fornito il feedback, è fondamentale incoraggiare il destinatario a condividere il proprio punto di vista e porre eventuali domande . Il tuo punto di vista potrebbe evolversi dopo aver avviato un dialogo con loro.

Inoltre, durante il processo di feedback, è utile porre domande che stimolino la riflessione, come "sei d'accordo con la mia valutazione?" o "quali sono i tuoi pensieri su questo problema?"

Inoltre, è consigliabile evitare di essere eccessivamente assertivi o assoluti nelle dichiarazioni di feedback e nelle soluzioni suggerite.

6. Mantenere un atteggiamento aperto

Passando al feedback, l'essenziale è mettere da parte il proprio ego e avvicinarsi ad esso con una genuina disponibilità ad ascoltare prospettive che possono differire dalla propria , oltre ad essere aperti alla possibilità di cambiamento.

Questo aspetto è fondamentale affinché la critica costruttiva dia risultati. Indipendentemente dall’efficacia con cui il feedback viene comunicato o compreso, se il destinatario non è ricettivo al cambiamento o non è disposto a riconoscere la realtà, il progresso diventa difficile.

Ciò sottolinea il fatto che il feedback è uno scambio reciproco, che richiede la partecipazione attiva sia di chi dà che di chi riceve .

7. Lavora sulla fiducia in te stesso

Quando si ricevono critiche costruttive, è molto utile essere compassionevoli con se stessi e interiorizzare il fatto che non siamo perfetti e che possiamo commettere errori. Dovremmo accettare le critiche costruttive per quello che sono, un commento che mira ad essere costruttivo e non un attacco personale.

L'errore può equivalere all'apprendimento e la critica non definisce chi sei ; è solo un commento su come hai eseguito un'attività specifica.

Ad esempio, se ti viene detto "hai dimenticato di parlarmi di questo messaggio di un cliente", non dovresti interpretarlo come "sei una persona molto smemorata".

Questo principio si applica non solo al feedback negativo ma anche al feedback positivo. Quando si ricevono feedback positivi, è naturale provare un senso di orgoglio, ma è essenziale mantenere l'umiltà.

In sostanza, sia che si riceva un feedback negativo o positivo, è fondamentale non prenderlo sul personale. Il feedback negativo non dovrebbe essere interiorizzato come riflesso del tuo valore, mentre il feedback positivo non dovrebbe gonfiare il tuo ego al punto da farti sentire superiore agli altri. È invece fondamentale avere una chiara comprensione di se stessi e non affidarsi esclusivamente a valutazioni esterne per la convalida.

8. Gestisci le tue emozioni

Strettamente correlato al punto precedente, qualcosa che ti aiuterà anche ad accettare meglio le critiche costruttive è imparare a gestire le tue emozioni.

Quando si riceve un feedback negativo, è naturale provare sentimenti di disagio, tristezza o scoraggiamento. Piuttosto che cercare di sopprimere queste emozioni, è importante riconoscerle, comprenderne l’origine e concedersi il tempo per elaborarle . Questo periodo di riflessione può fornire preziose informazioni su se stessi e aiutare ad alleviare la tensione.

Di fronte a critiche costruttive di persona, una strategia utile è praticare una respirazione lenta e profonda e contare fino a 5 o 10 prima di rispondere . Questa breve pausa consente una risposta composta e ponderata. Una volta solo, cogli l'occasione per analizzare ulteriormente la tua risposta emotiva e le sue cause sottostanti.

Allo stesso modo, il feedback positivo può anche evocare forti emozioni. È utile affrontare questi sentimenti con la stessa consapevolezza, senza reprimerli né permettere loro di sopraffarti.

Si tratta di trovare un equilibrio : non soffocare le tue emozioni, ma anche non permettere loro di dominare i tuoi pensieri e le tue azioni.

9. Sviluppare la resilienza

La resilienza, la capacità di adattarsi e superare le sfide, varia da individuo a individuo ma può essere coltivata ed è preziosa quando si ricevono critiche costruttive.

Quelli con resilienza tendono a spostare la loro attenzione dal problema alle potenziali soluzioni , estraendo dal feedback più aspetti positivi che negativi. In definitiva, la resilienza implica un cambiamento di prospettiva, vedendo se stessi come un agente attivo capace di plasmare la propria realtà.

Accettare le avversità come parte naturale della vita, riconoscere i limiti personali, cercare assistenza quando necessario, astenersi dal ricevere feedback personalmente e affinare le capacità di ascolto attivo sono tutti fattori favorevoli allo sviluppo della resilienza. Queste pratiche incoraggiano una risposta proattiva piuttosto che passiva alle avversità.