Perché e come creare standard di prestazione in un'organizzazione (più esempi)

Ogni lavoro ha la sua descrizione di ciò che deve essere fatto quando si lavora in quella posizione. Inoltre, ci sono standard di prestazione. Dimostrano come eseguire questi compiti per svolgere bene il lavoro.

Quindi, quando valuti i tuoi dipendenti, confronterai le loro prestazioni con standard predeterminati: standard di prestazione. Assicurati che questi standard siano fondati su posizioni specifiche, non su individui.

Questo articolo ti guiderà attraverso tutti i dettagli sugli standard di prestazione, come ad esempio:

• lo scopo degli standard di prestazione,
• i tre livelli di prestazione,
• cosa considerare quando si stabiliscono gli standard di prestazione,
• come creare uno standard di prestazione e
• esempi di standard di prestazione.

Qual è lo scopo degli standard di prestazione?

Prima di esplorare lo scopo degli standard di prestazione, facciamo un passo indietro e definiamo la gestione delle prestazioni.

La gestione delle prestazioni è il processo di comunicazione tra datori di lavoro e dipendenti.

Questo processo implica anche dare un feedback ai lavoratori. Per sapere come condurre il proprio lavoro con successo, i dipendenti devono prima vedere gli standard di prestazione per quella posizione.

L'obiettivo degli standard di prestazione è garantire che sia i datori di lavoro che i dipendenti siano sulla stessa pagina per quanto riguarda le aspettative sul lavoro. Ecco perché i manager devono fornire ai loro nuovi dipendenti gli standard di prestazione durante il primo mese di lavoro.

Gli standard di prestazione forniscono inoltre ai dipendenti prospettive di prestazioni specifiche per ogni abilità.

Inoltre, gli standard di prestazione favoriscono la comunicazione tra dirigenti/datori di lavoro e lavoratori.

Quando si tratta di valutazioni, i manager utilizzano gli standard di prestazione come linea guida. Quindi, confrontano le prestazioni dei dipendenti con questo modello fisso. In questo modo, c'è una valutazione uguale per tutti i dipendenti nella stessa posizione.

Per quanto riguarda gli standard di prestazione, tutti i lavoratori sono uguali e dovrebbero essere trattati allo stesso modo. Secondo la US Equal Employment Opportunity Commission, sia i dipendenti con disabilità che quelli senza di essa "devono soddisfare gli stessi standard di produzione, quantitativi o qualitativi".

Gli standard di prestazione dovrebbero essere:

• specifica,
• realizzabile,
• facile da capire,
• rilevante per la posizione, e
• facile da misurare.

Una volta che un datore di lavoro o un manager ha valutato i dipendenti, le loro aspettative possono essere:

1. Soddisfatto – se un dipendente ha mostrato prestazioni adeguate,
2. Superato - se la prestazione è ben oltre, e
3. Non soddisfatto – se la prestazione è inferiore ai livelli degli standard di prestazione.

Pertanto, in caso di prestazioni insufficienti, il datore di lavoro o il supervisore deve emettere un Piano di miglioramento delle prestazioni (PIP). Lo scopo di questo documento è aiutare un dipendente a migliorare le proprie prestazioni.

Il PIP avviene nell'ultima fase del ciclo di gestione delle prestazioni: la fase di revisione. In breve, questa è la fase in cui i manager tengono traccia delle prestazioni dei dipendenti conducendo valutazioni. Abbiamo accennato in precedenza che questo ciclo inizia con la definizione di standard di prestazione.

Ora, la gestione delle prestazioni comprende tre livelli all'interno dell'organizzazione.

Quali sono i tre livelli di prestazione?

La gestione delle prestazioni può essere focalizzata sull'intera organizzazione o sui suoi reparti. Inoltre, può enfatizzare le prestazioni dei singoli dipendenti. Pertanto, ci possono essere tre livelli di gestione delle prestazioni:

1. gestione strategica della performance,
2. gestione delle prestazioni operative, e
3. gestione delle prestazioni individuali.

Gestione strategica delle prestazioni

Lo scopo di questo livello è quello di raggiungere obiettivi organizzativi complessivi. Pertanto, questo è il grado più alto nell'utilizzo degli standard di gestione delle prestazioni nell'organizzazione.

Per raggiungere questi obiettivi, la direzione aziendale si sforza di rispondere a queste domande:

• Questa azienda ha una strategia per raggiungere i suoi obiettivi? In caso affermativo, l'azienda implementa questa strategia?
• L'organizzazione sta portando i risultati attesi?

Gestione delle prestazioni operative

L'intenzione qui è di ottenere obiettivi operativi. Questo livello si concentra sui processi all'interno dell'organizzazione, come progetti o attività. Pertanto, l'intento è quello di scoprire se questi specifici progetti/attività stanno funzionando.

Per raggiungere questi obiettivi, la direzione aziendale deve rispondere alle seguenti domande:

• Ogni dipartimento o progetto sta raggiungendo i suoi obiettivi?
• Le attività operative sono allineate alla strategia organizzativa? Se sì, in che modo queste attività promuovono la strategia organizzativa?
• I progetti o le attività sono abbastanza efficienti o dovrebbero essere cambiati?

Gestione individuale delle prestazioni

Infine, questo livello enfatizza le prestazioni di ciascun dipendente dell'azienda. Questo processo inizia con la definizione di obiettivi e standard di lavoro, la revisione delle prestazioni dei dipendenti e il miglioramento delle capacità di apprendimento di ciascun dipendente.

Per raggiungere questi obiettivi, la direzione aziendale ha bisogno di ottenere risposte a queste domande:

• Come lavorano gli individui?
• Come possono aumentare le loro prestazioni?

Quando si esamina il lavoro dei dipendenti, gli standard di prestazione sono il punto di riferimento. Questi standard sono vitali perché analizzano diverse aree di prestazione. Diamo un'occhiata a come determinare correttamente gli standard di prestazione e cosa considerare quando lo si fa.

Cosa considerare quando si stabiliscono gli standard di prestazione?

Per garantire che gli standard siano adatti a una posizione particolare, ecco quattro punti che dovresti considerare:

1. Gli standard devono essere motivazionali.
2. Gli standard non dovrebbero essere né troppo facili né troppo difficili da raggiungere.
3. Fai sapere ai tuoi dipendenti che stai analizzando le loro prestazioni.
4. Stabilisci un periodo di prova.

Gli standard devono essere motivazionali

Avere standard di prestazioni motivazionali renderà i lavoratori più ispirati a svolgere meglio il proprio lavoro. Inoltre, se sono in grado di vedere i loro progressi all'interno di un progetto, questa sarà anche la loro forza trainante. Pertanto, sarà più probabile che raggiungano livelli eccezionali di prestazioni.

In qualità di leader, puoi incoraggiare i tuoi dipendenti a tenere traccia del loro orario di lavoro. Il monitoraggio del tempo dei dipendenti è vantaggioso anche per i tuoi dipendenti, perché saranno in grado di rivedere l'avanzamento del loro progetto. Così scopriranno quale parte del progetto hanno terminato e cosa deve ancora essere fatto. Inoltre, i lavoratori continueranno a svolgere i propri compiti nel miglior modo possibile.

Nel caso in cui sia necessario monitorare chi stava lavorando su quali attività e per quanto tempo, è possibile utilizzare Clockify come monitoraggio gratuito delle presenze dei dipendenti.

Gli standard non dovrebbero essere né troppo facili né troppo difficili da raggiungere

Se gli standard di prestazione contengono compiti troppo semplici, saranno troppo facili da raggiungere. Quindi, i dipendenti non saranno motivati ​​perché non saranno sfidati a completare un compito particolare.

D'altra parte, gli standard di prestazione non dovrebbero essere troppo complicati. Se lo sono, i lavoratori faranno fatica a completare quasi tutti gli incarichi. Pertanto, i loro livelli di prestazioni potrebbero diminuire.

Ma come trovare il giusto equilibrio tra questi due? Assicurati che gli standard di prestazione dovrebbero essere abbastanza audaci. In questo modo, i lavoratori dovranno cercare una strategia ideale per portare a termine i propri compiti. Ogni volta che ci riescono, i dipendenti sentiranno che stanno lavorando per raggiungere i loro obiettivi. Così, saranno più entusiasti del loro lavoro.

Fai sapere ai tuoi dipendenti che stai analizzando le loro prestazioni

Nel caso in cui ci sia un nuovo dipendente, un supervisore deve informare un dipendente sugli standard di prestazione che regolano la sua posizione. Allo stesso modo, tutti gli altri lavoratori devono sapere che l'azienda sta valutando le loro prestazioni.

Quindi, un manager deve essere trasparente sugli standard di prestazione. Durante tutto l'anno, i leader dovrebbero ricordare ai dipendenti queste misure. Se i lavoratori hanno bisogno di una spiegazione per qualche parte dello standard, i manager dovrebbero fornire loro dei chiarimenti.

Stabilisci un periodo di prova

In qualità di manager, non devi stabilire da solo gli standard di prestazione. Lascia che il personale delle risorse umane ti aiuti a scrivere queste misure.

Oltre al team delle risorse umane, puoi anche includere i membri del tuo team. Questo passaggio è fondamentale perché i tuoi dipendenti potrebbero avere dei dubbi sulle misure attuali. In tal caso, regolare queste parti dello standard di prestazione.

Quindi, dovresti iniziare a testare queste nuove misure impostando un periodo di prova, che può durare da sei a otto settimane. In questo modo, riceverai un feedback diretto dai tuoi dipendenti. Una volta completato il periodo di prova, chiedi ai tuoi dipendenti se questi standard erano adatti a loro. Anche in questo caso, se ci sono problemi attuali, assicurati di modificare leggermente le misure.

Includere i tuoi dipendenti nella creazione di standard di prestazione aumenterà la fiducia tra te e loro. Inoltre, quando i lavoratori prendono parte a un tale processo, si sentiranno membri stimati dell'azienda. Inoltre, ciò aumenterà anche la produttività dei dipendenti.

Abbiamo trattato alcune considerazioni generali per la creazione di uno standard di prestazione. Ora, diamo un'occhiata ad alcune regole pratiche per scrivere queste misure.

Come si crea uno standard di prestazione?

Diciamo che tu e il tuo team volete creare un nuovo standard di prestazioni per diverse posizioni all'interno del team. Se non sei ancora sicuro di come iniziare e quali requisiti dovresti soddisfare, ecco alcuni semplici passaggi per facilitare questo processo.

Concentrati sulla posizione, non sull'individuo

Ricorda che le misure che stai scrivendo dovrebbero riguardare una posizione, non un individuo. Quindi, se ci sono quattro dipendenti nella stessa posizione, gli standard di prestazione per loro dovrebbero essere gli stessi.

Se più di un dipendente svolge lo stesso compito, gli standard dovrebbero essere identici per lo svolgimento di questo particolare compito. Questa regola si applica anche se questi lavoratori occupano posizioni diverse all'interno dell'azienda.

Decidere quali attività dovrebbero essere incluse nello standard

Non dovresti incorporare ogni incarico nelle misure delle prestazioni. Determina quali compiti sono più importanti per ogni posizione. Quindi, scrivi gli standard di prestazione solo per queste attività.

Scegliendo quelli più significativi, avrai un breve standard.

Scegli i parametri che rendono una performance di successo

Per svolgere un lavoro con successo, i dipendenti devono soddisfare criteri particolari. Ecco alcuni indicatori di una performance efficace:

• precisione,
• svolgere le mansioni lavorative in tempo,
• soddisfazione del cliente,
• mostrando segni di leadership,
• essere produttivi,
• mostrando iniziativa,
• mostrare creatività, e
• qualità del lavoro.

Ma c'è di più. Un dipendente con prestazioni superiori alle aspettative presenterà qualità come:

• professionalità,
• seguendo costantemente protocolli professionali,
• le loro prestazioni sono in costante miglioramento,
• sempre dando il meglio di sé,
• essere meticolosi,
• avere idee e soluzioni visionarie, e
• esprimere le proprie opinioni.

Pensa ai tassi di errore

Gli standard di prestazione devono sempre essere chiari e specifici, in modo che i dipendenti possano facilmente lavorare in linea con questi standard. Se vuoi valutare le prestazioni degli individui o dei team, puoi farlo anche con i Key Performance Indicators (KPI).

In generale, KPI può aiutarti a scoprire come sta andando la tua azienda e se sta andando verso il raggiungimento dei suoi obiettivi. Come puoi immaginare, tutti i lavoratori devono allineare le proprie prestazioni agli obiettivi dell'azienda. Inoltre, devono svolgere il proprio lavoro seguendo gli standard di prestazione.

Ma cosa succede quando un dipendente presenta prestazioni inferiori, al di sotto degli standard accettabili? Il suddetto Piano di miglioramento delle prestazioni è una delle soluzioni.

Prima di iniziare con questo piano, devi prima decidere quanti errori sono troppi. Ad esempio, un dipendente può avere una prestazione al di sotto dei livelli adeguati due volte. Ma, se ciò accade di nuovo, puoi dargli una valutazione "Miglioramento necessario".

Potresti avere un piano diverso per impostare i tassi di errore. Qualunque cosa tu scelga, attieniti a quel piano.

Creare prima gli standard per prestazioni solide, poi gli altri

Quando si creano standard di prestazione, iniziare prima con gli aspetti positivi. Quindi, puoi iniziare scrivendo le qualità di una solida performance. Quindi, continua con le qualità della prestazione sopra prevista.

Una volta che hai queste due categorie, concentrati sugli indicatori che sono al di sotto dei livelli solidi. Puoi usare frasi come questa:

1. Un dipendente dimostra prestazioni solide quando...
2. Un dipendente dimostra una prestazione superiore alle aspettative quando...
3. Un dipendente dimostra una prestazione inferiore a quella appropriata quando...

La spiegazione approfondita per ogni frase dipenderà dalla posizione del dipendente.

Se sei ansioso di vedere come si presentano in pratica questi standard di prestazione, continua a leggere.

Quali sono gli esempi di standard di prestazione?

Gli standard di prestazione possono variare a seconda della posizione e della descrizione del lavoro. L'unica cosa comune a tutti gli standard di prestazione è che dimostrano come il proprio lavoro dovrebbe essere svolto bene.

Standard di prestazione per gli insegnanti

Scopriamo come sarebbero gli standard di prestazione per gli insegnanti.

Come puoi vedere dalla tabella sopra, ogni misura ha una spiegazione approfondita. Quindi, ogni nuovo insegnante dovrà rivedere questi standard nel primo mese di lavoro.

Lo scopo di queste misure è quello di trovare le modalità corrette per presentare il curriculum agli studenti. Per fare ciò, gli insegnanti possono utilizzare tutte le risorse disponibili, in modo che gli studenti possano comprendere tutto con facilità. Inoltre, gli insegnanti devono mantenere relazioni positive con i genitori o tutori degli studenti.

Standard di prestazione per assistenti amministrativi

Ecco un esempio di standard di prestazione per gli assistenti amministrativi.

Quando si tratta di assistenti amministrativi, i loro standard di prestazione includono la supervisione delle funzioni di supporto, l'organizzazione della corrispondenza e la garanzia che tutti i file e i database siano ben organizzati e aggiornati. Inoltre, gli assistenti amministrativi devono assicurarsi che l'organizzazione del viaggio rientri nel budget e che i documenti di viaggio contengano informazioni accurate.

Standard di prestazione per i fornitori di supporto tecnico

Ora, diamo un'occhiata a un esempio di standard di prestazione per i fornitori di supporto tecnico.

Come puoi vedere da questa tabella, gli standard di prestazione per questa occupazione sono il mantenimento del supporto tecnico, la formulazione di raccomandazioni agli utenti e l'aggiornamento con le ultime tendenze in questo campo. Lo scopo di queste misure è garantire che i fornitori di supporto tecnico offrano solo informazioni accurate agli utenti. Inoltre, i fornitori di supporto tecnico devono agire in modo amichevole ed essere il più reattivi possibile.

Standard di prestazione legati agli obiettivi dell'azienda

Ora, secondo Lenny Pollack, professore di pratica presso la Penn State University, puoi anche collegare gli standard di prestazione con le responsabilità e gli obiettivi aziendali.

Quindi, ad esempio, uno degli obiettivi dell'azienda è migliorare il servizio clienti. Prendiamo un hotel come esempio di questa azienda. La prima persona che vedi quando entri è un receptionist. Naturalmente, la responsabilità di un receptionist è di accogliere i visitatori.

Ma ciò che conta è il modo in cui l'addetto alla reception accoglierà i visitatori. Per migliorare il servizio clienti, l'addetto alla reception deve essere amichevole e accogliere i visitatori con un sorriso. Inoltre, l'addetto alla reception deve fornire loro tutte le informazioni di cui hanno bisogno sull'hotel. Inoltre, se i visitatori hanno dei dubbi, l'addetto alla reception deve trovare un modo per risolvere questi problemi.

Seguendo questi standard di prestazione, l'addetto alla reception presenterà prestazioni eccellenti e raggiungerà l'obiettivo dell'azienda.

Conclusione

Per i dipendenti, gli standard di prestazione sono una linea guida su come svolgere correttamente il proprio lavoro. Per i manager, queste misure sono un punto di confronto quando esaminano le prestazioni dei dipendenti.

Gli standard di prestazione devono essere specifici, di facile comprensione e realizzabili. In questo modo, i dipendenti saranno motivati ​​ad allineare le proprie prestazioni con le misure stabilite.

A seconda delle prestazioni dei dipendenti nell'ultimo periodo, i leader possono contrassegnare il loro lavoro come una prestazione solida, superiore alle aspettative o inferiore a quella appropriata. Spetta al manager decidere qual è il limite quando si tratta di prestazioni insoddisfacenti.

Questo articolo ha sottolineato gli aspetti più significativi degli standard di prestazione. Inoltre, abbiamo trattato diversi esempi di queste misure. Ogni volta che fai fatica a creare standard di prestazioni, puoi affrontarlo ancora una volta.