Capire le tasse sui salari e chi è tenuto a pagarle

Oltre a gestire varie spese necessarie per la gestione di un'impresa, come buste paga, spese legali, acquisti di inventario e altro, ogni datore di lavoro ha il dovere di pagare le tasse al governo.

Queste tasse, comunemente note come “tasse sui salari”, in quanto basate sui salari dei dipendenti, sono un contributo obbligatorio ai governi federali, statali oa volte anche locali.

Come datore di lavoro, dovrai trattenere una certa somma di denaro dallo stipendio del tuo dipendente e pagare le tasse per ogni dipendente che lavora per te. Allo stesso tempo, dovrai anche pagare la tua quota di tasse.

Se il concetto di imposta sui salari ti confonde e non sei sicuro di quali siano i tuoi obblighi come contribuente, resta sintonizzato.

In questo post del blog:

• Definisci cosa sono le tasse sui salari e cosa includono,
• Dirti quali tasse sui salari devi pagare come datore di lavoro e
• Spiega come calcolare le imposte sui salari e fornisci alcuni esempi.

Iniziamo.

Cosa sono le imposte sui salari?

Secondo il Congressional Research Service, " un'imposta sui salari è generalmente un'imposta riscossa sui salari o sui guadagni dei lavoratori".

In altre parole, quando a un dipendente viene pagato lo stipendio, il datore di lavoro trattiene una certa somma di denaro dal salario del dipendente e paga le tasse al governo.

Ma i datori di lavoro hanno anche la loro quota delle imposte sui salari che devono pagare, che non vengono detratte dalla retribuzione lorda del dipendente. Significa che queste detrazioni non vengono prelevate dai salari dei dipendenti e il datore di lavoro le paga di tasca propria.

Le imposte sui salari - sia la quota dei dipendenti (tasse detratte dalla loro busta paga) sia la quota del datore di lavoro di queste tasse - sono utilizzate per finanziare:

• Spese governative per attrezzature militari, ricerca, istruzione, ecc.,
• Programmi di assicurazione sociale come Social Security e Medicare,
• Programmi di assicurazione contro la disoccupazione,
• Infrastrutture locali e altro ancora.

Il termine "tasse sui salari" è un termine più ampio che include sia le imposte sui salari dei dipendenti che le imposte sui salari dei datori di lavoro. Per chiarire la differenza tra ciascuno di questi termini, spiegheremo:

• Imposte sui salari dei dipendenti,
• Imposte sui salari del datore di lavoro e
• Imposte sui salari in dettaglio.

Qual è la differenza tra: imposte sui salari dei dipendenti, imposte sui salari dei datori di lavoro e imposte sui salari?

Prima di esplorare le tasse sui salari dei dipendenti e dei datori di lavoro, torniamo per un momento al termine "tasse sui salari".

Il termine " tasse sui salari " è un termine generico che include tutte le tasse pagate dai datori di lavoro e dai dipendenti ai governi federali, statali e locali. Le imposte sui salari sono generalmente basate sui salari dei dipendenti, cioè sono calcolate come percentuale dei salari che il datore di lavoro dà ai propri dipendenti.

Le imposte sui salari includono:

• Imposte sui salari dei dipendenti e
• Imposte sui salari del datore di lavoro.

Le imposte sui salari dei dipendenti sono imposte trattenute dal datore di lavoro e pagate all'IRS per conto del dipendente e includono:

• imposta federale sul reddito,
• Tasse FICA (Previdenza Sociale e Medicare),
• imposta statale sul reddito,
• Imposte sul lavoro autonomo (questo vale solo per i lavoratori autonomi), e
• Eventuali tasse locali che i dipendenti potrebbero dover pagare a seconda della città o della contea in cui vivono (alcuni stati non impongono tasse sul reddito locali o addirittura statali).

Le imposte sui salari dei datori di lavoro sono imposte pagate esclusivamente dai datori di lavoro e includono:

• Imposta federale sulla disoccupazione (FUTA),
• tasse FICA, e
• Imposta statale sulla disoccupazione (con alcune eccezioni come Alaska, New Jersey e Pennsylvania, dove anche i dipendenti contribuiscono alle tasse statali sulla disoccupazione).

Chi paga le tasse sui salari, il dipendente o il datore di lavoro?

Sia i datori di lavoro che i dipendenti devono pagare una certa quota di tasse.

Nella maggior parte dei casi, il datore di lavoro è colui che trattiene una certa somma di denaro dal salario del dipendente e paga le tasse al governo per conto del dipendente. Tuttavia, in alcuni casi, ad esempio, se sei un lavoratore autonomo, hai obblighi fiscali aggiuntivi, come l'imposta sul lavoro autonomo (SE).

Inoltre, alcune tasse sui salari, come le tasse utilizzate per finanziare i programmi di previdenza sociale (Social Security e Medicare), sono pagate sia dal datore di lavoro che dal dipendente e le condividono 50/50.

In breve, possiamo concludere quanto segue:

• Alcune imposte sui salari sono pagate esclusivamente dai dipendenti (vengono prelevate dalle loro buste paga),
• Alcune imposte sui salari sono pagate esclusivamente dai datori di lavoro, dal proprio budget e
• Alcune imposte sui salari sono divise equamente tra il datore di lavoro e il dipendente.

Cosa è incluso nelle imposte sui salari del datore di lavoro?

Come abbiamo appreso, i datori di lavoro hanno determinate responsabilità quando si tratta di pagare le tasse. Oltre alle tasse che stanno pagando per conto dei dipendenti, hanno anche la loro quota di tasse che sono tenuti a pagare: le tasse sui salari del datore di lavoro.

Analizziamo le imposte sui salari del datore di lavoro e spieghiamo ciascuna di esse.

Imposta previdenziale

L'imposta sulla previdenza sociale è una delle due imposte del Federal Insurance Contributions Act (FICA).

Secondo l'IRS, la previdenza sociale consiste nelle "tasse di assicurazione per la vecchiaia, i superstiti e l'invalidità". Questa imposta sui salari viene utilizzata per fornire fondi mensili per aiutare i lavoratori e i loro familiari con il loro reddito nel caso in cui il lavoratore:

• La pensione,
• Disabilità, o
• Morte.

L'attuale aliquota fiscale per la previdenza sociale è del 6,2% del salario del dipendente per il datore di lavoro.

Ancora una volta, come spiega l'IRS, l'importo massimo del salario di un dipendente soggetto alle tasse di previdenza sociale all'anno è di $ 160.200. Questo è anche chiamato un limite di base salariale.

Tassa sanitaria

Come accennato, l'imposta Medicare rientra nelle imposte del Federal Insurance Contributions Act (FICA).

La tassa Medicare, nota anche come "tassa sull'assicurazione ospedaliera", viene utilizzata per finanziare i costi per l'assistenza ospedaliera e in hospice per anziani o persone con disabilità, assistenza sanitaria adeguata e altri.

L'attuale aliquota fiscale per Medicare è dell'1,45% della retribuzione del dipendente per il datore di lavoro.

La tassa Medicare non ha limiti di base salariale .

Tassa federale di disoccupazione

Il Federal Unemployment Tax Act (FUTA) è una legge federale che impone una tassa utilizzata per finanziare i benefici per i lavoratori che sono diventati disoccupati.

Secondo l'Internal Revenue Service, l' aliquota dell'imposta federale sulla disoccupazione è del 6,0% . Il datore di lavoro è tenuto a pagare una tassa pari al 6,0% dei primi $ 7.000 pagati come salario a ciascun dipendente durante l'anno.

Tuttavia, l'aliquota dell'imposta federale sulla disoccupazione varia dallo 0,6% al 6,0%, a seconda di quanto il datore di lavoro paga nell'imposta statale sulla disoccupazione. Se il datore di lavoro ha pagato per intero le tasse statali di disoccupazione e se lo ha fatto entro la data di scadenza del modulo 940 che ha precedentemente presentato, può avere diritto al credito massimo del 5,4%, nel qual caso l'aliquota fiscale FUTA dopo tale credito sarebbe dello 0,6% .

Tassa di disoccupazione statale

Simile al Federal Unemployment Tax Act (FUTA), lo State Unemployment Tax Act (SUTA) è una legge che impone tasse per finanziare il costo delle indennità di disoccupazione statali negli Stati Uniti.

In breve, la principale differenza tra l'imposta federale sulla disoccupazione (FUTA) e l'imposta statale sulla disoccupazione (SUTA) è che SUTA impone tasse a livello statale.

Secondo il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti, ogni stato degli Stati Uniti ha la propria legge che determina le aliquote fiscali statali sull'assicurazione contro la disoccupazione per ogni stato.

Cosa è incluso nelle imposte sui salari dei dipendenti?

Le imposte sui salari dei dipendenti sono quelle imposte che il datore di lavoro trattiene dai salari dei dipendenti e paga per conto del dipendente.

Per vedere quali tasse sui salari sono pagate dal dipendente, indicheremo e spiegheremo ciascuna di queste tasse.

Imposta previdenziale

Oltre a pagare la propria quota di imposta di previdenza sociale, il datore di lavoro deve anche trattenere lo stesso importo di tali imposte dal salario del proprio dipendente. L'attuale aliquota fiscale per la previdenza sociale è:

• 6,2% quota del datore di lavoro, e
• 6,2% quota dipendenti.

Tassa sanitaria

Lo stesso vale per la tassa Medicare. Sia il datore di lavoro che il dipendente pagano lo stesso importo di tasse Medicare. L'attuale aliquota fiscale per Medicare è:

• 1,45% quota del datore di lavoro, e
• 1,45% quota dipendenti.

Inoltre, come aggiunge l'IRS, i lavoratori autonomi che guadagnano più di $ 200.000 in un anno sono tenuti a pagare un ulteriore 0,9% in tasse Medicare.

Imposta federale sul reddito

L'imposta federale sul reddito si basa sui salari del dipendente guadagnati durante un periodo di paga e sulle informazioni specificate nel modulo W-4 del dipendente, noto anche come "Certificato di ritenuta d'acconto del dipendente".

Quando un dipendente compila il modulo W-4 e lo inoltra al datore di lavoro, il datore di lavoro sarà in grado di calcolare l'esatto ammontare delle tasse che deve prelevare dalla busta paga del dipendente.

Secondo l'IRS, le imposte federali sul reddito sono utilizzate per finanziare:

• sistema di difesa statunitense,
• Vari programmi sociali,
• Forze dell'ordine,
• Manutenzione delle infrastrutture del paese e altro.

Imposta statale sul reddito

Le regole sulla ritenuta d'acconto variano da stato a stato.

La maggior parte degli stati degli Stati Uniti ha un'imposta sul reddito statale e le proprie aliquote dell'imposta sul reddito statale.

Secondo il governo degli Stati Uniti, se un dipendente vive in uno stato con un'imposta sul reddito, l'importo dell'imposta statale sul reddito che dovrà pagare si basa su:

• Il loro reddito, e
• L'aliquota fiscale di quello stato.

D'altra parte, ci sono 9 stati degli Stati Uniti che non hanno imposta sul reddito:

• Alaska,
• Florida,
• Nevada,
• Sud Dakota,
• Tennessee,
• Texas,
• Wyoming,
• NewHampshire, e
• Washington.

In questi stati, l'unica ritenuta d'acconto che si applica è la ritenuta d'acconto federale.

Imposta locale sul reddito

Eventuali tasse locali che i dipendenti potrebbero dover pagare dipendono dalla città o dalla contea in cui vivono.

Nella maggior parte dei casi, il datore di lavoro trattiene l'imposta locale sul reddito dalla busta paga del dipendente e la versa al governo locale. Tuttavia, nello stato del Colorado, 5 città hanno una tassa chiamata "tassa sui privilegi occupazionali" che richiede ai datori di lavoro di pagare anche le tasse locali.

Queste città sono:

• Aurora,
• Denver,
• Glendale,
• Villaggio di Greenwood e
• Sheridan.

L'imposta locale sul reddito viene utilizzata per fornire vari servizi pubblici come:

• Formazione scolastica,
• Riparazioni stradali,
• Manutenzione dei rifiuti e simili.

Come può un datore di lavoro calcolare le imposte sui salari che deve pagare (+ esempi)?

Ora che abbiamo spiegato le imposte sui salari dei datori di lavoro e le imposte sui salari dei dipendenti, ti mostreremo come calcolare le imposte sui salari totali che devi pagare al governo seguendo questi passaggi.

Passaggio n. 1: calcola la ritenuta d'acconto federale del tuo dipendente

La ritenuta d'acconto federale di un dipendente dipende principalmente da:

• Il loro reddito imponibile e stato di archiviazione, e
• Le altre informazioni che forniscono sul loro modulo W-4, che tratteremo più avanti in questo sottotitolo.

Il reddito imponibile è un importo del reddito di un dipendente che è soggetto a imposta. Lo stato di archiviazione di un dipendente può essere:

• Filer singoli,
• Archiviazione separata del matrimonio,
• Archiviazione coniugata congiuntamente,
• Capofamiglia, e
• vedova(er) qualificata con figlio a carico.

Alcuni contribuenti i cui coniugi sono deceduti possono essere idonei a utilizzare la qualifica di vedova (er) con figlio a carico come stato di deposito. Ciò significa che, se non si sono risposati, possono beneficiare di aliquote fiscali di ritorno congiunte (che possono comportare una tassazione inferiore) e utilizzarle per due anni dopo l'anno della morte del coniuge.

Per determinare l'imposta federale sul reddito del tuo dipendente, utilizza il sistema di scaglioni salariali dell'IRS.

Come afferma l'IRS, gli Stati Uniti hanno 7 scaglioni fiscali federali:

• 10%,
• 12%,
• 22%,
• 24%,
• 32%,
• 35% e
• 37%.

Per calcolare la ritenuta d'acconto federale del tuo dipendente, in primo luogo, devi determinare la fascia fiscale del tuo dipendente.

Dai un'occhiata alle tabelle qui sotto:

FASCE FISCALI UNICO PER IL 2023

SPOSATI DEPOSITANO SEPARATAMENTE LE FASCE FISCALI PER IL 2023

SPOSI CHE PRESENTANO CONGIUNTAMENTE LE FASCE FISCALI PER IL 2023

RESPONSABILE SCATOLE FISCALE PER IL 2023

Ad esempio, supponiamo che la tua dipendente Sarah sia un singolo contribuente il cui reddito annuo è di $ 38.000. In base a ciò, Sarah deve pagare il 10% dei primi $ 11.000 del suo reddito e la parte rimanente del suo reddito è tassata al 12%.

Questo è un sistema fiscale progressivo, il che significa che più guadagni, più alta sarà l'aliquota fiscale che dovrai pagare.

Altri fattori che devi considerare quando calcoli la ritenuta d'acconto federale del tuo dipendente sono:

• Molteplici aggiustamenti del lavoro,
• La quantità di crediti,
• Detrazioni e
• Eventuali ritenute fiscali aggiuntive che il tuo dipendente potrebbe richiedere.

Dopo aver determinato la fascia fiscale di Sarah e aver incluso altri fattori dal suo modulo W-4, saprai quanto trattenere dal suo stipendio.

Passaggio n. 2: calcola le tasse FICA tue e del tuo dipendente

Per calcolare la parte delle tasse FICA del tuo dipendente, moltiplica la sua retribuzione lorda per le aliquote fiscali di Social Security e Medicare.

Ad esempio, se il tuo dipendente guadagna $ 800 in un periodo di paga settimanale, la sua imposta di previdenza sociale verrebbe calcolata in questo modo:

$ 800 di stipendio del dipendente x aliquota della previdenza sociale del 6,2% = $ 49,60 di tasse della previdenza sociale che devi trattenere dalla busta paga

Lo stesso principio si applica se desideri calcolare quanto devi trattenere per la loro parte di imposta Medicare:

$ 800 di stipendio del dipendente x aliquota fiscale Medicare dell'1,45% = $ 11,60 di tasse Medicare da trattenere dalla busta paga

Poiché le aliquote fiscali di Social Security e Medicare sono le stesse per il datore di lavoro e il dipendente, seguirai la stessa procedura per calcolare la tua quota di tasse di Social Security e Medicare.

Step #3: Calcola la tua tassa FUTA

Il datore di lavoro paga la tassa FUTA solo sui primi $ 7.000 dei guadagni del dipendente. Per qualsiasi importo di salario superiore a $ 7.000, non sei tenuto a pagare la tassa FUTA per quel dipendente in quell'anno.

L'aliquota fiscale FUTA è pari al 6,0% della retribuzione del dipendente. Pertanto, ti verrà richiesto di pagare il 6,0% dei guadagni di un dipendente fino a $ 7.000.

La tassa FUTA che sei tenuto a pagare per ogni dipendente viene calcolata in questo modo:

$ 7.000 di stipendio del dipendente x l'aliquota fiscale FUTA del 6,0% = $ 420 di tasse FUTA che devi pagare

Tuttavia, se paghi per intero le tasse statali di disoccupazione e se lo fai entro la data di scadenza del modulo 940 che hai precedentemente presentato, hai diritto al credito massimo del 5,4%. In questo caso, devi pagare solo lo 0,6% dei primi $ 7.000 guadagnati dal tuo dipendente.

Ecco come va il calcolo:

$ 7.000 di stipendio del dipendente x l'aliquota fiscale FUTA dello 0,6% = $ 42 di tasse FUTA che devi pagare

Passaggio n. 4: calcola la tua imposta SUTA

Poiché ogni stato degli Stati Uniti ha le proprie regole fiscali SUTA, l'importo che dovrai pagare in imposta SUTA dipende da:

• La base salariale dello stato in cui lavora il tuo dipendente — questo è l'importo massimo della retribuzione del dipendente che un datore di lavoro può utilizzare per calcolare l'imposta SUTA all'anno. Un datore di lavoro non è tenuto a pagare l'imposta SUTA sul reddito di un dipendente che supera la base salariale nel proprio stato.
• Le aliquote fiscali SUTA di quello stato: ogni stato ha la propria aliquota minima e massima.

La base salariale SUTA è la stessa per tutti i datori di lavoro in un dato stato. Tuttavia, le aliquote SUTA sono diverse per ogni datore di lavoro in quanto dipendono da vari fattori come:

• precedente esperienza del datore di lavoro con la disoccupazione,
• L'età della loro attività, e
• Il fatturato del settore.

Ad esempio, supponiamo che il tuo dipendente lavori nella Carolina del Nord. La base salariale imponibile per il 2023 nella Carolina del Nord è di $ 29.600, e questo è l'importo massimo che puoi utilizzare per calcolare la tua imposta SUTA. Se il tuo dipendente guadagna $ 50.000 in un anno, le uniche tasse SUTA che devi pagare sono le tasse sui primi $ 29.600. In altre parole, non paghi tasse su alcun reddito oltre la base salariale imponibile.

Diremo anche che la tua aliquota fiscale SUTA è un'aliquota fiscale massima del 5,76%. Quando moltiplichi la base salariale fiscale per un'aliquota fiscale massima, ottieni la tua imposta SUTA:

Base salariale fiscale di $ 29.600 x aliquota fiscale massima del 5,76% = 1.704,96 di imposta SUTA che devi pagare

Inoltre, in Alaska, New Jersey e Pennsylvania i dipendenti contribuiscono anche alle tasse statali sulla disoccupazione, quindi dovrai contare anche sulla loro quota di tasse SUTA.

Dopo aver coperto questi 4 passaggi, le tue imposte sui salari sono pronte. Se vuoi vedere se hai alcuni moduli aggiuntivi da consegnare all'IRS, controlla questo elenco di moduli fiscali per l'occupazione.

Riepilogo: pagare le tasse sui salari può essere facile se segui i nostri passaggi per calcolarle

La gestione delle tasse è un compito necessario per ogni datore di lavoro. I datori di lavoro devono inoltre assicurarsi che ciascuno dei moduli W-4 dei propri dipendenti sia valido e aggiornato per evitare qualsiasi possibilità di sottopagamento.

Per pagare con successo le imposte sui salari, un datore di lavoro deve:

• Detrarre il giusto ammontare di tasse dalle buste paga dei dipendenti,
• Calcolare la propria quota di tasse, e
• Segui le linee guida dell'IRS per quanto riguarda le date di scadenza e i diversi moduli che devono consegnare.

Se sei un datore di lavoro e hai perso tempo cercando di trovare il modo giusto per pagare le tasse sui salari, speriamo di averti aiutato in questa ricerca.

Assicurati solo di seguire ogni passaggio che abbiamo spiegato e di calcolare correttamente le tasse.

‼️Sei un datore di lavoro ed è la prima volta che paghi le tasse? Oppure conosci le tasse sui salari e hai già un sistema perfetto per calcolarle e pagarle? Se hai trovato il metodo giusto per gestire le imposte sui salari, sentiti libero di condividerlo con noi all'indirizzo [email protected] per avere la possibilità di essere presente in questo o in uno dei nostri prossimi articoli. E, se ti è piaciuto questo post del blog, condividilo con qualcuno che potrebbe trovarlo utile.