Paralisi dell'analisi, perché uccide la produttività e come superarla

La paralisi dell'analisi è un subdolo killer della produttività. Non è ampiamente discusso nei media mainstream, perché spesso crediamo che più informazioni abbiamo su qualcosa, meglio possiamo decidere su qualcosa. Quando in realtà, la maggior parte delle volte rimaniamo paralizzati fino al punto di arrenderci.

In questo articolo, discuteremo cos'è la paralisi dell'analisi, in che modo influisce sulla produttività e suggerimenti pratici per evitare di consumarla.

Cos'è la paralisi dell'analisi?

La paralisi dell'analisi è ciò che mi succede ogni tanto, quando provo a cercare un'app di monitoraggio delle abitudini.

Apro l'App Store e inizio a navigare. Tutto quello che so è che voglio un'app facile da seguire, semplice e colorata che mi faccia venire voglia di fare il check-in ogni giorno e contrassegnare le mie attività come completate. Qualcosa che mi dia un senso di realizzazione, come Duolingo, per esempio.

Non dovrebbe essere troppo difficile da trovare, giusto?

Tranne che, ogni volta che inizio a cercarne uno, finisco per analizzare ogni singolo dettaglio e non essere in grado di decidere quale app sarebbe la migliore per me. Risulta, posso trovare con successo qualcosa che non va in ogni app che guardo. E alla fine, chiudo semplicemente l'app store e decido di affrontare la scelta un altro giorno.

Immagine: civilengineeringcentral.com

Lo stesso potrebbe essere applicato a te, ad esempio, scegliendo un elettrodomestico, un monitor di computer (o altri componenti), a quale banca aderire, a quale scuola materna far entrare tuo figlio o persino dove andare a cena.

Che aspetto ha la paralisi da analisi?

Nel mio caso, per trovare la migliore app, ho notato che è sempre lo stesso ciclo:

• Trovo un'app nei risultati di ricerca
• Esamino gli screenshot per esaminare l'interfaccia utente e alcune delle opzioni
• Guardo le recensioni
• Ho riletto le recensioni, questa volta partendo dai punteggi più bassi

(perché HO BISOGNO di vedere i possibili bug e aspetti negativi)

• Decido di tornarci se non trovo niente di meglio
• Continua a navigare finché non trovo un'altra app
• Risciacqua e ripeti

E da 20 minuti a mezz'ora dopo, chiudo l'App Store e dico che me ne occuperò un altro giorno.

La paralisi dell'analisi è ovunque intorno a noi

Barry Schwartz ha tenuto un fantastico (e ancora rilevante, ben 13 anni dopo!) TED talk sulla paralisi dell'analisi. O come worder id: il paradosso della scelta.

Sostiene che siamo più inclini a questa malattia moderna perché le nostre vite sono diventate eccessivamente indulgenti nelle scelte. Diversi tipi di cibo di marca, vestiti, elettronica, destinazioni per le vacanze... E di fronte a un numero così schiacciante, diventa ironicamente più difficile deciderne solo uno. C'è sempre l'impressione che faremo una scelta sbagliata.

Quando si verifica la paralisi dell'analisi?

La paralisi dell'analisi si verifica quando non siamo sicuri di quale sarebbe la migliore scelta possibile. Naturalmente, vogliamo il risultato più favorevole per un problema o un compito. Poiché riteniamo che la decisione abbia un certo peso, è tanto più importante scegliere la cosa giusta. E quando non riusciamo a capire quale sia la decisione migliore, la nostra mente si ferma.

Ann Langley, professoressa nel dipartimento di scienze amministrative di Montreal, ha scritto un interessante articolo sulla paralisi dell'analisi. Ha osservato diverse aziende e situazioni in cui la loro pipeline di progetti è stata influenzata dalla paralisi dell'analisi. I trigger specifici per queste situazioni includevano:

• Raccogliere più dati per convincere l'alta dirigenza a prendere una certa strada;
• Conflitto interno in cui le parti che rappresentano metodi diversi hanno cercato di influenzare il resto della squadra dalla loro parte (come illustra Langley: una persona trova i dati per bloccarne un'altra, quindi l'altra trova i dati per sbloccare il blocco e continua a girare in tondo);
• Credere che un certo aspetto del progetto sia più importante di quanto non fosse;
• Le persone sono troppo impegnate nell'analisi eccessiva e non possono più guardare i dati in modo obiettivo.

Le sue scoperte, sebbene affascinanti e decisamente utili, riflettevano principalmente il posto di lavoro nel suo insieme. Hanno illustrato la paralisi dell'analisi all'interno di un sistema, in cui più persone sono coinvolte nel processo decisionale.

Ma cosa succede quando lo stesso problema si verifica in un individuo?

Come la paralisi dell'analisi influisce sulla produttività

Come accennato, la paralisi dell'analisi rende quasi impossibile prendere una decisione. Che si tratti di scegliere come ordinare le e-mail di lavoro, quale software utilizzare per una determinata attività o come assegnare attività ai membri del team.

Innanzitutto, quando vieni coinvolto in questo "blocco", rimandi decisioni importanti (o non importanti). Questo da solo provoca:

• Drenaggio inutile di energia mentale;
• Indugio;
• Aumento del senso di pressione, urgenza e panico;
• Sentimenti di inadeguatezza;
• Paura di sbagliare;
• Minore fiducia in se stessi;

E questo è solo una parte del bagaglio che arriva quando iniziamo ad analizzare eccessivamente le nostre scelte. Diventa subito chiaro come nessuna persona normale possa diventare produttiva in un ambiente del genere.

Mentre la paralisi dell'analisi può provenire da un buon posto – quello in cui si vuole prendere la decisione più informata – è senza dubbio una delle cose più debilitanti che possono accadere. E se non affrontato in tempo, questo fenomeno può diventare rapidamente uno stile di vita molto stressante.

Come risolvere la paralisi dell'analisi

I seguenti suggerimenti sono pensati per i momenti in cui ti accorgi troppo tardi di aver ceduto alla paralisi dell'analisi. Non sono metodi per una soluzione a lungo termine, ma qualcosa che puoi fare in quel momento per tirarti fuori.

Ricorda a cosa serve l'analisi

Nel suddetto articolo, Langley inizia dicendo che l'analisi in sé non è una cosa negativa. Ha il suo scopo. Ma una volta incontrata con fattori come l'incertezza, la paura del fallimento, la discordia o l'indecisione del management superiore, si trasforma in paralisi dell'analisi.

Quindi delinea diverse ragioni per l'analisi, come promemoria sul perché lo facciamo in primo luogo. Ciò significa che si può tornare a questo elenco prima di qualsiasi analisi in futuro, per tenersi in carreggiata.

Conduciamo analisi per i seguenti motivi:

1. Informazioni : voler raccogliere informazioni per alleviare l'incertezza su un'attività. I dati ci aiutano a esaminare l'attività o un problema e a trovare la linea d'azione appropriata o a convalidare le nostre ipotesi.
2. Comunicazione – Usare l'analisi per comunicare le nostre scelte con gli altri. Supponiamo che tu voglia mostrare al capo del tuo team perché hai deciso per il percorso A invece di B, o per scrivere un rapporto come libero professionista per il tuo cliente.
3. Direzione e controllo : Langley spiega questo come un punto in cui i team leader, i manager o gli amministratori delegati chiedono ai propri dipendenti di eseguire un'analisi per prendere una decisione importante. Come testare la base di utenti per una funzione specifica o raccogliere informazioni sul mercato su un aspetto dell'attività.
4. Simbolismo di un atto – Una persona potrebbe anche decidere di raccogliere dati perché vuole mostrare preoccupazione. Ad esempio, non sei direttamente coinvolto in un compito particolare, ma hai la sensazione che il loro corso d'azione possa causare più problemi che soluzioni. Quindi raccogli i dati per mostrare assertività e attenzione a come viene svolto il lavoro.

Sebbene questi elementi siano un buon promemoria, Langley sostiene anche che l'analisi formale può anche essere una perdita di tempo. Quando diventa politicizzato, usato come una stampella o un ostacolo per ostacolare di proposito un collega che non ci piace.

“L'analisi formale sarebbe meno necessaria se le persone potessero eseguire le proprie decisioni da sole e nessuno dovesse convincere nessuno di nulla. In effetti, più il potere decisionale strategico è condiviso tra persone che non riescono a fidarsi l'una dell'altra, più l'analisi formale può diventare importante". Anna Langley

Quindi, potresti trovarti sopraffatto dalla paralisi dell'analisi in un team in cui i colleghi non si fidano l'uno dell'altro e devono fornire prove il più delle volte. O quando non ti fidi abbastanza di te stesso, o sei preoccupato che le tue idee e decisioni debbano essere giustificate e supportate da montagne di prove.

Prendi un secondo paio di occhi

La maggior parte delle volte, siamo bloccati nell'analisi eccessiva, è quasi impossibile fare un passo indietro e avere una visione obiettiva della situazione.

Chiedere aiuto, che sia un collega, un capo squadra o qualcuno di cui ti fidi, può tirarti fuori da quel buco. Vedi se possono fare una piccola ricerca per conto loro, presentare loro i dati condensati o semplicemente cercare consigli su come gestire quel particolare sovraccarico di informazioni.

Trova un compromesso

Il compromesso è quando si cerca di trovare una via di mezzo tra due lati contrastanti, ma ugualmente validi. Un manager potrebbe cercare di trovare una via di mezzo tra due dipendenti irremovibili nella squadra utilizzando il loro metodo per un singolo compito.

Più o meno allo stesso modo, puoi essere il manager che trova un compromesso tra due diversi approcci.

Se hai scommesso i pro ei contro, ed entrambi i metodi (o strumenti o approcci) ti sembrano validi, scegli semplicemente uno e trova un modo per utilizzare l'altro come opzione di ripiego.

Porsi le seguenti 4 domande

Quando tutto il resto fallisce, potrebbe essere necessario tornare al tavolo da disegno. Ora, ciò non significa che devi abbandonare completamente la ricerca e ricominciare da capo. Perché ora, guardare il dilemma oggettivamente è quasi impossibile.

Quello che devi fare è ridurre al minimo i danni, risparmiare energia e riorganizzarti. E puoi ottenere una linea d'azione migliore ponendoti queste 4 domande:

1. Quanto è importante questa decisione?
2. L'esito della mia decisione riguarda qualcun altro più avanti nello sviluppo del progetto?
3. Devo prendere questa decisione ora? Posso dormirci sopra?
4. La mia decisione può causare ulteriori problemi? Come posso impedirlo?

La prima situazione che viene in mente è quando ci si trova di fronte a una scadenza del "giorno successivo". Pensa a uno studente universitario che sa che molto probabilmente fallirà su un compito in scadenza domani. Quasi istintivamente inizieranno a pensare a diversi modi per compensare il compito: chiedere una proroga, un lavoro aggiuntivo per compensare i punti persi, calcolare quanti punti hanno bisogno su eventuali elaborati futuri per garantire un buon voto finale, ecc.

Come prevenire la paralisi dell'analisi

In questa sezione, daremo uno sguardo ai modi in cui puoi armarti per assicurarti che la paralisi da analisi sia sradicata dalla tua vita. Poiché "un punto nel tempo ne salva nove", scoprirai che ci sono molti più suggerimenti e trucchi qui rispetto alla sezione precedente.

Poiché la paralisi dell'analisi causa molto disagio mentale, problemi di fiducia, battute d'arresto nella carriera e stress, scoprirai che la maggior parte di questi consigli affronterà proprio questo.

Impara a riconoscerlo quando si presenta

L'arma migliore nel tuo arsenale è la capacità di percepire la paralisi dell'analisi prima che alzi la sua brutta testa. Secondo Crystal Raypole di healthline.com, normalmente, quando devi prendere una decisione, avrai un elenco mentale o letterale di diverse scelte, quindi restringilo

Alcuni indicatori potrebbero essere:

• È sufficiente aprire la tua 5a scheda in Google perché non ti fidi delle altre 4 fonti;
• Un elenco di pro e contro più lungo di 5-10 elementi;
• Trascorrere più di un giorno alla ricerca di decisioni più piccole e meno importanti;
• Rimuginare sui dati nel tuo tempo libero (ossessionarli).

Prendere il ciclo di ruminazione molto prima ti farà risparmiare un sacco di tempo. Sarai in grado di fermarti e riconsiderare la tua prossima mossa: per ottenere una seconda opinione, seguire il tuo istinto o valutare se la decisione è così importante da richiedere ore di ricerca.

Limita il tuo tempo di lavoro

In particolare, limita la quantità di tempo che dedichi alla ricerca. Concediti una scadenza, un tempo limite in cui ti fermerai e prenderai la decisione. A meno che tu non sia disposto a essere severo con il tuo orario di lavoro, sfrutterai ogni opportunità per cercare più dati o altre opzioni per gestire un'attività.

Alcuni modi in cui puoi programmare il tuo tempo di ricerca:

• Inizia a utilizzare il blocco del tempo (qui abbiamo un tutorial sul blocco del tempo e modelli gratuiti);
• Suddividi la tua ricerca in segmenti più piccoli e limitala a brevi intervalli (15 minuti per ogni articolo, ad esempio);
• Utilizza un'app di blocco del tempo;
• Fai la ricerca dopo i compiti più importanti

La ricerca potrebbe lasciarti mentalmente svuotato, lasciando poca o nessuna energia per compiti più importanti.

Scegliere quando e per quanto tempo ricercare le proprie opzioni, risorse e informazioni consente di risparmiare energia e aiuta il cervello a disciplinarsi ea dedicare meno tempo a rimuginare sulle proprie scelte.

Esercitati sulle scelte più piccole

Se ritieni che l'indecisione sia la principale causa di paralisi dell'analisi per te, può essere utile esercitarti su come prendere decisioni affrettate in situazioni meno intense. Oppure trasformalo in un gioco.

Ad esempio, scegli un film sul tuo servizio di streaming in base alla miniatura e non alle recensioni. Oppure scegli un pasto da asporto che non hai mai provato, senza cercare gli ingredienti (a meno che tu non abbia allergie, ovviamente). Fai una passeggiata nel tuo quartiere su un percorso casuale, lascia che i tuoi piedi ti portino.

E mentre questi esempi possono sembrare un po' rischiosi, sono abbastanza innocui da mostrarti che il mondo non va in pezzi in base alle tue decisioni. Sopravviverai a un pasto mediocre o a un viale rumoroso. Lascia che il tuo cervello si abitui al fatto che non tutto può essere calcolato, e va bene.

Limita le tue risorse

A volte, trovare una fonte affidabile può essere un fattore scatenante per la paralisi dell'analisi. Veniamo risucchiati dal vasto numero di siti Web e, in poco tempo, abbiamo più di 10 schede aperte e continuiamo ad aprirne di nuove per (in)validare una fonte.

Prenditi il ​​​​tempo per fare un elenco di siti Web affidabili di cui sai di poterti fidare. Chiedi anche tra i tuoi colleghi. Aggiungili ai preferiti e ordinali, in modo che quando inizi una nuova attività o progetto, trascorrerai meno tempo a chiederti se le informazioni che trovi siano credibili o meno.

Valuta le tue decisioni in base all'importanza

Per coloro che trattano tutte le decisioni allo stesso modo, prova a valutarle su una scala. In questo modo sai quali decisioni richiedono tempo e analisi e quali richiedono reazioni immediate. Conserva la tua energia.

Fai un elenco di tutto ciò che deve essere fatto quel giorno (al lavoro, a casa o entrambi), quindi assegna loro un punteggio da 1 a 5. Tratta le attività con un punteggio inferiore come qualcosa che non dovrebbe richiedere più di un minuto o due, e quelli che ottengono punteggi più alti come cose che hanno bisogno di un giorno (o più).

Le probabilità sono che non tutte le attività saranno un 5 in un dato giorno.

Allinea le decisioni con i tuoi obiettivi

Diciamo che stai costruendo un sito web. E devi decidere quale layout di prima pagina funziona meglio.

Puoi passare giorni a giocherellare con le opzioni, fare screenshot di ogni singola possibilità, quindi ricevere feedback da amici, familiari, Reddit, Instagram... oppure puoi avviare il sito Web così com'è e sistemare le cose col passare del tempo. Dipende se:

1. È necessario avviare il sito Web il prima possibile, oppure
2. Devi impressionare i clienti che stanno aspettando il tuo portafoglio.

Tieni sempre a mente i tuoi obiettivi. Se il tuo obiettivo è costruire un portafoglio impressionante, ovviamente spenderai tempo e risorse per trovare l'opzione migliore. Ma se non hai una base di clienti, ma desideri iniziare il prima possibile, non c'è bisogno di temporeggiare.

Mettiti comodo con l'incertezza

La tua mente ha bisogno di abituarsi al fatto che non sarai in grado di prevedere ogni risultato. Se ci sono dieci opzioni tra cui scegliere, dovresti prepararti per più di un possibile risultato con ognuna di esse. E non solo è impossibile, ma è anche mentalmente teso e una perdita di tempo.

Prendi l'abitudine di chiederti "e se..." il meno possibile. Una volta che hai eliminato un'opzione, o deciso contro qualcosa, mettila da parte. Concentrati sulle scelte rimanenti.

Insegna al tuo cervello che, indipendentemente dal percorso che prendi, il successo non è garantito. Puoi solo fare del tuo meglio in un dato momento.

Lavora sulla tua fiducia

Come accennato, la paralisi dell'analisi può causare (ma può anche essere il risultato di) una bassa autostima. Quando ritieni che le tue idee non reggano, che la tua opinione sia valida o che qualcun altro abbia più credibilità di te, la raccolta dei dati è l'unico modo per ottenere la convalida.

Per evitare questo innesco di paralisi dell'analisi, lavora sulla tua autostima. Esistono vari metodi per battere la procrastinazione che ti spingono a fidarti di più di te stesso e delle tue scelte. Fidati di te stesso che puoi gestire qualsiasi conseguenza che potrebbe derivare da una scelta sbagliata e inizierai lentamente a trovare più facile prendere decisioni difficili senza pensare troppo.

I 9 passi di Stacey Barr per evitare la paralisi dell'analisi

Stacey Barr, uno specialista della misurazione delle prestazioni, ha delineato un'ottima guida su come evitare la paralisi dell'analisi. Quando si tratta di strutturare il processo di ricerca in modo da non innescare il circolo vizioso della raccolta dei dati, consiglia di scomporlo in 9 passaggi:

• Esprimi la domanda

Formulare la domanda in modo accurato e chiaro. Scrivilo da qualche parte. Spesso perdiamo la questione centrale nel mare delle informazioni. Quindi, tenerlo sempre davanti ai tuoi occhi ti aiuterà a fare uno sforzo concentrato.

• Che tipo di risposta stai cercando? (per aiutare a scegliere il metodo di ricerca)

Questo determina il tipo di ricerca che vuoi fare. Stai confrontando due cose? Stai facendo un elenco di tutti i metodi possibili per affrontare un compito? Pensa alla forma che assumerà la risposta, che può anche aiutarti a restringere il numero di fonti.

• Che tipo di analisi utilizzerai?

Barr dice che dovresti chiederti: che tipo di processo devi seguire per ottenere la risposta nel modulo che hai impostato? Hai bisogno di un riassunto? Una relazione dettagliata? Un'analisi predittiva?

• Che tipo di dati ti servono?

Ad esempio, le ore lavorate su un progetto, le metriche delle prestazioni, gli intervalli di valori, ecc. Questo ti aiuta a pensare in anticipo a come verranno presentati i dati.

• Raccogli i dati
• Ordina i dati e convalidali

Il passaggio precedente include la raccolta dei dati senza essere ancora troppo dettagliati. Solo quando hai tutte le risorse disponibili dovresti iniziare a controllare gli errori più approfonditi. Per tutto il tempo, tuttavia, resistendo all'impulso di tornare al passaggio 5. Quel passaggio è fatto e puoi solo andare avanti.

• Analizzare

Applicare l'analisi in base ai criteri scelti.

• Interpreta i risultati

Riassumi o spiega i risultati in modo conciso. Assicurati che le informazioni siano chiare e comprensibili, indipendentemente dal fatto che siano per te o per qualcun altro.

• Rispondi alla domanda

L'approccio di Barr è di immenso valore per le analisi formali sul posto di lavoro. Tuttavia, con alcune modifiche, puoi adattare i passaggi per adattarli a un'analisi più informale. Come scegliere la migliore piattaforma da utilizzare per la gestione dei progetti.

In conclusione

La paralisi dell'analisi è un problema molto reale e una delle principali cause di procrastinazione. La nostra produttività è influenzata non solo dal tempo sprecato nella ricerca, ma anche dall'esaurimento della nostra energia mentale e dal crollo della nostra autostima. Sebbene ci siano modi per tirarci fuori dal ciclo del pensiero eccessivo, il metodo migliore per combattere questo fenomeno è lavorare sull'essere più consapevoli - ricercare in modo più intelligente, limitare il nostro tempo, abituarci all'incertezza e lavorare sulla nostra fiducia in noi stessi - solo per citarne alcuni.

Poiché la paralisi dell'analisi può avere diversi trigger, anche le soluzioni possono variare. Fai uno sforzo consapevole per scoprire quali sono questi fattori scatenanti per te e sei sulla buona strada per una rapida guarigione.