La guida facile ai contratti online [+3 modelli]

Che cos'è un contratto online?

I contratti online sono accordi tra due o più parti per un servizio professionale, come contabilità o catering per eventi, o un acquisto importante, come una casa o attrezzature di produzione. I contratti online utilizzano flussi di lavoro digitali, firme elettroniche ed e-mail di sollecito automatizzate al posto delle firme elettroniche e dei processi tradizionali come la stampa e l'invio di fax per rendere il processo di firma più conveniente ed efficiente.

Proprio come i contratti scritti, i contratti online delineano le specifiche dell'accordo, che si tratti di un trasferimento di proprietà, di un piano di rimborso del prestito, di una proposta di implementazione del software o di una partnership commerciale.

I contratti online sono legalmente vincolanti?

Negli Stati Uniti, il 30 giugno 2000 è stato firmato l'Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, noto anche come E-Sign Act. Non sono stati forniti requisiti software specifici, ma l'atto afferma che i consumatori devono essere in grado di accedere agevolmente alle informazioni in formato elettronico oggetto del consenso. In altre parole, le firme elettroniche e la documentazione contrattuale devono essere presentate insieme e non separatamente, in modo che le persone sappiano cosa stanno approvando.

Ogni paese ha la propria legislazione in materia di firme elettroniche, ma sono generalmente legali in tutto il mondo. Il software di firma elettronica dispone di una varietà di funzionalità per verificare e dimostrare l'identità del firmatario, offrendo record tracciabili.

Se hai ulteriori dubbi, assicurati di controllare il nostro post sul blog con miti comuni sulla firma elettronica (e perché non devi preoccuparti di loro).

Qual è la differenza tra un contratto online e un contratto scritto?

La più grande differenza è la velocità. I contratti cartacei firmati con inchiostro possono facilmente richiedere da 2 a 5 giorni per essere firmati. Devi stampare il documento, fissare un appuntamento, guidare fino all'ufficio del tuo cliente, consegnargli una penna e fargli firmare. (Oppure usa un fax, che quasi nessuno ha più.)

Con i contratti online, puoi raccogliere le firme molto più velocemente. Quando abbiamo analizzato tutte le proposte inviate con il nostro software per proposte lo scorso anno, abbiamo scoperto che il 50% delle proposte viene creato e inviato in meno di 17 minuti e il 45% viene firmato entro 24 ore o meno.

Non solo la raccolta delle firme è più veloce, ma anche la verifica delle firme è più rapida. In caso di controversia legale su una firma a penna, è necessario assumere uno specialista di firme forensi per verificare le firme di quella persona rispetto ad altri documenti e negare la probabilità di contraffazione. Ma con le firme online, puoi utilizzare la certificazione del software degli indirizzi IP e dell'identità del firmatario per una prova immediata.

Infine, è meno probabile che i contratti online vengano persi o smarriti rispetto ai contratti cartacei, perché è possibile archiviarli in modo sicuro nel software del contratto.

Quali sono i diversi tipi di contratti online?

Ci sono tanti tipi di contratti nel mondo, ma questi sono i tipi più comuni:

• Contratto di lavoro

• Contratto di vendita

• Dichiarazione del contratto di lavoro

• Contratto di affitto

• Contratto di prestito

• Contratto di leasing

• Contratto di associazione

• Accordo di non divulgazione (NDA)

• Contratto d'acquisto

• Accordo di licenza

• Contratto di franchising

• Accordo di joint venture

• Accordo di indennizzo

Ogni tipo di contratto ha il proprio insieme di migliori pratiche per garantire la protezione legale in caso di disaccordo.

Come raccogliere le firme elettroniche

Sono finiti i giorni dei contratti di stampa, firma e fax. Le firme elettroniche sono la nuova norma.

Ecco cinque semplici passaggi per la raccolta delle firme elettroniche.

Passo 1. Crea il tuo contratto online

Il primo passo per raccogliere le firme elettroniche è creare il tuo contratto online. Per semplificare le cose, avvia il tuo contratto con un modello pre-scritto. I modelli ti aiutano ad accelerare la tua ricerca e la tua scrittura mostrandoti cosa includere. Puoi sempre aggiungere ulteriori clausole legali per soddisfare le tue esigenze. (Consulta il tuo avvocato d'affari per un consiglio.)

Tieni presente che puoi anche creare un contratto personalizzato per la tua attività e quindi archiviarlo nel software delle proposte in modo che sia prontamente disponibile per l'uso. Aggiungi campi personalizzati al tuo modello, come il nome del cliente, il nome dell'azienda e il settore, in modo che sia facile e veloce generare un contratto per ogni nuovo cliente.

Passaggio 2. Aggiungi firme elettroniche e firma i tuoi campi

Dopo aver creato il contratto, il passaggio successivo consiste nell'aggiungere le firme elettroniche. Per fare ciò, crea campi firma in cui tu e i tuoi firmatari potete firmare il documento. Puoi anche aggiungere campi di testo per raccogliere informazioni come numeri di telefono, indirizzi, ecc.

Assicurati di firmare i tuoi campi per indicare che hai accettato i termini del contratto. Ciò ispira fiducia negli altri firmatari. In effetti, abbiamo scoperto che i contratti firmati per primi dal mittente hanno una probabilità 5 volte maggiore di essere chiusi.

Passaggio 3. Imposta promemoria automatici

È anche una buona idea impostare promemoria automatici prima di inviare il contratto online per tenere traccia del processo di firma ed evitare ritardi nel progetto. I promemoria automatici aumentano il tasso di chiusura del 50%.

Imposta questi promemoria all'interno del tuo software di firma elettronica. La maggior parte delle piattaforme offre modelli di email brevi e dolci che puoi personalizzare per adattarli alla tua attività. Imposta non più di 3 promemoria automatici (perché dopo quel punto, dovresti chiamare il firmatario e scoprire se qualcosa gli impedisce di firmare).

Passaggio 4. Invia il contratto

Ora che hai firmato tu stesso il contratto in modo proattivo e hai impostato i promemoria, è il momento di inviare il contratto ai tuoi firmatari. È possibile generare una notifica e-mail per firmare tramite il software del contratto o condividere un collegamento sicuro.

Passaggio 5. Conservare in modo sicuro il contratto firmato

Una volta firmato il contratto, assicurati di salvarlo. La maggior parte delle piattaforme di firma elettronica salverà automaticamente una copia del documento firmato, nonché i dettagli tecnici della firma (indirizzo e-mail che ha aperto l'e-mail di notifica, ora della firma, indirizzo IP, ecc.). Più avanzata e sicura è la tua piattaforma, più dati raccoglierà dietro le quinte.

La tua piattaforma di firma dovrebbe anche inviare automaticamente via e-mail una copia del documento firmato a tutti i firmatari in modo che possano farvi riferimento quando necessario. Ricontrolla le impostazioni della tua piattaforma per assicurarti che se ne occuperà per te.

3 modelli di contratto online da provare

Questi modelli di contratto online fanno il lavoro pesante per te. Usali per accelerare il processo di scrittura del contratto.

1. Modello NDA

Gli accordi di non divulgazione vengono spesso utilizzati all'inizio di un impegno commerciale per garantire che nessuna delle parti condivida la proprietà intellettuale dell'altra. Ad esempio, un'agenzia di marketing potrebbe dover firmare un accordo di non divulgazione prima di poter conoscere il nuovo prodotto di un marchio al fine di presentare i propri servizi di lancio del prodotto.

Il nostro modello NDA è pronto per essere utilizzato così com'è o può essere facilmente modificato. Il modello include clausole legali NDA essenziali e firme elettroniche legalmente vincolanti.

2. Modello di accordo di partenariato

Avvio di una partnership commerciale? Avrai bisogno di un accordo di partnership per chiarire la proprietà di profitti e perdite, i ruoli di tutti i soci amministratori, cosa accadrà alla partnership commerciale in caso di morte di un partner e a quale persona giuridica la partnership rimanderà per qualsiasi disaccordi.

Puoi utilizzare il nostro modello di accordo di partenariato per aiutarti a redigere facilmente il tuo contratto. Il modello offre clausole per termini contrattuali, contributi in conto capitale, condivisione di profitti e perdite, stipendi del proprietario, compiti di gestione, processi bancari, arbitrato e altro ancora.

3. Modello di dichiarazione di lavoro

Il capitolato d'oneri può essere inviato come contratto a sé stante o come parte di una proposta progettuale. La dichiarazione di lavoro ha lo scopo di chiarire il servizio che verrà fornito da un appaltatore di terze parti, come un fotografo, un consulente aziendale o un architetto.

Con il nostro modello di dichiarazione di lavoro, puoi modificare facilmente tutti gli elementi essenziali, inclusi gli obiettivi, l'ambito del lavoro, i requisiti e le attività, il periodo di esecuzione, il luogo di esecuzione e il programma del progetto.

Cerchi altri modelli per aiutarti a inviare accordi in un attimo? Visualizza tutti i nostri modelli di contratto , modelli di proposta e modelli di preventivo .

Prova gratuitamente il nostro software e modelli di contratti online

Per inviare contratti online, è necessaria una piattaforma sicura per le firme elettroniche e l'archiviazione dei documenti. Dovresti anche assicurarti che il software che scegli offra funzionalità che ti faranno risparmiare tempo, come una libreria di modelli e promemoria via e-mail.

Proposify è un creatore di contratti online e un software di proposte che ti consente di generare belle proposte e semplici accordi in pochi minuti. Usa i nostri modelli o creane uno tuo. Tieni traccia delle aperture, delle visualizzazioni e dei tassi di accettazione per singoli accordi, categorie e il tuo account nel suo insieme.

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