Come gestire i rischi: una guida per i project manager

Pubblicato: 2022-05-07

Cinque consigli efficaci per i project manager per ridurre i rischi e avere una maggiore percentuale di successo.

In qualità di project manager, qual è la prima cosa che ti viene in mente quando leggi “rischi di project management”?

Se stai mirando a rendere i tuoi progetti privi di errori, l'espressione "rischi di gestione del progetto" può sembrare allarmante. I rischi sono di tutte le forme e dimensioni, ma ciò non significa che non puoi farci nulla. Un rischio può essere un'opportunità da perseguire o una minaccia da evitare: tutto dipende da come lo prendi.

La gestione dei rischi è essenziale per il successo del tuo progetto. Ma come gestire correttamente i rischi? Da dove inizi? Come ti assicuri che i tuoi progetti non vadano in tilt?

Per aiutarti, rispondiamo a tutte queste domande in questo blog. Condividiamo anche suggerimenti pratici per gestire in modo corretto ed efficiente i rischi in modo che i tuoi progetti non vadano fuori strada.

In che modo i rischi influiscono sul successo del progetto?

Il termine "rischio" è comunemente usato in molti aspetti della vita. Quando si tratta di gestione del progetto, il rischio è definito come qualsiasi ostacolo o evento indesiderabile che incide sull'obiettivo del progetto. Potrebbe essere qualsiasi cosa, da un ritardo nel completamento di un'attività a un aumento dei costi.

I rischi influiscono sul successo complessivo del progetto in molti modi:

Aumentano le possibilità che qualcosa vada storto e influisca negativamente sul risultato del progetto.
Portano a ritardi nel completamento del progetto o, peggio ancora, alla completa cancellazione.
Provocano un aumento dei costi, che danneggia i profitti del progetto.

In breve, i rischi possono avere un impatto negativo sul successo del progetto; pertanto, devono essere trattati come tali. Per questo motivo, la capacità di gestire i rischi di progetto è considerata un'abilità essenziale quando si assumono i project manager.

Secondo il sondaggio Emotional Intelligence in Workplace di Capterra del 2021, il 52% dei project manager ha ammesso che la capacità di gestire i rischi del progetto è una parte fondamentale delle loro prestazioni lavorative ed è inclusa nella loro revisione annuale. (Vedi la metodologia del sondaggio qui.)

I rischi incidono principalmente sui seguenti aspetti di un progetto:

Ambito: i rischi portano a modifiche all'ambito del progetto, con un impatto sul tempo necessario per completare il progetto.
Pianificazione: i rischi ritardano la pianificazione del progetto, influendo sulla data di completamento e sul costo complessivo del progetto.
Costo: i rischi aumentano i costi associati al progetto, ostacolando il budget complessivo del progetto.
Qualità: i rischi influiscono sulla qualità dei risultati del progetto, ostacolando la reputazione del progetto.

1. Rendere l'identificazione del rischio un'attività di squadra

Quando si tratta di gestione del rischio di progetto, una delle cose più consequenziali che puoi fare è trasformare l'identificazione del rischio in un'attività di squadra. Coinvolgendo l'intero team, avrai maggiori probabilità di identificare il potenziale rischio associato al tuo progetto.

Inoltre, coinvolgendo il tuo team nel processo di identificazione del rischio, otterrai da loro il consenso per l'implementazione di strategie di gestione del rischio. Ecco come puoi rendere l'identificazione del rischio del progetto un'attività di squadra:

Chiedi a tutti di contribuire con le proprie idee durante le riunioni: ciò consentirà al tuo team di fare brainstorming su diversi scenari di rischio e proporre possibili soluzioni. Durante queste sessioni di brainstorming, chiedi ai membri del team di segnalare anche i rischi che incontrano al di fuori delle riunioni del team, durante le operazioni aziendali quotidiane.
Assicurati che tutti comprendano il processo di gestione del rischio: questo aiuterà a garantire che tutti i membri del tuo team siano sulla stessa pagina su come gestire i rischi.

Suggerimenti per rendere l'identificazione dei rischi un'attività di squadra più efficace

Questi suggerimenti possono aiutare il tuo team a identificare e affrontare tutti i potenziali rischi, evitando problemi e ritardi:

Discuti i rischi con tutti i membri del team e raggiungi un consenso su quali sono più importanti da affrontare.
Sii realista. Non cercare di identificare i rischi che è improbabile che si verifichino o per i quali non puoi fare nulla.
Prenditi il tuo tempo per la valutazione del rischio. Non affrettare il processo, poiché ciò può portare a risultati imprecisi.
Utilizzare una varietà di metodi di identificazione del rischio, in quanto possono aiutare a garantire che tutti i potenziali rischi siano identificati.
Seguire regolarmente per garantire che i rischi siano gestiti in modo efficace.

Una volta identificati i rischi, collabora con il tuo team per sviluppare strategie per mitigarli o evitarli. Ciò può comportare lo sviluppo di piani di emergenza, la modifica della pianificazione del progetto o persino la modifica del budget del progetto.

Suggerimento per professionisti:

Poiché il software di gestione integrata dei rischi (IRM) aiuta a identificare e tenere traccia dei rischi relativi alla pianificazione del progetto, al budget, alle risorse e alla qualità, i project manager e i loro team possono sfruttare il software per rilevare e gestire facilmente i potenziali rischi in tempo reale.

2. Determina la tua tolleranza al rischio

La tolleranza al rischio è la quantità di rischio che i project manager sono disposti ad accettare per raggiungere l'obiettivo del progetto. Si riferisce al livello di incertezza accettabile e alla quantità di perdita potenziale tollerabile.

Un modo per determinare la tolleranza al rischio è utilizzare la funzione di gestione del rischio del software di gestione dei progetti. Ciò ti consentirà di inserire tutti i rischi associati al tuo progetto e quindi di identificare la probabilità di ciascuno. È possibile utilizzare il risultato per creare un piano di risposta al rischio.

Ad esempio, se è improbabile che si verifichi un rischio ma avrebbe un forte impatto su un progetto, potresti voler intraprendere un'azione per evitarlo. D'altra parte, se è più probabile che si verifichi un rischio ma abbia solo un impatto minore, potresti decidere di accettarlo.

Il sondaggio 2021 degli utenti di Project Management di Capterra rileva che il 43% dei project manager ha funzionalità di gestione del rischio nel proprio software di gestione dei progetti e lo utilizza in modo proattivo. (Vedi la metodologia del sondaggio qui.)

Considera questi fattori quando determini la tolleranza al rischio del tuo progetto:

L'importanza dell'obiettivo del progetto
L'impatto dei potenziali rischi sull'obiettivo del progetto
La probabilità che si verifichino rischi
La capacità del tuo team di gestire potenziali rischi

3. Decidere quale rischio gestire

Non tutti i rischi del progetto possono o devono essere gestiti. È necessario soppesare i potenziali benefici e costi della gestione dei rischi rispetto ai potenziali benefici e costi della non gestione. Una volta identificati e valutati i rischi, decidi su quali agire in base alla tua tolleranza al rischio e alle risorse a tua disposizione.

Puoi decidere di gestire tutti i rischi identificati o solo alcuni di essi. Ad esempio, se hai una bassa tolleranza, puoi scegliere di affrontare solo i rischi più gravi, ovvero i rischi che rappresentano una minaccia significativa per l'obiettivo del tuo progetto. Indipendentemente dai rischi che scegli di gestire, assicurati di disporre di un piano di mitigazione dei rischi adeguato per affrontarli.

Considera questi fattori quando decidi quali rischi gestire:

Gravità dell'impatto: se è probabile che un rischio abbia un impatto grave sul tuo progetto, devi dargli la priorità.
Probabilità che si verifichi: se è molto probabile che si verifichi un rischio, è necessario agire per mitigarlo o evitarlo.
Risorse disponibili: se disponi di risorse limitate, è consigliabile spendere prima il tuo tempo e denaro sui rischi più gravi.
Tolleranza al rischio: alcuni rischi sono più accettabili di altri. La tua decisione su quali rischi dare priorità si basa sulla tua tolleranza al rischio.

4. Sviluppare un piano per mitigare il rischio

Dopo aver deciso quali rischi gestire, dovrai sviluppare un piano d'azione per evitare o affrontare tali rischi, nonché stabilire chi è responsabile di ciascuna attività del piano. Il piano dovrebbe essere adattato ai rischi specifici che stai affrontando e alle risorse a tua disposizione.

Inoltre, il tuo piano probabilmente implicherà una combinazione di strategie: sviluppo di piani di emergenza, modifica della pianificazione del progetto e modifiche al budget del progetto. Dovrai anche stabilire un processo per il monitoraggio e l'aggiornamento del piano man mano che il tuo progetto avanza.

Considera questi fattori quando pianifichi di evitare o affrontare i rischi:

Chi è responsabile di ogni compito? È fondamentale identificare chi è responsabile di ogni attività in modo che tutti sappiano cosa devono fare.
Cosa dovrebbe essere fatto? Assicurati che ogni attività sia chiaramente definita in modo che non ci sia confusione su ciò che deve essere fatto.
Quando è necessario farlo? Assicurati che ogni attività abbia una data di scadenza in modo che sia completata in tempo.
Come sarà fatto? Assicurati che ogni attività sia assegnata a un membro del team che abbia le capacità e le risorse necessarie per completarla.

La chiave per creare un solido piano di gestione del rischio è sfruttare il giusto software di gestione dei progetti con funzionalità di pianificazione del progetto. Il software aiuta a identificare i potenziali rischi nella fase iniziale, sviluppare le strategie necessarie e mitigare le minacce per prevenire i fallimenti del progetto.

5. Tieni traccia del rischio durante tutto il ciclo di vita del progetto

Dopo aver sviluppato un piano di mitigazione del rischio, dovrai tenerne traccia durante tutto il ciclo di vita del progetto. Ciò ti aiuterà a identificare i nuovi rischi man mano che si presentano e a determinare se i rischi esistenti stanno peggiorando o migliorando.

Il monitoraggio dei rischi include il monitoraggio degli stessi per i cambiamenti di gravità o probabilità, nonché il monitoraggio dei progressi dei tuoi sforzi di mitigazione ed evitamento. Puoi farlo utilizzando vari strumenti e tecniche come la creazione di un registro dei rischi o lo svolgimento di riunioni periodiche sui rischi.

Abbiamo parlato con Eric McGee, un ingegnere di rete senior presso TRG Datacenters che gestisce tutti i progetti che si occupano di ingegneria di rete e di sistema, dell'importanza di avere un registro dei rischi e di come lo utilizza per migliorare il monitoraggio e la valutazione dei rischi.

Eric ci ha detto che il suo approccio per la gestione dei rischi del progetto è creare un registro dei rischi in cui lui e il suo team annotano tutti i potenziali rischi del progetto. Poiché il registro dei rischi è spesso presentato sotto forma di grafico, con ogni rischio dettagliato e il livello di priorità, l'impatto potenziale e le azioni di mitigazione suggerite chiaramente visualizzati, diventa semplice gestire i rischi.

"L'inclusione di informazioni qualitative e quantitative in un registro dei rischi rende la valutazione e la visualizzazione del rischio più complete".

Eric McGee

Senior Network Engineer presso TRG Datacenters

Considera questi fattori durante il monitoraggio dei rischi durante il ciclo di vita del progetto:

Cosa deve essere tracciato? Assicurati di tenere traccia delle informazioni corrette per identificare eventuali rischi nuovi o potenziali.
Chi lo seguirà? Assegna qualcuno per tenere traccia dei rischi in modo che siano monitorati e affrontati in tempo.
Quando dovresti seguirlo? Tieni traccia dei rischi durante tutto il ciclo di vita del progetto in modo da poter identificare i rischi nuovi o potenziali man mano che si presentano.
Come dovresti seguirlo? Definisci il processo di tracciamento in modo che tutti sappiano cosa deve essere fatto.

Creare un sistema per segnalare i nuovi rischi non appena si presentano e comunicarli regolarmente a tutte le parti interessate del progetto. Condurre revisioni periodiche dei rischi, aggiornare di conseguenza il registro dei rischi e impostare azioni di mitigazione ove necessario. Inoltre, eseguire una revisione post-progetto per imparare da eventuali rischi che si sono materializzati durante il progetto.

Suggerimento bonus: approfitta dei rischi

Alcuni rischi, se gestiti correttamente, possono effettivamente avvantaggiare il tuo progetto. Queste sono conosciute come "opportunità". Un'opportunità è un rischio positivo che, se gestito correttamente, può portare a un migliore esito del progetto.

Ad esempio, il lancio di un nuovo prodotto potrebbe presentare molteplici rischi, ma offre anche l'opportunità di guadagnare quote di mercato. Se gestisci bene il lancio, la tua azienda può sfruttare l'opportunità e migliorare la sua posizione sul mercato.

Utilizzare la gestione del rischio per garantire il successo del progetto

Tutti i progetti presentano alcuni rischi intrinseci, ma l'utilizzo dei suggerimenti di cui sopra ti aiuterà a sviluppare una solida strategia per gestire tali rischi.

Puoi aumentare le possibilità di successo del progetto identificando i rischi in anticipo, determinando la tua tolleranza al rischio, decidendo quali rischi devono essere gestiti, escogitando piani per prevenirli e affrontarli e monitorandoli durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Una volta completato il progetto, non dimenticare di valutare l'efficacia dei tuoi sforzi di gestione del rischio. Questo ti aiuterà a imparare dalle tue esperienze e apportare miglioramenti per progetti futuri.

Cerchi un software per la gestione del rischio? Dai un'occhiata all'elenco di Capterra delle migliori soluzioni software di gestione del rischio. Inoltre, guarda questo video per comprendere i pro ei contro dell'utilizzo del software di gestione del rischio in modo da selezionare lo strumento giusto.

Metodologia di indagine

Capterra ha condotto il Project Management User Survey nel marzo 2021 tra 422 project manager con sede negli Stati Uniti, 367 dei quali sono utenti di software di project management. Gli intervistati qualificati sono decisori o hanno un coinvolgimento significativo con la gestione quotidiana dei progetti presso la loro organizzazione. Abbiamo formulato le domande per garantire che ogni intervistato comprendesse appieno il significato e l'argomento in questione.

Capterra ha condotto l'Emotional Intelligence in the Workplace Survey nel dicembre 2021 tra 528 professionisti con sede negli Stati Uniti che gestiscono progetti nelle loro piccole e medie imprese. Gli intervistati sono stati sottoposti a screening per lo stato occupazionale (a tempo pieno), le dimensioni dell'azienda (da 2 a 500 dipendenti) e il coinvolgimento nella gestione dei progetti (estremamente coinvolto).