I 5 principali vantaggi del servizio paghe

Scopri se e perché dovresti assumere un fornitore di servizi paghe per la tua azienda.

L'assunzione di nuovi dipendenti può essere una pietra miliare entusiasmante per qualsiasi azienda. Significa che la tua azienda sta crescendo, ma significa anche che devi occuparti delle buste paga. Che tu abbia solo un paio di dipendenti o un intero team, tenere sotto controllo le buste paga può richiedere tempo e aggiungere ulteriore complessità al tuo già fitto programma di lavoro.

Anche sbagliare il libro paga può essere costoso. Se ottieni una retribuzione lorda sbagliata, la tua azienda potrebbe finire per pagare di più in tasse FICA. Un errore nel libro paga può anche significare che devi pagare una penale all'IRS. L'IRS ha raccolto quasi 7 miliardi di dollari di sanzioni solo nel 2021 ^{[ 1 ]} . Non tutte queste sanzioni hanno a che fare con la busta paga, ma l'IRS stima che circa un terzo dei datori di lavoro commetta un errore sulla busta paga ogni anno.

Assumere un servizio paghe potrebbe essere una soluzione per la tua azienda. Se ti stai chiedendo cosa può fare un fornitore di buste paga per la tua azienda e quali sono i vantaggi di assumerne uno, questo articolo è per te.

Cos'è un servizio paghe?

Un fornitore di servizi di buste paga è un'azienda che elabora i calcoli delle buste paga, le tasse sui salari, le tasse di fine anno e altro per altre aziende. Molti datori di lavoro utilizzano fornitori di buste paga per semplificare le operazioni aziendali e garantire che i loro dipendenti e le tasse siano pagati in modo accurato e puntuale.

I servizi forniti da un servizio paghe dipendono dal fornitore e dai livelli di prezzo disponibili. Ecco alcuni servizi comuni offerti dai servizi di buste paga:

• Elaborazione delle buste paga: un servizio di buste paga calcola la retribuzione lorda, il reddito imponibile e la retribuzione netta per i tuoi dipendenti e taglia gli assegni per loro o deposita i loro stipendi nei loro conti bancari.

• Ritenuta d'acconto: un servizio di buste paga garantisce che il reddito imponibile di ogni dipendente sia corretto e trattiene le imposte sul reddito e FICA. Alcuni servizi possono offrire una garanzia senza errori e pagare multe derivanti da un errore.

• Pignoramento salariale: se i dipendenti hanno ordini del tribunale che richiedono il pignoramento dei loro salari, un fornitore di buste paga può gestirlo.

• Segnalazione di nuove assunzioni: il governo federale richiede informazioni su eventuali assunzioni o riassunti entro 20 giorni dalla data di assunzione, e questo è qualcosa che un servizio di buste paga può fare per te.

• Gestione PTO: molti fornitori di buste paga dispongono di funzionalità per le risorse umane integrate nel loro software che tengono traccia delle presenze dei dipendenti. Questi sistemi consentono ai dipendenti di richiedere giorni di ferie e ai manager di approvarli.

• Rapporti sulle buste paga: molti servizi sulle buste paga forniscono ai clienti rapporti dettagliati o funzionalità di reporting che consentono ai leader aziendali di approfondire i dettagli delle buste paga.

• Integrazioni: la maggior parte dei sistemi di buste paga si connette ad altri sistemi che utilizzi, come il tuo software di contabilità, in modo che i dati possano fluire liberamente tra di loro per report finanziari e approfondimenti accurati e aggiornati.

• Self-service: la maggior parte dei servizi di buste paga fornisce un portale online in cui i manager possono visualizzare i report e i dipendenti possono visualizzare le proprie buste paga o aggiornare le informazioni autonomamente.

I moderni servizi di buste paga operano nel cloud e non richiedono a te o ai tuoi dipendenti di scaricare e installare software, il che significa che puoi gestire le buste paga e i dipendenti possono visualizzare e aggiornare i propri dettagli da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo.

Ho bisogno di un servizio paghe?

Se hai già un contabile o contabile nel tuo team che ha la larghezza di banda, o hai capacità finanziarie e tempo, la risposta potrebbe essere no. Ma prima di decidere, assicurati di aggiungere abbastanza tempo per questa attività. Secondo Bloomberg, questo è qualcosa che molte aziende giudicano erroneamente, e anche se l'80% dei datori di lavoro pensa di essere più qualificato per gestire il proprio libro paga, il 65% ha affermato che preferirebbe esternalizzarlo ^{[ 2 ]} .

Questo è il motivo per cui molte aziende scelgono di esternalizzare il proprio libro paga dal momento in cui assumono il loro primo dipendente. Non devono preoccuparsi di buste paga e tasse imprecise o del tempo necessario per farlo bene. Quando decidi se scegliere un servizio paghe è giusto per te, poniti queste domande:

• Vuoi calcolare con precisione le buste paga dei dipendenti?

• Vuoi che calcolare e pagare le imposte sui salari sia più semplice perché non devi farlo tu?

• Vuoi essere conforme alle nuove normative sui documenti di assunzione?

• Vuoi che il libro paga sia privo di errori?

Sì, potresti fare tutto questo da solo, ma assicurati di sapere in cosa ti stai cacciando. Potresti assumere un contabile, ma ti costerà. Diamo un'occhiata ad alcuni vantaggi dell'outsourcing del libro paga prima di decidere.

Vantaggi dell'esternalizzazione delle buste paga

Ci sono alcuni vantaggi nella gestione interna delle buste paga, ma ci sono molte ragioni per cui più della metà dei leader aziendali sceglie di esternalizzare le buste paga ^{[ 3 ]} . Ecco i principali vantaggi dell'utilizzo dei servizi di gestione stipendi se ti stai ancora chiedendo perché dovresti utilizzare un servizio di gestione stipendi:

Risparmio di tempo

La gestione delle buste paga non è facile e richiede tempo, anche per le persone che lo fanno tutti i giorni. Tenere traccia delle deduzioni dei benefici, dei pignoramenti, delle nuove assunzioni, delle cessazioni e dei permessi retribuiti, assicurando al contempo che la tua attività sia conforme alle normative federali e statali, è un atto di giocoleria che poche persone trovano divertente.

Inoltre, se la gestione del libro paga è qualcosa che tu o qualcuno del tuo team non fate tutti i giorni, ci vorrà più tempo di quanto impiegherebbe un professionista per completare il libro paga in modo accurato. E mentre il tuo team lavora sul libro paga, molto probabilmente dovrà bilanciare altre attività che devono ancora completare in modo efficiente.

L'esternalizzazione del libro paga a un servizio di gestione stipendi significa che tutti stanno facendo qualcosa in cui sono bravi. Il tuo team può concentrarsi sulle attività che costruiscono la tua attività e i professionisti del libro paga che assumi possono completare il libro paga in modo rapido e accurato. Aiuta anche a ricordare che il libro paga non è una cosa una tantum. Una volta assunto l'incarico, devi saldarlo ogni periodo di paga.

Responsabilità ridotta al minimo

Ogni anno le aziende di tutte le dimensioni devono pagare pesanti sanzioni all'IRS a causa di dichiarazioni ritardate o errate. Un libro paga impreciso non renderà felici i tuoi dipendenti e potrebbe comportare una dichiarazione delle tasse incorretta. Ciò può comportare una sanzione e, nel peggiore dei casi, un audit.

I datori di lavoro devono pagare le tasse sul reddito federali, statali e locali, le tasse FICA e le tasse federali e statali sulla disoccupazione. Anche le dichiarazioni sui salari devono essere presentate mensilmente, trimestralmente e annualmente e la trattenuta annuale. È molto di cui tenere traccia e se hai dipendenti provenienti da più di uno stato, il libro paga è ancora più complicato. È noto che anche l'IRS e i governi statali cambiano le regole da un anno all'altro.

Perché rischiare le sanzioni e tenere traccia di tutte le norme e i regolamenti da soli quando potrebbe essere lasciato ai professionisti che lo fanno quotidianamente? Un servizio di buste paga può garantire che la tua busta paga sia accurata senza preoccuparti dei dettagli, delle sanzioni o dei controlli. Alcuni fornitori garantiscono persino l'accuratezza e pagheranno le sanzioni se ottengono un libro paga sbagliato.

Riduzione dei costi

Per le piccole e medie imprese, l'esternalizzazione delle buste paga può far risparmiare denaro. Le grandi aziende affermate possono permettersi di avere il proprio ufficio paghe, o le buste paga possono essere qualcosa che il team di contabili che già hanno può gestire. Ma se la tua azienda ha risorse limitate, assumere anche un solo commercialista o contabile potrebbe non rientrare nel budget.

Alcuni proprietari di piccole imprese pensano di risparmiare denaro facendo loro stessi il libro paga. Se lo sei, c'è un modo semplice per determinare se stai effettivamente risparmiando. Stima il tempo che il tuo team dedica annualmente alla gestione delle buste paga. Quindi calcola quanto vengono pagati per completare questa attività. Se devi acquistare un software per le buste paga per farlo, aggiungi anche quel costo. Quindi confronta questo costo con quello che ti addebiterà un servizio di buste paga.

Molto probabilmente, risparmierai denaro. Una cosa che non è in quel calcolo è quanto ritardo in altre attività importanti che gestiscono le buste paga da soli costa alla tua azienda.

Accesso a esperti professionisti

Esternalizzare la contabilità delle buste paga significa avere esperti per gestirla. Questi esperti dedicano molto del loro tempo a tenersi aggiornati sulle normative governative per garantire che i calcoli delle buste paga e delle tasse dei loro clienti siano corretti.

Puoi incaricare te stesso o un membro del team di fare lo stesso, ma quanto tempo avranno per farlo? Sapranno dei casi limite? Ci vuole tempo perché qualcuno si abitui a tutti i dettagli di qualsiasi attività e impari quando qualcosa non va. Cosa succede quando commettono un errore che non viene scoperto fino alla fine dell'anno?

Tecnologia e scalabilità migliorate

A meno che tu non faccia la busta paga manualmente usando la carta e paghi solo i dipendenti con assegno, avrai bisogno di un software per la busta paga. Ciò significa un grande investimento anticipato e pagamenti regolari per gli aggiornamenti o un abbonamento mensile per il software che la tua azienda non deve solo utilizzare, ma anche configurare e gestire.

Molte piccole imprese non possono permettersi software costosi o disporre di personale con le competenze tecniche per gestirlo. Con un servizio di gestione stipendi, ottieni l'ultimo software di gestione stipendi che si adatterà alla crescita della tua attività come parte del pacchetto. Quando hai problemi con esso o hai bisogno di apportare una modifica, i professionisti del libro paga saranno lì per aiutarti.

Scopri di più sui servizi paghe

Se hai deciso che l'outsourcing del tuo libro paga funzionerà per la tua azienda, non sei solo. È una funzione non fondamentale che è essenziale per la tua attività. Questo lo rende un ottimo candidato per l'outsourcing ed è per questo che più della metà delle aziende lo fa ^{[ 3 ]} . Per aiutarti a trovare quello giusto, dai un'occhiata alla nostra directory dei fornitori di servizi di buste paga, dove restringi le tue scelte per adattarle al tuo budget e alle tue esigenze. Maggiori informazioni nella guida all'assunzione di società di servizi paghe di Capterra.