Una ripartizione delle 5 fasi di Project Management
Pubblicato: 2022-06-12Ogni progetto ha cinque fasi distinte. Scopri tutto su di loro per realizzare progetti di successo.
Ti sei mai chiesto perché alcuni progetti falliscono mentre altri hanno successo? Cosa distingue un buon progetto da uno cattivo? La risposta è l'efficienza con cui viene gestito un progetto, che è influenzata dalle fasi di gestione del progetto.
Un progetto ben gestito ha cinque fasi distinte: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura. Questi si riferiscono alle diverse fasi che un progetto attraversa dall'inizio alla fine. La gestione di un progetto in più fasi è un modo collaudato per garantire il completamento tempestivo nel rispetto del budget e dell'ambito.
Ogni fase ha uno scopo specifico e le cinque fasi devono essere completate in ordine. Una gestione imprecisa delle fasi del progetto potrebbe comportare scadenze mancate, budget eccessivi o fallimento del progetto.
Se sei un project manager che cerca di gestire in modo efficace i progetti ed evitare insidie, questo blog fa per te. Spieghiamo i diversi insiemi di opportunità che ciascuna fase presenta e gli obiettivi distinti che ciascuna ha. Ma prima, comprendiamo le basi delle fasi di project management e la loro importanza.
Perché dovresti concentrarti sulle fasi del progetto?
Le fasi di un progetto consentono di tenere traccia dei progressi e identificare potenziali problemi sin dall'inizio suddividendo il progetto in parti più piccole e più gestibili. Questo aiuta a evitare costosi errori e ritardi che potrebbero allontanare il tuo progetto dal budget e dalla pianificazione previsti.
Inoltre, le fasi di gestione del progetto aiutano a migliorare la comunicazione tra i membri del team, chiarendo ruoli e responsabilità. Compiti e obiettivi chiaramente definiti rendono più facile per i membri del team di progetto rimanere in pista e lavorare insieme in modo efficiente.
Fase 1: avvio del progetto
La prima fase del progetto riguarda l'inizio. Durante la fase di avvio, sviluppi una chiara comprensione dello scopo, dell'ambito e degli obiettivi del progetto. Questo è il momento di mettere insieme una squadra e iniziare a prendere decisioni su come sarà svolto il lavoro.
La fase di avvio del progetto include la decisione su una metodologia di gestione del progetto, la creazione di un budget e l'ottenimento delle necessarie approvazioni dalle parti interessate per portare avanti il progetto. L'avvio del progetto è la fase più importante, poiché stabilisce il tono e la direzione dell'intero progetto. È necessario acquisire una chiara comprensione dello scopo, dell'ambito e degli obiettivi del progetto durante questa fase. E perché ciò accada, hai bisogno di una carta del progetto.
Una carta del progetto è una dichiarazione della portata, degli obiettivi, dei risultati e dei partecipanti del progetto. Devi crearne uno per trovare risposte a domande come: Qual è l'obiettivo del progetto? Perché dovresti fare questo progetto? Chi sarà coinvolto nel ciclo di vita del progetto? Una carta fornirà una visione chiara del progetto e garantirà che sia allineato con i tuoi obiettivi aziendali.
Migliori pratiche per sfruttare al meglio la fase di avvio del progetto:
- Assicurati di coinvolgere tutti gli stakeholder del progetto durante questa fase.
- Utilizzare il software di gestione del progetto per sviluppare una carta del progetto chiara e concisa che delinei lo scopo, gli obiettivi e gli obiettivi del progetto.
- Crea una pianificazione del progetto che descriva in dettaglio tutte le attività del progetto che devono essere completate e quando devono essere completate.
- Assemblare un team di persone qualificate che hanno le capacità e l'esperienza per completare il lavoro di progetto.
- Sviluppare un budget e ottenere l'approvazione da tutte le parti necessarie.
- Creare un piano di gestione del rischio per identificare e mitigare i potenziali rischi del progetto.
- Pianifica una riunione di avvio del progetto alla fine della fase di avvio per assicurarti che tutti siano sulla stessa pagina sin dall'inizio ed evitare sorprese in seguito.
Fase 2: pianificazione del progetto
La seconda fase riguarda la pianificazione del tuo progetto. Questo è quando prendi tutte le informazioni raccolte durante la fase di avvio e le usi per creare un piano d'azione dettagliato per raggiungere gli obiettivi del progetto. La fase di pianificazione include l'assegnazione di compiti, lo sviluppo di piani di comunicazione e l'impostazione di risultati o obiettivi del progetto.
Assicurati che i tuoi obiettivi siano raggiungibili utilizzando il metodo Specifico, Misurabile, Realizzabile, Rilevante e Tempestivo (SMART). Questo approccio ti aiuterà a creare obiettivi tangibili che sono misurabili, realizzabili, pertinenti agli obiettivi della tua azienda e hanno un limite di tempo.
CLEAR, che sta per Collaborative, Limited, Emotional, Appreciable e Refineable, è un altro metodo di definizione degli obiettivi basato sui risultati che puoi utilizzare. Questo approccio garantisce che i tuoi obiettivi siano collaborativi (condivisi dal team), di portata limitata, emotivi (motivanti), apprezzabili e che possano essere perfezionati secondo necessità.
Migliori pratiche per sfruttare al meglio la fase di pianificazione del progetto:
- Crea un piano di progetto dettagliato che definisca tutte le attività, le scadenze e le parti responsabili.
- Assegna compiti ai membri del team di progetto e fornisci loro le risorse di cui hanno bisogno per completare i loro lavori.
- Sviluppare un piano di comunicazione chiaro e conciso per tenere tutti aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto.
- Monitorare lo stato di avanzamento del progetto in tempo reale e apportare modifiche al piano di progetto secondo necessità.
- Utilizzare il software di pianificazione del progetto per creare un piano di progetto ben congegnato. Il software faciliterà il monitoraggio dell'avanzamento del progetto e aiuterà a identificare potenziali problemi prima che si verifichino.
Fase 3: Esecuzione del progetto
Questa fase si concentra sulla messa in atto del piano del progetto e sul completamento del lavoro. Questo è quando i membri del team iniziano a lavorare sui compiti assegnati e iniziano a progredire verso gli obiettivi del progetto. Il tuo ruolo durante questa fase è delegare i compiti con saggezza, fornire supporto e guida al tuo team, nonché tenere traccia dei progressi per garantire che il progetto rimanga in linea.
Per garantire che le attività vengano eseguite in modo efficace, delegale alle persone giuste. Assicurati di assegnare le attività in base alle capacità, all'esperienza e alla disponibilità di ciascun individuo. Inoltre, fornire istruzioni chiare su cosa deve essere fatto e come dovrebbe essere fatto. Ciò contribuirà a evitare confusione e a garantire che le attività vengano completate nel modo desiderato.
Migliori pratiche per ottenere il massimo dalla fase di esecuzione del progetto:
- Verificare regolarmente con i membri del team per fornire supporto e rispondere alle domande che potrebbero avere.
- Mantenere un canale di comunicazione aperto con gli stakeholder del progetto per tenerli aggiornati sui progressi.
- Preparati ad adattare il piano del progetto, se necessario, in base al feedback e alle nuove informazioni.
- Tieni traccia dei progressi e delle pietre miliari per garantire che il progetto rimanga sulla buona strada.
- Utilizza il software di monitoraggio dei progetti per monitorare con precisione i progressi e le pietre miliari.
- Rimani flessibile. Le cose che non avevi pianificato inevitabilmente si presenteranno, quindi è importante essere in grado di adattarti e apportare modifiche secondo necessità.
Fase 4: Monitoraggio e controllo del progetto
La quarta fase riguarda il monitoraggio regolare del progetto per garantire che rimanga sulla buona strada. Questo è il momento in cui monitori da vicino i progressi e le prestazioni del team di progetto e li confronti con il piano originale.
Per assicurarti di attenerti al piano originale, identifica i fattori critici di successo (CSF) del tuo progetto, ovvero i fattori critici per definire il successo del tuo progetto, nonché gli indicatori chiave di prestazione (KPI), ovvero le metriche utilizzate per valutare le prestazioni del progetto.
I QCS sono un insieme di condizioni che devono essere soddisfatte affinché un progetto abbia successo, mentre i KPI sono parametri che misurano se i QCS sono stati soddisfatti o meno. Ad esempio, un CSF per un progetto di sviluppo di siti Web potrebbe avviare il sito in tempo, mentre il suo KPI potrebbe completare un determinato numero di attività a settimana.
Migliori pratiche per sfruttare al meglio la fase di monitoraggio del progetto:
- Condurre riunioni regolari del team per tenere traccia dei progressi e identificare eventuali problemi che devono essere affrontati.
- Effettua controlli regolari con le parti interessate per tenerle aggiornate sui progressi e affrontare eventuali problemi che potrebbero avere.
- Analizza regolarmente i dati del progetto per assicurarti che il tuo progetto sia sulla buona strada.
- Tieni sempre aggiornata la documentazione del progetto in modo da poterla consultare facilmente quando necessario. Questo ti aiuterà anche quando è il momento di scrivere il rapporto finale del progetto.
- Documentare le lezioni apprese durante il progetto per migliorare i processi per i progetti futuri.
Fase 5: Chiusura del progetto
La quinta e ultima fase non è altro che concludere il progetto e sistemare le questioni in sospeso. In questa fase creerai un rapporto finale che documenterà l'intero progetto dall'inizio alla fine. Questo rapporto dovrebbe includere i dettagli sugli obiettivi del progetto, i risultati, le lezioni apprese e qualsiasi altra informazione pertinente.
Migliori pratiche per sfruttare al meglio la fase di chiusura del progetto:
- Confronta gli obiettivi del progetto con i risultati per assicurarti che siano stati raggiunti.
- Identificare eventuali lezioni apprese durante il progetto e documentarle per riferimento futuro.
- Tenere una riunione del team per fare un debriefing del progetto e ringraziare i membri del team.
- Assicurati di celebrare i successi e le realizzazioni del progetto con il tuo team una volta completato il progetto. Ciò contribuirà a rafforzare il morale e la motivazione per i progetti futuri.
Gestire le fasi del progetto in modo efficiente per garantire il successo
Gestire i progetti in modo efficace è essenziale per qualsiasi azienda, grande o piccola che sia. Queste cinque fasi di gestione del progetto ti aiuteranno a garantire che i tuoi progetti siano ben organizzati, sulla buona strada e si svolgano senza intoppi dall'inizio alla fine.
Ricorda solo di essere flessibile e adattabile, poiché cose che non avevi pianificato (come modifiche ai requisiti del progetto, al budget o qualsiasi altro problema imprevisto) potrebbero emergere in qualsiasi momento. E, soprattutto, non dimenticare di celebrare il successo una volta completato il progetto.
Suggerimenti rapidi per una gestione efficace delle fasi del progetto
- Definire l'ambito del progetto e creare un piano dettagliato. Senza una chiara comprensione di ciò che il tuo progetto comporta e di ciò che deve essere fatto, sarà difficile garantire il successo del progetto. La creazione di un piano dettagliato ti aiuterà a tenere traccia dei progressi e a garantire che tutte le attività necessarie vengano completate in tempo.
- Metti insieme una squadra forte e impegnata. Raggiungere il successo richiede gli sforzi di un team forte e determinato. Pertanto, riunisci un team che sia pronto per la sfida e abbia le competenze e le conoscenze necessarie per completare il progetto.
- Delega compiti e responsabilità in base ai punti di forza di ciascun membro del team. Per sfruttare al meglio i punti di forza del tuo team, delega compiti e responsabilità di conseguenza. Ciò contribuirà a garantire che tutte le attività vengano completate in modo efficiente.
- Stabilisci obiettivi e traguardi chiari e tieni traccia dei progressi durante tutto il ciclo di vita della gestione del progetto. Senza obiettivi chiari, sarà difficile valutare il successo del tuo progetto. Assicurati di impostare pietre miliari e tenere traccia dei progressi in modo da poter apportare le modifiche necessarie lungo il percorso.
- Preparati ad adattare e adattare il tuo piano man mano che il progetto si evolve: mentre il tuo progetto avanza, preparati ad adattare e adattare il tuo piano di gestione del progetto. Questa flessibilità ti aiuterà ad affrontare sfide impreviste e a garantire il successo del tuo progetto.
Quando si gestiscono le diverse fasi del progetto, si possono incontrare diversi rischi. Ecco alcune risorse di gestione del rischio di progetto per aiutare ad affrontare tali rischi:
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