Cos'è Microsoft Teams? Come usare, prezzi e altro

Molte squadre stanno lavorando da remoto a causa del COVID-19; i team sono costretti a utilizzare strumenti virtuali per la comunicazione, come Microsoft Teams, per collaborare in modo efficace!

Anche se Microsoft Teams è uno strumento efficace, è anche difficile da navigare!

In questo articolo, esploreremo come utilizzare le funzionalità e le funzioni principali di Microsoft Teams per utilizzare il programma come professionista. Inizieremo imparando le basi dell'uso di Microsoft Teams.

Cos'è Microsoft Teams?

Microsoft Teams è un servizio di collaborazione in team basato su cloud che fa parte di Microsoft 365. Le funzionalità principali di Microsoft Teams includono messaggistica aziendale e videochiamate, nonché chiamate e condivisione di file. Di conseguenza, le aziende di tutte le dimensioni possono utilizzare Teams.

I team sono l'offerta UC (Unified Communication) basata sul cloud principale di Microsoft. È in concorrenza con prodotti simili, inclusi Slack, Cisco Webex e Google Workspace. In quanto applicazione di comunicazione per le aziende, Teams consente ai lavoratori locali e remoti di lavorare insieme sui contenuti quasi in tempo reale e quasi in tempo reale su vari dispositivi, come laptop e dispositivi mobili. Inoltre, Microsoft Teams si integra con altre applicazioni aziendali Microsoft, come Exchange, PowerPoint e SharePoint.

Microsoft Teams è particolarmente utile per la collaborazione remota poiché mantiene i team che sono lavoratori dispersi in contatto e in comunicazione. L'epidemia di COVID-19 ha costretto le aziende di tutto il mondo ad adottare ampiamente Microsoft Teams e altri software di collaborazione come piattaforma di comunicazione per facilitare il lavoro a distanza.

Microsoft Teams viene solitamente distribuito in tutte le organizzazioni, non solo all'interno di specifici reparti aziendali. In alcuni casi, i team possono sostituire l'e-mail nelle comunicazioni interne all'azienda tra i dipendenti.

Le funzionalità di Microsoft Teams lo distinguono da altri software di collaborazione.

Canali e Team. I team sono composti da canali. I canali sono forum di discussione per i compagni di squadra.

Conversazioni all'interno di team e canali. I membri del team possono partecipare e visualizzare varie conversazioni sul canale Generale. Possono anche utilizzare la funzione @ per connettere altri a conversazioni in canali diversi, come Slack.

Funzione chat. La funzione di chat di base si trova in genere nella maggior parte delle applicazioni di collaborazione e può essere utilizzata tra gruppi, team e persino individui.

Archiviazione di documenti all'interno di SharePoint. Ogni team che utilizza Microsoft Teams avrà un sito Web all'interno di SharePoint Online che include la cartella predefinita per le raccolte documenti. I file condivisi in tutte le conversazioni verranno automaticamente salvati nella cartella. Le opzioni di sicurezza e autorizzazioni possono essere personalizzate per adattarsi ai dati sensibili.

Videochiamate online e condivisione dello schermo. Goditi videochiamate fluide e veloci con i dipendenti che lavorano all'interno della tua azienda o con i clienti al di fuori della tua azienda. Le funzionalità di videochiamata sono un'ottima funzionalità da includere nella piattaforma per la collaborazione. Puoi anche beneficiare di una condivisione desktop facile e veloce per il supporto tecnico e la collaborazione multiutente in tempo reale.

Riunioni in linea. Questa funzione può migliorare la tua comunicazione nelle riunioni a livello aziendale e persino formare attraverso riunioni online, che possono ospitare fino a 10.000 partecipanti. Le riunioni online possono ospitare qualsiasi persona che si trova all'esterno o all'interno di un'azienda. La funzione viene fornita anche con un aiuto per la pianificazione e il software per prendere appunti, nonché per il caricamento di file e i messaggi di chat durante la riunione.

Audioconferenza. Questa è una funzionalità che non puoi trovare sulla maggior parte delle piattaforme di collaborazione. Con un'audioconferenza è possibile partecipare alla conferenza online tramite telefono. Con un numero di accesso che copre migliaia di località, gli utenti che viaggiano possono partecipare senza accesso a Internet. È importante notare che ciò richiederà licenze aggiuntive.

Prezzi e piani dei team Microsoft

Cominciamo con le basi. MS Teams è un programma che differirà nel prezzo in base all'utilizzo. Anche il costo di MS Teams può variare di anno in anno e viene aggiornato regolarmente. Il costo di MS Teams è incluso nel prezzo di Office 365 ai livelli superiori. Quindi, puoi scaricare MS Teams gratuitamente, ma se decidi di acquistarlo, in genere acquisterai l'opzione di Microsoft 365 Business Basic o Microsoft 365 Business Basic. Ci sono una varietà di livelli di prezzo.

• Gratuito. Nella versione gratuita, i Meeting possono essere programmati con un massimo di 100 persone; tuttavia, non puoi accedere alle registrazioni delle riunioni. Ci sono molte funzioni per la collaborazione e la chat, ma non ci sono applicazioni di produttività, servizi, sicurezza o opzioni di conformità. Questa è un'opzione eccellente quando sono necessarie funzionalità di collaborazione e comunicazione di base. Le piccole imprese in genere richiedono solo l'edizione di base di MS Teams, ma ci sono così tanti vantaggi notevolmente migliorati di Office 365 che l'acquisto può essere più vantaggioso.
• Microsoft 365 Business Basic: $ 5,00 per utente al mese . Puoi organizzare riunioni che possono avere fino a 300 persone. Il servizio viene fornito con funzionalità di chat e collaborazione; tuttavia, non sono disponibili servizi, applicazioni di produttività, opzioni di sicurezza e conformità o strumenti di amministrazione. Pertanto, non ci sono funzionalità avanzate a parte le altre funzionalità della suite Office 365.
• Microsoft 365 Business Standard: in questo puoi avvalerti di app e servizi di produttività. Ciò include l'hosting della posta di Exchange e l'archiviazione personale per file, versioni desktop e Microsoft Bookings. Ti costerà 12,5 $ al mese.
• Office 360 ​​E3: puoi tenere riunioni con un massimo di 10.000 persone e avere fino a 500.000 utenti. Le funzioni di sicurezza, conformità, supporto e amministrazione sono accessibili. La maggior parte delle aziende non richiede questo livello di supporto e funzionalità, ma spesso le aziende più grandi lo fanno. Ti costerà 20$ al mese.

• Licenze aggiuntive: sono disponibili molte altre licenze per l'utilizzo di funzionalità specifiche di Microsoft Teams e per offrire maggiore flessibilità. Audioconferenza, numeri verdi, call room e piani di comunicazione avanzata sono disponibili per aziende di qualsiasi dimensione. Clicca qui per vedere l'intero elenco e altri.

Come usare Microsoft Teams

La conclusione è che, alla fine, Microsoft Teams è tutto incentrato sulla collaborazione.

Gli scenari in cui è più probabile che tu possa guadagnare usando Teams è la collaborazione in un dipartimento, gruppo o progetto o con persone che non fanno parte della tua azienda. Quali sono i modi migliori per organizzare i team per gestire questi scenari?

Microsoft Teams utilizzato dai reparti

Ciascun dipartimento all'interno dell'azienda (ad esempio, marketing e risorse umane) può avere il proprio gruppo assegnato all'interno di Teams.

Puoi anche creare canali per ogni argomento di collaborazione.

Esempi: modelli e procedure . I membri del team collaborano e condividono la loro esperienza sui documenti, il tutto in questo canale.

La maggior parte della nostra collaborazione avviene attraverso i canali per i membri del team.

Microsoft Teams per la gestione dei progetti

Puoi formare un team nuovo di zecca per ciascuno dei tuoi clienti e ogni incarico o progetto su cui lavori assegnato a un cliente riceve un canale individuale.

I canali sono il luogo in cui il lavoro viene completato e possono essere un metodo fantastico per facilitare le conversazioni su progetti e flussi di lavoro particolari. È possibile creare fino a 200 canali pubblici e 30 canali privati ​​durante l'esistenza di un team. Il numero di canali include i canali che crei e poi elimini.

Per determinare se il canale è pubblico o privato, considera la sensibilità del soggetto rispetto a dove è organizzato il canale.

Ad esempio, potresti voler che il canale di Brainstorming rimanga aperto per garantire che tutti i membri del Team possano contribuire ogni volta che stanno pensando a qualcosa o un'idea. Allo stesso tempo, potresti voler limitare l'accesso al tuo canale Budget solo a membri del team selezionati che devono essere informati.

Se si crea un canale, viene creata una cartella aggiuntiva all'interno della raccolta documenti di SharePoint. Tutto ciò che riguarda il progetto è ora posizionato centralmente in SharePoint, consentendo a chiunque di lavorare con SharePoint e Teams.

Tieni presente che la scelta è buona. Alla gente piace lavorare come vorrebbe lavorare. Pertanto, abbiamo tentato di semplificare la loro vita fornendo un'opzione per i team all'interno del menu di avvio rapido di SharePoint. L'avvio rapido ti consente di connetterti a un URL; ovvero, puoi andare su Teams e trovare l'URL per il canale generale:

Per istruzioni dettagliate su come inserire collegamenti sotto le intestazioni comuni di Avvio rapido, fare riferimento alla sezione sull'aggiunta di collegamenti ipertestuali in Avvio rapido in Microsoft Docs.

Tutti i membri del team possono spostarsi rapidamente tra Teamwork e SharePoint. Al momento, c'è un limite di 100 canali per ogni Team. Questo dovrebbe essere sufficiente per un po'; tuttavia, ci sono sempre delle eccezioni.

Usa Microsoft Teams nelle riunioni video e vocali

Le conferenze audio e video sono una parte crescente di Teams che ha sostituito la popolare app Skype for business online di Microsoft.

Questo è stato particolarmente il caso all'indomani dell'epidemia, poiché le aziende si sono affrettate a rendere possibili riunioni virtuali tra dipendenti remoti. Microsoft aveva segnalato un aumento del 1000% delle riunioni tramite video quando le aziende chiudevano i battenti e mandavano a casa i dipendenti. Hanno anche segnalato un drammatico aumento degli utenti di Teams attivi giornalieri, tra i 32 milioni di utenti all'inizio di marzo e i 75 milioni alla fine di aprile.

Per sfruttare il rapido cambiamento nell'ambiente di lavoro e alleviare l'affaticamento delle videoconferenze, Microsoft ha aggiunto rapidamente nuove funzionalità per migliorare la capacità di lavorare in remoto, comprese le videochiamate come funzionalità principale.

Uno dei progressi più significativi è stato il lancio della modalità Insieme nell'estate di quest'anno. Crea un ambiente virtuale come una sala conferenze o un bar, ridimensionando i feed video degli utenti e inserendo le riprese in un ambiente più autentico (almeno, rispetto ai quadrati in stile Brady Bunch ) per creare uno spazio più condiviso favorevole alle conversazioni. Microsoft ha introdotto più di queste scene e layout personalizzati nel mese di settembre.

Per ridurre le distrazioni, è ora disponibile la soppressione del rumore in tempo reale. Utilizza algoritmi di deep learning per bloccare il rumore di fondo e trattenere solo il segnale del parlato.

I team offrono anche funzionalità di base per le videochiamate, inclusi sfondi personalizzati, alzate di mano, registrazioni di condivisione dello schermo e sottotitoli in tempo reale. Un'altra caratteristica molto ricercata: le breakout room dovrebbero essere disponibili alla fine del 2020.

Oltre alle videoconferenze per i gruppi, gli utenti possono utilizzare Teams per trasmettere eventi a livello aziendale e video in live streaming che possono essere utilizzati da un massimo di 10.000 dipendenti (o 20.000 utilizzando un componente aggiuntivo della licenza Advanced Communications).

Le funzionalità di chiamata audio includono code di chiamata della segreteria telefonica nel cloud, code di chiamata, instradamento diretto agli attuali fornitori di servizi di telecomunicazione e conferenza audio.

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