“Le riunioni sono un sintomo di cattiva organizzazione. Meno incontri, meglio è”. – Peter Drucker

Li ami o li odi, le riunioni costituiscono una grossa fetta di ciò che chiamiamo lavoro. È così che discutiamo di idee, condividiamo aggiornamenti, facciamo brainstorming su progetti e facciamo le cose. Eppure molti leader aziendali considerano le riunioni un male necessario ed è facile capire perché: ci incontriamo troppo spesso.

Sfortunatamente, superare l'istinto del "mettiamo tutti insieme in una stanza" può essere difficile sia per i leader esperti che per i nuovi manager. Il risultato? I dipendenti ottengono poco o nessun tempo di flusso , i progetti sembrano sempre essere rimandati e la produttività del team ne risente.

I numeri non mentono!

Il tuo dipendente medio partecipa a 62 riunioni ogni mese , trascorrendo un intero quinto delle ore di lavoro in riunioni che nella migliore delle ipotesi sono improduttive. Più in alto nella scala aziendale, le cose peggiorano: i dirigenti intermedi e la dirigenza senior trascorrono il 35-50% del loro tempo nelle riunioni. Invece di essere un motore di produttività, una riunione di lavoro su due è considerata una perdita di tempo. Nel 2019, riunioni mal organizzate sono costate alle aziende statunitensi 399 miliardi di dollari.

Per essere chiari, non possiamo sbarazzarci di tutte le riunioni di lavoro - spesso ci aiutano a lavorare insieme, intraprendere azioni collettive e portare a termine le cose - ma possiamo (e dovremmo) essere esigenti riguardo a quelle che ospitiamo in modo da poter gestire incontri migliori e ottieni risultati migliori. Inoltre, l'implementazione di misure come i giorni di assenza, visti in aziende diverse come Facebook, Asana e Okta, può aiutare a ridurre le riunioni improduttive e restituire ai dipendenti il ​​tempo necessario per concentrarsi sul lavoro effettivo che deve essere svolto.

Che cos'è un giorno senza appuntamento?

Un giorno senza appuntamento è un giorno di lavoro concentrato. È essenzialmente un giorno alla settimana senza riunioni, quindi tu (e il tuo team) potete concentrarvi sul portare a termine le cose. Può essere qualsiasi giorno della settimana: alcune aziende scelgono il mercoledì, mentre altre preferiscono il giovedì per i giorni di assenza. Indipendentemente da ciò, ogni dipendente sa di non programmare riunioni in un giorno di assenza, a meno che non sia assolutamente necessario, in modo che tutti abbiano tempo ininterrotto per svolgere al meglio il proprio lavoro.

I vantaggi dei giorni senza appuntamento

• Aiuta i dipendenti a rimanere concentrati senza interruzioni
• Raggiungere uno "stato di flusso" è più facile, quindi la produttività aumenta
• Consente a tutti, manager compresi, di essere “fattori”
• Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti nelle riunioni

Aiuta i dipendenti a rimanere concentrati senza interruzioni

Le riunioni improduttive sono ovviamente una perdita di tempo, ma ogni riunione interrompe anche il "flusso" dei dipendenti al lavoro e consuma ore di lavoro aggiuntive. Anche se si tratta di una riunione di 30 minuti incredibilmente produttiva, le persone impiegano altri 23 minuti (in media) per tornare al ritmo. Alcuni di questi incontri ogni giorno e prima che te ne accorga, metà della giornata lavorativa è finita! Senza riunioni, il tuo team gode di un'area di lavoro ininterrotta, perfetta per lavori approfonditi e progetti più grandi che continuano a essere messi da parte.

Raggiungere uno "stato di flusso" è più facile, quindi la produttività aumenta

Quando le persone fanno ciò che amano senza distrazioni, entrano in uno "stato di flusso" che porta a risultati eccezionali. Senza riunioni che interrompono la giornata lavorativa, i dipendenti possono controllare più attività dai loro elenchi di attività ed essere più produttivi. Oppure possono svolgere attività più complesse e dispendiose in termini di tempo nei giorni di assenza e affrontare attività più piccole e gestibili nel resto della settimana.

Consente a tutti, manager compresi, di essere “fattori”

La maggior parte dei manager è abituata a pianificare giornate guidate, trascorrendo circa il 35% delle ore di lavoro alle riunioni fino alle ginocchia. L'implementazione di una giornata senza appuntamento in tutta l'azienda offre a tutti, inclusi i manager, maggiori opportunità di lavoro mirato in modo che possano essere "operatori".

Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti nelle riunioni

Troppe riunioni uccidono non solo la produttività ma anche il coinvolgimento. Quasi il 73% dei dipendenti ammette di svolgere altri lavori durante una riunione e il 39% afferma di essersi addormentato durante una riunione. La rimozione delle riunioni dall'equazione per un giorno in realtà semplifica la pianificazione delle riunioni durante il resto della settimana, poiché tutti i programmi dei dipendenti sono sincronizzati. Inoltre, aumenta il coinvolgimento dei dipendenti perché le persone sono meno stressate e meglio preparate per queste riunioni. Come afferma Jonathan Rosenberg, partner di Jackrabbit Mobile, un'agenzia di progettazione e sviluppo mobile con sede ad Austin, in Texas, che ha adottato non uno, ma due giorni di assenza ogni settimana, "tutti sono piuttosto concentrati sulla collaborazione nei giorni di riunione".

Come implementare i giorni di non riunione

• Ottieni il buy-in dalla tua squadra
• Concordare un giorno della settimana
• Pulisci il tuo calendario
• Comunicare e incoraggiare
  

Una volta che sei convinto che meno è meglio, almeno quando si tratta di riunioni, ecco come puoi iniziare con i giorni senza riunioni e intrecciarli nella cultura del tuo team.

Ottieni il buy-in dalla tua squadra

Presenta la tua proposta per il giorno di non incontro e chiedi feedback. I singoli contributori saranno facili da vendere, adoreranno più tempo per il lavoro concentrato. Per i manager, spiega come un giorno senza appuntamento dia loro il tempo di scavare nelle loro infinite liste di cose da fare e svolgere più lavoro.

Concordare un giorno della settimana

Fare in modo che tutti siano d'accordo su un giorno senza appuntamento può essere difficile. Conduci un sondaggio a livello aziendale ( esegui un sondaggio in un canale Flock, forse?) Per identificare ciò che funziona per tutti (o la maggior parte delle persone). I team distribuiti o remoti potrebbero trovare più facile effettuare una chiamata in base alle sovrapposizioni di fuso orario.

Pulisci il tuo calendario

Annulla le riunioni che non aggiungono valore. Sbarazzarsi delle riunioni di stato; utilizzare invece un sistema di gestione del progetto per tenere d'occhio i progressi. Riprogramma i municipi, i check-in della squadra e gli orari 1:1 per gli altri giorni della settimana. Collaborare con i manager per garantire che questa azione venga ripetuta in tutta l'azienda per il calendario di ogni dipendente.

Comunicare e incoraggiare

È fondamentale che ogni dipendente sappia cosa aspettarsi dai giorni di assenza e i vantaggi che speri di ottenere. Assicurati di impostare le giuste aspettative, non solo in termini di riunioni, ma anche su come i dipendenti possono sfruttare al meglio i giorni di assenza.

Tieni presente che a volte potrebbe essere necessario programmare una riunione in un giorno senza appuntamento, quindi imposta chiaramente tale aspettativa in anticipo. Se vedi riunioni programmate in un giorno di non riunione designato, incoraggia il tuo team a spostarle e ribadisci come i giorni di non riunione avvantaggiano l'azienda nel suo insieme.

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Soprattutto, sii flessibile e aperto a provare nuovi modi per adattare i giorni senza riunioni al programma del tuo team. Ricorda che i giorni senza riunioni sono per tutti i membri del tuo team, non solo per i singoli contributori o manager. Dai l'esempio e incoraggia tutti, manager e leader inclusi, a sfruttare i giorni di assenza. E ogni tanto, chiedi al tuo team un feedback su come rendere le tue riunioni più efficienti ed efficaci.

Come ti senti a introdurre un giorno di non incontro nella tua attività? Hai domande su come implementarlo nella tua organizzazione? Parla con noi. :)