La guida per principianti ai sistemi telefonici multilinea e alle migliori scelte telefoniche

Se la tua azienda sta crescendo rapidamente, è probabile che tu abbia superato il sistema telefonico della tua azienda.
L'impossibilità di gestire molte chiamate contemporaneamente ti costa le vendite e danneggia l'esperienza del cliente. Un sistema telefonico multilinea fornisce funzioni essenziali come mettere in attesa le chiamate e molto altro.
La parte migliore è che non avrai più bisogno di prese telefoniche o modifiche ai tuoi numeri di telefono. Esistono alcuni modi per configurare un sistema telefonico aziendale per supportare più linee.
Questa guida ti aiuterà a trovare il sistema telefonico multilinea adatto alle tue esigenze.

• Che cos'è un sistema telefonico multilinea?
• Come funzionano i sistemi telefonici multilinea?
• Tipi di telefoni multilinea
• Come configurare un sistema telefonico multilinea
• Funzionalità avanzate del sistema telefonico
• Vantaggi di un sistema telefonico multilinea

Che cos'è un sistema telefonico multilinea?

Un sistema telefonico multilinea consente di gestire due o più chiamate contemporaneamente. Consente ai dipendenti di mettere in attesa le chiamate, comporre numeri interni o esterni e tornare in linea.
I telefoni multilinea differiscono dai telefoni con una linea singola che possono mantenere solo una telefonata alla volta. Allo stesso modo, hanno un numero di telefono assegnato loro. Quando la linea è in uso, i chiamanti verranno indirizzati a un messaggio vocale oa un segnale di occupato.

Quando assumi nuovi dipendenti e ridimensioni la tua base di clienti, l'approccio a linea singola ostacola la tua crescita.
Le aziende possono configurare un sistema telefonico multilinea in uno dei due modi principali:

• Sistema telefonico multilinea locale : questo sistema telefonico locale obsoleto richiede apparecchiature di telecomunicazione. Gli esempi includono un Private Branch Exchange (PBX) o una Key System Unit (KSU). Entrambi hanno bisogno di molte competenze tecniche per essere gestiti.
• Sistema telefonico multilinea basato su cloud : questo moderno sistema telefonico esiste nel cloud per fornire linee telefoniche illimitate per i telefoni da utilizzare. I sistemi telefonici cloud non necessitano che gli utenti siano in loco per raggiungere un segnale di linea. Esempi di ciò includono servizi telefonici VoIP più recenti e alcuni PBX IP.

Gli imprenditori raramente toccavano i sistemi telefonici tradizionali dopo averli installati. Per la maggior parte, un unico dispositivo con più linee e numeri di telefono soddisfaceva le loro esigenze aziendali.
Un tempo, la configurazione e la manutenzione dei sistemi PBX erano convenienti. Con l'evoluzione della tecnologia, i tecnici qualificati sono diventati scarsi. L'hardware e il talento li rendono piuttosto costosi da mantenere. Inoltre, mancano delle funzionalità vitali per lavorare in remoto.
Il sistema telefonico multilinea basato su cloud sfrutta la tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol). Questo sistema telefonico più recente funziona utilizzando una connessione Internet anziché linee separate. Questi sistemi telefonici sono più efficienti e convenienti per aziende di tutte le dimensioni.

Come funziona un sistema telefonico multilinea?

Un sistema telefonico multilinea crea una rete telefonica interna con interni separati. Questa funzionalità consente agli operatori di mettere in attesa le chiamate in arrivo e di vedere la presenza in tempo reale di altri interni.
Tradizionali e basati su cloud sono due tipi di sistemi telefonici che supportano più linee telefoniche. Dovresti conoscere le differenze tra ogni tipo di sistema telefonico.

Sistemi telefonici multilinea tradizionali

I sistemi telefonici multilinea analogici sono disponibili in due versioni.
Il primo è dove una singola linea fissa fornisce funzionalità a due linee utilizzando i cavi esistenti. Li colleghi alle prese telefoniche usando fili gialli e neri. Dovrai pagare una linea extra dalla compagnia telefonica per usarla. I portatili analogici possono cambiare linea e mettere in attesa le chiamate utilizzando il pulsante flash.
Il secondo tipo è un Private Branch Exchange, o PBX in breve. Accetta più linee telefoniche tramite linee fisse o trunk di base. Questi forniscono funzioni del telefono come segreteria telefonica, inoltro di chiamata e vivavoce. Se devi comporre 9 per raggiungere una linea esterna, hai un PBX.
I chiamanti riceveranno un segnale di occupato quando le linee in entrata sono in uso. Questa limitazione è una preoccupazione notevole per un'azienda che ha bisogno di crescere.
I sistemi telefonici tradizionali necessitano di telefoni fissi in grado di accettare più linee. Questi telefoni offrono funzionalità come cuffie o telefoni cordless (DECT). Tuttavia, la sua popolarità continua a diminuire a favore della sua alternativa: il VoIP.
I sistemi telefonici multilinea in esecuzione nel cloud offrono il meglio dei sistemi VoIP e PBX. Diamo un'occhiata sotto il cofano per vedere come funzionano.

Sistemi telefonici multilinea basati su cloud

Il successore del sistema telefonico tradizionale è il sistema telefonico cloud. Offrono funzionalità multilinea con scalabilità illimitata. Inoltre, offrono molte funzionalità aziendali richieste incluse.

Com'è possibile?
Questo tipo di sistema telefonico multilinea utilizza il protocollo Voice over Internet. Bypassa completamente la compagnia telefonica locale con il VoIP. In qualità di fornitore VoIP aziendale affidabile , Nextiva fornisce un sistema telefonico completo nel cloud con tempi di attività impressionanti.
Un sistema telefonico cloud converte le chiamate in pacchetti di dati. Li trasmette a un data center vicino. In pochi millisecondi, il telefono IP converte l'audio nel suono che puoi sentire. Il provider VoIP fornisce un PBX virtuale dedicato ai suoi utenti di classe business.
"Virtuale" è una distinzione importante quando si tratta di sistemi telefonici multilinea.
Le estensioni telefoniche non sono linee telefoniche fisiche. Non ci sono nemmeno prese telefoniche. Sono rappresentazioni logiche per un PBX cloud per mettere in coda le chiamate o fornire parcheggio delle chiamate. Puoi mettere in coda fino a 525 chiamate per linea. Sono molte chiamate!
Finché disponi di una connessione Internet affidabile, puoi avere tutte le linee che desideri.

Tipi di telefoni multilinea (e casi d'uso)

Scegliere i telefoni per la tua azienda non deve essere un gioco d'azzardo. Esistono alcuni tipi di telefoni da utilizzare con il sistema telefonico multilinea. Avere più linee non significa sempre meglio.
Abbiamo suddiviso i telefoni in base al numero di linee insieme agli esempi.

telefoni a 2 linee

Un sistema telefonico a due linee è l'ideale per le piccole imprese che hanno un volume di chiamate prevedibile.
Esempi di casi d'uso di aziende che potrebbero utilizzare due righe includono:

• Soloimprenditori con una linea per la vendita e una seconda per il servizio.
• Piccoli uffici con due dipendenti, quindi hanno ciascuno una linea.
• Piccoli rivenditori per accettare chiamate in entrata e una linea per la gestione.

È possibile trovare telefoni fissi VoIP a due linee per circa $ 80. Il Poly VVX 150 è un'ottima scelta per chi ha un budget limitato.

telefoni a 4 linee

Se ritieni che i dipendenti debbano mettere in attesa le chiamate, trasferimento a caldo, un telefono a quattro linee è l'ideale.
Dai un'occhiata a questi esempi di telefono a quattro linee in uso:

• Piccole agenzie con rappresentanti di vendita e account manager per rispondere alle chiamate dei clienti in arrivo.
• I team del servizio clienti con rappresentanti dell'assistenza richiamano clienti, fornitori e dipendenti.
• Receptionist con la necessità di rispondere e trasferire più chiamate in arrivo.

I prezzi per i telefoni a quattro linee partono da circa $ 160 per telefono. Il Poly VVX 250 o il telefono IP Cisco 6851 sono ottime scelte per un telefono VoIP per impieghi gravosi.

telefoni a 6-12 linee

Il livello successivo di telefoni multilinea offre prestazioni migliori rispetto ai telefoni VoIP inferiori. Hanno chipset più veloci, più memoria e persino più personalizzazioni rispetto ai telefoni standard. A questo livello, offrono funzionalità avanzate, come presenza di linea e softkey.
Queste saranno l'opzione migliore per queste esigenze aziendali:

• Assistenti esecutivi che controllano e hanno bisogno di conoscere lo stato della linea del proprio dirigente.
• Supervisori del team che devono monitorare più chiamate contemporaneamente.
• Account executive senior che devono controllare l'inventario e i prezzi con la direzione.

I telefoni fissi sopra le cinque linee sono in genere superiori a $ 250. Il conveniente telefono VoIP Nextiva X-885 supporta 12 linee per soli $ 190.
Per la massima flessibilità, prova il telefono VoIP Nextiva X-835. Ecco una recensione dell'appassionato di sistemi telefonici aziendali Prince Rich:

Video: Recensione del dispositivo Nextiva X-835 del Rich Technology Group

Numero flessibile di linee telefoniche

La sfida di scegliere un telefono con un numero predefinito di linee telefoniche disponibili? Devi capire le tue esigenze di comunicazione aziendale e anticipare le tue esigenze future.
Indipendentemente dal numero di linee utilizzate dalla tua azienda, è sempre meglio avere telefoni in grado di gestirne di più. È importante sottolineare che questi telefoni necessitano solo di un cavo, il che rende l'installazione un gioco da ragazzi.
Cosa succede se hai bisogno di quattro linee telefoniche per la maggior parte dell'anno, ma fino a dieci durante le stagioni più trafficate?
Con i sistemi telefonici tradizionali, non sei in grado di scalare velocemente il volume delle chiamate. E se stai assumendo in modo aggressivo, dovrai aggiungere più linee e acquistare nuovi telefoni.
È qui che entra in gioco il VoIP ospitato . Quando le tue esigenze cambiano, puoi aggiungere più linee telefoniche quando ne hai bisogno direttamente dalla dashboard dell'amministratore.
Invece di acquistare nuovi telefoni, possono utilizzare un'app per telefoni aziendali sul proprio smartphone. Boh, fatto!

Come configurare un sistema telefonico multilinea

Se segui il percorso del sistema telefonico tradizionale, avrai bisogno della compagnia telefonica per installare ogni linea. Dovrai anche mettere da parte un budget elevato per un PBX in sede e un tecnico per configurare tutto. Dovrai configurare i telefoni fissi per l'interfaccia con il tuo PBX.
Un sistema telefonico multilinea basato su cloud è un'alternativa più semplice. Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione a Internet e ci vogliono solo circa 20 minuti.

Ecco i quattro passaggi per configurare il tuo sistema telefonico virtuale con più linee:

1. Scegli un servizio telefonico aziendale. Seleziona un piano in base alle tue esigenze aziendali. Nextiva ha una gamma di piani telefonici ricchi di potenti funzionalità. Puoi anche provarlo gratuitamente.
2. Assegna estensioni telefoniche. Nel tuo portale di amministrazione, puoi iniziare ad aggiungere estensioni interne di ciascuno dei membri del tuo team. Ciò semplifica la composizione interna e i trasferimenti di chiamata.
3. Registra i tuoi saluti telefonici. Carica il tuo saluto personalizzato o registrane uno dal tuo telefono (o computer). Lascia una prima impressione duratura quando le persone chiamano la tua azienda.
4. Inizia a fare e rispondere alle chiamate: se non hai ancora un telefono VoIP, non devi aspettare che ne arrivi uno. Inizia con il tuo smartphone iOS o Android grazie a un'app softphone .

Avrai un sistema telefonico multilinea in meno di un'ora. I telefoni VoIP di Nextiva sono dotati di tutte le tue impostazioni, quindi è necessario collegarli.

Funzioni avanzate in un sistema telefonico multilinea

Cosa puoi fare con un sistema telefonico multilinea? Offrono molto di più di più interni telefonici. Alcune funzionalità variano tra i PBX locali e i sistemi telefonici cloud.
Immergiamoci nelle migliori funzionalità VoIP che vorresti avere nel tuo sistema telefonico multilinea.

1) Assistente automatico

Un operatore automatico indirizza le chiamate in arrivo alla persona o al team giusti in base all'input della tastiera del chiamante.
L'utilizzo di un assistente automatico migliora l'esperienza del cliente riducendo i tempi di attesa. Trasmetterai anche l'immagine di un'attività professionale indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda.
Risparmia tempo grazie a questi script di operatore automatico già pronti.

2) Chiamata in attesa e parcheggio di chiamata

Chiamata in attesa ti consente di mettere in pausa una chiamata in modo da poter parlare con un collega o rispondere a un'altra chiamata. Il parcheggio delle chiamate è simile, ma con il vantaggio aggiuntivo di consentire ad altri di recuperare la chiamata che hai messo in attesa.
Mettere in attesa e parcheggiare le chiamate ti offre il vantaggio di risolvere ogni chiamata del cliente. Inoltre, la musica di attesa coinvolge i chiamanti e annuncia messaggi personalizzati come le opzioni di pagamento.

3) Analisi delle chiamate

Misurare i volumi di chiamate e associarli all'attività aziendale ti aiuta a scalare la tua organizzazione. Il servizio telefonico Internet di livello aziendale di Nextiva mostra i dati delle chiamate in tempo reale e le analisi aziendali.
A colpo d'occhio, i supervisori possono visualizzare i report e creare dashboard personalizzati per consentire alla leadership e al personale di funzionare al meglio.

4) Deviazione di chiamata

La funzione di inoltro di chiamata consente di trasferire le chiamate a qualsiasi numero di telefono o dispositivo. A seconda del tuo provider, potresti anche instradare le chiamate alla tua segreteria telefonica, al telefono fisso o al cellulare.
L'inoltro di chiamata ti aiuta a rimanere operativo, anche quando sei fuori ufficio. Puoi eliminare le chiamate perse e le opportunità di lavoro perse.

5) Instradamento delle chiamate

L'instradamento delle chiamate è una funzione VoIP che indirizza le chiamate in entrata a qualsiasi persona in base ai criteri definiti dall'utente. Questa logica include le selezioni di ora, ID chiamante e operatore automatico.
Puoi instradare le chiamate al tuo team utilizzando uno di questi criteri:

• Round-robin: le chiamate sono distribuite in modo uguale in tutta la squadra
• Regolare: le chiamate ricevono risposta in ordine cronologico
• Uniforme: le chiamate vanno all'agente disponibile da più tempo
• Simultanea: tutti i telefoni squillano e l'agente che risponde per primo prende la chiamata
• Ponderato: si imposta un rapporto di chiamate da instradare a ciascun agente

6) Segreteria telefonica aziendale

Se non rispondi in tempo alla chiamata, consenti ai chiamanti di lasciare un messaggio vocale. Ciò significa che non perderai un potenziale vantaggio o la possibilità di deliziare un cliente. In caso contrario, potrebbero rivolgersi al tuo concorrente.
La segreteria telefonica aziendale può anche inviare trascrizioni di messaggi vocali alla tua e-mail o messaggio di testo. Tieni sotto controllo i tuoi messaggi vocali in modo da poterti rispondere in modo tempestivo.

7) Schermata a comparsa

La schermata pop mostra informazioni in tempo reale sui chiamanti nel momento in cui il telefono squilla. Call Pop di Nextiva mostra dati come il sentiment dei clienti e le interazioni passate. Questo si integra con il tuo CRM porta la tua esperienza cliente a un livello superiore.

8) Numeri verdi

I numeri verdi aziendali ti aiutano a ottenere una presenza nazionale. I numeri verdi dispongono di un prefisso 800/888/866 che non addebita i chiamanti di rete fissa.
Stabilisci la fiducia con il tuo pubblico e monitora le chiamate in arrivo attraverso le campagne di marketing. Puoi anche ottenere un numero verde come 1-800-CONTACTS e costruire un marchio ancora più forte.

9) Audioconferenza

Utilizzare una chiamata in conferenza per ospitare riunioni utilizzando il telefono o una connessione Internet. Le chiamate in conferenza sono un punto fermo per qualsiasi sistema telefonico moderno, ma di solito è un componente aggiuntivo per le configurazioni di rete fissa.
Le chiamate in conferenza riuniscono i partecipanti senza un costoso PBX o un servizio di terze parti. Puoi goderti riunioni produttive con colleghi, partner o clienti. Una soluzione VoIP basata su cloud significa che anche i partecipanti sperimentano la qualità delle chiamate HD.

10) Registrazione delle chiamate

La registrazione delle telefonate aumenta la responsabilità e le opportunità di formazione con il tuo team. Porta alla luce potenti approfondimenti sui tuoi potenziali clienti e sulla tua esperienza del cliente.
Adattata dai call center ad alto volume, la registrazione delle chiamate VoIP non richiede cassette o apparecchiature. Personalizza questa funzione per registrare tutte le chiamate, selezionare utenti o su richiesta.

Vantaggi di un sistema telefonico multilinea

Hai ancora bisogno di convincerti sui vantaggi di un sistema telefonico multilinea? Ecco alcuni vantaggi da considerare.

Costi inferiori

Percorrere il percorso del sistema telefonico cloud è il modo migliore per fornire più linee telefoniche al tuo team.
Un sistema telefonico fisso basato sul Plain Old Telephone System (POTS) costa in media $ 50 per linea. Quel piano tariffario di solito è solo per le chiamate locali. Manca anche di tutte le funzionalità del telefono aziendale che le aziende utilizzano oggi.
Non è un segreto che le aziende siano passate da AT&T, Verizon, CenturyLink e Frontier per il cloud. Stanno risparmiando fino al 65% sui costi di comunicazione.
I sistemi telefonici basati su VoIP costano meno di $ 20 per linea ogni mese. Inoltre, non pagherai per l'installazione, un server PBX o tariffe di pedaggio, grazie alle chiamate illimitate .

Affidabilità

Il tuo sistema telefonico deve essere affidabile e sicuro. I sistemi telefonici locali ti lasciano vulnerabile a interruzioni di alimentazione o di rete.
I sistemi telefonici VoIP si basano su più data center per la ridondanza. La tua attività funziona ininterrottamente, indipendentemente da ciò che accade all'infrastruttura telefonica.
Inoltre, i principali fornitori di servizi aderiscono a standard, inclusi PCI, SOC 2 e HIPAA . Concentrati sui tuoi clienti invece di preoccuparti degli audit di sicurezza. Evviva!

Flessibilità

Supponiamo che tu stia assumendo da remoto, aprendo nuovi uffici o passando a una forza lavoro ibrida. In tal caso, è necessario un sistema telefonico che consenta ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo.
Un tradizionale sistema telefonico multilinea li limita all'ufficio. Rende difficile la comunicazione quando lavorano in remoto .
Un sistema telefonico basato su cloud ti offre la flessibilità di dotare il tuo team degli strumenti di cui ha bisogno. Possono svolgere il lavoro comodamente dal proprio telefono cellulare e da una connessione a Internet.

Scalabilità

Se la tua azienda sta crescendo e non vuoi che la tecnologia si intrometta, un sistema VoIP cloud è la soluzione migliore. Ti consente di aggiungere facilmente linee telefoniche. Anche l'aggiunta di più posizioni allo stesso sistema telefonico può essere eseguita senza alcuna competenza tecnica.
Quando hai un picco nella domanda o un aumento dell'organico, il tuo servizio telefonico non ti tratterrà. Cerca in coda di chiamata per un altro modo per ridimensionare il tuo team di assistenza clienti.
I fornitori di telefoni cloud come Nextiva vantano un tempo di attività e disponibilità impressionante del 99,999%.

Convenienza

Un sistema telefonico multilinea semplifica la vita a te e ai tuoi dipendenti. Diventano più produttivi e possono dare impulso all'azienda.
Grazie a funzionalità come gli operatori automatici e i numeri verdi, guadagnerai la fiducia dei tuoi clienti. Se devi creare un call center inbound , puoi farlo in meno di un giorno.
Sono finiti i giorni in cui la tua compagnia telefonica ti lasciava bloccato. Se hai bisogno di una mano, contattaci 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Prova il miglior sistema telefonico aziendale

Quando scegli un sistema telefonico aziendale, pensa alle tue esigenze oggi e tra qualche anno. Qual è il modo ideale in cui vuoi interagire con i clienti? La tua piattaforma di comunicazione può creare o distruggere il tuo successo.
Un sistema telefonico multilinea in loco può limitare il tuo potenziale. Ti trattiene aumentando i costi e negando al tuo team le funzionalità avanzate di cui ha bisogno.
I sistemi telefonici basati su cloud sono il gold standard per le startup, le medie dimensioni e le imprese allo stesso modo. US News ha nominato Nextiva il miglior servizio di telefonia aziendale a livello nazionale nel 2020 e nel 2021.
Nextiva fornisce un sistema telefonico multilinea completo a meno della metà del costo delle linee fisse. Ottieni tutto a partire da $ 18,95 al mese e non ti guarderai indietro.