Pianificazione della migrazione dal CRM al cloud

Dall'inizio degli anni 2000, le tecnologie software scalabili e flessibili basate sul cloud hanno lentamente sostituito i sistemi tradizionali e le soluzioni on-premise al lavoro. E con l'aumento del lavoro a distanza dovuto alla pandemia di COVID-19, il loro posto nei moderni sistemi di lavoro si è trasformato da lusso a necessità. Stai pensando di spostare il tuo sistema CRM nel cloud? Quali passi importanti dovresti fare per primi? In questo articolo, discuteremo delle cose che dovresti pianificare prima di una migrazione al cloud CRM.

Che cos'è una migrazione al cloud CRM?

La migrazione CRM è il processo di spostamento di dati, risorse e altri file importanti dalla piattaforma CRM al cloud. Poiché il processo di trasloco richiede costi e tempi, soprattutto se hai un'azienda enorme o stai trasferendo un'enorme quantità di dati, ci sono molte cose da considerare prima di migrare il tuo CRM. Scopri cosa sono e come puoi rendere la transizione agevole per tutti i membri dell'azienda.

Quali sono i vantaggi di spostare il tuo CRM nel cloud? Oltre ad aprire opportunità per varie integrazioni con i nuovi sistemi tecnologici, il passaggio al cloud avvantaggia anche la tua azienda in termini di prestazioni, velocità e sicurezza.

Un'azienda che gestisce il proprio CRM dal cloud è in grado di ottimizzare i dati in modo più efficiente. Aumenta anche la velocità di elaborazione dei dati per l'analisi o l'integrazione. La maggior parte dei software basati su cloud sono inoltre realizzati con protezioni di sicurezza a più livelli. Ciò semplifica il rilevamento delle minacce e offre ai tuoi dati una migliore protezione dagli hacker.

Cose da ricordare prima della migrazione dal CRM al cloud

Ci sono molti vantaggi nel trasferire il tuo CRM nel cloud. Questi includono flessibilità, scalabilità e facilità di accesso. Tuttavia, la migrazione della piattaforma CRM della tua azienda al cloud può essere opprimente. Soprattutto se fatto senza un piano di migrazione. Ma con la corretta pianificazione e la corretta esecuzione, l'intero processo di migrazione può essere rapido e semplice. Quindi, senza ulteriori indugi, ecco le cose da ricordare prima di una migrazione CRM al cloud:

Informa tutti sulla squadra

La migrazione al CRM è un cambiamento critico del flusso di lavoro che interessa tutti in ufficio. Quindi, non avviare una migrazione senza prima informare tutti i membri del tuo team. Ciò garantirà che il tuo team possa prepararsi bene per le nuove modifiche. Possono anche essere informati se ci sono dati che andranno persi o problemi che si verificheranno durante o dopo il completamento della migrazione. Non dimenticare di discutere il motivo della migrazione, i vantaggi, gli svantaggi e le nuove responsabilità del tuo personale una volta terminata la migrazione.

La migrazione al cloud viene solitamente eseguita dai team IT interni della tua azienda o assumendo professionisti qualificati o società di consulenza. Qualunque cosa tu scelga, assicurati che tutti siano d'accordo con il processo.

Stabilisci obiettivi

La definizione degli obiettivi di migrazione è un passaggio fondamentale per garantire che l'intero processo di migrazione diventi un successo. Devi essere in grado di visualizzare i vantaggi che la tua azienda può ottenere migrando al cloud ed essere in grado di misurarli e documentarli dopo il processo.

È per migliorare le prestazioni aziendali? Per aumentare la velocità nelle tue operazioni? Per aumentare la sicurezza? La definizione dei tuoi obiettivi ti aiuta a impostare una metrica appropriata per il successo della tua strategia di migrazione al cloud.

Esamina il CRM di origine e di destinazione

Questo passaggio include l'identificazione dell'uso esatto del nuovo CRM nelle tue operazioni. Dovresti anche creare un inventario completo della tua infrastruttura esistente, inclusi software, server e database. Aiuta te e il tuo team a capire quali dati spostare. Puoi scegliere di saltare i parametri obsoleti dal tuo vecchio CRM esistente e includere solo i campi necessari nel tuo CRM cloud. Durante la revisione della fonte, prova a visualizzare tutte le risorse di dati che devi spostare nel cloud o nel CRM di destinazione.

Calcola i costi

La migrazione è un enorme dispendio di tempo e fatica, quindi assicurati di avere i fondi per impegnarti. Quando crei un piano di migrazione, elenca tutte le spese che devi affrontare. Questi includono il costo della potenza di elaborazione, dell'archiviazione dei dati, degli strumenti di migrazione, dei test e così via.

Scegli il tuo ambiente cloud

Ora che sai di cosa hai bisogno, decidi il tipo di modello cloud che vuoi che la tua azienda adotti. Esistono molti tipi diversi di modelli cloud tra cui puoi scegliere. Ecco alcuni esempi: cloud ibrido, privato, cloud o multi-cloud.

Mentre i servizi cloud pubblici sono spesso serviti da un provider a diversi consumatori, un cloud privato di solito ha solo un'infrastruttura di proprietà del provider cloud (spesso è un servizio cloud esclusivo dell'azienda). I cloud ibridi, d'altra parte, combinano entrambi gli ambienti insieme. Per determinare quale sia il più adatto alla tua attività, prova a valutare le tue esigenze attuali e future.

Scegli la tua strategia di migrazione al cloud

Ogni azienda ha la propria infrastruttura tecnologica, quindi ciò che funziona per un'altra potrebbe non funzionare per te. A seconda del tipo di attività che hai, ci sono alcune strategie di migrazione al cloud che funzioneranno meglio per te. Di seguito sono riportati alcuni esempi di strategie di migrazione comuni: rehosting, replatform, refactoring o riacquisto.

Nel rehosting, stai semplicemente spostando la tua base di codice in un nuovo ambiente cloud. Il replatforming comporta la riscrittura parziale della base di codice, il refactoring è una riscrittura completa e il riacquisto è il più costoso perché deve sostituire l'app legacy stessa.

Pianifica i tempi di inattività

La migrazione può essere un processo lungo che molte aziende spesso temono. Di solito pianificano i giorni di inattività solo per il processo. Il modo migliore per ridurre i tempi di inattività è scegliere una data con il minor numero di attività commerciali o CRM. Ad esempio, durante i fine settimana o in una data in cui il lavoro è solitamente minimo (varia in base all'attività e al settore).

Dati di backup

Non sottovalutare quanto sia vantaggioso il backup dei dati. Soprattutto durante la migrazione dei dati aziendali da un CRM all'altro. Un corretto backup dei dati ti darà la tranquillità di sapere che tutti i tuoi dati vengono salvati in caso di errore durante il processo di migrazione. Quindi, prima di iniziare la migrazione, crea un piano di backup con il tuo team. A seconda dell'entità dei dati e delle operazioni, il backup dei dati richiederà da cinque minuti a diverse ore. Molti buoni CRM oggi come Zoho e Pipeliner hanno straordinarie capacità di integrazione che possono aiutarti a eseguire facilmente backup senza perdere dati.

Confronta le strutture CRM

Dedica una buona quantità di tempo a confrontare la tua vecchia e nuova struttura CRM. Ciò ti assicurerà di scegliere una piattaforma adatta alla tua attività. Quando lo confronti, troverai anche importanti vantaggi del nuovo CRM che potresti non aver notato prima. I migliori sistemi CRM per le aziende sono generalmente basati su cloud e ospitati sui server del provider.

Test prima della migrazione

Dopo aver eseguito tutti i preparativi sopra, esegui un'importazione parziale solo per vedere possibili errori. Puoi anche eseguire diverse prove per testare la piattaforma su diversi cluster di dati. L'esecuzione dei test ti consentirà di modificare le impostazioni o qualsiasi altra modifica necessaria prima di spostare tutti i dati nel nuovo CRM. A seconda della complessità della tua configurazione cloud o della tua attività di e-commerce, dovrai eseguire diversi passaggi per assicurarti che tutto vada completamente liscio durante il processo finale.

Sei pronto per la tua migrazione al Cloud CRM?

Ora che hai fatto tutti i preparativi, è il momento di spostare il tuo CRM nel cloud. Seguire i suggerimenti di cui sopra dovrebbe aiutarti a ridurre al minimo i tempi di inattività e altri problemi complessi che potrebbero influire sulla migrazione. Ricorda, se eseguita correttamente, la migrazione al cloud CRM non solo migliorerà le tue relazioni commerciali, ma aumenterà anche le vendite e la crescita organizzativa.