La stima parametrica nella gestione dei progetti

Quante volte hai provato a prevedere la durata del tuo progetto, solo per scoprire che la tua stima era completamente fuori strada?

Che ne dici di stimare il budget del tuo progetto o il numero di persone necessarie dall'inizio alla fine?

Nel caso in cui le tue stime non raggiungano il segno ogni volta, o sei solo nuovo nella gestione dei progetti, sei nel posto giusto. Stiamo per approfondire uno dei metodi di stima della gestione dei progetti più utilizzati che potrebbe salvarti la giornata: la stima parametrica .

Ma cos'è esattamente la stima parametrica e, soprattutto, come la metti in pratica?

Bene, continua a leggere, perché in questo post del blog:

• Introduzione alla definizione di stima parametrica (+ un esempio di stima parametrica),
• Scopri la differenza tra stima parametrica e stima analoga,
• Fai luce sui principali vantaggi dell'utilizzo della stima parametrica nella gestione dei progetti e
• Guidati attraverso i 4 passaggi per utilizzare la stima parametrica nei tuoi progetti in modo da sapere esattamente cosa fare se desideri iniziare a utilizzare questo metodo subito.

Cos'è la stima parametrica?

La stima parametrica è uno dei metodi statistici più accurati per stimare la quantità complessiva di:

• Tempo,
• Soldi e
• Risorse necessarie per un progetto specifico.

Secondo PMBOK, la stima parametrica è "Un metodo di stima in cui viene utilizzato un algoritmo per calcolare il costo o la durata in base a dati storici e parametri di progetto".

Quindi, solo combinando dati statistici e storici un project manager sarà in grado di trovare una correlazione statistica tra le variabili rilevanti e ottenere le stime più accurate riguardo al progetto in corso.

Tuttavia, è importante tenere presente che la stima parametrica viene solitamente utilizzata durante la fase di pianificazione del progetto, molto prima dell'effettiva esecuzione del progetto.

Ma, nel caso in cui tu sia ancora un po' sconcertato da questo metodo di stima, diamo un'occhiata più da vicino a come funziona effettivamente la stima parametrica.

Esempio e formula di stima parametrica

Questa è la formula che devi usare per la stima parametrica:

E_parametrico = (A_vecchio / P_vecchio) x P_curr

La formula di stima parametrica di cui sopra comprende i seguenti elementi:

• E_parametric è la stima parametrica ,
• A_old è l'importo storico del costo o del tempo ,
• P_old è il valore storico del parametro e
• P_curr è il valore del parametro nel tuo progetto futuro.

Ora, vediamo come funziona effettivamente questo calcolo.

Supponiamo che tu voglia prevedere quanto tempo impiegherà il tuo designer a completare 20 illustrazioni. Prima di arrivare al calcolo, devi prima ottenere tutti i valori storici.

Quindi, il tuo progetto precedente ha coinvolto 1 persona incaricata di progettare 15 illustrazioni e ci sono volute 70 ore per finire tutto. Con questo in mente, ecco come si accumuleranno le tue unità:

• A_old , il tempo storico dell'attività passata è di 70 ore,
• P_old , il valore storico del parametro è 15 illustrazioni e
• P_curr , il valore del parametro nel tuo progetto futuro è 20 illustrazioni .

Ora che hai ottenuto queste informazioni, puoi utilizzarle per arrivare alla nuova stima:

E_parametrico = (70/15) x 20

Come visto nella formula sopra, per prima cosa calcoli il tempo necessario per completare un'illustrazione:

70/15 = 4,66

Quindi, dopo aver ottenuto il numero esatto di ore, moltiplichi questa unità per il valore del parametro nel progetto futuro:

4,66 ore x 20

Infine si arriva alla stima parametrica, che in questo caso è 93,3.

Tutto sommato, si può dire con certezza che il tuo designer finirà 20 illustrazioni in 93,3 ore.

Stima parametrica vs. stima analoga

Se ti sei mai imbattuto in metodi di stima nella gestione dei progetti, devi aver notato che la stima parametrica va spesso di pari passo con la stima analoga.

Ma perché è così? Sono gli stessi metodi?

Beh, non esattamente.

Anche se la stima analoga richiede di utilizzare i dati disponibili dei progetti precedenti, come nel caso del metodo parametrico, i due metodi differiscono sia in termini di accuratezza che di portata .

In altre parole, arriverai ad una stima analoga basata su dati storici, ma non avrai bisogno di entrare nei dettagli come con il metodo della stima parametrica. Devi solo ricordare un progetto passato di portata simile, dare un'occhiata alla durata/costo/budget di quel progetto e fare la tua stima in base all'analogia.

Quindi, nel caso in cui tu stia per avviare un progetto che coinvolge il tuo designer nella creazione di 20 illustrazioni e desideri scoprire esattamente quanto tempo impiegherà il nuovo progetto, è così che puoi prevedere la durata del tuo progetto in base all'analogo metodo di stima:

Dato che sei già stato responsabile di un progetto simile in precedenza, sai che l'ultima volta che il tuo designer ha intrapreso un'attività simile aveva bisogno di 70 ore per completarla. Sulla base di questo, prevedi che il tuo nuovo progetto richiederà circa 80 ore per essere completato, più o meno.

La stima parametrica, invece, tiene conto della differenza tra un vecchio e un nuovo progetto a livello di unità. Ciò significa che invece di basare la tua previsione sulle somiglianze, dovrai prima calcolare il numero di ore necessarie al progettista per completare un'illustrazione. Quindi, solo dopo aver moltiplicato il prodotto per il numero di illustrazioni che devono essere completate ora, otterrai la stima del tempo che stavi cercando.

Principali vantaggi dell'utilizzo della stima parametrica

Anche se esiste una serie di metodi di stima del progetto che potresti utilizzare per tenere sotto controllo i tuoi numeri, la stima parametrica ha una manciata di vantaggi che potrebbero cambiare il modo in cui fai le previsioni del tuo progetto.

Esaminiamo alcuni dei più comuni.

Vantaggio n. 1: la stima parametrica consente di ottenere numeri accurati

Rispetto agli altri metodi di stima della gestione del progetto, la stima parametrica sembra un metodo one-stop per una previsione accurata. Mentre altri metodi, come PERT, si basano su what-if, la stima parametrica aiuta a prevedere:

• Il budget,
• Risorse, e
• La durata del tuo progetto in base ai dati passati.

Poiché i dati su cui fai affidamento sono prove inconfutabili (è così che si è svolto il tuo progetto, dopotutto), quando applichi la formula di stima parametrica, dovresti essere in grado di prevedere ogni aspetto del progetto con precisione.

Inoltre, per poter avviare il processo di calcolo in primo luogo, dovrai esaminare unità separate dei tuoi progetti precedenti, il che aiuta ad aumentare la precisione della stima finale.

Vantaggio n. 2: la stima parametrica ti porta a fissare obiettivi raggiungibili

Non appena avrai finito di arrivare al preventivo finale, sarai in grado di individuare esattamente dove dovrai apportare modifiche in modo da poter completare i risultati principali del tuo progetto.

A volte, sarai in grado di aumentare la capacità del tuo team o aumentare il tuo budget. Altre volte, dovrai cambiare leggermente rispetto al tuo risultato desiderabile.

Qualunque sia, fare affidamento sulla stima parametrica può aiutarti a stabilire un obiettivo di progetto che tu e il tuo team sareste effettivamente in grado di raggiungere.

Il metodo stesso richiede di scavare più a fondo nei dati precedenti per una stima più accurata. Quindi, gli obiettivi che ti sei prefissato alla fine sarebbero più gestibili poiché vedrai esattamente quale aspetto del tuo progetto potrebbe essere un ostacolo e modificherai i tuoi obiettivi di conseguenza.

Vantaggio n. 3: la stima parametrica aiuta a ridurre le attività ripetitive

Sebbene non esistano due progetti esattamente uguali, alcuni passaggi tendono a ripetere il progetto in ingresso e in uscita.

Prendi il budget, per esempio. Quante volte hai dovuto mappare la linea di base dei costi durante la fase di pianificazione del progetto? E quante fasi di progettazione hai attraversato fino a questo punto?

Se la tua risposta consiste in un numero maggiore di 1, devi aver notato che a volte semplicemente perdi tempo a ripassare più volte determinati aspetti del progetto durante la pianificazione.

Ad esempio, il carico di lavoro del tuo team di contenuti consiste in 20 articoli a settimana, e questo è rimasto invariato per dozzine di progetti.

Quindi, invece di valutare ogni attività individualmente di volta in volta, puoi semplicemente fare affidamento sulla stima parametrica che fai una volta e riutilizzare tali informazioni ogni volta che stai per stimare il budget o la durata della produzione di contenuti.

Tuttavia, tieni presente che se si verificano determinati cambiamenti riguardanti la capacità, il carico di lavoro o il budget del tuo team di contenuti, dovrai regolare anche i valori dei parametri, ovvero ripetere il calcolo utilizzando la stessa formula dall'alto.

4 passaggi per l'utilizzo della stima parametrica nella gestione del progetto

Ora che abbiamo esaminato tutti i dettagli sul metodo di stima parametrica, ti starai chiedendo: ma come posso far funzionare esattamente la stima parametrica?

Per rendere il più possibile possibile l'analisi dei numeri, abbiamo suddiviso l'esecuzione della stima parametrica in 4 semplici passaggi.

Diamo un'occhiata a ciascuno di essi.

Passaggio n. 1: scopri quali parti di un progetto sono idonee per la stima

Prima ancora di iniziare a rivedere i dati di progetti precedenti, dovrai determinare esattamente dove utilizzare la stima parametrica.

In altre parole, dovrai prima dare un'occhiata al tuo progetto e suddividerlo in diverse fasi. È possibile utilizzare la struttura di scomposizione del lavoro (WBS) per questo scopo e suddividere l'intero progetto in blocchi più piccoli e più gestibili.

Quindi, dopo aver deciso se desideri prevedere il budget, la durata, le risorse o tutto quanto sopra della fase del tuo progetto, arriva la questione dell'accuratezza e dei dati.

Poiché l'accuratezza della tua stima va di pari passo con la quantità dei dati precedenti disponibili, prima ancora di considerare di immergerti nel calcolo, poniti queste tre grandi domande:

1. Quanto deve essere precisa la mia stima?
2. Quanti dati ho a portata di mano?
3. Il mio parametro è collegato a valori storici?

Quindi, supponiamo che tu stia ancora cercando un modo per stimare con precisione per quanto tempo il tuo designer lavorerà su quelle 20 illustrazioni. Ciò significherebbe che vorresti misurare il tempo. Poiché disponi di dati sufficienti da un progetto simile di prima, misurerai questo parametro rispetto al tempo impiegato per completare 15 illustrazioni.

Ma, nel caso in cui non sei abbastanza soddisfatto delle risposte che dai alle domande sopra menzionate, potresti voler riconsiderare l'utilizzo di questo metodo poiché potrebbe non portarti alle previsioni più accurate.

Passaggio n. 2: ottenere i dati storici

Dopo aver selezionato le fasi esatte del progetto a cui dovrai applicare la stima parametrica e aver deciso se questo metodo è adatto a te, ora sarebbe il momento di passare effettivamente ai dati storici.

Nel caso in cui il tuo team abbia tenuto traccia di tutte le attività relative al progetto, probabilmente sarai in grado di ottenere rapidamente le informazioni più dettagliate sui tuoi progetti precedenti.

Ad esempio, un'app per il monitoraggio di tempi e spese può archiviare i dati di spesa dei tuoi progetti precedenti e darti una mano ogni volta che devi stimare il budget del tuo progetto futuro.

Tuttavia, nel caso in cui non hai prestato molta attenzione alla memorizzazione delle informazioni del tuo progetto, o semplicemente non hai mai lavorato su un progetto simile prima, ci sono ancora modi per utilizzare il metodo di stima parametrica.

Puoi esaminare database pubblicamente disponibili per il tuo settore e vedere come i dati che ottieni da lì corrispondono ai parametri del tuo progetto attuale.

Passaggio n. 3: controlla se i tuoi parametri sono validi

Dopo che i tuoi dati storici sono tutti a posto, l'importanza della domanda numero 3 - se il tuo parametro è collegato a valori storici - viene a galla.

Ora dovrai valutare i tuoi parametri e vedere come si relazionano ai dati storici che hai ottenuto.

Ad esempio, potresti notare che il numero di illustrazioni è in qualche modo correlato al tempo necessario al designer per completarle. Ciò significa che potrai includere nel calcolo sia l'unità di misura (15 illustrazioni) che il tempo (70 ore), moltiplicarli per il tuo parametro (20 illustrazioni) e ottenere una stima parametrica valida.

Tuttavia, tieni presente che l'esempio sopra è un'illustrazione semplificata di come appare nella pratica il test dei parametri. Nel caso tu abbia a che fare con un progetto più complesso, potresti anche aver bisogno di rivolgerti ad analisti di dati e/o strumenti statistici per ricevere assistenza.

Passaggio 4: calcola la stima parametrica

Ora che hai valutato la validità del tuo parametro, ottenere una stima parametrica diventa questione di secondi.

Metti semplicemente in atto la formula moltiplicando le unità che hai ottenuto dai dati storici e dividendo il prodotto per il tuo parametro attuale.

Per aiutarti a evitare lo scorrimento non necessario, lasceremo qui anche la formula di stima parametrica:

E_parametrico = (A_vecchio / P_vecchio) x P_curr

Concludendo: tieni d'occhio i tuoi progetti e prova la stima parametrica

Non è un segreto che la stima del progetto richieda tempo.

Tuttavia, il giusto metodo di stima del progetto potrebbe farti risparmiare un paio di settimane a lungo termine.

La stima parametrica, infatti, ti consente di fare proprio questo.

Spingendoti a ripensare agli obiettivi del tuo progetto e portandoti ad automatizzare le attività ripetitive, questo metodo di stima del progetto ti aiuta a ottenere il massimo da ogni minuto successivo durante la fase di esecuzione del progetto.

Tuttavia, per mettere in pratica con successo la stima parametrica, dovrai prestare molta attenzione a ciascuno dei tuoi progetti e assicurarti di documentare accuratamente ogni processo.

Quindi, con un ampio database e la formula di stima parametrica a portata di mano, nulla ti impedirà di ottenere le stime di progetto più precise.

(Tranne che le tue variabili non sono correlate ai tuoi parametri, ma non è niente che un po 'di statistica non possa risolvere.)

‼️ Hai mai utilizzato la stima parametrica durante la fase di pianificazione del tuo progetto? Quanto era vicina la tua stima al risultato finale del progetto? Fateci sapere a [email protected] per avere la possibilità di essere presenti in questo o in uno dei nostri articoli futuri. Inoltre, se ti è piaciuto questo articolo, condividilo con qualcun altro che pensi possa trovarlo utile.