Come pianificare la tua giornata e rimanere organizzato

Hai problemi a portare a termine i tuoi piani? Forse ripetendo gli stessi errori più e più volte e non sei sicuro di come risolverlo? Oppure vuoi iniziare a pianificare, ma non sai da dove cominciare?

Bene, questa guida copre la pianificazione quotidiana che si concentra sul mantenerti coerente e motivato a raggiungere i tuoi obiettivi. Butta fuori dalla finestra l'urgenza e le scadenze ravvicinate e dai un'occhiata a come puoi diventare la versione più produttiva di te stesso semplicemente concentrandoti su di te .

Discuteremo l'arte della creazione del tempo, perché i tuoi sogni a lungo termine sono importanti e come diventare creativi con il tuo diario, tra le altre cose, può tirare fuori il meglio di te.

Perché gli obiettivi a lungo termine sono necessari per i piani quotidiani

Diciamo che decidi di domenica sera che vuoi iniziare a pianificare l'intera settimana. Di solito, la nostra mente andrà immediatamente verso la nostra app preferita, un calendario o un taccuino e inizierà con lunedì.

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Certo, probabilmente sai qual è il tuo attuale progetto al lavoro, quindi puoi suddividere i tuoi compiti. O hai appena deciso di voler perdere 10 chili. Ma iniziare prima dall'unità più piccola - il compito - ti farà solo girare in tondo. In effetti, il tuo piano giornaliero potrebbe fallire il primo giorno.

Come mai? Perché manca la direzione.

Ed è per questo che hai bisogno di un confine, obiettivo generale che desideri raggiungere. Con questo in mente, ti verranno immediatamente in mente compiti più mirati e piani fattibili.

Ecco come.

Inizia a pianificare creando obiettivi specifici a lungo termine

La maggior parte della nostra produttività e motivazione per portare a termine le attività deriva dal sapere dove siamo diretti e cosa vogliamo ottenere.

Quando stabilisci obiettivi a lungo termine per te stesso, pianificare le singole giornate diventa un gioco da ragazzi. Ed è per due semplici motivi:

1. È molto più facile rimanere motivati ​​quando gli obiettivi sono visibili, sempre presenti nella parte posteriore della tua mente e
2. La pianificazione diventa molto più semplice, poiché le attività sono più semplici.

Ad esempio, dire che vuoi diventare più sano in sei mesi e lasciar perdere, invece di dire che vuoi diventare più sano mangiando più verdure.

Nel primo, non sarai esattamente sicuro di come organizzare la tua giornata:

• Iniziare con poche verdure crude al giorno?
• Eliminare il fast food?
• Eliminare i fast food, mangiare qualche verdura cruda e cucinare di più?

In quest'ultimo caso, quando specifichi di volere più verdure come mezzo per diventare più sano, la tua pianificazione viene immediatamente snellita:

• Forse decidi di cucinare tre volte a settimana.
• Fai una lista della spesa che deve includere almeno quattro-cinque verdure.
• Trascorri un'ora alla ricerca di ricette facili con cui iniziare.

Queste sono già attività quotidiane più tangibili e facilmente realizzabili, che possono anche essere espanse a traguardi settimanali.

Stabilisci obiettivi mensili

Imposta obiettivi per ogni mese e specifica un obiettivo o un risultato.

Se utilizziamo l'esempio sopra, puoi restringere l'obiettivo di mangiare più verdure in questo modo:

Più i tuoi obiettivi sono autonomi e gestibili, più è probabile che tu li porti a termine. E per quanto riguarda la pianificazione quotidiana, sei un passo più vicino alla formazione di piani ermetici per ogni giorno.

Fai piani settimanali basati su obiettivi mensili

Ora, se il tuo obiettivo mensile di aprile è fare 12 pasti vegetariani, hai già impostato il tuo obiettivo settimanale per l'intero periodo: fare tre pasti vegetariani a settimana.

Immediatamente, puoi diventare più creativo: fai una colazione, un pranzo e una cena vegetariani ogni settimana, o prova semplicemente colazioni vegetariane o cene... come preferisci. Rendilo facile o impegnativo per te stesso.

Fai piani giornalieri come trampolini di lancio per raggiungere traguardi

E quando riesci a fare un programma giornaliero relativo alla tua dieta, è il momento di scomporre l'obiettivo settimanale in piccoli passi. Ad esempio, per tre pasti a settimana, puoi fare:

Domenica : determina i giorni dei pasti vegetariani, trova le ricette e fai una lista della spesa

Lunedì : fai la spesa

Martedì – uova e formaggio su pane tostato per colazione (magari prova il latte d'avena questa volta)

mercoledì – /

Giovedì – pizza vegetariana a pranzo

venerdì – /

Sabato – a cena riso alla butternut con porri e spinaci

Domenica : annota le impressioni, trova nuove ricette, fai una lista della spesa

Lo stesso principio può essere applicato a qualsiasi altra cosa: finire un progetto, prendere una nuova abitudine o andare avanti nella tua carriera. Inoltre, il metodo di pianificazione da un obiettivo più grande fino ai più piccoli passaggi rende le attività quotidiane molto più gestibili e soddisfacenti.

Metodi per pianificare la tua giornata

La pianificazione quotidiana è un'attività così soggettiva che non si tratta mai solo di "riempire il calendario di attività". Non ci sono due persone che lavorano esattamente allo stesso modo, e dal modo in cui elaborano informazioni importanti a come consumano le loro energie durante il giorno varierà.

In questa sezione, esploreremo diversi metodi che puoi utilizzare per organizzare le tue attività.

Affidati alla tua "app di pianificazione interiore"

Non vuoi essere vincolato da un'app organizzativa o di produttività. Perché cosa succede quando scompare o non viene più aggiornato? Sarai bloccato a dover riconsiderare la costruzione delle tue abitudini di pianificazione da zero.

Invece, lo stratega della gestione del tempo Mike Vardy consiglia di migliorare nell'utilizzo della tua "app interna". Cioè, creare una mentalità più organizzata che non si basi solo sulle app digitali per l'aiuto (come calendari, elenchi di cose da fare, ecc.). Questi strumenti sono qui per essere proprio questo: strumenti. Tuttavia, siamo diventati eccessivamente dipendenti da loro nel tempo.

Vardy sostiene che, una volta gestita l '"app interna", sarà un gioco da ragazzi navigare tra le app, senza il rischio che la tua pianificazione quotidiana fallisca.

Il metodo di creazione del tempo di Mike Vardy

In un breve discorso per Prod Con nel 2019, Vardy spiega come crede che il tempo sia un concetto creato dall'uomo. Che, invece di tenere traccia di ogni singola ora del nostro tempo, dobbiamo prima di tutto considerare l'importanza del compito. Passare a questo tipo di punto di vista, sostiene, ci dà la possibilità di elaborare i nostri programmi basati sull'importanza dei compiti e meno sulla loro urgenza.

Qui, daremo un'occhiata più da vicino a come la creazione del tempo rende la pianificazione giornaliera, settimanale o mensile molto più semplice.

1. Non iperprogrammare te stesso

Appena fuori dal cancello, Vardy avverte di non pianificare ogni singola ora della tua giornata. Rende solo le cose più difficili se la tua giornata dovesse deragliare. Come un'emergenza familiare, una riunione urgente o scadenze che cambiano improvvisamente.

Un programma serrato è molto simile a un castello di carte. E se un singolo evento minaccia di rovesciarlo, diventerà ancora più stressante pianificare di nuovo le stesse cose, allocando risorse, tempo ed energia. Proprio come ricostruire un castello di carte il più velocemente possibile.

È qui che Vardy consiglia di essere meno concentrato su vincoli di tempo rigorosi e di provare i temi del giorno.

2. Il metodo del tema del giorno

In un articolo su produttivitàist.com, Vardy ha scritto della sua scoperta del tema del giorno. Il tema del giorno si basa sulla limitazione delle opzioni (e quindi sulla semplificazione) del processo di pianificazione. L'obiettivo è alleviare il cervello da parte dello stress che deriva dalla pianificazione, assegnando compiti specifici in giorni specifici.

Vardy prima scriveva i suoi compiti e poi li etichettava in categorie separate. Quindi, in base a quelle categorie, deduceva che tipo di temi avrebbe assegnato per ogni giorno. I temi che ha realizzato sono stati (a partire da lunedì):

Ottimizzazione, Video, Audio, Formazione, Deep Work, Famiglia/Lavori domestici, Pianificazione

Più o meno allo stesso modo, per qualcun altro, i temi potrebbero assomigliare a:

Istruzione, Famiglia/Lavori, Scrittura, Comunicazione (social media, e-mail, ecc.), Clienti, Pianificazione

Tutto dipende dalla linea di lavoro di ogni individuo, dal suo stile di vita e dai livelli di energia. Alcune persone potrebbero anche lasciare una delle loro giornate senza un tema, per fare una pausa nel carico di lavoro settimanale. Come abbiamo accennato, la pianificazione è una cosa molto soggettiva che richiede di costruire una struttura che funzioni per te.

3. Temi verticali e orizzontali

Il tema verticale è il processo di temi del giorno precedente, in cui alcune attività cadranno in un giorno particolare. Nel caso di Vardy, il programma si presentava così:

I temi orizzontali sono attività che devono essere ripetute quotidianamente, come controllare le e-mail, meditare, chiamate importanti, ecc. Su un calendario o un programma, di solito hanno questo aspetto, da cui il nome:

Se combinati, i temi verticali e orizzontali fanno di te un maestro della pianificazione.

Come mai?

Perché la tematizzazione verticale ti consente di riservare giorni per attività specifiche importanti per i tuoi obiettivi. Non sono scadenze rigide, semplicemente una struttura che aiuta il tuo cervello a concentrarsi meglio. E il tema orizzontale è un metodo di pianificazione progettato per le attività che devi svolgere ogni giorno.

Naturalmente, non farai una "giornata di allenamento" come tema e andrai in palestra solo il martedì. Il tema è troppo stretto e funziona molto meglio come pezzo di un puzzle nel tema orizzontale.

4. Le 5 modalità per classificare le tue attività

Per ottenere un vantaggio nella categorizzazione dei tuoi compiti in temi, Vardy ha creato una breve guida sulle 5 categorie di lavoro basato sulla modalità. Queste modalità sono:

1. Basato su temi: attività raggruppate in base a una categorizzazione simile
   Es: modalità famiglia, lavoro approfondito, scrittura, ecc.
2. Basato sulle risorse: attività raggruppate in batch in base agli strumenti di cui hai bisogno o ai luoghi in cui le porti a termine
   Es: Modalità documento Word
3. Basato sull'energia: compiti raggruppati in base alla quantità di energia necessaria
   Es: modalità alta, media, bassa energia
4. Basati sull'attività: Vardy li chiama anche basati sui verbi. Sono strettamente collegati ai tuoi obiettivi a lungo termine.
   Es: commissioni, istruzione, formazione, ecc.
5. Basati sul tempo: quelli più familiari: compiti raggruppati in base al tempo impiegato per portarli a termine.
   Es: modalità 5 minuti, modalità 25 minuti, ecc.

Un ottimo esempio di come le modalità funzionano con i piani giornalieri e di come si collegano ai tuoi obiettivi generali viene dalla presentazione di Vardy.

Fonte: themorningeffect.com

Qui, il compito di rispondere a una fattura rientra nella modalità e-mail (poiché l'ha classificata in base agli strumenti di cui ha bisogno), rientra nel suo progetto di coaching mensile (come obiettivo più ampio) ed è programmato all'ora del giorno in cui fa le sue e-mail.

Anche se questo tipo di pianificazione sembra un po' complesso, Vardy rassicura nel suo discorso per ProdCon che ci vuole semplicemente del tempo e dei piccoli passi per capire rapidamente come funzionano le categorie di modalità e creazione del tempo. Impararli fornisce un ottimo strumento autosufficiente per creare un quadro tutto tuo che a malapena si basi sui vincoli di tempo e si concentri invece su ciò che è importante per te.

Metodo di batch delle attività

Un altro metodo comunemente usato per pianificare la tua giornata è chiamato task-batching. È meno complesso della creazione del tempo, ma cattura lo stesso succo. Quindi potrebbe essere un buon punto di partenza.

Quando si raggruppano le attività, si raggruppano semplicemente attività simili, ad esempio, al mattino, si gestisce tutta la corrispondenza e-mail. Ciò include fatture, feedback, organizzazione di riunioni, ecc. Nel pomeriggio, ti concentri su attività di lavoro approfondite e lasci qualsiasi altro problema di posta elettronica per il giorno successivo.

La suddivisione in batch dei tuoi compiti durante la giornata impedisce il cambio di contesto, il momento in cui il tuo cervello trova più difficile concentrarsi su un nuovo compito, perché è molto diverso da quello che stavi facendo.

Ad esempio, durante l'organizzazione di una riunione stavi: assemblando un elenco di persone, informandole su di esso e sull'argomento, rileggendo l'invito e, dopo 30 minuti, passavi improvvisamente a scrivere un feedback al designer per la nuova prima pagina design.

Il nostro cervello impiega 20 minuti per concentrarsi completamente su un nuovo compito, se non ha somiglianze con quello che stavamo facendo prima.

Quindi, il batch di attività aiuta la tua mente a rimanere sulla corsia giusta e a rimanere produttiva senza esercitare ulteriori sforzi.

Il metodo di gioco

Quello che fanno app come Habitica, LifeRPG ed EpicWin è trattare i programmi giornalieri come videogiochi. Per coloro che non si vedono vincolati da orari rigorosi e interfacce utente o diari minimalisti, la pianificazione gamificata potrebbe essere la soluzione.

Fonte: androidauthority.net

Il modo in cui queste app sono progettate è quello di darti la libertà di nominare ed etichettare ogni attività e di assegnargli una quantità specifica di punti esperienza (EXP in breve). E quando li finisci, ottieni quella quantità impostata di exp, potenziando te stesso (o il tuo personaggio) per diventare più potente. È un ottimo aiuto visivo per coloro che hanno difficoltà a vedere effettivamente i progressi nelle loro attività.

Più o meno allo stesso modo, gli appassionati di carta e penna creano diari sotto forma di libri di giochi di ruolo. Ryder Carroll, il creatore di Bullet Journal , ha scritto un eccellente post sul blog analizzando il suo metodo di pianificazione quotidiana dei giochi di ruolo.

Fonte: bulletjournal.com

Sia che tu decida di utilizzare un'app digitale o di creare il tuo libro di missioni, la ludicizzazione della pianificazione quotidiana è un metodo perfettamente praticabile. Rende un viaggio più interessante per raggiungere gli obiettivi e rendere la vita quotidiana un po' più divertente.

Come garantire che i tuoi piani giornalieri rimangano

Ora che abbiamo discusso i metodi dei piani giornalieri, quali sono alcuni modi in cui puoi assicurarti di attenerti ad essi? Discuteremo tre modi per mantenere le tue attività gestibili, in modo che la tua pianificazione quotidiana non vada sprecata.

Rendi i compiti il ​​più piccoli possibile

A questo punto, anche gli uccellini sanno che più piccoli sono i tuoi compiti, più è probabile che li finirai.

Ogni volta che inizi a pianificare, assicurati che le attività non richiedano più di un'ora.

Usa un metodo di risoluzione delle attività adatto a te

Quando vuoi essere sempre al passo con i tuoi compiti, ci sono molti metodi di gestione del tempo tra cui scegliere, in base a come affronti il ​​lavoro. Alcuni dei più famosi includono:

• La matrice di Eisenhower

Ordinamento delle attività in quattro diverse categorie, a seconda della loro urgenza e importanza ;

• Blocco del tempo

Organizza la tua giornata in blocchi di tempo destinati a compiti diversi (dipendenti dal tempo);

• Mangia quella rana

Fare una lista di cose da fare in base all'importanza dei compiti: i più importanti vengono prima;

• Prima serata biologica o il (ritmo circadiano)

Fare un programma basato sui tuoi livelli di energia durante il giorno;

Diventa creativo con l'inserimento nel diario

Negli ultimi anni abbiamo assistito a un boom del diario dei proiettili. Pinterest è pieno di idee creative per tenere traccia delle abitudini, tenere un diario di pensieri o pianificare i progressi della propria carriera.

È l'approccio estetico e una sensazione quasi meditativa al processo che attira alcune persone ad esso. Per alcuni, è il senso di realizzazione mentre riempiono le caselle di controllo con evidenziatori. E col passare del tempo, poter riflettere sul viaggio colorato che hanno intrapreso. L'inserimento nel diario dei proiettili creativi rende la pianificazione quotidiana qualcosa di cui guardare con impazienza.

Fonte: fruitfullyalive.com

Se ti consideri più un tipo visivo e allo stesso tempo stai cercando un nuovo hobby pratico, il diario dei proiettili potrebbe fare al caso tuo. Come motivatore e una registrazione permanente dei tuoi risultati, è un ottimo punto di partenza.

Rivedi e riprova

Ultima, ma forse la parte più importante della pianificazione quotidiana, è la revisione. Bisogna prendere l'abitudine di tenere traccia del proprio tempo e delle proprie impressioni, rivedere, analizzare i dati e rielaborare il proprio programma.

Perché senza un'autoriflessione sufficiente e senza imparare dagli errori, è più probabile che si abbandoni del tutto la pianificazione. Quindi, come dovresti rivedere per imparare il massimo da esso?

Tieni traccia del tempo per ottenere dati accurati

Un elemento chiave nella pianificazione e nella revisione è il cronometro. Anche se non devi essere vincolato da scadenze se scegli di non farlo, l'unico vero modo per scoprire quanto tempo produttivo o sprecato hai è tenere traccia di ogni attività.

Ora, potrebbe essere noioso considerare un'altra app da utilizzare, solo per tenere traccia del tempo. Ma app come Clockify, ad esempio, sono state create per integrarsi perfettamente in tutti i browser, le principali piattaforme e app. Puoi includerlo nel tuo pianificatore giornaliero in Google Calendar o Todoist e fare clic su un solo pulsante per avviare il timer.

E con il minimo sforzo, puoi avere un rapporto dettagliato su come è stata trascorsa la tua giornata e dove è andato il tempo.

Scrivi le tue impressioni

Ogni volta che succede qualcosa che influisce sui tuoi piani in positivo o in negativo, scrivilo. All'improvviso è spuntato un incontro che ha rovinato la tua concentrazione? Scrivilo. Un compito ti ha richiesto sorprendentemente meno di quanto pensassi? Scrivilo. Il consiglio di un collega ti ha dato qualche spunto di riflessione? Annotalo per rimuginarci più tardi.

Trasformalo in un'abitudine e utilizza i post-it per ricordare le cose più facilmente. Saresti sorpreso di quante poche informazioni possiamo effettivamente ricordare durante il giorno.

E alla fine della giornata, puoi fare un rituale di 10 minuti per consolidare tutte le tue note quotidiane per una revisione settimanale più ampia.

Fai una revisione settimanale o bimestrale

Sia che tu decida di organizzare una giornata a tema o di riservare un periodo di tempo, è bene mantenere l'abitudine di esaminare tutti i dati che hai raccolto e analizzarli. Puoi facilmente individuare le tue maggiori distrazioni, come fluttuano i tuoi livelli di energia o se i compiti stessi non sono formulati abbastanza bene.

È straordinario quello che puoi scoprire, semplicemente monitorando i tuoi progressi. Ripassando ogni tanto, sei sicuro di ricordare a te stesso quali sono gli obiettivi finali e come raggiungerli più velocemente. Senza di essa, saresti più propenso a ripetere gli stessi errori o a perdere opportunità per migliorare la produttività e il flusso di lavoro.

Conclusione

Inizia fissando obiettivi a lungo termine, quindi smontali in pietre miliari mensili, settimanali e giornaliere per assicurarti che i tuoi compiti siano mirati. Ed eliminando le pressioni del tempo e dell'urgenza, puoi iniziare ad apprezzare quei compiti e qual è il loro scopo.

Pianificare la tua giornata è più che riempire un calendario di attività. Si tratta di un impegno attivo con i tuoi obiettivi a lungo termine e di come desideri migliorare alcuni aspetti della tua vita. Inoltre, se ci concentriamo sull'importanza dei compiti, invece di adattare quante più cose possibili entro 24 ore, la pianificazione può rendere la nostra vita più ricca.