10 motivi per esternalizzare la scrittura tecnica

Gli scrittori tecnici sono membri essenziali del tuo team. Raccontano al mondo i tuoi prodotti, comunicando funzioni e capacità a tutti, dal team di marketing all'utente finale. Sono indispensabili, ma assumerli a tempo pieno può essere costoso e richiedere molto tempo. Inoltre, il tuo team di scrittori non ha sempre bisogno di un livello di personale costante.

La soluzione è esternalizzare progetti di scrittura tecnica. L'outsourcing è una soluzione conveniente che ti dà accesso a scrittori di prim'ordine senza l'impegno di assunzioni a tempo pieno. Considera questi 10 vantaggi per la tua azienda, i tuoi clienti e i tuoi profitti.

1. L'efficienza in termini di costi dell'outsourcing

Assumere uno scrittore tecnico professionista a tempo pieno può essere costoso. Gli stipendi dipendono fortemente dalla posizione, ma la retribuzione media per uno scrittore tecnico nel 2024 è di oltre $ 80.000.

In alcuni stati, uno scrittore tecnologico a tempo pieno ti costerà oltre $ 100.000, che non include il costo elevato dell'assunzione. Secondo la Society for Human Resource Management (SHRM), quel prezzo potrebbe essere da tre a quattro volte lo stipendio della posizione.

L'outsourcing riduce questi costi e gli altri "costi aggiuntivi" di un'assunzione a tempo pieno. Gli scrittori in outsourcing sono appaltatori, non dipendenti, quindi non paghi per i benefici. Paghi per il tempo e lo sforzo che contribuiscono.

2. Accesso a competenze specialistiche

Il contenuto tecnico richiede che lo scrittore abbia familiarità con il settore e la tecnologia di cui sta scrivendo. Trovare un candidato con la giusta specializzazione può richiedere molto tempo, soprattutto per le aziende che operano in settori di nicchia.

L'abbinamento delle competenze diventa sempre più difficile man mano che i requisiti del progetto si diversificano. Se assumessi a tempo pieno, dovresti affrontare il vincolo di dover risolvere tutte queste esigenze con una manciata di membri del team. Quei membri del team dovrebbero anche essere in grado di gestire tutti i progetti in arrivo.

Con l'outsourcing puoi trovare uno scrittore specializzato per ogni progetto. Puoi assumere qualcuno che eccelle nella scrittura di white paper tecnici e non devi preoccuparti se può scrivere la documentazione API (Application Programming Interface). Se hai bisogno di un documento API, puoi assumere uno scrittore per quel progetto. Paghi in base al progetto, quindi non è necessario che una persona faccia tutto.

3. Qualità e coerenza migliorate

L'assunzione tramite il progetto non richiede una nuova persona per ogni attività. L'outsourcing ti consente di costruire rapporti con scrittori a contratto e di conoscere cosa fanno bene. Puoi assumere la stessa persona più volte per più progetti o passare a qualcuno diverso se il tuo scrittore non è la soluzione migliore.

Questo modello di personale flessibile ti consente di stabilire uno standard più elevato per la qualità del progetto. Non ti sei impegnato con un'assunzione a tempo pieno di cui dovresti documentare le scarse prestazioni prima di lasciarli andare. Uno scrittore a contratto consegna il suo lavoro migliore e tu decidi se riutilizzarlo in base a quel lavoro.

Gli appaltatori comprendono che il loro lavoro parla da solo, quindi quelli intelligenti e di successo fanno del loro meglio. I servizi sono allo stesso modo. In Compose.ly, abbiamo successo quando lo fai anche tu, quindi lavoriamo solo con scrittori di prim'ordine che crediamo saranno perfetti.

4. Maggiore attenzione alle attività principali

Considera il tempo e il denaro che la tua azienda risparmierebbe esternalizzando la scrittura tecnica. Quali dipartimenti e funzioni principali ne trarrebbero beneficio?

La maggior parte dei redattori tecnici collabora con più persone tra i reparti, inclusi specialisti di sviluppo prodotto, progettisti dell'esperienza utente (UX), responsabili del successo dei clienti e team di marketing e vendita. Con una pipeline affidabile di outsourcing degli scrittori, questi preziosi professionisti possono dedicare meno tempo alla gestione della produzione di scrittori meno qualificati. I team possono dedicare più tempo ed energie ad attività fondamentali a valore aggiunto che determinano i profitti.

5. Scalabilità per esigenze di progetto variabili

Le esigenze di documentazione tecnica variano in base ai progetti in cantiere. Potresti avere pile di documentazione nel primo trimestre, alcuni rapporti nel secondo trimestre e un'altra marea di guide e manuali nel terzo trimestre. Se ti affidi esclusivamente a scrittori interni, ciò ti lascia a faticare per evitare di utilizzare eccessivamente o sottoutilizzare tali membri dello staff.

La scrittura tecnica in outsourcing si adatta a queste mutevoli esigenze. Se hai molti progetti in un mese o trimestre, puoi stipulare un contratto con più scrittori per soddisfare tali esigenze. Se ci sono meno progetti nel periodo successivo, nessun problema: non stipulerai alcun contratto.

Questo sistema è significativamente migliore per le tue finanze. Invece di pagare gli stipendi in modo che le persone siano disponibili su richiesta, paghi il lavoro quando arriva. Se il lavoro non c'è, puoi mettere da parte quei soldi per il prossimo picco di domanda.

6. Tempi di consegna più rapidi

La scalabilità della scrittura tecnica in outsourcing significa che puoi fare di più in meno tempo. Uno staff interno con un numero fisso di scrittori ha una capacità fissa di produrre. Quando esternalizzi, puoi svolgere più attività di scrittura tecnica nello stesso lasso di tempo semplicemente assumendo più scrittori.

Ad esempio, supponiamo di avere sei manuali utente per sei nuovi prodotti. Desideri la documentazione il prima possibile in modo da non dover posticipare alcuna data di rilascio.

Se fai affidamento su talenti interni, hai due opzioni meno desiderabili: sovraccaricare potenzialmente il tuo team o provare ad assumere in tempo per rispettare la scadenza. Oppure potresti esternalizzare la scrittura di quelle sei guide, scegliendo quanti scrittori assumere in base alla scadenza.

Se ci vogliono tre scrittori per portare a termine sei guide in tempo, ne assumi tre. Se ce ne vogliono sei, ne assumi sei. Di solito pagherai lo stesso importo perché stai ordinando la stessa quantità di lavoro, anche se probabilmente avrai la possibilità di spendere un po' di più per accelerare il processo. La spesa può valere la pena, soprattutto come costo una tantum.

7. Standard di documentazione migliorati

La scrittura interna può sembrare che offra maggiore controllo, ma considera tutto il resto su cui i tuoi team devono concentrarsi. Anche quando possono dedicare tutta la loro attenzione alla revisione dei documenti, hanno altre aree di competenza.

I fornitori di servizi di scrittura tecnica sono esperti nella documentazione tecnica. Comprendono gli standard accettati per ogni tipo di documento tecnico, dalla formattazione alle pratiche accettate di attribuzione della fonte. Ancora più importante, investono tempo e risorse per rimanere al passo con i cambiamenti degli standard.

L'outsourcing ti consente di trarre vantaggio da tale esperienza senza investire tempo e denaro nella formazione del tuo team. Garantisce che la tua documentazione rispetti gli standard più elevati in modo che tu possa concentrarti sulla tua attività.

8. Flessibilità nell'allocazione delle risorse

I progetti di scrittura tecnica sono solo alcuni dei compiti che hai nel piatto. L'outsourcing ti consente di spostare o allontanare le risorse dalla documentazione in base alle necessità, in modo da non spendere in eccesso o in difetto. Questa flessibilità ti dà un maggiore controllo sul tuo budget.

9. Nuove prospettive e idee

L'outsourcing dei servizi di scrittura tecnica apre una pipeline di comunicazione con professionisti qualificati e perspicaci. Questi professionisti hanno lavorato su più progetti come il tuo e hanno visto quante attività diverse lavorano. A differenza di uno scrittore interno che sa solo come fai le cose, un appaltatore può offrire nuove preziose informazioni.

Supponiamo, ad esempio, che sia necessario creare la documentazione per un nuovo prodotto. Hai utilizzato il flusso di lavoro della documentazione e la guida di stile consolidati, ma i pezzi non sembrano adattarsi. Ma poi il tuo scrittore tecnico in outsourcing offre un'idea.

Hanno lavorato su una guida simile con un concorrente e hanno scoperto che un diverso tipo di diagramma comunica queste funzioni in modo più efficace. Provare la loro idea richiede deviazioni dalla tua norma, ma i tuoi esperti in materia e gli utenti finali sono entusiasti della chiarezza della tua nuova guida.

Potresti non aver pensato a questo nuovo approccio senza un occhio esterno.

10. Mitigazione dei rischi nella documentazione

La documentazione tecnica influisce sul modo in cui le persone interagiscono e utilizzano i tuoi prodotti. Sono coinvolti molteplici rischi, ma un team di scrittori esperto può gestirli.

Ad esempio, cosa accadrebbe se qualcuno utilizzasse il tuo prodotto in modo errato perché le istruzioni non erano chiare? Le interpretazioni errate possono essere frustranti per gli utenti e potenzialmente pericolose, a seconda del tipo di tecnologia coinvolta.

Parte della documentazione rischia di esporre la conoscenza proprietaria, in particolare se la tecnologia è una proprietà intellettuale protetta. Comunicare le informazioni necessarie proteggendo al tempo stesso le informazioni sensibili richiede un elevato livello di competenza.

Infine, se operi in un settore regolamentato, potresti aver bisogno della documentazione di conformità normativa per rispettare la legge. Un rapporto di outsourcing può aiutare in questo processo, sollevandoti dalla necessità di allocare risorse ad esso.

Punti critici comuni quando si assumono scrittori tecnici e suggerimenti per superarli

Qualifiche specializzate

I lavori di comunicazione tecnica spesso richiedono una conoscenza approfondita di un particolare settore o nicchia. Può essere difficile trovare candidati che comprendano appieno il tuo campo, soprattutto quando hai bisogno che la persona abbia anche capacità di scrittura tecnica di prim'ordine. Più complesse sono le tue esigenze, più difficile diventa il processo di assunzione.

La soluzione: utilizzare un servizio di scrittura con un team di scrittura tecnica pre-controllato. Servizi come Compose.ly hanno le risorse e la portata per trovare scrittori con competenze diverse. Abbiamo svolto il lavoro, quindi tutto ciò che devi fare è effettuare la chiamata.

Processi di intervista estesi

Assumere uno scrittore tecnologico comporta più cicli di interviste, spesso inclusi incarichi da portare a casa. Per la società che assume, ciò significa che il personale trascorre molte ore a parlare con i candidati, rivedere i compiti e partecipare a colloqui di gruppo. Quelle sono le ore che il tuo team non trascorrerà lavorando sui progetti dei clienti.

La soluzione: esternalizzare l'assunzione e la scrittura insieme. Invece di pubblicare post su bacheche di lavoro freelance e cercare candidati, come faresti per un'assunzione interna, stipula un contratto con un servizio che ha già svolto il lavoro.

Concorso per i migliori talenti

Se vuoi i migliori risultati, hai bisogno delle persone migliori. Eppure la competizione per accaparrarsi i migliori talenti è più dura che mai. Potresti facilmente sforare il tuo budget corteggiando le superstar della scrittura tecnologica con marketing del marchio, stipendi competitivi e vantaggi di alto livello.

La soluzione: l'outsourcing di un servizio risolve anche questo problema. Invece di corteggiare singoli scrittori di cui non conosci il lavoro, chiedi uno scrittore a un'azienda che conosce il suo team. Otterrai una corrispondenza migliore ed eviterai delusioni.

Come Compose.ly può aiutarti a trovare i migliori scrittori tecnici

Noi di Compose.ly comprendiamo la necessità di uno scrittore tecnico che comprenda il tuo settore. Reclutiamo e controlliamo scrittori tecnici di alto livello con esperienza in vari settori tecnologici in modo da ottenere lo scrittore perfetto per la tua nicchia.

I nostri scrittori sono abili narratori che si concentrano sulle esigenze del tuo pubblico. Traducono il gergo in un linguaggio umano coinvolgente, migliorando la tua esperienza utente e rafforzando connessioni preziose.

Scopri di più sui servizi di scrittura tecnica in outsourcing di Compose.ly oggi stesso. I nostri scrittori sono pronti ad aiutarti a raggiungere il tuo pubblico, ovunque si trovi.