In che modo il cronometraggio personale ti aiuta a stare al passo con le cose

Tenere traccia dei tuoi progetti personali e raggiungere gli obiettivi personali può essere difficile e dispendioso in termini di tempo quanto il lavoro; spesso richiede lo stesso livello di dedizione.

Per essere in grado di realizzare tutto, è necessaria una buona gestione del tempo e capacità organizzative. Il cronometraggio è una buona opzione per rendere l'intero processo più fluido.

In questo articolo, esamineremo tutto ciò che devi sapere sul cronometraggio personale: cos'è, perché è importante e come tenere traccia del tempo personale.

Che cos'è il cronometraggio?

Secondo il dizionario, cronometraggio significa "registrare il tempo, tenere traccia delle ore lavorate dai dipendenti".

Il cronometraggio è il più usato nel mondo degli affari, perché, come dice un famoso proverbio, “il tempo è denaro”. Le aziende e i liberi professionisti tengono traccia dell'orario di lavoro in modo da poter fatturare in modo accurato, essere trasparenti, pianificare progetti più facilmente, ottimizzare i processi di lavoro e migliorare la gestione del lavoro.

Una (molto) breve storia del cronometraggio

Gli esseri umani hanno cercato di tracciare il tempo sin dagli albori della civiltà.

Uno dei primissimi strumenti furono gli orologi ombra. Consistevano in un bastone posto in posizione verticale nel terreno che formava un'ombra e indicatori lungo il percorso dell'ombra che dividevano una giornata in segmenti.

Anche nelle società antiche, era importante misurare il tempo in modo che i lavoratori potessero essere pagati con precisione. Curiosità: secondo questo articolo del DailyMail, poiché l'economia era basata sulla ridistribuzione delle merci, i lavoratori della Mesopotamia e dell'Egitto ricevevano birra come stipendio, tra l'altro cibo.

Poiché le meridiane sono inutili quando il sole non splende, ci serviva qualcosa di diverso; la tecnologia è passata a dispositivi meccanici (orologi ad acqua, orologi a candela e clessidra, tra gli altri). Nel 17° secolo avanzò ancora di più, quando furono inventati gli orologi a pendolo. Tuttavia, la rotazione terrestre era l'"orologio" più importante.

Le tecnologie di cronometraggio si sono ulteriormente evolute dopo la rivoluzione industriale, quando il rapporto tra datore di lavoro e dipendenti ha iniziato a essere definito dal buon vecchio principio "il tempo è denaro" di cui abbiamo già parlato.

Si ritiene che il primo orologio per il monitoraggio delle presenze sia quello creato nel 1888 da Willard Le Grand Bundy, un gioielliere di New York. Il suo brevetto parla di registratori di tempo meccanici per lavoratori in un modo che implicava che i registratori precedenti fossero già esistiti; tuttavia, ha apportato alcuni miglioramenti, ad esempio ogni dipendente ha la propria chiave.

Un anno dopo, quegli orologi iniziarono a essere prodotti in serie. Tuttavia, come il resto della tecnologia dell'epoca, erano ingombranti e complicati da usare.

Al giorno d'oggi, tutto è fatto digitalmente e la tecnologia è abbastanza avanzata che anche se non sei un'azienda, puoi tenere traccia del tuo tempo per i tuoi progetti e obiettivi personali, velocemente e facilmente.

Perché il cronometraggio è importante?

Ecco i vantaggi più importanti del cronometraggio, oltre al motivo per cui dovresti considerare di incorporarlo nella tua vita quotidiana e quando lavori ai tuoi progetti personali.

Come il cronometraggio migliora la tua produttività

Uno dei maggiori vantaggi del monitoraggio del tempo è che migliora la produttività. Ecco come:

Il modo psicologico in cui migliora la produttività

Hai mai sentito parlare dell'effetto Hawthorne?

Effetto Hawthorne è un termine che si riferisce alla tendenza a lavorare di più e ottenere prestazioni migliori quando sai di essere osservato e/o valutato.

Prende il nome dalla ricerca condotta presso la Hawthorne Western Electric Plant (da cui il nome) nell'Illinois, negli Stati Uniti, negli anni '20.

Inizialmente è stato condotto per studiare l'effetto dell'illuminazione sulla produttività dei lavoratori. Quando l'illuminazione è migliorata, è aumentata anche la produttività. Tuttavia, la produttività è migliorata di nuovo quando l'illuminazione è stata ridotta, anche se si prevedeva un peggioramento. I ricercatori erano perplessi.

La produttività dei lavoratori migliorava ogni volta che le condizioni di lavoro cambiavano (in meglio o in peggio), che si trattasse dell'illuminazione, dell'orario di lavoro o delle pause di riposo.

Si è scoperto che non erano le variabili dell'ambiente di lavoro a cambiare il comportamento, ma il fatto che venivano osservate. Secondo molti, l'effetto Hawthorne è inevitabile nelle ricerche e negli studi che utilizzano gli esseri umani come soggetti.

Ora, come può aiutare te e la tua produttività?

Non ci sarà una misteriosa entità del Grande Fratello che ti guarderà e ti valuterà quando inizierai a cronometrare, non preoccuparti. Il nostro cervello funziona in modo tale che quando sappiamo che quello che facciamo viene misurato, inconsciamente ci sforziamo di più e, di conseguenza, abbiamo prestazioni migliori. Usa la nostra innata stranezza psicologica a tuo vantaggio: misura il tuo tempo.

Il modo pratico migliora la produttività

La procrastinazione è spesso la più grande nemesi della produttività e il monitoraggio del tempo può aiutare in questo.

Vedere un timer in esecuzione, ad esempio avere una rappresentazione visiva di ogni secondo che passa, ti eviterà di sprecare momenti preziosi: ti incoraggerà ad affrontare il compito immediatamente. Inoltre, sapere che se scorri Instagram per un'ora, dovrai scriverlo, rende un po' più facile resistere all'impulso di andare sui social media.

Oppure, come continuiamo a ripeterci, "Controllerò i miei social media per un minuto e poi tornerò al lavoro".

Per ulteriori suggerimenti su come battere la procrastinazione, dai un'occhiata a Come battere la procrastinazione: 8 consigli personali da un allenatore di produttività.

Un altro problema è il multitasking: anche se miri a fare di più in meno tempo, finisci per perdere la concentrazione e ottenere effettivamente meno.
Quando utilizzi le app di monitoraggio del tempo, non puoi inserire due voci contemporaneamente, il che ti costringe a concentrarti su un'attività alla volta. Fare i compiti uno per uno ti rende più efficiente. Quando passi da un compito all'altro, il tuo cervello ha bisogno di tempo per abituarsi a un modo diverso di pensare, che ti fa perdere la concentrazione e diventi meno produttivo.

Fai le cose più velocemente e meglio quando non fai multitasking.

Nikolas Baron, che ha lavorato come SEO Manager e Growth Advisor per aziende come Grammarly, Ticketmaster e Honey, ha dichiarato nell'articolo pubblicato da inc.com:

"Invece di rispondere a una chiamata, controllare la posta elettronica e poi spostarmi avanti e indietro tra le diverse attività che ho in corso, il monitoraggio del tempo mi incoraggia effettivamente a concentrarmi su un'attività per un periodo di tempo prolungato per migliorare la concentrazione e la produttività. Inoltre, il monitoraggio del tempo è un ottimo modo per ricordarmi di alzarmi e muovermi ogni 50 minuti per schiarirmi le idee e rinfrescare la mia prospettiva".

La qualità della vita è migliorata

Quando inizi a monitorare il tuo tempo, avrai accesso ai dati che ti mostrano esattamente come lo spendi. Potresti dover affrontare una dolorosa consapevolezza che perdi troppo tempo in cose che non contano davvero. Per quanto spiacevole all'inizio, puoi usarlo come un'opportunità per apportare un cambiamento e iniziare a dedicare più tempo alle cose che apprezzi.

A cosa dedichi troppo tempo? Su cosa non dedichi abbastanza tempo? Il tuo programma riflette i tuoi valori e gli obiettivi che stai cercando di raggiungere? Se no, cosa puoi cambiare?

Se rispondi a queste domande e applichi i cambiamenti necessari, la qualità della tua vita migliorerà poiché dedicherai tempo ed energia alle cose che contano e che ti soddisfano.

Avere un equilibrio tra lavoro e vita privata

Finora abbiamo parlato di come il cronometraggio ti aiuta:

• Sapere quanto tempo impiega ciascuno dei tuoi compiti,
• Sapere quali sono le tue priorità,
• Identificare attività non essenziali e che richiedono tempo,
• Rimani concentrato sul tuo lavoro,
• Riduci al minimo la procrastinazione,
• Evita il multitasking.

Tutte queste cose ti portano sulla strada giusta per creare un programma che ti consentirà di avere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. Ti consente di organizzarti meglio e di dedicare tempo a sufficienza per tutto ciò che è importante, inclusi salute, sonno e vita sociale, non solo per lavorare 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Un consiglio aggiuntivo quando fai un programma: prendi in considerazione l'ora del giorno in cui sei più produttivo: per alcune persone potrebbe essere la mattina presto, e per altri, la sera tardi. Se modifichi il tuo programma al tuo ritmo naturale, sarai più concentrato e farai le cose più velocemente. Lavora in modo più intelligente, non più difficile!

Come faccio a monitorare il tempo personale?

Hai deciso di voler iniziare a monitorare il tuo tempo, ma non sai come fare? In realtà è più facile di quanto potresti pensare. Nessuno dei metodi richiede più di pochi semplici passaggi.

Scegli un metodo di cronometraggio

Il primo passo è scegliere un metodo. Puoi usare carta e penna o un foglio di calcolo, ma è il software di monitoraggio del tempo più veloce e facile da usare. Anche all'interno del software di cronometraggio, ci sono diverse opzioni tra cui puoi scegliere, in base alle tue preferenze.

Il monitoraggio del tempo utilizzando un timer è semplice e molto utile se vuoi o devi essere preciso durante il monitoraggio.

Tutto quello che devi fare è

1. avviare un timer,
2. indicare a quale progetto o attività stai lavorando e
3. ferma il timer quando finisci di lavorare su quel progetto.

I fogli presenze sono un modo rapido per aggiungere molte voci contemporaneamente.

1. Seleziona un progetto su cui stai lavorando,
2. Scrivi quanto hai lavorato su quell'attività,
3. Aggiungi una riga per ogni attività/progetto a cui hai lavorato quel giorno.

Il monitoraggio manuale del tempo è perfetto per tenere traccia di tutte le tue attività in una volta sola. Ti consente di aggiungere voci di tempo una per una, specificare l'ora di inizio e di fine e la data.

Un cronometro automatico è ottimo se vuoi tenere traccia di qualcosa che è stato fatto sul computer. Non devi fare nulla, registra automaticamente il tempo che dedichi all'attività del computer. È il metodo più rapido in assoluto, ma non può essere utilizzato per attività e attività che non sono digitali.

Se sei una persona visiva, puoi anche usare la tecnica di blocco del tempo usando la vista del calendario. Definisci intervalli di tempo specifici per le attività, gli eventi e le attività della tua vita, quindi li aggiungi al tuo calendario.

Fai revisioni settimanali

Ogni settimana circa, controlla la tua dashboard e un rapporto dettagliato o settimanale sulla tua app di monitoraggio del tempo. Questo è importante per poter valutare come trascorri il tuo tempo e se dovresti apportare modifiche al tuo programma.
Quando inizi a cronometrare, diventerai naturalmente più consapevole di dove va il tuo tempo, ma vedere tutti i dati ti aiuterà a ottenere un quadro completo. Semplificherà la pianificazione e la visualizzazione dei difetti del tuo programma, nonché il modo ottimale per migliorarlo.

Conclusione

Il cronometraggio è un'ottima pratica per raggiungere i tuoi obiettivi personali per una serie di motivi, il più importante è che aumenta la tua produttività e ti aiuta a dedicare il tuo tempo alle cose che apprezzi e che contano per te, migliorando così la qualità della tua vita.

L'opzione più semplice è ottenere un'app di monitoraggio del tempo e utilizzarla nel modo che meglio si adatta alle tue esigenze, indipendentemente dal fatto che tu decida di compilare schede attività, registrare il tempo o utilizzare qualche altro metodo.

Qualunque sia la tua scelta, sarà un passo avanti verso una buona gestione del tempo e la realizzazione dei tuoi progetti personali.