Scelta di un sistema telefonico per più sedi di uffici nel 2024

Cercare di trasferire una chiamata tra più uffici è un incubo. È necessario istruire il chiamante a rimanere in attesa, disconnettersi manualmente, quindi ricomporre l'altro ufficio e pregare che qualcuno prenda subito il telefono. Una volta connesso, è necessario presentare nuovamente il chiamante dall'inizio.

È ancora peggio quando è necessario organizzare una riunione o una teleconferenza a livello aziendale. Poiché non è possibile connettersi in modo semplice, è necessario inviare tramite e-mail più linee di conferenza e codici di accesso a diversi team e sedi di uffici.

Se questo scenario di comunicazione sconnessa ti sembra familiare, probabilmente stai utilizzando sistemi telefonici obsoleti in più sedi e uffici. Fortunatamente, esiste un modo molto migliore, grazie alle comunicazioni unificate (UC).

Diamo un'occhiata a come puoi soddisfare tutte le tue esigenze aziendali attraverso un'unica piattaforma di comunicazione basata su cloud per voce, video, messaggistica e condivisione di file.

Perché desideri un sistema telefonico unificato per più sedi

Avere una vera soluzione UC per un'azienda multisito offre vantaggi incredibili rispetto ai vincoli delle configurazioni di soluzioni telefoniche tradizionali e disconnesse. Ecco alcuni vantaggi chiave:

Migliori esperienze dei clienti

I tradizionali sistemi telefonici PBX in sede funzionano isolatamente da ciascuna sede senza alcuna integrazione intrinseca tra di loro. Passando a un sistema telefonico basato su cloud, abbatti queste barriere e crei un'unica piattaforma di collaborazione senza soluzione di continuità per l'intera organizzazione in ogni sede.

Ecco un breve esempio: supponiamo che tu gestisca una famosa catena di ristoranti in una grande città. Spesso i clienti compongono il numero sbagliato suggerito da Google per effettuare la prenotazione. Con un sistema telefonico unificato, il personale può trasferire la chiamata alla posizione desiderata senza costringerlo a riattaccare e comporre un nuovo numero di telefono sconosciuto.

Con un provider di comunicazione unificato come Nextiva, il tuo team può collaborare tramite telefono, video, messaggistica e condivisione di file in un'unica app. Ciò consente comunicazioni e collaborazioni senza interruzioni, indipendentemente dalla distanza fisica o dalla posizione.

Collaborazione migliorata

La maggior parte dei sistemi telefonici multisede combina strumenti essenziali di collaborazione sul posto di lavoro come videoconferenze HD, chiamate vocali/VoIP, messaggistica di gruppo, condivisione dello schermo e backup/condivisione di file in un'unica interfaccia intuitiva. Questa convergenza consente ai team e ai dipendenti distribuiti in tutte le sedi degli uffici di connettersi e collaborare senza sforzo utilizzando gli strumenti di cui hanno bisogno on demand.

Ad esempio, i membri del team remoto possono passare da una chiamata vocale a una riunione video con condivisione dello schermo. Possono anche condividere e collaborare su file, documenti o aggiornamenti tramite canali di messaggistica integrati del team.

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Esperienza dei dipendenti migliorata

Con una soluzione di comunicazione basata su cloud, il tuo personale può accedere a tutte le funzionalità di comunicazione e collaborazione da qualsiasi dispositivo dotato di connessione Internet, inclusi smartphone e tablet quando lavora in remoto o è in viaggio.

Ciò consente un'esperienza della forza lavoro più mobile e flessibile rispetto ai sistemi telefonici tradizionali legati alle postazioni fisiche. I tuoi dipendenti possono effettuare e ricevere chiamate, partecipare a riunioni video, controllare la segreteria telefonica e chattare con i colleghi, sia che si trovino in ufficio, a casa o in viaggio.

Gestione semplificata per l'IT

Uno dei maggiori vantaggi di una soluzione di comunicazione unificata sono le funzionalità di amministrazione centralizzata che fornisce al personale IT o agli amministratori attraverso un unico portale di gestione basato sul Web.

Invece di gestire sistemi PBX on-premise separati in modo indipendente in ogni sede, il tuo team IT può utilizzare un sistema telefonico cloud per gestire centralmente tutto il provisioning degli utenti, le impostazioni, l'instradamento delle chiamate , le policy di sicurezza, gli aggiornamenti di sistema e la risoluzione dei problemi da un'unica console unificata.

Scalabilità per la crescita

L'aggiunta di siti al tuo sistema telefonico multiufficio esistente è semplice e facile man mano che la tua attività si espande e cresce in nuovi edifici o mercati.

Seriamente, è facile con un clic. Non è necessario un piano di migrazione pluriennale (o pluriennale). Non sono necessarie complesse installazioni in loco o riconfigurazioni di nuovo hardware o sistemi PBX.

Poiché il servizio UC risiede nel cloud, l'amministratore deve semplicemente effettuare il provisioning della nuova posizione e degli utenti utilizzando il portale di gestione centralizzato. Ciò consente di scalare facilmente le funzionalità e soddisfare la crescita aziendale senza interruzioni significative del sistema o risorse tecniche rispetto alle tradizionali configurazioni on-premise.

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Efficacia dei costi

Con un PBX cloud , elimini le principali spese di capitale iniziali necessarie per acquistare, distribuire e mantenere l'hardware e l'infrastruttura PBX on-premise complessi in ogni singolo ufficio in cui operi.

Invece, paghi una tariffa di abbonamento mensile prevedibile per utente per i servizi UCaaS in tutte le tue sedi. Questo modello di prezzo offre una migliore prevedibilità dei costi e può essere più conveniente a lungo termine rispetto ai costi combinati di apparecchiature, manutenzione e supporto in sede.

Cosa cercare quando si sceglie una soluzione di comunicazione unificata

Con l'aumento della domanda di cloud UC, non mancano i fornitori VoIP e UCaaS che cercano di soddisfare le esigenze di aziende con più sedi come la tua.

Ma non tutte le soluzioni sono uguali, quindi ecco alcuni fattori da cercare:

1) Bisogni centralizzati

La capacità principale di cui hai bisogno è un fornitore di servizi UC in grado di unificare le tue esigenze di comunicazione e collaborazione aziendale in un'unica soluzione completamente integrata in ogni ufficio e sede. Ciò dovrebbe includere:

• VoIP/chiamate vocali nel cloud : funzionalità di chiamata vocale/video e conferenza facili da usare per le chiamate in entrata e l'assistenza clienti
• Messaggistica unificata: funzionalità integrate di posta vocale, chat, SMS, fax e persino di trascrizione da messaggio vocale a e-mail
• Riunioni online : videoconferenze HD con condivisione dello schermo
• Strumenti di collaborazione : condivisione di file, backup e canali di messaggistica del team
• App mobili : possibilità di accedere a tutti gli strumenti da qualsiasi dispositivo/posizione

Se la tua azienda investe in Microsoft 365 o nelle app di Office, trovare una soluzione UC che offra una profonda integrazione con Microsoft Teams è l'ideale. Ciò ti consente di effettuare/ricevere chiamate, visualizzare messaggi vocali e condividere file direttamente all'interno dell'interfaccia di Teams che il tuo personale già utilizza quotidianamente.

2) Onboarding e comodità dell'utente

Avrai bisogno di un sistema telefonico VoIP che sia facile e veloce da implementare nell'intera organizzazione senza grandi corsi di formazione per gli utenti o ostacoli nella gestione delle modifiche. Le soluzioni di gestione delle chiamate basate sul cloud presentano un vantaggio intrinseco rispetto ai rigidi sistemi locali in termini di installazione facile da usare e interfacce intuitive.

I principali fornitori di UC come Nextiva offrono un'esperienza utente moderna con un design dell'interfaccia pulito e semplice per le loro app mobili e desktop. I tuoi dipendenti dovrebbero essere in grado di effettuare chiamate, gestire riunioni, accedere alla posta vocale, chattare e sfruttare le altre funzionalità unificate del sistema in modo intuitivo senza un'intensa attività di potenziamento o formazione.

Le funzionalità di chiamata del sistema, in particolare, dovrebbero essere di facile utilizzo per il consumatore: ad esempio, dovrebbe essere possibile trasferire le chiamate tra sedi ed interni con pochi clic.

3) Comunicazione multi-sede

Facilitare la comunicazione tra siti senza attriti è un must. Cerca una piattaforma di comunicazione aziendale con solide funzionalità di gestione delle chiamate come:

• Trasferimenti e inoltro di chiamate indipendenti dalla posizione : con pochi clic, i dipendenti possono trasferire facilmente le chiamate vocali tra diversi uffici, interni e dispositivi mobili/utenti remoti.
• Receptionist virtuali : indirizza i chiamanti alla persona/dipartimento giusto in modo efficiente utilizzando un receptionist virtuale avanzato per fornire ai chiamanti un menu per raggiungere la squadra o l'ufficio giusto.
• Directory aziendale unificata : trova e connettiti rapidamente con i colleghi in qualsiasi luogo semplicemente cercando nella directory centralizzata per nome o dipartimento.

Un sistema UC che fornisce indipendenza a diverse sedi semplifica la comunicazione all'interno della tua organizzazione multisito.

4) Amministrazione centralizzata

L'amministrazione e la supervisione centralizzate sono funzionalità cruciali che semplificano enormemente le implementazioni UC multisito e le attività di gestione continuative.

Grazie alla visibilità in tempo reale sullo stato del sistema e sui dati sulle prestazioni in tutte le sedi, il tuo team IT può risolvere rapidamente i problemi, ottimizzare il routing delle chiamate e garantire tempi di attività costanti per la tua infrastruttura di comunicazione. L'analisi unificata fornisce inoltre informazioni preziose sui volumi delle chiamate, sui modelli di utilizzo, sui comportamenti di collaborazione dei team e altro ancora per promuovere strategie aziendali migliori.

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Unifica le tue comunicazioni aziendali con Nextiva

Ottieni molte più funzionalità con un sistema telefonico basato su cloud progettato per più sedi e uffici. Ecco alcuni modi in cui puoi migliorare la comunicazione aziendale:

• Collaborazione perfetta tra luoghi tramite strumenti integrati di voce, video, messaggistica e condivisione di file
• Un'esperienza migliorata di servizio telefonico mobile per i dipendenti con accesso alle comunicazioni da qualsiasi luogo
• Gestione semplificata attraverso amministrazione e provisioning centralizzati
• Robuste funzionalità di gestione delle chiamate multisito e multilinea come trasferimenti, operatori e integrazione della rubrica
• Scalabilità senza aggiornamenti complessi per aggiungere facilmente nuove sedi man mano che cresci,
• Conveniente con prezzi di abbonamento cloud prevedibili per utente

Quando valuti le soluzioni di comunicazione aziendale , dai la priorità a quelle che forniscono un'esperienza utente intuitiva, funzionalità centralizzate e unificate, ottimizzazione multi-sede, solida sicurezza/affidabilità e una comprovata esperienza al servizio di aziende come la tua.

Nextiva emerge come il fornitore UCaaS tutto in uno preferito su misura per le aziende con più sedi negli Stati Uniti. La sua piattaforma di comunicazione cloud integra perfettamente chiamate VoIP, videoconferenze, messaggistica per i team, app mobili e strumenti di produttività in un'unica soluzione facile da usare.

Le principali funzionalità multisito includono trasferimenti di chiamate senza interruzioni tra sedi, gestione centralizzata di tutti gli uffici, integrazioni CRM e prezzi per utente che semplificano la scalabilità. Grazie alla formazione integrata, al supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e ai tempi di attività di livello aziendale, Nextiva offre un sistema telefonico VoIP pronto per il futuro per aziende multisede di piccole, medie e grandi dimensioni.

Prendi il controllo delle tue esigenze di comunicazione oggi stesso. Unifica la tua intera organizzazione con Nextiva e ottieni collaborazione, mobilità e risparmi sui costi migliorati in tutte le tue sedi.