Come ridurre al minimo gli errori nelle schede attività

Quante volte ti dimentichi di timbrare in entrata o in uscita quando lavori? Anche se sei un lavoratore ben organizzato, scommettiamo che, nei giorni particolarmente impegnativi, la compilazione di un foglio presenze di solito ti sfugge di mente. E questo piccolo errore può influire sull'accuratezza complessiva dei tuoi fogli presenze.

Per aiutarti a comprendere meglio l'argomento degli errori nella scheda attività, faremo luce sui casi più comuni che possono verificarsi sul posto di lavoro. Ancora più importante, ti mostreremo come ridurre al minimo gli errori nelle schede attività.

Fogli orari cartacei e digitali

Prima di approfondire le basi degli errori delle schede attività, chiariamo innanzitutto la differenza tra schede attività cartacee e digitali.

Quando si utilizzano fogli presenze cartacei , i dipendenti devono inserire manualmente l'orario di lavoro. Quindi, consegnano una scheda attività a un supervisore oa un manager su base giornaliera, settimanale, bisettimanale o mensile. I fogli presenze cartacei di solito includono dettagli come:

• Ora di inizio,
• Tempo scaduto,
• pause pranzo,
• ore di straordinario.

Una volta che i lavoratori hanno finito di compilare le schede attività, spetta ai loro manager calcolare le ore totali lavorate. Inoltre, alcune schede attività contengono categorie come ferie, congedo per malattia e altre.

D'altra parte, le schede attività digitali rendono molto più semplice il processo di tracciamento dell'orario di lavoro. I dipendenti possono inserire le proprie ore manualmente alla fine della giornata o monitorare il tempo con un timer mentre lavorano. Quindi, un foglio presenze digitale calcolerà automaticamente le ore lavorative totali per giorno, settimana, mese o anno. Successivamente, manager o supervisori possono analizzare il tempo che i dipendenti hanno registrato. Un'altra comoda funzionalità è che i lavoratori possono tenere un registro delle ore fatturabili e non fatturabili di un progetto.

Quindi, quali sono i principali vantaggi dell'utilizzo di un foglio presenze di qualsiasi tipo? Oltre al tempo di registrazione, le schede attività ti aiutano a:

• Tieni traccia delle presenze e degli straordinari, ma fornisci anche un'idea migliore di quanto dovrebbero essere pagati i dipendenti.
• Tieni d'occhio i tuoi progetti per sapere con certezza quante ore hai lavorato su progetti particolari. Così saprai quanto devi addebitare ai tuoi clienti. Inoltre, le schede attività ti permetteranno di creare budget di progetto migliori.
• Segui gli standard e la conformità del settore, come The Fair Labor Standards Act (FLSA) e The Defense Contract Audit Agency (DCAA).

Quali sono gli errori più comuni nella scheda attività?

Anche quando hai familiarità con le schede attività e come compilarle, è ancora possibile commettere errori. E va benissimo. Ma ecco una cosa, una volta che sei in grado di riconoscere gli errori più comuni della scheda attività, avrai meno probabilità di incasinare le tue schede attività.

Errori di battitura

Quando si tratta di fogli presenze cartacei, i dipendenti devono completarli manualmente. Successivamente, i manager rivedono queste schede attività e analizzano i dati. Quindi, come puoi immaginare, se un dipendente ha una grafia illeggibile, manager o supervisori potrebbero interpretare erroneamente alcuni numeri. Ad esempio, il numero 1 può assomigliare al numero 4, ecc. Questo ci porta al nostro prossimo errore.

Errori di calcolo

Se i manager interpretano male parti particolari di una scheda attività, non saranno in grado di calcolare correttamente le ore totali lavorate. Oltre a commettere errori a causa della grafia illeggibile, altri tipi di errori di calcolo sono l'inversione di numeri e l'aggiunta di quelli sbagliati.

Cosa significa in pratica? Se i manager sbagliano i calcoli, i dipendenti non riceveranno una quantità adeguata di denaro per le ore totali lavorate. Pertanto, i lavoratori saranno sottopagati o pagati in eccesso.

Inoltre, anche gli errori di calcolo possono influire sui clienti. Ecco perché: avere schede attività precise implica che la tua azienda possa creare fatture precise anche per i clienti. Al contrario, schede attività imprecise si tradurranno solo in fatture imprecise.

Furto di tempo

Il furto di tempo si verifica quando i dipendenti vengono pagati per le ore non lavorate. Questo errore della scheda attività può manifestarsi in diversi modi:

• i lavoratori fanno pause prolungate
• i lavoratori entrano o escono per conto dei loro colleghi (buddy punch)
• i lavoratori trascorrono il loro tempo svolgendo attività personali (navigazione su social media, siti Web, ecc.)
• i lavoratori dimenticano di timbrare o timbrare quando lavorano.

A proposito di buddy punch, questo tipo di furto di tempo costa alle aziende 50 miliardi di dollari all'anno, secondo l'indagine sul cervello di Statistic.

Quando si tratta di dipendenti smemorati, vale la pena ricordare che ci sono quei lavoratori che non registrano involontariamente il proprio orario di lavoro . Ad esempio, quando i dipendenti hanno molto da fare durante il giorno, quindi compilare un foglio presenze è semplicemente la loro memoria. D'altra parte, alcuni lavoratori mantengono deliberatamente il loro cronometro anche quando hanno finito il loro lavoro. Quindi, quando i dipendenti dimenticano intenzionalmente di disconnettersi, lo fanno per guadagnare più ore lavorate (anche se in realtà non hanno impiegato così tante ore). Comportamento così losco, giusto?

Furto di salario

Mentre il furto di tempo è il fallimento di un dipendente, il furto di stipendio è sempre un errore del datore di lavoro. Questo errore nella scheda attività si verifica quando i datori di lavoro sottopagano i propri dipendenti. Pertanto, i datori di lavoro violano i regolamenti del Fair Labor Standards Act (FLSA).

Esistono diversi tipi di furto salariale, ad esempio quando un datore di lavoro:

• non riesce a dare ai lavoratori la busta paga
• paga i propri dipendenti meno del salario minimo
• non riesce a pagare gli straordinari del dipendente o il lavoro fuori orario.

Schede presenze danneggiate

Questo tipo di errore può verificarsi solo se si utilizza un foglio presenze cartaceo. Come puoi immaginare, se tieni i tuoi fogli di lavoro su tutta la scrivania, probabilmente verserai acqua o caffè per sbaglio. Pertanto, tali schede attività saranno danneggiate, quindi dovrai riscrivere nuovamente l'orario di lavoro. Inoltre, il tuo manager dovrà ricalcolare tutti i dati.

A parte questi danni, le schede attività fisiche possono facilmente essere smarrite tra gli altri documenti di lavoro.

Come ridurre al minimo gli errori nella scheda attività?

Non importa se utilizzi fogli presenze cartacei o digitali, è probabile che dovrai affrontare alcuni errori che abbiamo menzionato in precedenza. Per aiutarti a ridurre al minimo questi errori, ti forniamo alcuni suggerimenti pratici.

Imposta un sistema di monitoraggio del tempo trasparente

Datori di lavoro e dirigenti dovrebbero impostare un chiaro sistema di monitoraggio del tempo e assicurarsi che tutti i dipendenti comprendano queste regole. Pertanto, i lavoratori sapranno esattamente come registrare le proprie ore, il che ridurrà gli errori nella scheda attività.

Le linee guida per il monitoraggio del tempo dovrebbero includere queste categorie:

• Metodi di registrazione del tempo . Come vuoi che i tuoi dipendenti registrino il loro orario di lavoro? Ad esempio, aggiungendo manualmente il loro tempo in un foglio presenze cartaceo una volta al giorno o alla settimana. Oppure, utilizzando un foglio presenze digitale. Se i lavoratori hanno problemi o dubbi riguardo al sistema di monitoraggio del tempo, assicurati di risolvere questi problemi. Fornire ai dipendenti tutti i dettagli su come utilizzare correttamente i fogli presenze e dove conservarli in modo sicuro, se si opta per i fogli presenze cartacei.
• Monitoraggio delle pause . In alcune aziende è obbligatorio tenere traccia delle pause durante il giorno, mentre altre aziende saltano questa parte. Se la tua azienda richiede ai dipendenti di cronometrare le pause programmate, fagli sapere come entrare in questo segmento. Inoltre, se tu, come datore di lavoro, tolleri le timbrature anticipate o tardive, informa anche i tuoi dipendenti di questa regola.
• Monitoraggio degli straordinari. Se la tua azienda consente ai dipendenti di fare gli straordinari, assicurati di informare i lavoratori. Inoltre, definisci le situazioni in cui viene concesso lo straordinario e spiega ai tuoi lavoratori come registrare queste ore extra. In questo modo eviterai qualsiasi rischio di furto del salario.

Un altro suggerimento prezioso qui è quello di creare un documento che contenga tutte le informazioni essenziali sul sistema di rilevamento del tempo. Quindi, condividi questo documento con tutti i dipendenti o tienilo sulla pagina wiki della tua azienda.

Avere una chiara politica di furto di tempo

Il modo più conveniente per prevenire il furto di tempo nella tua azienda è impostare la politica ufficiale del furto di tempo dell'azienda. Assicurati di includere:

• esempi di comportamento che conta come furto di tempo,
• le conseguenze che i dipendenti stanno per subire se infrangono queste normative.

I gestori dovrebbero anche spiegare cosa non conta come un furto di tempo. Ad esempio, ricorda ai dipendenti che hanno il diritto di fare pause durante la giornata. Naturalmente, i lavoratori devono rispettare le regole aziendali sulle pause e sulla loro durata.

Quando si tratta di furto di tempo, si tratta di incoraggiare l'onestà tra dipendenti e personale. Se i lavoratori si sentono affidabili e apprezzati, è più probabile che svolgano il loro lavoro nel miglior modo possibile. Quindi, non cercheranno di ingannare l'orologio.

Usa i modelli di fogli presenze

Invece di preoccuparti di organizzare e compilare le categorie vitali dei tuoi fogli presenze ogni giorno, puoi provare i modelli di fogli presenze. Esistono diversi tipi di modelli, come ad esempio:

• mensili e semestrali
• settimanale e bisettimanale
• timesheet giornaliero orario e giornaliero del supervisore
• scheda attività del progetto.

Quindi, ad esempio, se sei un datore di lavoro e paghi i tuoi dipendenti una volta alla settimana, puoi utilizzare il foglio presenze settimanale. In tal caso, i dipendenti devono annotare l'ora di inizio e di fine, nonché l'ora di pranzo. Ci sono anche colonne per l'aggiunta di ferie e congedi per malattia. Inoltre, i supervisori possono calcolare le ore regolari e straordinarie dei dipendenti per ottenere il totale delle ore lavorate.

Fonte: modelli di schede attività stampabili gratuiti di Clockify

Se preferisci i fogli presenze cartacei, stampa questi modelli in PDF e annota i dati. In alternativa, se sei un manager e desideri rivedere il lavoro dei tuoi dipendenti, consiglia ai tuoi dipendenti di registrare le loro ore nei moduli Fogli Google o Documenti Google di questi modelli, quindi condividili con te.

I modelli di schede attività sono particolarmente utili se commetti errori di calcolo frequenti. Per risolvere questo problema, assicurati di utilizzare la versione Fogli Google dei modelli. In questo modo potrai migliorare le tue capacità di calcolo.

Rivedi le schede attività prima di inviarle

Datori di lavoro e dirigenti dovrebbero dare ai propri dipendenti la possibilità di rivedere le schede attività prima di inviarle ai superiori. Questo è il modo migliore per i lavoratori di notare gli errori in anticipo e correggere eventuali errori prima che causino ulteriori problemi. Come abbiamo già spiegato, l'invio di schede attività corrette garantisce un pagamento corretto e riduce il rischio di furto di tempo e salario.

Compila le schede attività ogni giorno

Forse hai l'abitudine di registrare l'orario di lavoro per l'intera settimana il venerdì. Ma sei sicuro di ricordare ogni singola attività su cui hai lavorato durante la settimana? In caso contrario, avrai delle lacune nella tua sequenza temporale settimanale.

Per evitare tali errori, considera la possibilità di compilare il tuo foglio presenze ogni giorno. Perché è così importante? Bene, secondo la ricerca AffinityLive, i dipendenti che gestiscono i loro fogli presenze una volta al giorno sono più accurati nella tenuta dei registri rispetto ai lavoratori che compilano i fogli presenze una volta alla settimana.

Ora, se temi di dimenticarti di registrare l'orario di lavoro ogni giorno, abbiamo due ottime soluzioni per te:

• Invito del calendario. Aggiungi un invito del calendario alla stessa ora ogni giorno, diciamo, gli ultimi 30 minuti della tua giornata lavorativa. Quindi dedica un paio di minuti a inserire i dati nel tuo foglio presenze. Inoltre, i manager possono fare inviti settimanali per tutti i membri del team. Meglio ancora, i leader possono nominare questi inviti "Revisione del foglio presenze", che sarà un promemoria perfetto per ricontrollare i fogli presenze una volta alla settimana.
• Promemoria orologio. Se opti per una scheda attività digitale come Clockify, assicurati di provare un promemoria per la scheda attività. Innanzitutto, dovrai impostare il numero target di ore (al giorno, alla settimana o al mese) che il team dovrebbe monitorare. Quindi, scegli se inviare il promemoria se qualcuno registra più o meno delle ore target. La persona che non ha tracciato il numero di ore target riceverà un'e-mail da Clockify, simile a questa.

Fonte: obiettivi e promemoria in Clockify

Ti renderai conto che completare le tue schede attività ogni giorno diventerà presto la tua nuova routine.

Conclusione

Commettere errori durante il completamento delle schede attività può accadere abbastanza spesso. Per prevenire errori nella scheda attività come il furto di tempo e salario, i datori di lavoro o i manager dovrebbero impostare il sistema di monitoraggio del tempo ufficiale dell'azienda e la politica di furto del tempo. Per quanto riguarda i dipendenti, devono rivedere attentamente le loro schede attività prima di inviarle ai superiori. Questo è il modo migliore per individuare gli errori all'inizio. Infine, l'utilizzo di modelli di schede attività può essere utile per chiunque poiché questi modelli riducono il rischio di errori di calcolo.