Ho provato l'analisi di Pareto per saperne di più sull'efficienza

A dire il vero, ero un po' ansioso di inserire l'analisi di Pareto nel mio lavoro quotidiano. Non è che non mi abbia incuriosito - lo ha fatto, motivo per cui ho deciso di provarlo - ma l'idea di passare attraverso la terminologia economica e il gergo mi ha messo un po' a disagio.

Per andare a fondo di questo enigmatico principio, ho pensato che avrei dovuto conquistare alcuni paradossi economici e segreti del mestiere a lungo dimenticati.

Bene, dopo aver svolto ricerche approfondite sull'argomento e aver avuto un paio di conversazioni amichevoli al lavoro, mi sono reso conto che il principio di Pareto è una tecnica di gestione del tempo che può essere facilmente padroneggiata, utilizzata e applicata in diversi campi.

Come tutti gli scrittori, spesso combatto con blocchi mentali e mancanza di ispirazione, motivo per cui ho pensato che questo potesse essere il metodo per aiutarmi:

• Identificare i problemi sul lavoro,
• Traccia le radici dei miei problemi, e
• Organizza meglio il mio carico di lavoro.

Quindi, ho testato il principio di Pareto, ed ecco il resoconto di come si è svolto tutto.

In questo post del blog tratterò:

• Che cos'è l'analisi di Pareto?
• Perché ho deciso di provarlo?
• Il mio resoconto di come si è svolta l'analisi.
• I pro ei contro, e
• La valutazione complessiva dell'analisi di Pareto.

Che cos'è l'analisi di Pareto?

Basti dire che mi sono sentito confuso quando ho sentito parlare per la prima volta dell'analisi di Pareto. A prima vista, la definizione suonava abbastanza semplice: " Un'analisi statistica del processo decisionale comunemente utilizzata per identificare e attirare l'attenzione sulle cause cruciali del problema".

Ora, qual è il trucco?

Ebbene, l'analisi di Pareto afferma inoltre che la maggior parte dei problemi all'interno di un progetto è spesso riconducibile al 20% delle cause .

In altre parole, concentrandoti sul 20% cruciale delle cause del problema, sarai successivamente in grado di affrontare l' 80% dei problemi che ne derivano.

Le origini dell'analisi paretiana

Un economista e filosofo italiano, Vilfredo Pareto, osservò per la prima volta questo principio verso la fine del XIX secolo e lo chiamò regola 80/20 .

Vale a dire, Pareto notò che l' 80% della terra in tutta Italia era di proprietà del 20% della popolazione.

Dopo una ricerca approfondita, Pareto si è reso conto che la distribuzione 80/20 può essere osservata nel campo dell'economia, con la premessa: " Nessun individuo può essere migliorato senza peggiorare almeno un individuo o un criterio di preferenza".

Dopo che la sua ricerca e il suo lavoro sono stati adattati da Joseph M. Juran, un consulente di gestione, sono nati il ​​principio e l'analisi di Pareto.

A cosa serve l'analisi di Pareto?

Allora, a cosa serve l'analisi di Pareto?

Ebbene, la risposta generale a questa domanda è: il processo decisionale. Tuttavia, c'è di più.

Una risposta più concisa consisterebbe in un processo graduale per determinare i problemi importanti e imparare come affrontarli. Quelli a cui ti rivolgi sono il 20% che porterà all'80% del beneficio del progetto.

I passaggi principali della regola 80/20 sono i seguenti:

• Forma un elenco di problemi comuni e posizionali sull'asse x in ordine decrescente di occorrenza.
• Conta la frequenza delle loro occorrenze e visualizzale nelle percentuali corrispondenti sull'asse y.
• Aggiungi una curva percentuale cumulativa attraverso il diagramma: questa curva è uguale a (frequenza delle occorrenze) / (somma delle occorrenze totali) * 100.
• Disegna una linea dal lato destro che inizi al segno dell'80% fino a quando non interseca la curva.
• Tutto a sinistra saranno i tuoi problemi vitali, mentre il lato destro rappresenta l'80% delle cause più banali.

Se hai difficoltà a capire questo processo, non preoccuparti, così ho fatto fino a quando non ho messo tutto su carta e l'ho provato. Diventerà tutto molto più chiaro una volta che avrai seguito il mio esempio.

Perché ho deciso di provare l'analisi di Pareto?

Mentre scrivi, non puoi assolutamente pensare a tutte le complessità del processo.

In realtà, quando arriva l'ispirazione, uno scrittore è in grado di scrivere enormi blocchi di testo senza problemi.

Tuttavia, una volta che è il momento di rivedere il testo e rileggerlo, vengono alla luce tutti i dettagli, come ad esempio:

• Errori di ortografia,
• avventatezza,
• Errori strutturali,
• Uso improprio dei segni di punteggiatura e
• Molti altri dettagli a cui non devi necessariamente pensare durante la corsa iniziale di ispirazione.

Pertanto, nel tentativo di essere più efficiente, ho cercato su Internet un modo per isolare i miei errori critici ed eliminarli per migliorare la mia scrittura. In quel momento mi sono imbattuto nell'analisi di Pareto e ho deciso di provarla.

Ecco come è andato l'intero processo quando ho iniziato ad analizzare i miei schemi di scrittura.

Provando l'analisi di Pareto: un account personale

Dopo aver letto una pila di articoli e decifrato un mucchio di mumbo jumbo economici, ho deciso di annotare tutto ciò di cui avevo bisogno per iniziare con l'analisi di Pareto.

Tuttavia, non ci volle molto prima che venisse fuori il primo problema: come proverò questa tecnica?

Come scrittore, non c'era modo di documentare ogni errore che facevo, soprattutto se lo facevo durante la scrittura. Se passassi troppo tempo a stressarmi per documentare ogni errore e problema, ostacolerei la mia scrittura.

Inoltre, l'intero processo richiederebbe almeno una settimana di scrittura.

Quindi, ho deciso di scrivere un post sul blog come farei normalmente, lasciare che l'editore e il correttore di bozze esaminassero il testo e trovassero gli errori per me. In questo modo, avrei praticamente tutte le informazioni necessarie per eseguire un'analisi Pareto passo dopo passo.

Quindi, l'ho fatto, ho ottenuto i risultati e ho iniziato ad annotare le informazioni cruciali, a cominciare dai problemi, ovvero le cause delle mie inefficienze di scrittura.

Passaggio 1: raccogliere i problemi e contare la loro frequenza

Come accennato in precedenza, il primo passo nell'esecuzione dell'analisi è formare un elenco dei problemi più comuni che si incontrano.

Nel mio caso, aspetterei che l'editore devastasse meticolosamente un testo che avevo scritto in precedenza e userei i risultati della correzione di bozze per condurre la mia analisi.

Una volta superata la vergogna di esaminare i miei errori, ho classificato gli errori e li ho classificati in 7 gruppi distinti che avrei utilizzato per la mia analisi.

I gruppi che ho creato sono stati i seguenti:

• frasi lunghe,
• Problemi di collegamento,
• Frasi poco chiare,
• Titoli poco chiari,
• Fonti inadeguate,
• Segni di punteggiatura,
• Errori strutturali, e
• Problemi con le immagini.

Una volta che ho avuto i miei errori in un elenco puntato davanti a me, è arrivato il momento di passare al conteggio della loro frequenza (e sentirsi ancora peggio).

Per risparmiarti i dettagli di passare al setaccio un mucchio di numeri, andrò dritto al nocciolo del problema.

Dopo aver contato gli errori e averli inseriti in ordine decrescente, l'elenco puntato sembrava il seguente:

• Segni di punteggiatura,
• frasi lunghe,
• Frasi poco chiare,
• Problemi di collegamento,
• Fonti inadeguate,
• Titoli poco chiari,
• Errori strutturali, e
• Errori visivi.

Per semplificare le cose, ho convertito il numero di errori in percentuali e poi ho deciso di visualizzarli utilizzando un grafico.

Passaggio 2: creazione della curva di Pareto

Ora viene la parte difficile, cioè il punto principale dell'analisi.

La curva di Pareto viene utilizzata per rappresentare visivamente la connessione tra il conteggio totale dei problemi e la loro frequenza.

La formula esatta è la seguente:

{ Frequenza delle occorrenze } / { somma delle occorrenze totali } * 100

Ecco come sarebbe la conversione in un foglio di lavoro:

Fortunatamente, la somma totale degli errori che avevo era 99, e dato che sto calcolando le percentuali, non hanno variato dalla frequenza con un margine enorme.

Come puoi vedere, la maggior parte dei problemi che ho dovuto affrontare durante la correzione dei miei errori erano segni di punteggiatura, gli incubi di molti scrittori.

Passaggio 3: finalizzazione del diagramma di Pareto

Ora, è arrivato il momento di finalizzare il diagramma creando un asse y sul lato destro e tracciando una linea retta orizzontale verso sinistra. La linea è iniziata al segno dell'80% e si è allungata fino a raggiungere il punto in cui ha colpito la curva.

Quindi, ho disegnato una linea retta parallela all'asse y, che ha creato una divisione tra il lato sinistro e quello destro, ovvero i risultati.

Tutto a sinistra rappresentava il 20% della somma di tutte le questioni cruciali, secondo l'analisi di Pareto.

D'altra parte, il lato destro rappresentava l'80% ritenuto non cruciale.

La rappresentazione finale si presentava così:

Passaggio 4: analizzare i risultati

Il primo pensiero che mi è venuto in mente è stato: era sia previsto che inaspettato.

Sapevo che i segni di punteggiatura spesso mi pongono problemi durante la scrittura. Ma non avevo idea che frasi lunghe e frasi confuse avessero una presenza così forte nel mio lavoro.

Questo mi ha portato a esaminare alcuni dei miei testi precedenti e i commenti che i correttori di bozze avevano lasciato su di essi. Non sorprende che ci fosse uno schema che coincideva con la mia analisi di Pareto.

Un altro punto interessante è che la maggior parte dei problemi più piccoli e insignificanti può essere fatta risalire a quelli vitali: il 20% più ricco.

Ad esempio, se scrivo di fretta, commetto errori strutturali, il che porta a fare uno o due errori SEO, che influiscono ulteriormente sulla qualità del mio lavoro.

Tutto sommato, c'era sicuramente spazio per miglioramenti e il diagramma di Pareto era il punto di partenza.

I pro dell'analisi di Pareto

Il vantaggio immediato che viene in mente è l'efficienza con cui sarai in grado di svolgere il tuo lavoro dopo aver stabilito il tuo 20%. L'analisi di Pareto si basa sullo sgranocchiare i numeri e trovare i problemi che ti rallentano ogni giorno.

Ad esempio, le persone che possono davvero trarre vantaggio da questo tipo di analisi sono quelle che lavorano su molte attività su base settimanale e spesso incontrano errori che impediscono loro di svolgere a un livello ottimale.

I programmatori, gli sviluppatori e i project manager sono quelli che vengono in mente per primi quando si parla dell'analisi di Pareto. Ma, evidentemente, gli scrittori possono anche trarre molti vantaggi dall'analizzare il proprio lavoro e gli errori in questo modo.

Inoltre, una volta presa la mano, l'analisi di Pareto è uno strumento eccellente per aiutarti a riconoscere dove dovresti concentrare maggiormente i tuoi sforzi, specialmente durante la tua prima serata biologica.

I contro dell'analisi di Pareto

Se escludiamo il tempo che mi ci è voluto per capire questo principio, ci sono volute ancora un paio d'ore prima che fossi in grado di formare un elenco completo di tutti gli errori e i calcoli necessari per creare il diagramma.

Basti dire che l'analisi di Pareto è una tecnica un po' dispendiosa in termini di tempo e non ha davvero senso fare affidamento su di essa se non si eseguono compiti e progetti simili ogni giorno.

Tuttavia, il risultato si basa su statistiche, che ti porteranno ulteriormente a prendere decisioni migliori e si tradurranno in un migliore utilizzo del tuo tempo.

Personalmente, non ho molti compiti diversi su base settimanale, ma proverò sicuramente Pareto anche su diversi progetti.

La mia valutazione complessiva dell'analisi di Pareto

Anche se mi ci è voluto molto tempo per capirlo, devo ammettere che questa tecnica funziona davvero.

Gli scrittori a volte tendono ad essere polemici quando si tratta del loro lavoro, ma i numeri non mentono. Dopo aver guardato indietro, mi sono reso conto che il 20% cruciale dei problemi che Pareto ha indicato erano quelli con cui ho lottato di più in generale.

D'altra parte, l'analisi di Pareto può richiedere un po' più di tempo e fatica, motivo per cui la mia valutazione per questa tecnica è:

VALUTAZIONE FINALE :

Conclusione: Considerazioni finali sull'analisi di Pareto

Pareto è fantastico, efficace e ti fa davvero chiedere: come ho fatto a non accorgermene prima?

Lo consiglio sicuramente ai miei colleghi ea tutti coloro che faticano a determinare le cause che rendono più difficili le loro giornate lavorative.

L'analisi di Pareto è ben strutturata, organizzata e, senza dubbio, un metodo unico per migliorare la tua efficienza.

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