Perché le basi di conoscenza di Notion non sono sufficienti + 5 alternative

Di recente mi sono imbattuto in qualcuno che spiegava come l'uso di Notion per la propria pianificazione personale abbia cambiato la loro vita.

Era il momento in cui stavamo usando Notion come una squadra al lavoro. Non avevo mai usato Notion fino in fondo e sono rimasto incuriosito da questo post di uso personale su Notion. Quindi ho provato la mia mano a Notion.

Non sono rimasto completamente colpito.

Era ottimo per l'uso personale, ma mi sono reso conto che non era altrettanto buono per il lavoro di squadra. Semplicemente non aveva alcune delle funzionalità avanzate necessarie per un database di conoscenze.

Quindi ho condotto alcune ricerche personali sulle alternative

Ma hey, prima di iniziare con le mie scoperte, diamo un'occhiata a:

• Che cosa è,
• Perché potrebbe non essere il migliore per una base di conoscenza, e poi
• Alcuni ottimi strumenti che possono sostituire Notion come base di conoscenza

Entriamo in esso.

Cos'è la nozione?

Notion è un'area di lavoro all-in-one che riunisce funzioni interessanti come prendere appunti, tracciamento dei progetti, knowledge base e altro ancora. Essendo adatto per l'uso personale e aziendale, Notion è anche un ottimo posto per il lavoro collaborativo e può essere utilizzato offline. Con il suo design minimale e l'elevata facilità d'uso, è diventato sempre più popolare nel corso degli anni da quando è stato rilasciato nel 2016.

Notion è un sistema di gestione della conoscenza?

Sì.

Con il suo design del prodotto compatto ma ampio e un'interfaccia minimalista, Notion può essere utilizzato come sistema di gestione delle attività personali e come sistema di gestione dei progetti, nonché come sistema di gestione della conoscenza.

Quindi fondamentalmente Notion è un wiki personale o aziendale con cui puoi prendere appunti, archiviare risorse aziendali o inserire qualsiasi raccolta di conoscenze.

Ma questo non significa che sia perfetto.

Poiché Notion è così versatile e flessibile quando si tratta di casi d'uso, viene ostacolato dalla sua stessa natura nel diventare una base di conoscenza a tutti gli effetti.

Parliamo del perché Notion potrebbe non essere l'opzione migliore per te se stai cercando uno strumento di gestione della conoscenza per il tuo team/azienda.

4 motivi per cui Notion potrebbe non essere il taglio migliore per le basi di conoscenza

Ci sono 4 ragioni per cui probabilmente puoi scegliere uno strumento migliore di Notion per le tue basi di conoscenza, che tu sia una piccola impresa o un'impresa.

Questi sono:

1- Non è possibile utilizzare strumenti di base di conoscenza a tutti gli effetti

Notion è un tipo di strumento tuttofare.

Eccelle in questo. E il problema è proprio questo.

L'idea è che un amico che hai avuto al liceo che proprio non riesce a decidere cosa vogliono fare. Si cimentano in tutto e finiscono per essere mediocri in tutto.

Poi si ritrovano a fare un lavoro dalle 9 alle 5 che non avrebbero mai nemmeno voluto fare con troppe informazioni su tutto il resto.

Inoltre, poiché Notion migliora in tutto ciò in cui stanno cercando di eccellere, dovranno addebitare di più. Per le funzionalità che probabilmente non utilizzerai se ci sei dentro per una base di conoscenza.

Pensa due volte.

2- Progettato per uso personale

L'idea non è poi così male se stai creando una base di conoscenza personale .

Non tanto per la collaborazione.

Il motivo per cui Notion è raccomandato così tanto dalle persone per uso personale è perché è stato progettato per uso personale. Diventa sciatto e molto disorganizzato quando viene utilizzato da due o più persone, per non parlare di grandi squadre.

3- Non compatibile con l'uso multicanale

Uno dei maggiori problemi con l'utilizzo di Notion come base di conoscenza è il fatto che non può essere utilizzato in un ambiente diverso.

Devi aprire una nuova scheda per arrivare a Notion. Ogni volta.

Ovviamente non è molto desiderabile quando si vuole creare una base di conoscenza che dovrebbe essere facile da usare e accessibile a tutti.

4- Troppo complicato

Notion è orgoglioso della sua interfaccia utente altamente personalizzabile con schede kanban, opzioni di visualizzazione e fantastici modelli.

Dobbiamo darglielo, sono abbastanza buoni.

Ma sono anche la vera ragione per cui la nozione a volte può diventare troppo complicata. McDonald's è diventato famoso quando ha standardizzato il suo menu e lo ha mantenuto con meno opzioni rispetto a prima.

Il successo è attraverso la semplicità per entrambe le estremità del prodotto.

Quindi, tutto sommato, Notion è ottimo quando lo usi come base di conoscenza personale o strumento di gestione dei progetti. Ma ehi, basta parlare di Notion.

Diamo un'occhiata ad alcuni strumenti digitali che sono ottime alternative a Notion.

Le migliori alternative al concetto di gestione della conoscenza

1- Guru

Organizzare le informazioni sull'azienda. Accedi ovunque.

E lo rendono possibile semplificando la comunicazione interna, aiutando l'inserimento dei nuovi dipendenti e rendendo le informazioni accessibili ovunque e in qualsiasi momento.

Le sue integrazioni utili sono un grande vantaggio.

Caratteristiche principali del guru

Offrendo funzionalità su vari casi d'uso mirati, Guru ha una serie di funzionalità che mette davvero in risalto il tuo lavoro.

• Creazione e archiviazione di contenuti
• Gestione utenti, ruoli e accessi
• Strumenti di collaborazione
• Analitica
• Ricerca intelligente
• Condivisione della conoscenza
• Catalogazione/Categorizzazione

Guru contro nozione

In termini di caratteristiche, Notion e Guru sono molto simili. Soprattutto nell'essere uno strumento dedicato.

Tuttavia, differiscono anche molto.

Una caratteristica che Guru ha che Notion non ha sono i forum, che facilitano la collaborazione. Guru rende anche disponibili le basi di conoscenza su diversi canali mentre Notion no.

Nel complesso, Notion è ancora uno strumento molto popolare, ma Guru sembra essere quasi altrettanto popolare che è capitato di ricevere meno attenzione.

Prezzi del Guru

Guru ha 3 piani diversi e una versione gratuita, oltre a un'opzione di prova gratuita. Questi piani sono:

Starter – gratuito per 3 utenti, $ 5 per ogni utente dopo 3/mese

Builder – $ 10 utente/mese

Esperto – $ 20 utente/mese

Sapevi che puoi usare Guru con la funzione del centro risorse di UserGuiding? Provaci!

2- Confluenza

Atlassian's Confluence è uno " spazio di lavoro remoto in cui conoscenza e collaborazione si incontrano", come si dice nella loro prima pagina.

Ed è molto convincente guardando le recensioni positive.

Proprio come Notion, Confluence è uno strumento che aiuta le aziende a creare wiki, creare checklist di onboarding e condividere le conoscenze interne. Tuttavia, sebbene Confluence sia molto simile a Notion, ci sono alcune differenze fondamentali che rendono Confluence uno strumento più mirato e stagionato.

Caratteristiche principali della confluenza

• Gestione dei contenuti e dello spazio
• Feedback nel contenuto
• Amministrazione del sito
• Personalizzazione
• Versioni e cronologia delle versioni
• Modelli

Confluenza vs nozione

Anche se abbiamo già detto che Nozione e Confluenza sono abbastanza simili, sono anche abbastanza diverse dove conta.

Ad esempio, essendo Confluence un prodotto Atlassian, si integra perfettamente con Jira e altri strumenti Atlassian e nel complesso ha più opzioni di integrazione rispetto a Notion.

Mentre Notion consente solo di commentare, Confluence consente ai singoli utenti di scambiarsi messaggi all'interno dello strumento. indipendentemente dal loro livello aziendale.

Confluence è molto meno flessibile e personalizzabile di Notion, tuttavia, questo potrebbe essere un vantaggio considerando quanto diventa facile impostare e utilizzare lo strumento per la prima volta.

È giusto dire che Confluence è un'ottima alternativa a Notion per opzioni e integrazioni più collaborative.

Prezzi di confluenza

Confluence offre una versione gratuita e altri tre piani. La versione gratuita può essere utilizzata con un massimo di 10 utenti singoli, mentre gli altri piani vengono fatturati in base al conteggio degli utenti.

Standard – $ 5,50 per utente/mese

Premium – $ 10,50 per utente/mese

Enterprise : personalizzato, con fatturazione annuale

Sapevi che puoi utilizzare Confluence con la funzione del centro risorse di UserGuiding?

3- Documento360

Document360 è anche uno degli strumenti più popolari in circolazione, soprattutto tra le aziende in crescita. Aiuta a dare potere ai creatori di contenuti mentre offre semplicità ai consumatori di contenuti.

La potenza di Document360 deriva dal design elegante della knowledge base e dalle basi di conoscenza interne ed esterne.

Quindi, se stai cercando uno strumento per alleggerire il carico del tuo team di assistenza clienti mantenendo allo stesso tempo le tue conoscenze interne in un'unica fonte, Document360 è quello giusto.

Caratteristiche principali di Document360

• Portale self-service
• Catalogazione/Categorizzazione
• Discussioni / Forum
• Gestione dei contenuti
• Ricerca a tutto testo
• Portale self-service

Document360 vs Nozione

Probabilmente il più grande vantaggio di preferire Document360 a Notion è la capacità di creare basi di conoscenza sia interne che esterne.

Sebbene entrambi gli strumenti consentano di invitare singoli utenti a determinati documenti, wiki e tabelle, Document360 consente anche agli utenti di assegnare ruoli ai singoli utenti che hanno invitato.

Document360 ha molte integrazioni con strumenti popolari come Google Analytics, Olark, Hotjar e Intercom mentre Notion non ne ha così tanti.

Prezzo di Document360

Document360 offre una prova gratuita con accesso completo e dispone di 4 piani diversi.

Avvio – $ 79 per progetto/al mese

Affari – $ 239 per progetto/al mese

Impresa – $ 399 per progetto/al mese

Enterprise Plus – Personalizzato

Sapevi che puoi utilizzare Document360 con la funzione del centro risorse di UserGuiding?

4- Base di conoscenza dei professionisti

Classificato tra i migliori software di knowledge base in circolazione, ProProfs Kowledge Base è uno strumento di knowledge base veramente dedicato. È ciò che intendo quando dico che Notion non può essere paragonato a un vero e proprio software di knowledge base.

Cosa fa la differenza?

Il modo in cui i ProProfs sanno esattamente cosa vogliono fare e cosa stanno facendo. La messa a fuoco fa un'enorme differenza.

Caratteristiche principali dei professionisti

• Catalogazione/Categorizzazione
• Strumenti di collaborazione
• Gestione dei contenuti
• Discussioni / Forum

• Gestione della base di conoscenza
• Portale self-service

Professionisti vs nozione

Una delle differenze più importanti tra Notion e ProProfs è che ProProfs consente agli utenti di creare anche basi di conoscenza esterne, sia per domande di supporto comuni che per un centro assistenza autonomo.

Poiché ProProfs si occupa anche degli affari esterni delle tue basi di conoscenza, aiuta anche con le classifiche di Google e la SEO. In questo modo, gli utenti possono trovare la tua knowledge base e interagire con essa facilmente.

La Knowledge Base di ProProfs ha una notevole serie di integrazioni da Google Apps, Jira e Salesforce a Zendesk e Freshdesk.

Prezzi Professionisti

ProProfs ha una prova gratuita di 15 giorni e ha tre piani diversi sia per Knowledge Base Creator che per Help Center Creator.

Piani del Centro assistenza pubblico

Essenziali – $ 30 autore/mese

Premium – $ 40 autore/mese

Impresa : personalizzata

Base di conoscenza privata

Essenziali – $ 2 utente/mese

Premium – $ 3 utente/mese

Impresa: personalizzata

Sapevi che puoi utilizzare la Knowledge Base di ProProfs con la funzione del centro risorse di UserGuiding?

5- Clicca su

In termini di popolarità, ClickUp è tra gli strumenti che sono nella stessa lega di Notion.

E potrebbe anche affrontarlo con facilità.

La cosa su ClickUp è che essenzialmente è uno strumento di gestione dei progetti che sta anche provando a essere uno strumento di base di conoscenza. Che è essenzialmente il caso di Notion, uno strumento per prendere appunti che cerca di diventare uno strumento di base di conoscenza.

Quindi, quale degli obiettivi principali di questi strumenti è più utile quando si crea una base di conoscenza?

Ora, non è qualcosa che puoi decidere senza dare un'occhiata ad alcune funzionalità.

Caratteristiche principali di ClickUp

• Controlli di accesso/Autorizzazioni
• Avvisi/Notifiche
• Gestione degli incarichi

• Gestione del flusso di lavoro
• Chat in tempo reale
• Gestione dei contenuti

ClickUp vs Nozione

Il più grande vantaggio di ClickUp rispetto a Notion sono le sue capacità di gestione delle attività. Puoi creare attività, inserire date di scadenza su di esse, assegnarle a utenti con ruoli specifici e persino creare attività secondarie all'interno di tali attività. Nel frattempo in Notion puoi eseguire assegnazioni di base senza molto monitoraggio dei progressi.

I diversi tipi di visualizzazione di ClickUp, come il calendario e il carico di lavoro, consentono agli utenti di sapere quando ogni utente ha un'attività in scadenza o cosa ha ogni utente nel proprio piatto. In questo modo è più facile per gli utenti collaborare e richiedere che determinate conoscenze vengano raccolte nella knowledge base.

Poiché ClickUp è essenzialmente uno strumento di gestione dei progetti, è naturalmente più facile collegare documenti, wiki e qualsiasi tipo di nota alle attività e accedervi tramite l'attività specificata. Quindi è giusto dire che ClickUp ha più integrazioni all'interno e all'esterno dello strumento rispetto a Notion.

Prezzi ClickUp

ClickUp ha una versione gratuita e altri 4 piani:

Illimitato – $ 5 per membro/al mese

Affari – $ 9 per membro/al mese

Business Plus – $ 19 per membro/al mese

Impresa : personalizzata

Sapevi che puoi utilizzare ClickUp con la funzione del centro risorse di UserGuiding?

Conclusione

Una cosa è certa: Notion è uno strumento competente.

È, senza dubbio, tra i migliori sul mercato. Ciò che ci fa cercare alternative è il fatto che potrebbe non essere la scelta giusta per tutti, specialmente per coloro che non hanno bisogno di tutti i mestieri di questo maestro tuttofare.

Quindi, si spera, questo elenco di alternative sarà utile per quelli di voi là fuori che pensano che Notion potrebbe essere eccessivo per te.

Buona fortuna con la tua base di conoscenze!

Domande frequenti

La nozione è un sistema di gestione della conoscenza?

Sì. Ma Notion è anche uno strumento per prendere appunti, nonché un software di gestione dei progetti.

Come usi la nozione di gestione della conoscenza?

Per utilizzare Notion come sistema di gestione della conoscenza, gli utenti possono creare i propri wiki, basi di conoscenza e documenti.

Che cos'è una buona base di conoscenza?

Una buona base di conoscenza interna o esterna è accessibile, facile da usare e chiara sia nella categorizzazione che nella definizione.

A cosa serve la base di conoscenza?

Una base di conoscenza può essere interna ed esterna, la prima per i dipendenti e la documentazione aziendale mentre la seconda è per il supporto self-service per gli utenti.

Come si crea una base di conoscenza personale?

Notion è un ottimo strumento per creare una base di conoscenza personale, così come altri strumenti come Guru, ClickUp, ProProfs Knowledge Base, Document360 e Confluence.

Come si configura un sistema di gestione della conoscenza?

Per impostare una base di conoscenza interna o esterna, gli utenti possono utilizzare uno strumento senza codice come Notion, Guru o Confluence.

L'ossidiana è migliore della nozione?

Strumenti come Obsidian e Notion hanno tutti i loro punti forti, quindi dipende dalle funzionalità che gli utenti cercano per decidere quale sia il migliore.

Come si organizza un sistema di gestione della conoscenza?

Con strumenti come Notion, Guru e Confluence gli utenti possono facilmente classificare e catalogare le knowledge base.