La guida definitiva per spostare il tuo PBX su VoIP

"Vogliamo fare le cose lentamente, con una serie di problemi tecnici, impiegando ore per rispondere alle chiamate dei clienti o risolvere i loro problemi di base."

…ha detto niente affari, mai.

Quando i clienti ripongono fiducia e denaro nella tua attività, si aspettano l’esatto contrario. Ed è ciò che le grandi aziende, sia le piccole imprese che le imprese , si sforzano di offrire loro.

Ma il modo in cui queste aziende lavorano oggi, spesso combinando il lavoro in ufficio con approcci remoti e ibridi, mette davvero alla prova l’aspetto della comunicazione aziendale.

Come puoi garantire che la tua comunicazione, internamente e con i clienti, continui a funzionare senza intoppi e risolva i problemi in modo efficiente?

Con un sistema telefonico PBX convenzionale, non è possibile. Ma con un PBX basato su cloud , il cielo non ha limiti perché puoi modellarlo esattamente in base alle esigenze della tua azienda e del tuo stile di lavoro.

Se stai pensando di sostituire il tuo centralino telefonico con un sistema telefonico VoIP, questa guida fa per te.

Perché le aziende sostituiscono i sistemi PBX

Il Private Branch Exchange ( PBX ) opera sulla rete telefonica interna di un'azienda. È potente. Gestisce le chiamate da e verso il mondo esterno e fornisce funzionalità quali saluti personalizzati e instradamento delle chiamate.

Tuttavia, la configurazione del PBX presenta limitazioni significative. Più sei un'azienda moderna, flessibile e in rapida evoluzione, più grande diventa la barriera che diventa un PBX tradizionale.

Ecco cosa rende il tuo sistema telefonico locale una seccatura:

• Costi di installazione elevati: l'attrezzatura, l'installazione e lo spazio, come una sala server, rappresentano una spesa piuttosto elevata. La configurazione del PBX costa circa $ 1.000 per ciascun utente, più i costi dell'hardware.
• Sfide di manutenzione: è necessario un esperto IT reperibile o interno per qualsiasi risoluzione dei problemi. I costi correnti di un sistema PBX possono arrivare fino a $ 100 al mese per ciascun utente.
• Scalabilità, flessibilità e opzioni di aggiornamento limitate: ogni nuovo utente richiede l'aggiunta di una nuova linea telefonica fisica e l'apertura di nuove sedi o uffici è un'impresa grande e costosa.
• Dipendenza dall'infrastruttura fisica: molte modifiche che desideri apportare al tuo sistema telefonico PBX richiedono la presenza di un esperto, nonché potenziali tempi di inattività.
• Mancanza di integrazione con i moderni strumenti aziendali: desideri l'integrazione con un CRM, uno strumento webinar o un'app di chat di gruppo? Che sfortuna.

Il modo migliore? Un approccio di comunicazione unificato che può fare tutto: telefono aziendale, e-mail, video e collaborazione in un unico posto e su qualsiasi dispositivo.

Vantaggi della scelta di un servizio telefonico VoIP

Il percorso basato sul cloud migliora tutto ciò che riguarda il sistema telefonico aziendale, tra cui:

Scalabilità e flessibilità

Le esigenze aziendali in termini di linee telefoniche cambiano nel tempo? Pensa: aggiungere nuove linee telefoniche per i nuovi dipendenti, espandere la capacità del call center durante le vacanze e ridurla dopo, o aprire nuove sedi e uffici temporanei o permanenti.

Con il PBX cloud non hai bisogno di infrastrutture fisiche aggiuntive, nuovi cavi in ​​rame o di un consulente nella tua sede. Tutto ciò che serve è una modifica alla dashboard di amministrazione del tuo sistema telefonico in modo da poter scalare il tuo sistema telefonico in poche ore, non in settimane.

Risparmi

I costi iniziali del PBX ospitato sono bassi o nulli perché l'unico hardware di cui hai bisogno è un router Internet e dispositivi connessi a Internet come laptop e smartphone, non enormi sale server o telefoni analogici. L'utilizzo dei telefoni IP con il tuo sistema può essere ottimo, ma è facoltativo.

Inoltre, stai pagando un abbonamento mensile stabile e prevedibile, che può arrivare fino a $ 25 al mese per utente, e il tuo provider VoIP gestisce tutta la manutenzione richiesta. È pratico ed economico.

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Funzionalità e integrazioni avanzate

Finora potresti essere stato soddisfatto delle telefonate di base, ma VoIP le potenzia con funzionalità di chiamata come segreteria telefonica-e-mail, operatore automatico, registrazione delle chiamate, gestione avanzata delle chiamate, routing e molto altro ancora. C'è anche un bonus di canali aggiuntivi come videoconferenze e messaggistica SMS.

Ti consente inoltre di integrare la tua telefonia con potenti strumenti che già utilizzi, come una piattaforma di helpdesk, uno strumento CRM o una piattaforma di collaborazione. Invece di passare da uno strumento all’altro per registrare le conversazioni dei clienti, tutto avviene automaticamente.

Mobilità e lavoro a distanza

Hai dipendenti che lavorano da casa o viaggiano regolarmente? Il VoIP consente a chiunque nella tua azienda di accedere al tuo sistema telefonico ovunque disponga di una connessione Internet.

Questo grazie a un softphone : un'app mobile che ti consente di effettuare e ricevere chiamate dal numero di telefono della tua azienda.

In questo modo, puoi continuare a parlare con i clienti o collaborare internamente senza un momento di attrito.

Affidabilità e operatività

La telefonia basata sul cloud è sicura e affidabile. Ad esempio, la rete di Nextiva si basa su più data center di livello carrier: se c'è un problema con uno di essi, gli altri sono lì in modo che il tuo sistema telefonico possa continuare a funzionare senza problemi indipendentemente.

La crittografia delle chiamate, i più alti standard di sicurezza e il monitoraggio 24 ore su 24 sono ciò che garantisce un tempo di attività del 99,999%. Con VoIP non perderai mai un colpo con i tuoi clienti.

La lista di controllo definitiva per la migrazione del PBX

Un piano di sostituzione del PBX di successo è composto da quattro fasi:

• Fase 1: pianificazione pre-migrazione
• Fase 2: preparativi tecnici
• Fase 3: migrazione
• Fase 4: post-migrazione

Copriremo tutti i passaggi necessari in ciascuna fase per passare senza problemi dal tuo sistema telefonico PBX a un sistema Voice over IP basato su cloud.

Fase 1. Pianificazione del sistema telefonico pre-migrazione

Nella fase di pianificazione, ci sono tre attività essenziali da completare. Potresti già avere un vantaggio sull'aggiornamento del sistema di telecomunicazioni della tua azienda.

Elenca i requisiti necessari per il tuo sistema telefonico

Per scegliere il servizio telefonico aziendale giusto per te, inizia con un elenco di ciò di cui hai bisogno in modo da poterlo successivamente abbinare a un fornitore che offre tali funzionalità.

• Il numero di linee e interni: quanti dipendenti hai che necessitano di una propria linea telefonica? Che dire dei dipartimenti e degli interni telefonici specifici per ciascuno?
• Funzionalità di comunicazione indispensabili: prendi in considerazione minuti nazionali e internazionali, chiamate telefoniche HD, assistente automatico, instradamento delle chiamate, funzionalità di segreteria telefonica, screening e registrazione delle chiamate, inoltro di chiamata e musica di attesa personalizzata.
• Integrazione degli strumenti aziendali: elenca i tipi di strumenti e i fornitori specifici che desideri integrare con il tuo nuovo sistema telefonico. Ad esempio, se hai bisogno di un'integrazione CRM, annota se si tratta di Salesforce, HubSpot o qualcos'altro. Adotta lo stesso approccio con gli strumenti di helpdesk, produttività e collaborazione.

Determina il tuo budget e i costi che dovrai sostenere

La migrazione a un sistema telefonico cloud, ovvero la configurazione stessa, non sarà una grande spesa. Non hai bisogno di ore di tempo da parte di un tecnico. Con la maggior parte dei fornitori, tutto ciò di cui hai bisogno è che il tuo fornitore ti fornisca i dettagli del tuo account e trasferisca i tuoi numeri esistenti o ne crei di nuovi.

Se non li hai già, ecco cosa potrebbe aumentare i tuoi costi VoIP : una connessione a banda larga di qualità, porte Ethernet, adattatori e telefoni IP (se ne hai bisogno).

A questo punto, prenditi del tempo per valutare quanto stai già pagando su base continuativa per il tuo sistema telefonico PBX, possibilmente circa $ 100 per utente ogni mese, oltre alla manutenzione regolare e all'hardware che hai dovuto sostituire nel tempo.

Confrontalo con ciò che la maggior parte dei fornitori di servizi VoIP ti addebita mensilmente per utente, in genere compreso tra $ 30 e $ 50 per set di funzionalità avanzate.

Utilizza queste informazioni per stimare i costi iniziali e il budget mensile di cui avrai bisogno.

Ricerca e scegli il tuo fornitore di servizi ideale

Fai le tue ricerche per trovare un fornitore che corrisponda alle tue esigenze e al tuo budget.

Scoprirai che le migliori opzioni sul mercato sono siti di recensioni come GetVoIP, G2 e Trustpilot. Analizza il sito web di ciascun fornitore e prendi nota di:

• Funzionalità offerte: incluse funzionalità essenziali e componenti aggiuntivi opzionali
• Prezzo: come cambia in base alle funzionalità di cui hai bisogno, alla frequenza di pagamento che scegli e al numero di utenti che avrai
• Numero di telefono esistente: indica se trasferiscono il tuo numero attuale in modo da poter continuare a utilizzarlo senza interruzioni
• Lo SLA: accordo sul livello di servizio del fornitore e tempo di attività medio

Infine, analizza le recensioni di clienti simili a te – dello stesso settore, di dimensioni simili e con esigenze paragonabili alle tue – per restringere la selezione del provider VoIP.

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Fase 2: preparazione della rete e dell'ambiente

Ecco cosa conta nella fase di preparazione tecnica:

Condurre una valutazione della rete

Il tuo sistema telefonico VoIP non funzionerà senza una connessione Internet. E non di qualsiasi tipo: è necessaria una connessione a banda larga ad alta velocità con velocità nominale di almeno 100 kbps per ogni linea telefonica, caricamento e download.

Questo dovrebbe essere un gioco da ragazzi per la maggior parte dei fornitori di servizi Internet di qualità, ma prenditi del tempo per verificare con il tuo fornitore di telecomunicazioni il numero di linee telefoniche di cui hai bisogno in questo momento e il numero che potresti raggiungere in futuro.

Inoltre, assicurati di implementare la qualità del servizio (QoS), che è un metodo che dà priorità al traffico di rete che passa attraverso un router. Il VoIP può soffrire di congestione e jitter della rete, creando echi, ritardi e chiamate interrotte.

Avrai bisogno che le tue impostazioni diano priorità al traffico vocale. Ecco cosa devi sapere:

Adottare le misure di sicurezza pertinenti

Ogni telefonata, sia con un cliente che con un collega, deve essere crittografata. Altrimenti, potresti esporre la tua azienda a violazione di dati, phishing, spam e malware e a un calo della fiducia dei clienti.

Le principali misure di sicurezza VoIP includono la conformità SOC 2 (per privacy, sicurezza, disponibilità e integrità dei dati), conformità PCI (per pagamenti con carta) e ISO/IEC 20071 (per minacce alla sicurezza).

Hai anche bisogno della crittografia delle chiamate con standard come Transport Layer Security e Secure Real-Time Transport Protocol, che proteggono tutte le tue chiamate dall'intercettazione.

E se lavori con dati particolarmente sensibili, come le informazioni sui pazienti, assicurati che il tuo fornitore preferito sia conforme all'HIPAA.

Testa ogni integrazione che desideri utilizzare

In fase di pianificazione hai individuato gli strumenti con cui vuoi integrare il tuo servizio VoIP. Ora è il momento di mettere alla prova queste integrazioni.

Ad esempio, se integri il tuo servizio telefonico con un CRM come HubSpot, verifica se le informazioni dal tuo provider VoIP entrano senza problemi in HubSpot e viceversa. In caso contrario, parla con il tuo fornitore per esplorare le soluzioni e indagare se ciò potrebbe rappresentare un problema a lungo termine.

Vuoi assicurarti che tutto funzioni senza intoppi in modo da poter contare sul tuo provider per molti anni a venire.

Fase 3. Configurazione del sistema telefonico

La fase di migrazione è tecnicamente fuori dalla tua lista di cose da fare: questi sono i passaggi che il tuo fornitore di servizi gestirà per te.

Tuttavia, vale la pena sapere cosa ci aspetta; questi processi chiave avranno luogo in questa fase del processo di sostituzione del PBX.

Esegui il backup di tutte le configurazioni del tuo PBX, dei messaggi vocali e di tutti i dati rilevanti

Non vuoi iniziare da zero con il tuo nuovo sistema di comunicazione.

Non c'è niente di peggio che sapere che c'era già un numero di telefono, una nota, un messaggio vocale, un'impostazione, solo per rendersi conto di non averlo più.

Questo scenario rallenta il tuo lavoro, fa sì che i tuoi clienti aspettino più a lungo il tuo supporto ed è frustrante per tutti i soggetti coinvolti.

Documenta la configurazione del tuo PBX esistente nel miglior modo possibile in modo da non tirare a indovinare in seguito. Ecco perché un fornitore solido ti garantirà che puoi iniziare a funzionare esattamente da dove avevi interrotto con la precedente configurazione del PBX.

Trasferisci i tuoi numeri di telefono esistenti sul nuovo servizio telefonico

La portabilità del numero è il processo di trasferimento dei numeri di telefono esistenti dal tuo precedente operatore e fornitore di servizi a quello nuovo.

Per te, significa che dovrai dimostrare di possedere i numeri che desideri trasferire. Gli specialisti del trasferimento del tuo provider collaboreranno quindi con i corrieri per assicurarsi che tutto venga eseguito correttamente.

Parla con il tuo provider per testare i tuoi numeri esistenti dopo che sono stati trasferiti per verificare che siano funzionali e funzionino perfettamente: vuoi assicurarti che i tuoi clienti non si trovino in un vicolo cieco quando ti contattano.

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Imposta la configurazione del sistema in base alle tue esigenze e ai tuoi flussi di lavoro

Ricontrolla come è configurato il tuo sistema telefonico e se corrisponde a ciò che ti serve.

Ciò può includere:

• Schema di numerazione degli interni per ciascuna sede o dipartimento.
• Numeri verdi per clienti non locali nelle principali geolocalizzazioni.
• Instradamento e flussi di chiamata avanzati basati su orari di apertura, menu, interni o reparti.
• Caselle di posta vocale, inclusi saluti, inoltro, messaggio vocale a email e messaggio vocale a testo.
• Musica personalizzata per i chiamanti in attesa, in coda o in trasferimento.

In questo modo ti assicurerai di poter iniziare a lavorare fin dal primo giorno di installazione del tuo nuovo sistema telefonico, senza intoppi o frustrazioni da parte dei clienti.

Forma e responsabilizza i tuoi dipendenti

Il miglior strumento aziendale è quello che utilizzi effettivamente su base regolare.

Ecco perché devi assicurarti che tutti i dipendenti siano integrati e si sentano a proprio agio nell'usare il tuo nuovo sistema telefonico.

Esistono due modi principali per garantire ciò:

• Esegui sessioni di formazione mirate che mettono in risalto le caratteristiche e le funzionalità cruciali dei tuoi nuovi telefoni e app. Quando i dipendenti sapranno di cosa è capace il tuo sistema, avranno la possibilità di sfruttarlo al meglio e di lavorare in modo efficiente.
• Concedere l'accesso a una knowledge base di risorse, guide ed esercitazioni per riferimento futuro. Affidati al tuo provider per questo: ad esempio, il centro di supporto di Nextiva è ricco di video e guide per diverse funzionalità, dispositivi e obiettivi.

Fase 4: lancio del sistema telefonico VoIP post-migrazione

Queste sono le ultime cose da fare una volta completata la migrazione del PBX:

Testare approfonditamente le funzionalità di gestione delle chiamate

Fai un test approfondito su tutto ciò che conta per te con il tuo nuovo servizio telefonico.

Ciò può includere:

• Effettuare chiamate telefoniche simultanee per garantire un audio chiaro e di qualità anche durante i periodi di maggiore affluenza
• Chiamare interni e numeri di telefono diversi in orari diversi per verificare che i flussi di chiamata funzionino come previsto
• Verificare che le integrazioni degli strumenti aziendali funzionino in entrambe le direzioni
• Lasciare messaggi vocali di prova per assicurarsi che la casella di posta vocale e l'inoltro funzionino
• Testare l'instradamento delle chiamate per verificare che funzioni correttamente

Monitora le prestazioni del sistema e ottimizza dove necessario

Esegui regolarmente test delle prestazioni, come un test di velocità, per creare condizioni ottimali per chiamate vocali di alta qualità. Eventuali problemi di rete, larghezza di banda inferiore al previsto o impostazioni di rete non ideali possono influire sull'esperienza del cliente.

Con Nextiva Speed ​​Test puoi esaminare:

• Latenza
• Velocità di download e upload
• Perdita di pacchetti
• Jitter

Se vedi meno di almeno 100 kbps per ciascuna linea telefonica, più dello 0% di perdita di pacchetti, più di 70 ms di ping o più di 70 ms di jitter, vale la pena contattare il tuo fornitore di servizi Internet. Può anche essere utile rivedere la configurazione QoS

Raccogliere feedback sul nuovo sistema da parte dei dipendenti

Cercare in modo proattivo il feedback dei dipendenti sul nuovo sistema e sulla loro esperienza con esso.

Invia un sondaggio con domande come:

• Quali funzionalità hai utilizzato finora?
• Quali funzionalità utilizzi quotidianamente?
• Hai riscontrato problemi o sfide con il nuovo sistema telefonico?
  • Se sì, sei riuscito a risolverlo da solo e/o con l'aiuto del team di supporto del fornitore?
• Ti mancano alcune funzionalità del sistema telefonico precedenti alla migrazione?
• Sei in grado di gestire la tua comunicazione in modo efficiente e senza intoppi su base regolare?

Utilizza queste risposte per sviluppare potenziali miglioramenti e generare sondaggi futuri dopo che è trascorso più tempo.

Garantisci un supporto continuo da parte del tuo fornitore a tutti i dipendenti

Il tuo provider VoIP aziendale dovrebbe offrire un supporto così efficace che non dovrai mai preoccuparti dei singoli dipendenti alle prese con un problema di servizio.

Durante la formazione e su base continuativa, informa chiaramente il tuo team dei modi migliori per ottenere supporto e degli standard che ci si aspetta da esso.

I migliori fornitori si assicurano che tu sia sempre soddisfatto del loro servizio, non solo durante la configurazione e l'onboarding: la loro assistenza clienti dovrebbe riflettere questo.

L'approccio di Nextiva all'assistenza clienti si chiama Amazing Service : ci assicuriamo che la nostra tecnologia funzioni semplicemente. Ma se hai bisogno di contattarci, penseremo a tutto noi.

Il servizio continuo in guanti bianchi è il modo in cui i nostri clienti riescono a vincere, ancora e ancora.

Elenco di controllo per la migrazione da PBX a VoIP

Fase 1. Pianificazione della migrazione del PBX

• Elenca tutto ciò di cui hai bisogno dal tuo sistema telefonico
• Determina il tuo budget e i costi che dovrai sostenere
• Ricerca e scegli il tuo fornitore di servizi ideale

Fase 2. Preparazione della rete e dell'ambiente

• Condurre una valutazione della rete
• Adottare le misure di sicurezza pertinenti
• Testa ogni integrazione che desideri utilizzare

Fase 3. Configurazione del sistema telefonico

• Esegui il backup di tutte le configurazioni del tuo PBX, dei messaggi vocali e di tutti i dati rilevanti
• Trasferisci il tuo numero di telefono esistente al nuovo servizio telefonico
• Imposta la configurazione del sistema in modo che corrisponda alle tue esigenze e ai tuoi flussi di lavoro
• Forma e responsabilizza i membri del tuo team

Fase 4. Lancio del sistema telefonico VoIP

• Testare approfonditamente ogni funzionalità di gestione delle chiamate
• Monitora le prestazioni del sistema e ottimizza dove necessario
• Raccogliere feedback sul nuovo sistema da parte dei dipendenti
• Assicurati un supporto continuo da parte del tuo fornitore

Migrazioni nel settore delle telecomunicazioni semplificate con Nextiva

Le aziende intelligenti e ambiziose sanno che il tempo per il loro vecchio sistema PBX sta per scadere. Desiderano un servizio telefonico moderno e flessibile che cresca e si adatti alle loro esigenze.

Prendilo da Shelby American quando hanno spostato il loro sistema telefonico PBX sul cloud. Volevano migliorare l'esperienza del cliente, migliorare la comunicazione del team e semplificare le funzioni amministrative comuni.

La migrazione al PBX dell'azienda è stata rapida e senza intoppi e le chiamate su cui facevano molto affidamento per mantenere in attività le loro attività hanno continuato ad arrivare senza intoppi, anche in mezzo alla crescente domanda dei clienti.

Questa è la chiave: scegliere un fornitore che ti aiuterà a sostituire il tuo sistema PBX guidandoti in ogni fase del percorso.

Lo otterrai quando sceglierai il servizio telefonico aziendale di Nextiva. Lascerai i problemi del tuo PBX nel passato e comunicherai in modo più intelligente nel presente e nel futuro.