3 cose da non perdere per migliorare l'implementazione del tuo software
Pubblicato: 2022-05-07Punti di controllo, personalizzazioni e comunicazione costante portano al successo dell'implementazione.
L'attivazione e l'esecuzione di un nuovo software è un passaggio fondamentale, ma può andare in pezzi senza obiettivi specifici, traguardi importanti e una comunicazione chiara.
Ogni software e ogni azienda richiederà un piano unico per ottenere i migliori risultati, ma abbiamo trovato tre cose che sono comuni in qualsiasi implementazione di successo. Non si tratta semplicemente di elementi in un elenco da spuntare, ma di temi da portare avanti durante l'intero processo di implementazione.
Tratteremo tre cose:
- Comunica costantemente
- Personalizza o personalizza il software
- Crea posti di blocco
1. Comunica costantemente
Probabilmente la caratteristica più importante di ogni implementazione di successo è una comunicazione chiara durante tutto il processo. Assicurati che ogni piano che crei venga eseguito utilizzando una comunicazione costante.
Ecco alcune attività di comunicazione da completare prima di avviare un'implementazione:
| Compito | Perché è importante |
|---|---|
| Canale di comunicazione | Stabilire un metodo di comunicazione predefinito, che potrebbe essere contenuto in un sistema di gestione del progetto o in uno strumento di comunicazione come Slack. Se dedichi un unico spazio a tutte le discussioni sull'implementazione, è molto meno probabile che perdi informazioni importanti. |
| Cadenza dell'incontro | Prendi in considerazione alcune riunioni formali di check-in con il fornitore e i rappresentanti interni per risolvere i problemi e garantire che tutti i passaggi siano completati prima di passare alla fase successiva. A seconda della durata dell'implementazione, potresti tenerli settimanalmente o mensilmente. |
| Metodo per condividere documenti importanti | Se possibile, utilizzare lo stesso software di comunicazione anche per condividere i documenti. In questo modo, le informazioni appropriate sono facilmente disponibili per qualsiasi persona dal lato del fornitore o dell'azienda. |
David Singletary, responsabile del progetto software presso Wiss and Company, ha una vasta esperienza nell'implementazione di oltre 25 anni e afferma che una comunicazione regolare è fondamentale. Ciò dovrebbe includere anche la disponibilità di un canale per consentire ai dipendenti di segnalare eventuali problemi riscontrati durante l'utilizzo del nuovo software.
"Puoi avere punti di contatto giornalieri o settimanali per discutere delle prestazioni del sistema, discutere delle migliori pratiche e apportare modifiche al sistema o operative se necessario", afferma. “Le persone potrebbero non alzare la mano se stanno lottando; questo fornirà al forum per farlo".
Puoi anche stabilire un grafico RACI in modo che ogni persona coinvolta nel processo di implementazione sappia esattamente chi contattare per mantenere il progetto in movimento. Le persone sono classificate come una o più delle seguenti:
- R: Responsabili — I responsabili del lavoro per raggiungere l'obiettivo.
- A: Responsabile : il "proprietario" o coloro che in ultima analisi rispondono per il completamento del progetto.
- C: Consultato: coloro che offrono input o opinioni.
- I: Informato — Coloro che sono tenuti informati dei progressi.
Il tuo grafico RACI sarà simile a questo esempio:
| Attività o deliverable | Responsabile del progetto | CIO | Caposquadra |
|---|---|---|---|
| Conferma i requisiti funzionali | A/R | C | io |
| Stabilisci nuovi flussi di lavoro | A/R | io | C |
| Integrazione contabile completa | UN | R | io |
Una chiara comunicazione e condivisione delle informazioni è fondamentale prima, durante e dopo l'implementazione tra i leader aziendali, il fornitore e i dipendenti.
2. Personalizza o personalizza il software
Il software tipico di oggi è basato su cloud, distribuito su qualsiasi dispositivo e in grado di essere personalizzato in modo approfondito in modo che i tuoi dipendenti possano lavorare nel modo più efficiente per aumentare la produttività.
Collabora con il fornitore per creare un elenco di ciò che desideri modificare e stabilisci un punto di controllo dell'implementazione affinché il fornitore possa rivedere le modifiche di personalizzazione richieste. Ad esempio, gli utenti del software di gestione dei progetti spesso desiderano che flussi di lavoro specifici vengano aggiunti al sistema e i team di vendita desiderano personalizzare i campi per rendere più agevole l'immissione dei dati.
Il tuo settore e il tipo di flussi di lavoro di cui hai bisogno influiranno su ciò che dovrebbe essere personalizzato, ma l'elenco potrebbe includere:
-
Aggiunta o rimozione di campi -
Creazione di flussi di lavoro personalizzati -
Configurazione dell'accesso alle funzionalità per ruolo -
Abbinare l'interfaccia utente ai colori e ai loghi del marchio -
Integrazioni con requisiti specifici
La personalizzazione si riferisce al modo in cui i singoli utenti possono modificare la navigazione, il layout del dashboard o la funzionalità nella propria visualizzazione del software. Chiedi al rappresentante del fornitore di dimostrare come i singoli utenti possono personalizzare il sistema prima della data di inizio.
La gestione anticipata della personalizzazione e della personalizzazione garantisce che gli utenti possano ottenere il massimo dal software sin dall'inizio.
3. Crea posti di blocco
La maggior parte dei fornitori dispone di un modello per il processo di implementazione e puoi collaborare con loro per assicurarti che soddisfi le tue esigenze. Ma per un compito così critico, è importante tenere traccia formalmente dei checkpoint e delle pietre miliari per sapere che tutto sta andando come previsto.
"La creazione di punti di controllo nel piano del progetto garantirà che i tuoi obiettivi e le tue aspettative siano soddisfatti e che qualsiasi domanda riceva una risposta in modo tempestivo e reattivo", afferma Kenny Trinh, fondatore di NetBookNews, una risorsa per notizie e recensioni su laptop e tablet.
I checkpoint che crei dipenderanno dal tuo piano unico, ma dovrebbero includere tutte le pietre miliari principali per la connessione del software esistente, il trasferimento di dati importanti, l'avvio di seminari di formazione regolari e la data finale di inizio attività.
Trinh, che era CEO di una società di tecnologia per l'istruzione prima di partire per fondare NetBookNews, afferma che un problema comune è un nuovo software disponibile senza dati storici, ma con i checkpoint, tutte le parti interessate possono sapere come e perché ogni decisione è stata presa nel processo di implementazione.
"L'obiettivo qui è eliminare i problemi di comunicazione e assicurarsi che tutte le parti dell'accordo siano ritenute responsabili dei loro risultati", afferma Trinh.
Pronto per l'implementazione del tuo software?
Pianificando le personalizzazioni e stabilendo check-in regolari per una comunicazione coerente, è molto più probabile che implementi un nuovo sistema efficiente su misura per le tue esigenze.
I leader aziendali intelligenti pianificano in anticipo, quindi forse stai ottenendo un vantaggio su questo argomento. In tal caso, assicurati di rivedere i nostri rapporti su altre pietre miliari dell'acquisto di software:
- Forse stai ancora facendo demo: ecco come trarne il massimo.
- Prima di firmare un contratto, assicurati di considerare questi quattro aspetti per evitare un deplorevole investimento software.
Metodologia del sondaggio sulle tendenze di acquisto del software per piccole imprese 2019
I risultati presentati si basano su uno studio di Gartner per comprendere i comportamenti di acquisto di software dei proprietari di piccole e medie imprese negli ultimi 12 mesi.
La ricerca principale è stata condotta online tra settembre e ottobre 2019 tra 488 intervistati negli Stati Uniti, Canada, Germania, Francia e Spagna.
Le aziende sono state esaminate per il numero di dipendenti e le entrate nell'anno fiscale 2018 per arrivare alle piccole e medie imprese. Dovevano inoltre aver acquistato almeno un sistema software per $ 5.000 o più negli ultimi 12 mesi.
Gli intervistati dovevano essere almeno responsabili di ufficio, influenzando le decisioni di acquisto del software nelle loro organizzazioni.
Lo studio è stato sviluppato in collaborazione dagli analisti di Gartner e dal principale team di ricerca che segue Digital Markets.
Dichiarazione di non responsabilità: i risultati non rappresentano risultati "globali" o il mercato nel suo insieme, ma riflettono il sentimento degli intervistati e delle aziende intervistate.
NOTA: le applicazioni selezionate in questo articolo sono esempi per mostrare una funzionalità nel contesto e non sono intese come conferme o consigli. Sono stati ottenuti da fonti ritenute affidabili al momento della pubblicazione.