Gestione delle prestazioni: suggerimenti per creare un framework efficace per la tua organizzazione

La gestione delle prestazioni è cambiata in modo significativo negli ultimi dieci anni. E poiché il volto del moderno ambiente di lavoro continua a cambiare anche oggi, il modo in cui guardiamo alle prestazioni dei dipendenti cambia di pari passo. Molte aziende hanno abbandonato le revisioni annuali delle prestazioni e hanno optato per la gestione continua delle prestazioni. Sono più focalizzati sulla felicità e sulla crescita dell'individuo in azienda e sono vantaggiosi per i manager che vogliono fare del loro meglio per mantenere bassi i tassi di rotazione.

Se stai cercando di rivitalizzare il tuo sistema di gestione delle prestazioni, non cercare oltre. Di seguito abbiamo compilato un elenco di passaggi che gettano le basi per un sistema di gestione delle prestazioni efficace e incentrato sui dipendenti.

Perché dovresti cambiare il tuo processo di gestione delle prestazioni

General Electric ha adottato lo stesso metodo di gestione e revisione delle prestazioni dagli anni '70 fino agli anni 2000. Il loro capo delle risorse umane, Susan Peters, ha menzionato in un'intervista che queste pratiche sono diventate più un rituale, piuttosto che uno strumento per far andare avanti l'azienda. È stata contenta di vedere la loro ristrutturazione del sistema, poiché lei stessa ha affermato che lo spazio di lavoro stava diventando più "millenario".

La gestione delle prestazioni vecchia di decenni semplicemente non funzionerà più.

Forse l'esempio più eclatante nel mondo degli affari, il passaggio di 180 di Microsoft a un sistema di gestione delle prestazioni completamente diverso ha indotto molte aziende a seguirne l'esempio. Artisti del calibro di Adobe, Cisco e IBM, solo per citarne alcuni, hanno abbandonato il famigerato metodo della "curva a campana" per uno che fosse più flessibile e riflettesse la moderna forza lavoro.

E anche se non hanno visto cambiamenti rivoluzionari, hanno notato che i dipendenti sono diventati più motivati, c'è stato meno turnover e i risultati sono stati migliori.

Al contrario, le revisioni annuali, insieme a metodi di gestione delle prestazioni scarsamente strutturati, hanno avuto la tendenza a mettere i dipendenti l'uno contro l'altro, causando attriti, stress e alti tassi di rotazione.

Gli elementi costitutivi di un efficace sistema di gestione

Attraverso la nostra ricerca, abbiamo scoperto che quattro elementi importanti continuano a essere ripetuti più volte durante le interviste ai CEO, i webinar e i rapporti sulle risorse umane e i giornali aziendali.

1. Imparare cosa rende difettoso il tuo processo attuale
2. Creazione di un framework di gestione delle prestazioni
3. Rimanere al passo con la gestione del tempo e
4. Dare un feedback significativo attraverso le recensioni

1. Analizza le tue pratiche attuali

Quando si tratta di implementare una nuova pratica di gestione delle prestazioni, devi prima dare un'occhiata a quella che hai avuto finora. Carrie Herzog di Terra Information Group ha tenuto un webinar sulla gestione delle prestazioni in cui ne ha discusso come il primo passo per qualsiasi azienda.

Come consiglia Herzog in base alla propria esperienza, le risorse umane devono esaminare obiettivamente il processo di gestione delle prestazioni attualmente in atto e perché non funziona. Dovresti analizzare:

• Come i dipendenti vedono le loro revisioni delle prestazioni;
• Quanto spesso fai quelle recensioni;
• Se vengono archiviati e dimenticati o utilizzati per ulteriore documentazione e miglioramento;
• Se le revisioni provocano attriti tra i dipendenti, formando un terreno fertile per la competitività invece della collaborazione;
• Quanto sono dettagliati i rapporti;
• Quanto attentamente presti attenzione al processo, non solo al risultato finale del lavoro di un dipendente;
• La tua valutazione delle prestazioni si basa su caselle di controllo o un sistema di valutazione da 1 a 5?

2. Creare un quadro di gestione delle prestazioni

Il passo successivo nel processo consiste nel formare un piano costante che seguirai durante tutto l'anno. Di seguito è riportato un elenco di aspetti cruciali a cui prestare attenzione per una gestione efficace delle prestazioni.

Stabilisci obiettivi annuali

Innanzitutto, dovrai adottare un atteggiamento lungimirante.

Chiediti quali sono gli obiettivi aziendali per il prossimo anno. In che modo ogni dipartimento, team e individuo, in quest'ordine, può contribuire al quadro più ampio? Gli obiettivi e gli obiettivi di ogni team (e dei singoli, successivamente) dovranno quindi essere allineati a quelli dell'intera azienda.

Perché le prestazioni di un individuo dovrebbero avere un effetto increspato che aiuta a far avanzare l'azienda.

Le aziende che hanno utilizzato le singole revisioni annuali delle prestazioni possono essere troppo tardi per individuare come il lavoro di un dipendente si sia allontanato dagli obiettivi generali. E nella maggior parte dei casi, ciò accade a causa della mancata traccia dei propri progressi e del riallineamento dei propri obiettivi individuali nel tempo. Molto spesso, i dipendenti non sono consapevoli di quali siano gli obiettivi e gli obiettivi dell'azienda!

Stabilisci obiettivi più piccoli

Il piano annuale si concentra su maggiori aree di miglioramento, ma per essere in grado di mantenere la gestione delle prestazioni a un ritmo costante, avrai bisogno di periodi di tempo più "facilmente digeribili".

A seconda degli obiettivi e della direzione dell'azienda, i periodi di monitoraggio non dovrebbero superare i sei mesi. Idealmente, divideresti il ​​tuo anno in tre o quattro periodi cruciali e, alla fine di ogni periodo, ci sarebbe la revisione delle prestazioni di un dipendente.

È un ottimo modo per tenere traccia dei progressi con incrementi più piccoli. Affronta obiettivi più grandi in modo graduale, dando ai dipendenti o ai team abbastanza tempo per imparare e adattarsi.

Creare un piano di prestazioni (miglioramento).

Il punto cruciale di ogni processo di gestione delle prestazioni è il suo piano.

Insieme al tuo dipartimento delle risorse umane, puoi creare un piano trimestrale o mensile più dettagliato per:

• Aree da tracciare (produttività, efficienza, comunicazione, puntualità, ingegno, ecc);
• Quale ulteriore apprendimento puoi fornire loro;
• Date per le revisioni della gestione delle prestazioni;
• Piani di emergenza nel caso in cui gli obiettivi per quel periodo di tempo non siano stati raggiunti.

Abbiamo affrontato questi punti e altro in due articoli dettagliati sulle guide alla pianificazione delle prestazioni individuali e di gruppo. Puoi dargli un'occhiata qui:

• Tutto sui piani di prestazioni
• Sviluppare un piano delle prestazioni del team in quattro passaggi

Dopo aver formato un piano delle prestazioni, diventa molto più facile controllare i progressi compiuti dai dipendenti.

Tieni traccia dei progressi

Mentre puoi monitorare come stanno facendo i dipendenti in base ai loro repot di monitoraggio del tempo o giudicare la loro efficienza in base alle scadenze che rispettano, ci sono altre strade che costituiscono le prestazioni di un dipendente.

Thomas Kolopoulos di Delphi Group ha scritto di una pratica utilizzata dalla sua azienda: la valutazione 360 ​​in tempo reale . Si basa sulla valutazione dell'andamento delle prestazioni di un dipendente anche in base alla sua affidabilità, comunicazione con i colleghi, interazioni, coerenza e così via.

In questo modo, si ottiene una visione completa di come sta andando un dipendente su una scala molto più ampia rispetto alle semplici statistiche. Attraverso moduli anonimi, ai dipendenti viene di tanto in tanto chiesto di descrivere il proprio rapporto di lavoro con uno specifico collaboratore (comunicazione, dinamiche, problem solving, ecc.). Quindi i dati raccolti vengono esaminati e valutati dalle risorse umane o dal manager e utilizzati nel rapporto sulla gestione delle prestazioni.

Attenersi agli orari di check-in designati

Anche se potresti pensare che avere un incontro con un dipendente ogni tre mesi sia faticoso, considera l'alternativa.

Una revisione annuale richiederebbe di dedicare ore alla raccolta dei dati degli ultimi 11 mesi e di fare un commento generalizzato sull'etica del lavoro di una persona. Aggiungi a ciò il fatto che probabilmente dovrai fare diverse revisioni delle prestazioni in un solo giorno: trascorrerai più tempo nelle riunioni facendo la stessa cosa più e più volte.

Con la gestione continua delle prestazioni, dedichi molto meno tempo alla preparazione e le riunioni stesse durano meno. Puoi completare tutte le revisioni delle prestazioni molto più rapidamente e con tempi di preparazione più brevi (poiché hai monitorato regolarmente i loro dati).

Fai una revisione annuale

Nel caso della gestione continua delle prestazioni, una revisione annuale ha molto più senso. Nell'esempio che abbiamo fornito qui, entro la fine dell'anno avrai avuto tre check-in più grandi con il dipendente (o il team). Questo ti darà una panoramica più dettagliata dei progressi complessivi che hanno fatto.

Inoltre, il dipendente ha un'idea molto più chiara di ciò su cui ti sei concentrato come manager mentre monitori i loro progressi. Quindi, hanno avuto abbastanza opportunità per affrontare tempestivamente eventuali problemi o lacune lungo il percorso.

3. Mantieni un programma serrato

La gestione del tempo è una parte importante di ogni buon sistema di gestione delle prestazioni. Ecco un esempio dei fattori su cui è necessario lavorare per stabilire una gestione del tempo di qualità a livello dipartimentale.

Individui:

• Tieni traccia del tempo sulle proprie attività;
• Prendi nota di quali attività hanno richiesto meno e più tempo del previsto;

(questi vengono utilizzati per successive revisioni e analisi delle prestazioni, poiché è un'intuizione preziosa)

• Comunicare con i propri colleghi in modo chiaro e senza barriere;

(come timidezza, introversione, discussioni avventate, ecc.)

• Affronta le distrazioni e lavora su di esse da solo o con l'aiuto del manager;
• Tieni d'occhio le scadenze che si avvicinano.

Un dipendente viene trattato come una singola unità che ha il proprio carico di lavoro da adempiere entro un giorno, una settimana o un mese. Le tecniche individuali di gestione e miglioramento del tempo sono lasciate alle loro preferenze, con l'aiuto e la guida del manager.

Squadre:

• Oltre alle singole scadenze e attività, i team hanno scadenze generali (traguardi) e criteri da rispettare. Questi dovrebbero essere la somma di tutti i singoli compiti.

(es: il team di marketing deve raggiungere 10 nuovi post di blog in un mese, che è diviso tra lo staff di scrittura in base alle proprie quote individuali)

• Concordare un codice di comunicazione;

(quando comunicano tramite chat, quando tramite e-mail, quando devono inviare messaggi o chiamare o venire alla scrivania di qualcuno per discutere di persona)

• Le riunioni hanno una propria serie di regole che garantiscono la massima efficienza;

(un limite di tempo su quanto può durare una riunione, quanti a settimana, a che ora del giorno, nonché chi deve parteciparvi e mantenere un programma).

• Rivedere i risultati collettivi per identificare problemi e successi relativi alla gestione del tempo e trovare modi per migliorare o ripetere le buone pratiche.

I team sono composti da più dipendenti, ma con loro la gestione del tempo deve essere affrontata su scala più ampia. Alcune pratiche di gestione del tempo saranno generalizzate e utilizzate da tutto il team, indipendentemente dalle preferenze individuali. Allo stesso modo, il team sceglie insieme il terreno comune per quanto riguarda la comunicazione, il galateo degli straordinari e la trasparenza del carico di lavoro. Non guarderai le prestazioni di ogni persona, ma i risultati collettivi, che dipenderanno dalla collaborazione dei membri del team.

4. Rendi significative le tue recensioni

Anche le recensioni hanno la loro etichetta. I moderni processi di gestione delle prestazioni consigliano frequenti incontri individuali con i dipendenti per rivalutare gli obiettivi, discutere i progressi e ulteriori passaggi. Naturalmente, il tuo feedback in questi incontri dovrà essere il più informativo e utile possibile.

Come piccolo aiuto, abbiamo compilato un elenco di cose che puoi tenere a mente durante quegli incontri, oltre a un feedback scritto.

1. Analizza sia i fallimenti che i successi

Sebbene possa essere allettante concentrarsi solo sugli aspetti negativi e su come puoi imparare da essi, può essere terribilmente demotivante. È importante analizzare anche i successi.

Scopri cosa ha reso certi risultati così positivi e identifica le pratiche migliori. Forse alcuni dipendenti hanno dimostrato di essere ottimi comunicatori, quindi i loro metodi possono essere utili ad altri, oppure qualcuno ha gestito con facilità grandi pressioni sulle scadenze e vorrai la loro intuizione sulla gestione dello stress.

Queste sono tutte grandi opportunità per imparare dal successo, così come guardiamo alle nostre disavventure e vediamo come possiamo fare di meglio. Lavora per analizzare le buone pratiche in modo da poter ripetere risultati eccezionali.

2. Astenersi da feedback generalizzati

È sempre un vantaggio riconoscere lo sforzo di un dipendente. Tieni solo a mente di evitare frasi come:

• "Abbiamo notato che hai lavorato sodo ultimamente",
• “La tua etica del lavoro è buona/ottima/ammirevole”,

O qualsiasi altra affermazione generale che riveli effettivamente che non hai prestato attenzione a loro. Se hai seguito da vicino le prestazioni di qualcuno, non dovrebbe essere troppo difficile trovare uno o due casi in cui potenzialmente eccellevano. Affrontare situazioni specifiche è un feedback più prezioso e preciso.

3. Formula la tua critica

La critica deve essere formulata correttamente per farla affondare. Se la esprimi male, ci sono solo due modi in cui può andare:

• Il dipendente si mette sulla difensiva, trova scuse e inizia a scavare ancora più a fondo, iniziando a sentirsi insicuro o
• Percepisce le critiche come un attacco e molto probabilmente le respingerà, senza applicare nuovi consigli o suggerimenti.

Collabora con un rappresentante delle risorse umane per trovare il modo migliore per avvicinarti a ciascun dipendente o al team nel suo insieme. Anche se vuoi essere diretto e al punto, contestualizza il problema, chiedi la loro opinione al riguardo e cosa farebbero diversamente con il senno di poi. Mostra loro che sei lì per aiutare e non per giudicare.

4. Offrire soluzioni e suggerimenti

Lo scopo di questi incontri individuali è discutere le prestazioni di un dipendente, se sarà necessario modificare qualcosa nei suoi obiettivi e obiettivi e come possono migliorare in futuro.

La parola chiave è discussione. Deve essere una comunicazione bidirezionale.

Evita di scaricare tutte le statistiche, i dati e le recensioni di altri manager e colleghi e poi chiedere se la persona ha domande. Prenditi il ​​tuo tempo per esaminare le informazioni e fermati ogni tanto per far parlare anche loro. Inoltre, lascia che anche loro ti chiedano tutto ciò che vogliono.

5. Cerca di non essere un "dirigente"

Trattatevi alla pari il più possibile. Può essere un processo di apprendimento, ma più ci provi, più facile diventerà. Può essere allettante condividere i tuoi anni di esperienza e offrire molteplici consigli dalla tua posizione manageriale.

Questo può solo creare una divisione tra te e il dipendente e farli sentire discussi. Concentrati su di loro e sulle loro prestazioni e mantieni la tua posizione e la tua influenza da parte.

6. Poni domande e coinvolgi

Come accennato in precedenza, mantieni le riunioni una strada a doppio senso.

Non parlare troppo e per troppo tempo. Chiedi opinioni ogni volta che puoi e guarda come i dipendenti si aprono nel tempo. Vuoi costruire un rapporto professionale basato sulla fiducia e sulla comunicazione aperta.

Solo allora saranno pienamente ricettivi al feedback, saranno più inclini a migliorare e aspetteranno persino la revisione delle prestazioni. Mantieni queste riunioni una conversazione, non un dump di informazioni.

In conclusione

La gestione delle prestazioni è un processo in più fasi. Molte aziende hanno scambiato le loro recensioni annuali con la gestione continua delle prestazioni che offrono. E mentre può sembrare un sacco di lavoro, se metti in atto un solido sistema di gestione delle prestazioni, diventa facile da gestire e padroneggiare. Tutto ciò di cui hai bisogno è una panoramica di ciò che deve essere corretto nella tua attuale gestione, un nuovo quadro o piano di gestione delle prestazioni, un programma solido a cui attenersi e una buona etichetta di revisione delle prestazioni.