Come organizzare te stesso e il tuo tempo da libero professionista

Fare il freelance è molto più che ordinare ordinatamente il tuo programma giornaliero, tenere sotto controllo i tuoi contatti e le tue risorse, essere super produttivo e iniziare la giornata alle 8:00. Sapersi organizzare come freelance è anche imparare a cogliere il proprio tempo e le proprie risorse come strumenti per diventare prolifici e contenti di questo stile di vita.

In questo articolo, discuteremo di come affrontare i tre grandi fattori nella vita di ogni freelance: tempo, risorse e mente. Una volta che avrai familiarizzato con tutti e tre, ti sarà più facile formare il tuo programma. Potresti anche trovare nuove cose che non sapevi dovessero essere affrontate nel tuo flusso di lavoro quotidiano.

Organizza il tuo tempo per stare al passo con tutto

Naturalmente, vorremo prima scoprire come organizzare il nostro tempo.

Perché il tempo è sempre essenziale e ne abbiamo bisogno di più, giusto? Di seguito alcuni consigli su come organizzare al meglio la vostra giornata.

Tieni traccia del tuo tempo per trovare i lavandini di tempo

Al centro dell'organizzazione del tempo c'è la disciplina.

Rispettare un programma è una delle abitudini più difficili da prendere perché tendiamo a essere sviati. Che si tratti di procrastinazione a causa del nostro cervello da scimmia o di fattori esterni come i bambini, la cura dei propri cari, le commissioni e così via.

Questo è il motivo per cui, per quanto noioso possa sembrare, dobbiamo iniziare a monitorare il nostro tempo. Anche prima di costruire il tuo programma, trascorri una settimana prendendo nota di ogni attività a cui dedichi del tempo. Tieni traccia anche dei tuoi distrattori più comuni, come Facebook o Instagram, chattando con amici e colleghi o semplicemente la tua attenzione si allontana.

Una volta che sarai in grado di sommare quel tempo alla fine della giornata, avrai un'idea più chiara di come evitare di commettere quegli errori. Di conseguenza, il tuo programma sarà più organizzato e mirato.

L'importante è rispettare un programma

Lavoriamo tutti in modi diversi. Alcune persone funzionano meglio al mattino, mentre altre possono raggiungere le ore di punta solo la sera.

Quindi, è fondamentale sapere quando sei il più produttivo per creare il programma migliore per te stesso.

Altrimenti, stai organizzando alla cieca il tuo tempo. Le attività importanti potrebbero rientrare nelle fasce orarie in cui la tua energia è più bassa, mentre quelle banali ottengono le ore di punta. Abbastanza presto, rimani indietro e fissi il barile di lunghe ore di lavoro e straordinari.

L'importante è sapere che questo non significa che devi iniziare la tua giornata lavorativa alle 8:00. A partire dalle 11:00 è altrettanto valido. Non funziona allo stesso modo per tutti.

È la struttura che conta.

Organizza i tuoi obiettivi a lungo termine, quindi lavora verso quelli più piccoli

Le tue capacità organizzative miglioreranno drasticamente se provi a pianificare i mesi a venire, poi le settimane e poi passi alle attività quotidiane.

Ed ecco perché.

Stabilisci i tuoi obiettivi a lungo termine

Un amico freelance una volta mi ha dato ottimi spunti di riflessione: dedica del tempo per pianificare i tuoi obiettivi a lungo termine. Soprattutto se il freelance è il tuo lavoro a tempo pieno.

E con questo non intendeva "finire il progetto A in due settimane". Si trattava più di porre le domande:

Dove voglio essere tra due mesi?

Quanti nuovi clienti voglio acquisire entro i prossimi sei mesi?

Come posso entrare in una comunità di freelance?

La tua tabella di marcia potrebbe assomigliare a questa:

Immaginare la tua carriera da freelance mesi o addirittura anni dopo ti darà una solida struttura. Stabilisci un percorso per te stesso e sapere quale direzione stai prendendo rende tutte le tue scelte di pianificazione e risorse più mirate.

Stabilisci i tuoi obiettivi a breve termine

Seguendo la tabella sopra, diventa più chiaro come programmare le settimane e i giorni. Non lavorerai semplicemente giorno per giorno su obiettivi a breve termine, ma avrai qualcosa di specifico su cui lavorare.

Le scadenze diventano più strette e hanno più senso. Inoltre, ti stresserai meno per le piccole cose, poiché avrai sempre in mente il quadro più ampio.

Pianifica le tue ore di lavoro

Ci sono diversi modi per affrontare l'orario di lavoro. E come abbiamo detto, differiranno da persona a persona.
Ecco come normalmente i freelance organizzano il loro orario di lavoro:

1. Lavorare in due o tre blocchi durante il giorno, con pause più lunghe per commissioni o tempo libero nel mezzo.
2. Lavorare in più blocchi più brevi che si espandono nel corso della giornata (a causa di conflitti nella vita personale o dei fusi orari di clienti e collaboratori)
3. Lavorare in un unico blocco di 8 ore come se fosse un lavoro d'ufficio dalle 9 alle 5.

Tutti e tre i metodi sono validi ed è meglio dare una settimana a ciascuno di essi per vedere quale ti si addice meglio.

Organizza il tuo spazio e le tue risorse per la massima produttività

Nella sezione seguente, discuteremo del motivo per cui hai bisogno di organizzare non solo il tuo spazio di lavoro ma anche altri aspetti della tua vita personale.

Avere una buona conoscenza degli orari diversi dal tuo lavoro può darti la pratica necessaria per gestire più obblighi o destreggiarti con successo con quelli che hai già.

Scopri come automatizzare alcune delle tue attività

Alla ricerca di consigli dagli stessi liberi professionisti, ho approfondito la comunità di freelance di Reddit. E tra molti consigli utili su motivazione, cliente e gestione dei progetti, ne ho trovato uno che si è distinto davvero.

Il freelance in questione ha menzionato come la loro malattia cronica li abbia costretti a organizzare le proprie risorse in modo che il flusso di lavoro non venga mai interrotto. Lavorano in orari molto limitati a settimana, quindi il programma deve essere ermetico. E ad essere onesti, è un programma da cui tutti possiamo imparare:Ho automatizzato una serie di e-mail di benvenuto informativa e utile per i nuovi clienti e ho automatizzato la mia canalizzazione di vendita principale

Questa è una cosa particolarmente utile da automatizzare perché ti solleva dal dover inventare una nuova e-mail di saluto ogni volta. Puoi anche impostare la tua casella di posta per ordinare le e-mail all'arrivo in categorie appropriate.Ho creato processi di lavoro, cartelle di lavoro, fogli di lavoro e workshop ripetibili per rendere più facile per il mio cliente fornire i contenuti e le informazioni di cui ho bisogno. Devo solo prendere tutto ciò di cui ho bisogno da questo arsenale.

Invece di avere una lunga corrispondenza e-mail con il cliente, lasciare semplicemente che compili un modulo consente di risparmiare molto tempo per entrambe le parti.Ho un allenatore per quando mi sento bloccato e non so perché

Gli allenatori di produttività sono solo diventati popolari. Stiamo lentamente iniziando ad accettare che non tutti noi abbiamo una grande disciplina, siamo in grado di impararla e applicarla, o di uscire da soli dalle routine professionali. Quindi, avere un coach che ti guidi fuori da un problema organizzativo una volta che hai esaurito tutte le risorse è un'ottima scelta.Ho una piccola rete di altri proprietari di piccole imprese che svolgono lavori adiacenti al mio. Consiglio ai clienti di lavorare anche con questi meravigliosi co-creatori. Con altri, ho collaborazioni in cui forniamo servizi completi e fondamentalmente "dividi il conto".

Un ottimo modo per stabilire connessioni significative e scaricare il lavoro che potrebbe arrecare più danni che benefici alla tua produttività. Inoltre, puoi permetterti servizi che altrimenti sarebbero stati fuori dalla tua fascia di prezzo.

Pratica l'organizzazione in altre aree della tua vita

È difficile mantenere una carriera ben organizzata se altri aspetti della tua vita ti sfuggono dalle dita.

Ora, questo non significa che dovresti essere una potenza organizzativa. Si tratta più di organizzare consapevolmente altre cose nella tua vita per ottenere abbastanza "pratica".

1. Ad esempio, inizia a ordinare e archiviare documenti importanti (se non lo sei già), come rapporti medici e finanziari, posta importante, contratti, ecc. Questo ti aiuterà ad abituarti alla compartimentazione.
2. Metti da parte un giorno alla settimana per pianificare i tuoi pasti: in quali giorni cucinerai, quando ordinerai e quando farai la spesa. Pensa solo a tutto il tempo risparmiato e allo stress perché avrai i tuoi pasti pianificati. Una delle cose peggiori è rendersi conto che hai un compito da portare a termine, ma hai fame, è ora di pranzo e devi mettere da parte il tempo per cucinare, perdere tempo a curiosare nei ristoranti o mangiare qualsiasi spuntino tu abbia per allontanare la fame .
3. Pianifica orari regolari di pulizia della casa. Anche se ci sono tre piatti nel lavandino, lavali. Sistema le cose sugli scaffali, pulisci la scrivania, butta via tutto ciò che non usi più.

Più esegui i movimenti fisici di smistamento e organizzazione, più facile sarà fare lo stesso per i tuoi file e processi relativi al lavoro (documentazione di progetto, note spese, fatture, gestione delle attività e scadenze, ecc.).

Raggiungi l'equilibrio mentale organizzando la tua mente

Anche se abbiamo discusso di come l'organizzazione consista nel creare quella "memoria muscolare" attraverso la pratica, è tutto inutile se non ne siamo consapevoli. Nessuna quantità di attività di pianificazione in un giorno o in una settimana sarà sufficiente se non rendiamo i nostri pensieri più organizzati.

Qui parleremo del raggiungimento della massima concentrazione e di come si riflette sul nostro programma, di come essere soddisfatti dei compiti svolti piuttosto che perfetti e di pratiche consapevoli per allenare il nostro cervello a organizzarsi.

Con questi suggerimenti, sarai in grado di superare qualsiasi stress mentale che deriva dal rimanere al passo con le cose. Inoltre, aiuterà con la preparazione e la riorganizzazione quando incontrerai ostacoli.

Impara lo stato del flusso e praticalo

Mihaly Csikszentmihalyi, un rispettabile psicologo ungherese, è stato il primo a coniare il termine "stato di flusso" e a riconoscerlo nella mente umana. Lo ha notato come il momento in cui un individuo diventa così assorbito dal proprio lavoro che tutte le distrazioni e le questioni esterne diventano irrilevanti.

Che aspetto ha lo stato del flusso?

1. Concentrazione completa e totale sul compito da svolgere;
2. Obiettivi e ricompense sono chiari, c'è un feedback immediato;
3. La percezione del tempo è cambiata (smetti di pensarci: un'ora può sembrare dieci minuti, o dieci minuti sembrano un'ora);
4. Il lavoro è semplice;
5. Ottieni una sensazione di controllo completo sul lavoro;
6. I compiti sono abbastanza impegnativi da rendere divertente lo sforzo;
7. Il processo sembra gratificante;
8. Ogni senso di sé è svanito (niente stress, preoccupazioni, distrazioni, ecc.).

Come entrare nello stato di flusso?

Il dottor Travis Bradberry, autore di Emotional Intelligence 2.0, ha citato numerosi studi che mostrano come il nostro cervello abbia bisogno di tempo per immergersi completamente in un compito. Quindi, è inutile insistere per non entrare immediatamente nel ritmo.

Soprattutto se troviamo il compito noioso o semplicemente non ci piace.

Per entrare in un potenziale stato di flusso, Bradberry consiglia di attenersi ad esso per venti minuti. Perseverare per quel tempo aumenta le tue possibilità di raggiungerlo. Questo ci riporta a non assecondare il nostro cervello da scimmia che vuole che fuggiamo perché non ci piace il lavoro.

A volte, abbiamo bisogno di essere genitori delle nostre menti ed essere severi al riguardo.

Lavora per portare a termine le cose piuttosto che renderle perfette

Portare a termine un compito è molto più utile che ronzarci sopra finché non è perfetto.

Se hai difficoltà a iniziare qualcosa perché hai paura di fare errori o di avere primi tentativi di qualità molto scarsa, cerca comunque di concentrarti sull'inizio del lavoro .

Erik Fisher ha un fantastico episodio di podcast su questo argomento, con Jon Acuff. Discutono semplicemente di iniziare a funzionare, non importa quanto pensiamo che sarà brutto l'inizio. Metti le idee sbagliate su carta, fai un brainstorming e pubblica quante più bozze a metà che puoi. È l'unico modo per completare le attività più velocemente E raggiungere il risultato perfetto.

Diversifica le tue attività quotidiane

Questa è una lotta personale che affronto di tanto in tanto.

Nei miei lavori precedenti, ho imparato che prospero più compiti che ho durante il giorno.

Soprattutto i più diversi sono. Lavoravo al game design, quindi la mia giornata consisteva in:

• il controllo con altri membri del team poiché i nostri compiti erano interdipendenti;
• fare QA sulle build di giochi;
• scrivere il documento di progettazione del gioco;
• discutere con il produttore modifiche, scadenze ed eventuali ritardi;
• prendere appunti durante le riunioni e scrivere i compiti del team dopo di loro;

E molto altro, a seconda di quanto eravamo lontani dalla produzione.

Tuttavia, ora come scrittore, la mia giornata si riduce a compiti relativi alla scrittura di uno o due articoli.

E se tutto ciò che devo fare è scrivere un articolo, comincerò rapidamente a procrastinare, dal momento che il mio cervello continua a fare gli stessi compiti più e più volte. E così, ho imparato a darmi diversi tipi di compiti per mantenere la giornata dinamica.

• Cerco potenziali nuovi argomenti e scrivo risorse;
• Parlo con altri scrittori per scambiare idee e ottenere feedback;
• Faccio brainstorming con il mio collega SEO su nuovi approcci ai contenuti;
• Suggerisco nuove idee alla guida del nostro team e chiedo compiti diversi;
• Chiedo in giro con i colleghi del loro lavoro e cerco di imparare qua e là;

Soddisfa il prurito per compiti diversi e mantiene il mio programma abbastanza dinamico da mantenermi produttivo.

Se hai problemi a concentrarti, come me, allora cerca attività alternative per riempire il tuo tempo: lezioni online gratuite, ascoltare podcast e prendere appunti, iscriverti a workshop, ecc.

Astenersi dal multitasking il più possibile

Abbiamo già discusso del multitasking in diversi articoli, quindi non ne parlerò anche qui.

L'idea principale è mantenere la concentrazione su una singola attività alla volta. Gli studi hanno dimostrato che la nostra concentrazione diminuisce nel momento in cui passiamo da un compito all'altro. Questo fenomeno è chiamato cambio di contesto .

La cosa interessante è che, se teniamo a mente il flusso e come ci vogliono 20 minuti per concentrarsi completamente, è più facile capire perché il multitasking è dannoso per te. L'intero programma potrebbe essere annullato, causando ritardi, stress e senso di colpa.

Esercitati a organizzare i tuoi pensieri

Nathanial Drew ha realizzato un video interessante su come organizzare meglio i tuoi pensieri.

Mentre si concentra principalmente sull'effetto che ha sul processo creativo, le idee funzionano altrettanto bene, indipendentemente dal campo in cui ti trovi.

• Continua a liberare spazio nella tua testa

Come dice Drew: "C'è un sacco di merda lì". Siamo sovrastimolati tutto il tempo. A volte, non riusciamo nemmeno a concentrarci su un video di 10 minuti. Quindi, per essere in grado di organizzare i nostri pensieri, dobbiamo liberare la memoria a breve termine il più spesso possibile.

È meglio farlo scrivendo le cose invece di memorizzare "per dopo". Come e-mail, nomi di luoghi, persone da contattare, appuntamenti e così via. In questo modo il cervello si concentra nuovamente sulla memoria a lungo termine e sulla corretta elaborazione delle informazioni.

• Tratta le tue idee come un enologo

Drew usa questa metafora per illustrare come, per portare a termine un'idea, devi testare e sacrificare ogni singolo che ti viene in mente. Proprio come si prova l'uva in un vigneto. Alcune idee sembreranno grandiose, ma non daranno il miglior risultato finale.

Quando vuoi diventare più organizzato, ci sono così tante risorse. Solo per affrontare le attività quotidiane, puoi scegliere tra la matrice di Eisenhower, "mangiare la rana", il blocco del tempo e il principio di Pareto, solo per citarne alcuni. Ma per sapere quale funziona meglio, devi provarli. Forse il metodo migliore per te risulta essere quello che non hai nemmeno preso in considerazione!

• Discuti i tuoi metodi con gli altri

Scambia idee, chiedi feedback ed esperienze altrui. Sebbene tentativi ed errori siano inevitabili, a volte puoi evitare errori imparando dagli altri. Parla con amici, familiari, altri professionisti che conosci o pubblica post online. Porta le tue idee ed esperienze là fuori.

Goditi gli errori

Una cosa che sostengo fortemente quando scrivo articoli come questi è accettare i fallimenti. È qualcosa con cui lotto anch'io e, in un certo senso, potrei ripetere questo consiglio per tenermi sotto controllo.

Come abbiamo detto prima, non sarai perfetto fin dall'inizio. Ci saranno errori di programmazione, ti distrarrai, le tue risorse e i tuoi documenti saranno un disastro, perderai cose/contatti, lascerai disorganizzare la tua scrivania o lavorerai più ore per giorni alla volta. La gestione del tempo sarà un pasticcio ogni tanto.

I media mainstream rafforzano l'idea che organizzarsi e tenere il passo con la propria carriera è facile come seguire alcuni tutorial di YouTube. Quindi la pressione è subito lì. Ma prima ti rendi conto che verranno commessi errori e impari a perdonare te stesso, prima raggiungerai la versione migliore di te stesso.

Tieni solo a mente che devi imparare dai tuoi errori , altrimenti non ci sono progressi. Sarai bloccato in una carreggiata professionale con un ciclo di fallimenti e disprezzo di te stesso.

Avvolgendo

Ci sono tanti modi per organizzarti come libero professionista. Come abbiamo visto, forse l'organizzazione più importante è nella nostra prospettiva del lavoro che ci attende, nelle nostre carriere e nelle nostre menti. Per controllare davvero il nostro tempo e il nostro programma, c'è molta preparazione e ritocco lungo il percorso.

Considera semplicemente le tue capacità organizzative come un'opportunità di apprendimento costante. Cambialo come meglio credi e impara dal tuo io passato.