Posta elettronica di Outlook per aziende | Configurazione, alternative e confronto

Nell’era dell’informazione, nonostante l’aumento delle app di messaggistica, la posta elettronica è ancora la scelta preferita per molte persone. La posta elettronica rimane uno strumento incredibilmente efficace per consentire alle aziende di comunicare con colleghi e clienti, indipendentemente dalle dimensioni. La posta elettronica è la forma più popolare di comunicazione professionale. Con 4 miliardi di utenti di posta elettronica in tutto il mondo, le e-mail aziendali sono necessarie per creare consapevolezza del marchio.

Sul mercato sono presenti molti sistemi di posta elettronica e Microsoft Outlook è uno di questi. I vantaggi della posta elettronica aziendale di Outlook sono numerosi. Questo blog ti guiderà attraverso le funzionalità di Outlook per le piccole imprese , come configurarlo e alcune delle sue alternative.

Che cos'è la posta elettronica aziendale di Outlook?

Outlook è un software di gestione delle informazioni potente e personale di Microsoft. Non è necessario utilizzare più piattaforme per le tue operazioni, poiché offre funzionalità di posta elettronica complete, calendari integrati, elenchi di attività e altro ancora. Ciò lo rende una soluzione versatile per la comunicazione e l'organizzazione aziendale.

Fornisce un'opzione di integrazione multipiattaforma, funzionalità pensate come la protezione ransomware e uno strumento per suggerimenti di scrittura. Inoltre, puoi anche utilizzare servizi di posta elettronica di terze parti, come Gmail, con Outlook.

Quanto costa la posta elettronica aziendale di Outlook?

Per utilizzare la posta elettronica di Outlook for business, è necessario un abbonamento a Microsoft 365. Il costo varia a seconda del piano scelto. Anche il piano base, Microsoft 365 Business Basic, ti dà accesso a Outlook e ad altre app essenziali come Word, Excel e PowerPoint.

Il piano Mircosoft 365 Family Home ($ 99,99 all'anno o $ 9,99 al mese) potrebbe essere sufficiente per gli imprenditori soli. Tuttavia, è consigliabile un piano aziendale se si desidera utilizzarlo per la pianificazione aziendale, utilizzare Outlook a livello di organizzazione o collaborare con i team.

Piano di abbonamento e funzionalità di Microsoft 365 per Outlook

Tutti i piani aziendali di Microsoft 365 includono versioni Web e mobili di Outlook. Tuttavia, per le app desktop, è necessario il piano Standard o Premium. Ecco una rapida panoramica:

Come si configura la posta elettronica aziendale di Outlook con un abbonamento a Microsoft 365?

Puoi iscriverti a un piano Microsoft 365 o Outlook. Discuteremo entrambi i metodi. Configurare Outlook per la posta elettronica aziendale è semplice. Puoi seguire questi passaggi:

Passaggio 1. Scegli un piano Microsoft 365.

Vai al sito Web ufficiale di Microsoft 365 per scegliere un piano conveniente per la tua azienda.

• Cerca i piani con la posta elettronica aziendale di Outlook facendo clic su "Microsoft 365" nella parte superiore della pagina.
• Successivamente, scegli il pulsante “Affari”.
• Una volta che hai gli strumenti di cui la tua azienda ha bisogno, premi il pulsante “Acquista ora”.
• Ti verrà richiesto di completare le informazioni necessarie, inclusi i dettagli di pagamento.

Passaggio 2. Connetti il ​​tuo dominio (o acquistane uno nuovo).

Nel passaggio successivo, seleziona se desideri utilizzare il nome di dominio aziendale che già possiedi o acquistarne uno nuovo per la configurazione della posta elettronica aziendale di Outlook.

• Se hai il tuo dominio, seleziona "Utilizza un nome di dominio che già possiedi".

Fonte

• Quindi, digita il nome del tuo dominio nella barra sottostante e premi "verifica proprietà" per avviare il processo di verifica del dominio. La verifica procede dopo aver aggiunto le impostazioni DNS del tuo dominio.

Fonte

• Se non disponi di un tuo dominio, puoi acquistarne uno da Microsoft.

Passaggio 3. Crea il tuo indirizzo email.

• Successivamente, devi aggiungere il tuo ID utente di posta elettronica e creare una password confermata per completare il processo di configurazione della posta elettronica aziendale di Outlook.
• Il tuo ID utente è il nome utente che desideri per il tuo indirizzo email (ad esempio, il tuo [email protected]).
• Dopo aver inserito l'indirizzo email e la password desiderati, fai clic sul pulsante "Iscriviti".

Passaggio 4. Completa l'acquisto.

Il passaggio finale consiste nell'aggiungere i dettagli di pagamento e fatturazione all'e-mail aziendale di Outlook.

• Prima della fatturazione, ti verrà chiesto di selezionare il numero di account che desideri acquistare. Qui puoi aggiungere più utenti per la tua azienda con lo stesso piano.
• Dopo aver inserito il numero di account da acquistare, premi il pulsante "Avanti" e inserisci i dettagli di fatturazione.
• Ora, fai nuovamente clic su “Avanti” e inserisci le informazioni di pagamento.
• Dopo aver completato il pagamento, puoi accedere al tuo account appena creato utilizzando la tua email aziendale di Outlook.

Come si configura un account aziendale di Outlook senza acquistare Microsoft 365?

Poiché Outlook è una piattaforma di posta elettronica individuale della suite Microsoft 365, può essere acquistata e utilizzata come applicazione autonoma. Ecco i passaggi che devi seguire per configurare un account Outlook:

Passaggio 1. Scegli il tuo piano.

• Scegli uno dei piani aziendali disponibili.
• Aggiungi i dettagli appropriati per acquistare il tuo abbonamento.

Fonte

Passaggio 2: aggiungi il tuo dominio.

• Proprio come quando acquisti Microsoft 365, puoi aggiungere il tuo dominio esistente o acquistarne uno nuovo.
• Verifica il tuo Domain Name System (DNS).

Passaggio 3: imposta la tua email e la tua password

• Puoi anche aggiungere altri utenti e alias per una facile gestione.

Utilizzo della posta elettronica aziendale di Outlook

Una volta configurata la posta elettronica di Outlook for business, utilizzarla è semplice:

• Apri Outlook e aggiungi le credenziali del tuo account di posta elettronica.
• Componi nuove e-mail, organizza la tua casella di posta con cartelle e regole e gestisci più account e-mail.
• Personalizza la tua visualizzazione, contrassegna le email importanti e rispetta i tuoi programmi con calendari e attività integrati.

6 modi per utilizzare la posta elettronica di Microsoft Outlook come un professionista

Ecco i 6 metodi comprovati che ogni settore dovrebbe seguire per la creazione di un'efficace posta elettronica Outlook for business:

1. Organizza la tua casella di posta in modo efficiente.

Non lasciare che la tua casella di posta diventi un disordine! Utilizza il sistema di cartelle di Outlook per classificare le tue e-mail in base all'importanza, ai progetti o ai mittenti. Crea regole per ordinare i messaggi in arrivo nelle rispettive cartelle, mantenendo la tua casella di posta ordinata e organizzata automaticamente.

2. Padroneggia l'arte di ricordare le e-mail.

Outlook consente di richiamare o annullare l'invio di e-mail, a condizione che anche il destinatario utilizzi Outlook. Apri l'e-mail inviata, cerca nel menu a discesa "Azioni" e seleziona "Richiama questo messaggio".

3. Introdurre un leggero ritardo.

Valuta la possibilità di impostare un breve ritardo per le e-mail in uscita per evitare invii accidentali. In questo modo, puoi individuare errori o apportare modifiche dell'ultimo minuto prima che l'e-mail lasci la tua casella di posta. L'opzione "Ritarda consegna" di Outlook semplifica l'operazione.

4. Imposta le risposte automatiche fuori sede.

Stai andando in vacanza o hai intenzione di stare lontano dalla scrivania per un lungo periodo? Informa i tuoi contatti impostando una risposta automatica fuori sede. Questo semplice passaggio garantisce che le persone conoscano la tua indisponibilità e possano reindirizzare le questioni urgenti a qualcun altro.

5. Cancella la tua casella di posta con un clic.

Se non vuoi vedere più email della stessa conversazione, la funzione "Pulisci" di Outlook ti sarà utile! Rimuove i messaggi ridondanti, lasciandoti con un thread di posta elettronica pulito per ogni conversazione.

6. Crea modelli di email riutilizzabili

Se digiti ripetutamente lo stesso contenuto di posta elettronica, risparmia tempo creando modelli riutilizzabili. Le funzionalità "Ouick Parts" di Outlook ti consentono di salvare frammenti di testo utilizzati di frequente, che puoi inserire nelle nuove email con pochi clic.

Le 2 migliori alternative alla posta elettronica di Outlook per uso aziendale

Microsoft Outlook ha funzionalità di prim'ordine, ma potrebbe non essere adatto a tutti. Se non sei ancora sicuro, abbiamo delineato quattro delle migliori alternative per la posta elettronica aziendale di Outlook: Neo e Google Workspace. Ognuno ha i suoi pro e i suoi contro per aiutarti a fare una scelta migliore.

1. Neo

Neo è un'eccellente piattaforma di hosting di posta elettronica progettata per aziende e imprenditori. Ha lo scopo di connettere questi professionisti aziendali con il loro pubblico target attraverso campagne di posta elettronica efficaci e funzionalità di gestione semplificate. Inoltre, offre una prova gratuita per un periodo limitato, piani a pagamento convenienti e diverse funzionalità aggiornate.

Caratteristiche principali di Neo

• Smart Write per la composizione e-mail assistita dall'intelligenza artificiale
• Creazione complementare di un sito Web di una pagina con l'indirizzo e-mail di Neo come dominio del sito Web
• Leggi le ricevute per avere informazioni dettagliate sui tassi di apertura delle email
• Modelli di email predefiniti per una facile creazione di campagne
• Funzionalità Signature Designer, Prenotazione appuntamenti e Regole e-mail

Pro di Neo

• Indirizzi email professionali con domini personalizzati gratuiti
• Sito web gratuito di una pagina per migliorare la tua presenza sul web
• Prestazioni affidabili e assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7
• Protezione antispam e antivirus all'avanguardia
• Modelli di email per campagne di email marketing efficaci

Contro di Neo

• Periodo di prova gratuito limitato
• Il dominio gratuito ha solo l'estensione .co.site
• Lo spazio di archiviazione nel livello più alto è di soli 100 GB per account

2. Spazio di lavoro di Google

L'e- mail aziendale ricca di funzionalità di Outlook può essere travolgente per i principianti. Se il tuo team è già abituato a Google Suite, l'utilizzo di Gmail for Business (parte di Google Workspace) potrebbe essere un'opzione più adatta ai principianti. Google Workspace, in precedenza G Suite, è una piattaforma di posta elettronica integrata con Google Apps che ti aiuta a gestire le tue operazioni senza intoppi.

Funzionalità principali di Google Workspace

• 15 GB di spazio di archiviazione gratuito per la posta elettronica
• Protezione dallo spam quasi al 99%.
• Suggerimenti di testo per una composizione più rapida delle email
• Possibilità di annullare l'invio di e-mail
• Accessibilità tra dispositivi e browser

Pro di Google Workspace

• Ampie opzioni di integrazione di app di terze parti
• Interfaccia intuitiva e funzionalità di collaborazione
• Versione gratuita con ampio spazio di archiviazione e funzionalità
• Funziona su tutti i sistemi operativi
• Integrazione perfetta con le app Google

Contro di Google Workspace

• Opzioni di assistenza clienti limitate
• Esistono meno opzioni di personalizzazione integrate rispetto a Outlook

Confronto rapido e le nostre valutazioni

Confronteremo le varie funzionalità di Outlook con le sue alternative. Sceglieremo la valutazione in base a diversi fattori di queste piattaforme, tra cui la loro facilità d'uso, le caratteristiche uniche e la capacità di soddisfare i requisiti comuni.

Avvolgendo

Nel mondo di oggi, dove miliardi di persone utilizzano la posta elettronica, una strategia di marketing unica è diventata essenziale per catturare l'attenzione delle persone. Ogni organizzazione ora conduce colloqui professionali e scambio di informazioni ufficiali via e-mail.

Microsoft Outlook potrebbe essere il partner perfetto nel tuo tentativo di espanderti. Può fare molto di più che archiviare informazioni di contatto, inviare promemoria e organizzare il calendario con elenchi di attività. Sebbene Microsoft Outlook for Business sia una scelta popolare, potrebbe non essere adatto a tutti.

Vale la pena prendere in considerazione piattaforme come Neo per coloro che cercano una soluzione più adatta ai principianti o economicamente vantaggiosa. Se desideri elevare la presenza del tuo marchio attraverso efficaci campagne di email marketing godendo al contempo di funzionalità di posta elettronica professionali, Neo emerge come il principale contendente.

Non dimenticare che testare più opzioni è il modo migliore per determinare quale fornitore di servizi di posta elettronica è la migliore alternativa alla posta elettronica aziendale di Outlook per le tue esigenze aziendali. Quindi, scegli il tuo piano e iscriviti oggi per far crescere la tua attività e affermare il tuo marchio!

Domande frequenti

1. Come posso creare un'e-mail aziendale di Outlook acquistando un piano Microsoft 365?

Configurare la posta elettronica aziendale di Outlook è semplice. Ecco i passaggi che puoi seguire:

• Visita il sito Web di Microsoft 365.
• Scegli un piano.
• Collega il tuo dominio (o acquistane uno nuovo).
• Crea il tuo indirizzo email.
• Completa l'acquisto.

2. Quali sono alcune funzionalità chiave di Outlook for business?

Di seguito sono riportate le funzionalità principali di Outlook per le aziende:

• Ricerca intuitiva,
• Pianificazione e personalizzazione della posta elettronica,
• Sicurezza avanzata,
• Gestione efficiente della posta elettronica e
• Funzionalità di automazione delle attività/flusso di lavoro.

3. Posso richiamare o annullare l'invio di un'e-mail in Outlook?

Outlook consente di richiamare o annullare l'invio di e-mail, a condizione che anche il destinatario utilizzi Outlook. Apri l'opzione di invio, vai al menu "Azioni" e seleziona "Richiama questo messaggio".

4. Outlook offre modelli di posta elettronica?

Le funzionalità "Parti rapide" di Outlook ti consentono di salvare frammenti di testo utilizzati di frequente e inserirli in nuove e-mail come modelli riutilizzabili. Questo ti aiuta a risparmiare tempo automatizzando le tue attività.