Sistema di gestione degli ordini: definizione, vantaggi e come scegliere?

Nelle attività commerciali in generale e nell'e-commerce in particolare, commercianti e clienti hanno concordato un obiettivo comune che è quello di portare i prodotti dall'immissione degli ordini dei clienti ai clienti nel modo più rapido e accurato possibile. Per raggiungere questo obiettivo, l'azienda deve disporre di un sistema di gestione degli ordini efficiente e flessibile in grado di tenere il passo con ciò di cui l'azienda ha bisogno per soddisfare le aspettative e la concorrenza degli acquirenti moderni.

Inoltre, affinché la tua azienda possa operare in modo efficace, non solo il marketing, la ricerca di clienti, ecc., è importante, ma anche la gestione degli ordini dei clienti è un fattore fondamentale. Nelle attività di distribuzione, la gestione degli ordini è fondamentale per; un'efficace gestione degli ordini, deve garantire le informazioni in modo completo, tempestivo, rapido e accurato tra i membri del sistema di distribuzione. Tuttavia, la gestione manuale degli ordini causerà molti problemi alle aziende. Il sistema di gestione degli ordini (OMS) è nato per aiutare le imprese a ridurre l'onere della gestione degli ordini.

Quindi cos'è un sistema di gestione degli ordini e come si sceglie un buon sistema che si adatti al proprio modello di business? Nell'articolo di oggi, ti presento tutte le informazioni sul sistema di gestione degli ordini .

Che cos'è un sistema di gestione degli ordini?

La gestione degli ordini è un processo di vendita basato sugli ordini al centro di qualsiasi azienda basata su materie prime B2C e B2B. In poche parole; è un ciclo completo, end-to-end, per la ricezione e l'elaborazione degli ordini dei clienti. La gestione degli ordini non può essere eseguita da sola, ma richiede una combinazione di quasi ogni parte dell'azienda: dal servizio clienti al magazzino, dalla contabilità alla consegna dei partner. Fare del bene nella gestione degli ordini garantisce il corretto funzionamento dei processi aziendali, il mantenimento della soddisfazione dei clienti e la protezione della reputazione dell'azienda.

La gestione degli ordini consiste in una serie di punti di contatto e stakeholder collegati per consentire ai clienti di ordinare i prodotti giusti, al giusto prezzo, e di riceverli al momento giusto. Il sistema di evasione degli ordini garantisce che il processo di ordinazione si svolga senza intoppi e consente alle aziende di creare record dei clienti e tenere traccia dell'inventario e dei record di vendita.

Tuttavia, più contatti e parti interessate sono coinvolti nel processo di gestione degli ordini, maggiori sono gli ostacoli che le aziende devono affrontare. Alcune delle principali sfide per le aziende includono errori umani e arretrati, visibilità dell'inventario, errori di spedizione, ecc. Tutto ciò può far perdere alle aziende la soddisfazione dei propri clienti e, in definitiva, danneggiare la fedeltà dei clienti. La soluzione ottimale a questo problema non è altro che il sistema di gestione degli ordini. Per stabilire un ciclo di gestione degli ordini veloce, efficiente ed economico, sia le aziende B2C che B2B scelgono di utilizzare un sistema di gestione degli ordini (OMS) integrato e reattivo.

Un sistema di gestione degli ordini è uno strumento o una piattaforma che aiuta le aziende a tenere traccia di vendite, ordini, inventario e riempimento. Calcola anche le persone, i processi e le partnership necessari affinché i prodotti trovino la strada per i clienti. La gestione degli ordini richiede un sistema multidimensionale che copra quasi ogni aspetto del funzionamento dell'azienda, tra cui:

• Cliente
• Canale di vendita
• Informazioni sul prodotto
• Livello di inventario e posizione
• Fornitore da acquistare e ricevere
• Assistenza clienti; vale a dire restituzione e rimborso
• Ordina stampe, prelievo, imballaggio, elaborazione e spedizione

I moderni sistemi di gestione degli ordini trattano l'intera catena di approvvigionamento come un ecosistema interconnesso. Consentono ai commercianti di automatizzare i loro processi interni dall'ordine all'esecuzione.

Quali sono le funzioni di un sistema di gestione degli ordini?

Un sistema di gestione degli ordini è considerato perfetto quando possiede caratteristiche che soddisfano pienamente i seguenti requisiti:

1. Tieni traccia degli ordini

L'essenziale in un sistema di gestione degli ordini è che deve gestire tutti gli elementi del tuo ordine, indipendentemente dal canale. Questo è particolarmente importante se operi nel campo dell'e-commerce su piattaforme come Amazon o eBay. Gli ordini al telefono, al negozio e, soprattutto, sul tuo sito Web devono essere facilmente tracciati e registrati. Questi ordini dovrebbero essere disponibili ovunque e il vantaggio di un sistema di gestione degli ordini si concentra su questo processo.

2. Individua l'inventario

La ricerca mostra che il 43% dei rivenditori pensa che la gestione dell'inventario sia la loro sfida numero uno. Questo problema deriva dall'assenza di strutture adeguate in atto, tempo e profitto lordo. Tenere traccia dei periodi di inventario in più magazzini può essere difficile. Un sistema di gestione degli ordini può semplificare questo processo utilizzando pratiche come l'etichettatura a livello di articolo, la tecnologia RFID e il controllo automatizzato delle scorte.

3. Evadere gli ordini

Negli ultimi cinque anni, la diversità dei magazzini è aumentata di circa il 7%. Aiuta i negozi a sfruttare 3PL o anche solo a utilizzare lo spazio del magazzino nell'area in modo molto più semplice. Inoltre, la velocità è essenziale. Avere l'inventario vicino ai tuoi clienti è il modo migliore per garantire una consegna rapida e coerente. L'utilità di gestione degli ordini ti consente di inviare ordini da imballare e spedire con l'etichetta di spedizione corretta.

4. Gestisci i resi

Nel campo degli affari in generale e in quello dell'e-commerce in particolare, il profitto è una priorità assoluta. Se si tracciano gli articoli restituiti in modo errato, è difficile compensare in modo significativo il numero effettivo di ordini, causando problemi in molti altri aspetti dell'attività. Un sistema di gestione degli ordini che può aiutare i negozi di e-commerce ti assiste notevolmente nell'elaborazione di rimborsi e rimborsi ai clienti.

5. Altre funzioni

Oltre ai fattori principali sopra menzionati, un buon sistema di gestione degli ordini può aiutare gli uomini d'affari in molti altri aspetti, incluso il supporto, ad accettare ordini e pagamenti indipendentemente dal canale o dalla valuta, controllare il processo di spedizione degli ordini, aggiornare i livelli di inventario sui sistemi e sui canali di vendita , fornire articoli di inventario o 3PL da completare. Aiuta anche a tenere traccia degli ordini sia per i clienti che per i team del servizio clienti. Puoi osservare e prevedere completamente il livello delle merci per evitare l'inventario. Alcuni sistemi ora si integrano anche con le funzioni dell'ufficio di supporto come la contabilità clienti, la contabilità fornitori e i libri mastri per creare fatture e accettare pagamenti.

Principali vantaggi di un sistema di gestione degli ordini

Molti sistemi di gestione degli ordini forniscono soluzioni transazionali in tempo reale. Ciò consente agli utenti di rivelare i costi di mercato ed eseguire ordini in più borse istantaneamente con l'aiuto dello streaming dei prezzi in tempo reale. Alcuni dei vantaggi che le aziende possono ottenere da un dispositivo di gestione degli ordini includono la gestione degli ordini e l'asset allocation del portafoglio.

Un eccellente sistema di gestione degli ordini in grado di supportare la conformità normativa include valutazioni in tempo reale delle transazioni sia prima che dopo l'immissione. Il sistema di gestione degli ordini aiuta i dipendenti a rispettare il ciclo di vita delle transazioni per determinare se vi sia intrattenimento o frode finanziaria come violazione delle normative utilizzando o meno il Membro dell'azienda. Un sistema di gestione degli ordini può migliorare il flusso di lavoro e comunicare verbalmente tra gestori di portafoglio, trader e dipendenti della conformità.

La struttura di gestione degli ordini è un miglioramento necessario nel settore della fornitura di denaro perché monitora le posizioni in tempo reale, previene le violazioni normative e monitora la velocità e l'accuratezza dell'esecuzione. Cambiamenti finanziari e risparmi sono di grande valore.

Come scegliere il giusto sistema OMS?

1. Identificare gli obiettivi e le priorità del sistema

Identificando gli obiettivi e le priorità e discutendo con gli stakeholder interni, identificherai davvero quali caratteristiche si adattano ai requisiti della tua azienda. Dovresti anche considerare gli aspetti dello sviluppo futuro del business per scegliere il sistema giusto senza dover spendere troppo per ogni cambiamento di scala aziendale.

2. Redigere una richiesta di proposta (RFP)

Questo aiuterà la tua attività a iniziare più facilmente. Sia tu che il tuo fornitore comprendete le esigenze tecniche e le barriere dell'utilità che speri di implementare. Non dimenticare di includere il numero di ordini, il numero di SKU, l'attuale contesto del fornitore, il software, l'hardware e la rete esistenti, una sequenza temporale per il processo di acquisizione del sistema, i dettagli e il supporto delle istruzioni.

3. Opzioni delle strutture di ricerca

Ricerca la struttura del sistema prima di scegliere di utilizzare un sistema di gestione degli ordini. L'utilizzo di sistemi sempre introdotti o che conosci ti farà perdere funzionalità o strutture di sistema superiori che sono più adatte alla tua attività. Quindi, raccogli un elenco di fornitori per valutare e ottenere demo o tracce.

4. Attendi e considera tutte le risposte

Dovresti avere un file per registrare tutti i vantaggi e gli svantaggi di tutte le informazioni e le risposte del provider. Queste valutazioni si basano principalmente sugli obiettivi che hai impostato nel passaggio 1 per scegliere da 2 a 3 sistemi più adatti ed effettuare una selezione finale.

5. Rivedi i compromessi

Questo non ti aiuterà a trovare un agente di corrispondenza al cento per cento per le tue esigenze. Tuttavia, la tua selezione finale si baserà principalmente su criteri di compromesso. La particolarità di ogni sistema non dovrebbe essere il tuo unico criterio nella scelta di un sistema di gestione degli ordini. Dovresti decidere di prendere in considerazione l'intero rapporto commerciale in cui sei coinvolto. I fattori che dovresti considerare sono: La loro azienda è utile? Sono esperti nel loro campo? E sviluppano continuamente la piattaforma per fornire ai propri clienti opzioni di espansione e sviluppo?

Pertanto, quando scegli il miglior sistema di gestione degli ordini per la tua azienda, dovresti impostare una checklist. In quella lista di controllo, dovresti elencare le domande di cui hai bisogno che il sistema può soddisfare e iniziare a valutare se corrisponde ai criteri che hai impostato. Ecco alcune domande che dovrebbero essere incluse nella tua lista di controllo, secondo me:

• Quel sistema ti permette di sbarazzarti delle procedure manuali attraverso l'automazione?
• Il sistema ti consente di controllare le entrate su diversi canali, valute e aree geografiche?
• Il sistema guida più di una posizione di magazzino?
• Il sistema fornisce report e previsioni per rilevare problemi, grafici e modifiche?
• Il sistema fornisce l'accesso all'API e ti consente di aggiornare al tuo ritmo?
• Questo sistema aiuta a integrare terze parti e terze parti nel più ampio ecosistema della catena di approvvigionamento (ad es. contabilità, gestione del magazzino, implementazione, 3PL, ecc.)?
• Il sistema è una piattaforma ritardata o che incorpora costantemente nuove funzioni?

Riepilogo

Oggi le piattaforme di e-commerce continuano ad espandersi e ad abbattere le barriere a livello internazionale, quindi i sistemi di gestione degli ordini sono ancora più critici che mai. Se stai ancora trovando il prodotto giusto per la tua attività, assicurati di definire chiaramente i processi, gli obiettivi e gli obiettivi aziendali. Non dimenticare di valutare vantaggi, costi e funzionalità che si adattano al tuo piano; ricerca OMS per trovare quello più adatto alle tue esigenze.

La gestione degli ordini è un processo intrinsecamente complesso. La scelta del giusto sistema di gestione degli ordini è fondamentale per la longevità e la qualità aziendale, ma è anche un campo spesso trascurato in modo da poter vincere facilmente.

Si spera che, con le informazioni sul sistema di gestione degli ordini fornite sopra, tu possa facilmente scegliere da solo un sistema di gestione degli ordini appropriato e supportarti verso l'obiettivo più cruciale del business: la crescita.