Superare la fallacia della pianificazione e i suoi effetti negativi

Hai mai sottovalutato la quantità di tempo necessaria per completare un'attività o un progetto? O hai finito per superare il tuo budget originale?

È molto probabile che tu l'abbia fatto, anche se le tue capacità di gestione del tempo, organizzazione e pianificazione sono adeguate.

Inoltre, sembra che lo facciamo tutti, sistematicamente e ripetutamente.

Certo, possiamo sempre dare la colpa alla legge di Murphy e non assumerci alcuna responsabilità per le previsioni sbagliate.

Tuttavia, la verità sta nel cablaggio stesso del nostro cervello , in particolare in un tipo di pregiudizio cognitivo chiamato errore di pianificazione.

In questo articolo, andremo a fondo coprendo i seguenti argomenti:

• Qual è l'errore di pianificazione,
• Come riconoscere i bias cognitivi,
• I passaggi per diventare più obiettivi, e
• L'importanza del monitoraggio del tempo nello sviluppo di abitudini sane e nel monitoraggio dei progressi.

Forniremo anche esempi di vita reale, oltre a condividere alcuni preziosi suggerimenti e trucchi per aiutarti a superare il problema dell'errore di pianificazione, quindi continua a leggere.

Il fenomeno dell'errore di pianificazione

Cominciamo definendo il fenomeno che è responsabile del nostro pio desiderio e fissando aspettative e scadenze irrealistiche.

Il termine errore di pianificazione è stato introdotto nel 1977 da Daniel Kahneman e Amos Tversky, psicologi che hanno cercato di spiegare questa tendenza nelle persone.

Hanno formulato la definizione del fenomeno, dicendo che l'errore di pianificazione è:

“ Una tendenza a sottovalutare il tempo necessario per completare un progetto pur sapendo che progetti simili in genere hanno richiesto più tempo in passato. Quindi è una combinazione di previsione ottimistica su un caso particolare a fronte di una conoscenza più generale che suggerirebbe il contrario. "

In poche parole, l'errore di pianificazione si riferisce a un fenomeno di previsione e a un ottimismo irrealistico nella stima del tempo necessario per completare le attività future.

Suona fin troppo familiare? Non dovresti rimproverarti per questo, come succede al meglio di noi.

E fortunatamente, ci sono strategie per essere più realistici nella pianificazione in anticipo .

Ma prima di arrivare ai passaggi per sconfiggere l'errore di pianificazione, esaminiamo perché il fenomeno si verifica.

Perché le persone tendono a soccombere al problema dell'errore di pianificazione?

Ci sono diversi motivi per cui le persone continuano a essere troppo sicure delle loro previsioni (anche se le sbagliano ogni volta), come ad esempio:

• Il pregiudizio dell'ottimismo,
• L'attuale pregiudizio,
• Motivazione e
• Pressione sociale.

Parlando da una prospettiva comportamentale, l'errore di pianificazione influisce su 2 aspetti vitali del comportamento umano:

• Pensiero critico e
• Processi decisionali .

Quando i 2 aspetti sono compromessi, è meno probabile che anticipiamo le conseguenze e facciamo supposizioni corrette, il che ci rende meno razionali e meno propensi a guardare il compito da prospettive diverse .

Inoltre, le nostre capacità organizzative e di gestione del tempo dipendono fortemente sia dal pensiero critico che dal processo decisionale, il che aumenta ulteriormente le possibilità di impatto dannoso.

Inoltre, c'è una miriade di motivi più personalizzati che ognuno di noi può aggiungere all'elenco sopra, come la nostra incapacità di suddividere le attività in componenti più piccoli. Ciò dipenderà principalmente da compiti specifici e da come ci sentiamo nel completarli.

Ora spieghiamo le connessioni tra l'errore di pianificazione e le ragioni principali dell'elenco precedente.

Motivo n. 1: bias di ottimismo

Il pregiudizio dell'ottimismo è profondamente radicato nel nostro cervello e si riferisce essenzialmente alla tendenza a vedere sempre il bicchiere mezzo pieno.

Le persone in tutto il mondo tendono ad avere questa illusione, quindi essere eccessivamente ottimisti non è una cosa culturale, come spiega la neuroscienziata cognitiva Tali Sharot nel suo libro The Optimism Bias: A Tour of the Irrationalally Positive Brain .

Un altro punto chiave rilevante dello stesso libro è che la nostra percezione del mondo spesso si basa sull'avere aspettative positive sul risultato , il che non è una brutta cosa.

Dobbiamo solo tenere a mente che i risultati non saranno sempre così desiderabili come avevamo previsto , e quindi considerare le ipotesi.

È interessante notare che uno studio sul pregiudizio dell'ottimismo riporta che il pregiudizio dell'ottimismo si verifica anche in altre specie, come uccelli e ratti, indicando che si tratta di un fenomeno evolutivo profondamente radicato.

D'altra parte, la mancanza di tendenze ottimistiche può essere notata nelle persone che soffrono di depressione. Secondo il Manuale diagnostico e statistico dei disturbi mentali, il pessimismo è il sintomo chiave in una serie di disturbi depressivi.

Quindi, cosa possiamo concludere sulla connessione tra l'errore di pianificazione e l'ottimismo?

L'ottimismo è un meccanismo cerebrale sano che ci aiuta a essere più felici e più fiduciosi nell'affrontare le sfide che la vita ci pone.

Tuttavia, se vogliamo trarne i frutti ed evitare l'errore di pianificazione, dobbiamo essere pienamente consapevoli di essere prevenuti . Questo è l'unico modo per non sottovalutare i rischi e avere successo in un mondo di incertezza.

Motivo n. 2: Pregiudizio presente

Un altro pregiudizio che modella i nostri processi decisionali, consentendo così l'esistenza dell'errore di pianificazione, è il presente pregiudizio.

La relazione tra il nostro sé passato, presente e futuro spesso si riduce alla ricerca di una ricompensa immediata , benefica per il sé presente, anche se sappiamo che il sé futuro si pentirà della decisione.

Nel contesto dell'errore di pianificazione, il pregiudizio presente rende difficile essere obiettivi sugli eventi futuri. Per giustificare la soddisfazione del nostro sé presente , creeremo uno scenario ideale per completare l'attività, senza tener conto di eventuali ostacoli o interruzioni.

O, nelle parole di uno dei nostri personaggi dei cartoni animati preferiti:

“Questo è un problema per il futuro Homer! Amico, non invidio quel ragazzo!

Motivo n. 3: motivazione

Esistono 2 tipi di motivazione - intrinseca ed estrinseca - ed entrambi svolgono un ruolo nell'esistenza dell'errore di pianificazione.

La motivazione intrinseca è ciò che ci spinge internamente, i casi in cui la nostra stessa soddisfazione è la ricompensa stessa. D'altra parte, la motivazione estrinseca ruota attorno a fattori gratificanti esterni, come denaro, lodi, ecc.

La connessione con l'errore di pianificazione è abbastanza ovvia qui: una bassa motivazione può impedirci di agire, ma non possiamo davvero prevedere quanto ci sentiremo motivati ​​in futuro .

Inoltre, i nostri livelli di motivazione iniziale sono solitamente i più alti nella fase in cui l'attività o un progetto è ancora astratto. Questo è il momento in cui siamo consapevoli dei vantaggi, ma ancora ignari di sfide come:

• Ostacoli che potremmo incontrare,
• La procrastinazione e i suoi impatti negativi, e
• Realizzazione dei compiti che troviamo sgradevole.

Pertanto, stiamo creando un piano o un programma convinto che i suddetti livelli rimarranno così alti, cosa che, purtroppo, spesso non è il caso.

Motivo n. 4: pressione sociale

Le persone sono creature intrinsecamente sociali: le nostre vite sono modellate dalle norme sociali , così come le nostre relazioni e interazioni con gli altri.

Cresciamo in famiglie, lavoriamo in team e sviluppiamo amicizie e relazioni romantiche, quindi è naturale che le persone intorno a noi influenzino il nostro comportamento.

Tuttavia, tale influenza può trasformarsi in pressione per adattarsi e conformarsi a uno standard specifico .

Questo tipo di pressione si chiama pressione sociale .

Considera il seguente scenario:

È lunedì e sei al telefono con il tuo socio in affari. Voi due state discutendo della tempistica e delle responsabilità per la settimana successiva, quindi siete entrambi pienamente consapevoli di ciò che deve essere fatto.

Ad un certo punto, fai un'affermazione sicura come "Consideralo fatto entro la fine della settimana!"

E poi si verifica un ostacolo inaspettato e finisci per doverti prendere una giornata di malattia. La settimana passa e riesci a completare solo il 70% delle attività pianificate. Ora devi chiedere una proroga della scadenza e molto probabilmente ti senti male per questo.

È naturale che tutti noi vogliamo fare una buona impressione sugli altri , giusto? È qui che entra in gioco la pressione sociale, insieme alla tendenza ad essere eccessivamente ottimisti e forse troppo fiduciosi nel nostro futuro.

Tuttavia, in realtà, mentre vogliamo impressionare gli altri e mostrare loro quanto siamo capaci, ancora una volta, si verifica l'errore di pianificazione, come spiega Dyedra KC Morrissey nella sua tesi di dottorato all'Università di Oxford.

Le ragioni sono molte, dal prendere una giornata di malattia non pianificata al semplice problema dell'errore di pianificazione, sottovalutando il tempo necessario per completare l'attività.

Effetti negativi della fallacia della pianificazione

Fare previsioni irrealistiche può essere pericoloso sia negli aspetti privati ​​che in quelli professionali della vita.

Su scala individuale, per cominciare, ci porterà a non rispettare le scadenze e a danneggiare la nostra reputazione o le nostre relazioni, facendoci sembrare inaffidabili. Inoltre, può avere conseguenze finanziarie e portare al deterioramento della propria salute mentale.

Ma c'è anche il quadro generale, come l'economia mondiale e il cambiamento climatico.

Ecco un fatto (non così) divertente : diversi economisti e neuroscienziati, tra cui la già citata Tali Sharot, affermano che il pregiudizio dell'ottimismo, quindi implicitamente anche l'errore di pianificazione, è " una delle cause principali del crollo finanziario del 2008 ".

Ora vediamo alcuni altri esempi di effetti negativi della questione dell'errore di pianificazione.

Effetto negativo n. 1: risultati del progetto non ottimali

Abbiamo già accennato al fatto che l'errore di pianificazione influisce negativamente sul nostro pensiero critico e sui processi decisionali. Quindi diamo un'occhiata all'impatto della definizione di obiettivi e scadenze non realistici in un ambiente aziendale, in particolare per la pianificazione e la realizzazione del progetto.

Quando si tratta di gestione del progetto, alcune ripercussioni comuni dell'errore di pianificazione sono:

• Risultati non ottimali in termini di qualità,
• Scadenze mancate e
• Danni finanziari.

Il motivo è che quando sottovalutiamo il tempo necessario per completare un'attività, ci sono altri 2 fattori che non prendiamo in considerazione . I suddetti fattori sono:

• Conseguenze negative di un processo decisionale inadeguato e
• Costi finanziari che si verificano a causa di ritardi nella pianificazione pianificata o stime imprecise.

Quindi, più complesso è il progetto, più dannose possono essere le conseguenze. Ecco per citare alcuni esempi:

• Insoddisfazione e turnover dei dipendenti,
• Potenziale per cause legali, e
• Fallimento.

Ciò vale non solo per i singoli progetti, ma anche per la reputazione aziendale complessiva di un'azienda o di un'organizzazione.

Effetto negativo n. 2: diminuzione della produttività e dell'efficienza

Essere consapevoli di essere in ritardo rispetto al programma pianificato è semplicemente frustrante.

Stabiliamo determinate aspettative sulle nostre capacità e sul nostro giudizio, e quando tali aspettative non vengono soddisfatte, è naturale che ci sentiamo scoraggiati o addirittura delusi da noi stessi.

È allora che i nostri livelli di stress aumentano e, invece di essere nel momento, tendiamo a preoccuparci del risultato futuro.

Questi sentimenti negativi influiscono sulla nostra motivazione e, di conseguenza, i nostri livelli di produttività ed efficienza sono ridotti.

Quindi, oltre a non essere già sulla buona strada, il margine di errore aumenta e siamo più propensi a procrastinare e pensare troppo.

Invece di incolpare noi stessi ancora una volta, dovremmo ricordare a noi stessi che il piano originale era difettoso e irragionevolmente ottimista. Accettarlo come un dato di fatto è il primo passo per sconfiggere l'errore di pianificazione in futuro.

Dopotutto, solo se siamo a conoscenza del problema possiamo registrare e successivamente analizzare i dati per evitare che un problema simile si ripeta e per migliorare le stime precise.

Effetto negativo n. 3: scarsa autostima e benessere psicologico

Come accennato in precedenza, il mancato rispetto delle nostre aspettative porta direttamente alla delusione, al lavoro eccessivo e allo stress.

Senza comprendere adeguatamente il ruolo dell'errore di pianificazione, daremo la colpa a noi stessi e inizieremo a sentirci bassi e inadeguati, e sperimenteremo persino la sindrome dell'impostore.

Come spiega Tchiki Davis del Berkley Well-Being Institute, tali sentimenti sono direttamente correlati alla bassa autostima e fiducia in se stessi.

In seguito a ciò, uno degli studi sull'autostima sottolinea che l'autostima è strettamente correlata al nostro benessere psicologico e ne è un importante predittore.

Ciò che è interessante è che è esattamente l'opposto di ciò che accade quando creiamo la stessa linea temporale irrealistica. Quindi, contrariamente all'essere eccessivamente entusiasti, finiamo per sperimentare una diminuzione della motivazione, seguita da dubbi sulle nostre competenze e capacità.

Effetto negativo n. 4: relazioni interpersonali danneggiate

Oltre a deludere te stesso, l'errore di pianificazione si traduce nel deludere le altre persone. Quando le scadenze mancanti e le promesse non mantenute diventano uno schema, tutte le persone coinvolte o interessate ti percepiranno come inaffidabile e inaffidabile.

Sia la tua integrità che la tua reputazione saranno compromesse , poiché verrai percepito come qualcuno le cui azioni non sono all'altezza delle tue parole e delle tue promesse .

In termini di vita personale, ad esempio, potresti finire per essere quella persona, che tutti si aspettano sempre che arrivi in ​​ritardo alle riunioni di famiglia.

D'altra parte, come accennato in precedenza, gli impatti dell'errore di pianificazione negli affari hanno il potenziale per rovinare la tua credibilità e persino portare al fallimento della tua azienda.

Uno dei motivi è che sono coinvolte più dipendenze, quindi un ritardo influisce su ogni passaggio successivo.

Di conseguenza, i tuoi clienti e partner commerciali ti considereranno poco professionale e non desiderabile con cui lavorare e collaborare .

7 Strategie utili per affrontare l'errore di pianificazione

Ora che abbiamo coperto le nozioni di base, vediamo cosa possiamo fare per superare il problema dell'errore di pianificazione . Sfortunatamente, non esiste una formula magica che funzioni sempre, ma esistono strategie e tecniche utili.

Ecco 7 esempi di buone pratiche e idee che puoi utilizzare per notare e combattere l'errore di pianificazione.

Strategia n. 1: ricerca continua, analisi dei dati e riflessione

Cominciamo con il passaggio probabilmente più importante: utilizzare i dati e l'esperienza precedente a proprio vantaggio . Come abbiamo spiegato, l'errore di pianificazione si verifica a causa di ipotesi e seguendo la nostra intuizione, giusto?

Quindi, invece, dovremmo cercare di essere più obiettivi e creare stime future basate su prove. Ecco perché il monitoraggio del tempo dedicato a diversi compiti e attività è fondamentale per sconfiggere l'errore di pianificazione.

Le soluzioni software possono semplificare questo processo, poiché molte offrono funzionalità di report e previsioni.

Ciò è estremamente vantaggioso in quanto i dati di tutti i membri del team e di tutti i progetti verranno presi in considerazione per le stime future.

Come puoi vedere dallo screenshot qui sopra, in questo modo sarai in grado di visualizzare i progressi e confrontare il tempo previsto e quello effettivo per il completamento. Inoltre, i rapporti e le previsioni del progetto ti aiuteranno a trovare i modelli, se ce ne sono.

Quindi, ad esempio, sarai in grado di individuare quando si verificano ritardi o guasti e quindi agire per prevenirli in futuro.

Ultimo ma non meno importante, potresti persino stabilire alcuni problemi specifici che possono essere facilmente risolti o affrontati.

Ad esempio, il rapporto di riepilogo potrebbe indicare che:

• Uno dei membri del team non rispetta continuamente le scadenze, il che comporta sempre ulteriori ritardi e l'estensione dell'intero progetto,
• Le consegne esterne da un'azienda specifica sono spesso in ritardo e allo stesso modo.

Strategia n. 2: monitoraggio del team e del budget per i progetti

Abbiamo già evidenziato alcuni effetti negativi dell'errore di pianificazione che si verificano nella realizzazione del progetto. Ora vediamo cosa possiamo fare per identificare tempestivamente se qualcosa è fuori strada ed evitare le conseguenze dannose.

Innanzitutto, è essenziale tenere traccia e registrare il tempo, così come ogni altra risorsa utilizzata più spesso di quanto pensi di averne bisogno.

Più pietre miliari si determinano nella roadmap del progetto, maggiore è l'opportunità di notare e reagire al fallimento o ai possibili ritardi.

Inoltre, per i progetti, combattere l'errore di pianificazione deve essere uno sforzo di squadra, ed è per questo che è meglio utilizzare un'applicazione di monitoraggio del team per questo scopo. In questo modo, tutti possono controllare lo stato di avanzamento del progetto e vedere chi lavora su cosa.

Fortunatamente, ci sono strumenti più utili che mai: ecco un esempio di monitoraggio del team e del budget in Clockify.

Strategia n. 3: suddividere attività complesse in attività più piccole e gestibili

Un solido processo di suddivisione delle attività specifiche di un progetto può fare molto e ridurre significativamente i pericoli di errori di pianificazione.

La tua capacità di identificare correttamente le attività creerà una struttura per una pianificazione più dettagliata e una sequenza temporale con più pietre miliari . Questa capacità è indicata come microproduttività e serve allo scopo di farci utilizzare la strategia un passo alla volta.

Perché è importante?

In primo luogo, le attività più piccole diventano più gestibili e le percepiamo come più fattibili , il che ci rende ulteriormente più motivati ​​a completare un'attività.

In secondo luogo, tenere traccia del tempo che dedichi a un'attività più piccola ti fornirà informazioni più pertinenti e precise sull'intero processo.

E la terza ragione fondamentale è che è semplicemente più facile individuare e rispondere tempestivamente a un ritardo minore .

Ad esempio, invece di stimare che occorrono 4 giorni per completare l'attività "scrivere un rapporto mensile", prova a scomporla in componenti.

Dopo un'interruzione, avrai diverse attività più piccole (raccolta di dati, creazione di elementi visivi, scrittura dell'e-mail, ecc.) con allocazioni di tempo più piccole, quindi una migliore comprensione di quale passaggio ha effettivamente richiesto più tempo del previsto per essere completato.

In questo modo, la prossima volta che il tuo piano include lo stesso passaggio, farai una stima migliore e più accurata.

Strategia n. 4: miglioramento continuo delle capacità di gestione del tempo

Oltre a stimare con precisione il tempo necessario per completare un'attività, dovresti anche concentrarti sulla ricerca di un modo per completare le tue attività in meno tempo alla fine.

E, dopotutto, le nostre principali capacità di gestione del tempo includono:

• Programmazione,
• Pianificazione,
• Organizzazione, e
• Dare priorità.

È qui che l'importanza della gestione del tempo diventa evidente in relazione all'errore di pianificazione.

Non solo ridurrai in modo significativo la probabilità che si verifichi l'errore di pianificazione, ma i passaggi per migliorare l'insieme delle competenze stimoleranno anche lo sviluppo organico di sane abitudini.

Strategia n. 5: stime in tre punti per fissare scadenze più realistiche

Durante la creazione di una sequenza temporale e la stima del tempo per attività specifiche, l'utilizzo di una tecnica di stima in tre punti ti aiuterà a diventare più obiettivo.

Il processo stesso ti fa considerare almeno il peggior risultato possibile , insieme ad altri risultati, poiché vengono utilizzate le seguenti 3 metriche:

• La stima più ottimistica,
• Lo scenario più probabile che accada, e
• La stima più pessimistica.

È probabile che, mentre crei la stima più pessimistica, ti vengano già in mente alcuni fattori che potrebbero avere un impatto negativo sull'esecuzione del progetto.

Il punto è stabilire scadenze più realistiche, quindi il fatto stesso che tu stia prendendo in considerazione questi fattori significa che sei sulla strada giusta per superare il problema dell'errore di pianificazione.

Strategia n. 6: consulenza con soggetti esterni

Come abbiamo accennato all'inizio, l'errore di pianificazione si verifica a causa del cablaggio del nostro cervello, il che significa che è un problema interno.

Convincere noi stessi che completeremo un compito in tempo e poi continuare a non farlo può, fortunatamente, essere evitato.

Per evitare di presentare il tuo piano eccessivamente ottimista, è importante chiedere un feedback esterno e ascoltare l'opinione di qualcun altro prima di farlo.

Presentare il tuo piano a un collega o a un amico ti aiuterà a prendere le distanze dall'approccio orientato all'intuizione .

Inoltre, un'opinione di una terza parte imparziale può aiutarti in un modo che non ti aspettavi e potresti ricevere ottimi consigli.

Strategia n. 7: imparare dai propri errori

Ultimo ma non meno importante, tieni presente che abbiamo il potere di prevenire la gamma di sentimenti negativi che abbiamo menzionato sopra e, in definitiva, il deterioramento della nostra salute mentale.

Come?

Innanzitutto, dobbiamo accettare il fatto che a volte mordiamo più di quanto possiamo masticare .

Inoltre, riconosci che succede a tutti.

Quindi, invece di picchiarci, possiamo effettivamente imparare qualcosa dai nostri errori e tenerne conto la prossima volta .

È nella natura umana commettere errori e, a volte, anche fallire completamente. Ciò che conta di più è la nostra percezione di tali eventi, quindi dovremmo considerarli come opportunità per crescere ed evolvere .

Poiché i nostri cervelli non sono realmente predisposti per affrontare “positivamente” gli errori, dobbiamo agire in modo proattivo e prendere in mano la questione.

Riepilogo: pianifica per ciò che non è pianificato e supera l'errore di pianificazione

Come puoi concludere dall'articolo, non esiste un approccio semplice e valido per tutti per affrontare l'errore di pianificazione.

Inoltre, non c'è dubbio: superare un problema che deriva dal nostro stesso cervello è impegnativo e richiede uno sforzo attivo e continuo. Non è impossibile, ma comunque, se non trattato, diventa un problema che ostacola il successo.

Quindi, la linea di fondo è: è possibile superare il problema dell'errore di pianificazione. Ci vuole solo un approccio strategico e un piccolo aiuto dagli strumenti giusti.

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