Come e perché misurare e analizzare la produttività dei dipendenti

Misurare la produttività dei dipendenti può apportare cambiamenti vitali al modo in cui opera un'azienda. Influenza positivamente sia il livello di lavoro micro (dipendente) che quello macro (azienda). Vogliamo proporvi una guida approfondita che affronti:

• L'importanza di misurare la produttività dei dipendenti
• Quali metodi e metriche utilizzare e
• Come i metodi variano a seconda delle singole aziende

Cos'è la produttività negli affari

La produttività può essere facilmente fraintesa per efficienza nella produzione.

La produzione è la quantità di output basata sull'input. Quindi calcolare la quantità di output che ottieni in base al tempo, alle risorse e al denaro investito in realtà non è produttività.

La produttività è l'efficienza con cui le risorse, il denaro e il tempo vengono utilizzati per produrre l'output. Come base da cui partire, la seguente è la formula per misurare la produttività dei dipendenti:

Uscita/Ingresso = Produttività

Ingresso

Input è il numero di unità (manodopera, ore di lavoro, energia, denaro) investite nella produzione di un articolo o nella fornitura di un servizio.

A seconda del settore, l'input può essere qualsiasi cosa:

• Kilowatt di potenza (con macchinari in funzione)
• Ore lavorate (lavori in cui la retribuzione è calcolata all'ora)
• Volumi (libbre o chilogrammi)

Produzione

L'output è il numero di articoli/beni prodotti o servizi forniti, in base alla quantità di input.

Ad esempio, un designer impiega tre ore di lavoro per produrre cinque bozze per il logo di un'azienda.

Con la formula, si riduce a:

5 bozze/3 ore di lavoro = 1,6 bozze all'ora

Oppure puoi calcolare la produttività in base a quanto guadagna un'azienda all'ora in un determinato periodo di tempo:

$ 120.500 di beni/1.730 ore = $ 69,65 ($ 70) all'ora

O quanto ogni singolo dipendente contribuisce all'output. Utilizzeresti gli stessi guadagni, basta dividerli per il numero dei dipendenti:

$ 120.500 di beni/45 dipendenti = $ 2.677 per dipendente

Sebbene la formula stessa sia semplice, ha bisogno di una certa espansione quando la applichiamo al posto di lavoro moderno. Ed ecco perché.

Dove le acque si infangano

Misurare la produttività non è mai così semplice come utilizzare il modello output/input.

Frederick Winslow Taylor, un ingegnere meccanico del 19° secolo, iniziò ad analizzare la produttività sin da quando lui stesso era un lavoratore manuale.

Osservava la produttività come una progressione delle proprie abilità. Ad esempio, un pescatore su una barca, che usa una rete per pescare. In primo luogo, Taylor osserverebbe e analizzerebbe ogni fase del processo e troverebbe quelle che potrebbero essere eliminate. I cosiddetti “perditempo”. Eliminare quei passaggi non necessari e lasciare solo quelli essenziali aiuta il pescatore a essere più libero e produttivo.

In secondo luogo, sostiene che possiamo trovare un modo per riprogettare i suoi strumenti: riparare la barca, o trovarne una migliore, ottenere una rete più robusta, ecc. E sicuramente, il pescatore sarebbe ancora più produttivo. Come spiega Peter F. Drucker nel suo articolo, storicamente abbiamo visto questo metodo funzionare per centinaia di anni. L'eliminazione di passaggi non necessari e il miglioramento degli strumenti dei lavoratori aumenta la produttività. E continua anche adesso: basta confrontare i personal computer del 1995 e quelli del 2020 e cosa possono fare i PC di oggi per il lavoratore medio.

Ma cosa succede se proviamo ad applicare lo stesso metodo, diciamo, a un lavoratore delle risorse umane?

Gli strumenti ridisegnati e migliorati consentono di ottenere risultati migliori?

Sono in grado di raggiungere più persone in un ufficio?

Il che fa sorgere la domanda: la produttività delle risorse umane è calcolata in quanti dipendenti parlano in un giorno o quanto bene li aiutano con i loro problemi? Cosa misuriamo?

Per misurare con precisione e migliorare la produttività, devi prima capire se la tua azienda fa lavoro manuale o lavoro di conoscenza .

Lavoro manuale vs lavoro della conoscenza

Il lavoro manuale si concentra principalmente sulla quantità puntando al raggiungimento dei requisiti minimi di qualità. Si vede principalmente in stabilimenti, fabbriche, catene di montaggio... qualsiasi tipo di produzione di massa. Al lavoratore vengono forniti gli strumenti e il know-how, impiegando competenze che già conoscono. E quelle stesse risorse che ottengono vengono lasciate indietro una volta che lasciano l'azienda.

Il lavoro sulla conoscenza si concentra allo stesso modo sulla quantità e sulla qualità. Alcuni esempi includono l'istruzione (il numero di studenti non è importante quanto le conoscenze che trasferiscono), la salute (medici, infermieri, tecnici di laboratorio) e altro ancora. Sebbene vengano forniti loro strumenti con cui lavorare, i knowledge worker sono responsabili del proprio apprendimento, condivisione delle competenze, innovazione e ricevono maggiore autonomia. E quando lasciano un'azienda, la conoscenza che hanno acquisito va con loro.

E poiché il puro lavoro manuale può essere misurato con una formula semplice come quella sopra, il lavoro sulla conoscenza contiene più fattori che devono essere affrontati. Per mantenere questo articolo ragionevolmente breve, esamineremo solo il lavoro di conoscenza.

Quindi, quali sono le buone metriche per misurare la produttività dei dipendenti?

Come misurare la produttività

Come accennato, il nucleo del lavoro di conoscenza si riflette in una domanda:

"Qual è il compito?"

Per un project manager, l'attività può essere qualcosa di diverso ogni giorno. Un giorno, trascorrono la maggior parte del loro tempo a rispondere alle e-mail, a contattare i clienti e a partecipare alle riunioni dell'ufficio. Mentre il giorno successivo, potrebbero analizzare lo stato di avanzamento del progetto, modificare le scadenze, discutere ulteriori passaggi con i responsabili del dipartimento e altro ancora.

Per un commesso di un negozio, sembra che il compito sia già noto: vendere prodotti. Tuttavia, devono anche rifornire gli scaffali, arrotondare i soldi alla fine del turno, fare le scartoffie relative ai rifornimenti, ricevere le spedizioni, pulire, ...

Quindi, per misurare con precisione la produttività, Drucker afferma che inizia chiedendo quanto segue:

• Qual è il tuo compito?
• Quale dovrebbe essere il tuo compito?
• Quali battute d'arresto rendono i tuoi compiti più difficili?
• Quali passaggi dovrebbero essere eliminati?

Solo quando un dipendente riflette su queste domande può iniziare a liberarsi dei passaggi non necessari che ostacolano la produttività. Queste risposte li aiuteranno a trovare il modo di risolvere determinati problemi, aiutando ad aumentare la produttività.

1. Il metodo della produttività del lavoro

Produttività del lavoro parziale

Questo metodo utilizza la formula di produttività più semplice che abbiamo menzionato sopra: il rapporto tra input e input.

Calcola e mostra il rapporto di un singolo input, ad esempio quante ore sono necessarie per progettare un logo. L'orario di lavoro è l'input più comune, semplicemente perché è l'aspetto chiave dell'economia e della produttività dei dipendenti. Altri input sono:

• Manodopera/lavoro
• Costi energetici
• Materiali usati
• Capitale/Finanziario

Le aziende a volte preferiscono il metodo della produttività del lavoro parziale, perché calcola un input indipendentemente dal collettivo, i dati sono facili da interpretare, migliorare e confrontare con altri settori. Quindi, il capo del nostro team di progettazione potrebbe confrontare la produzione di tre ore del proprio designer con quella di altri designer dello stesso calibro.

Ma, allo stesso tempo, non mostra la produttività nel contesto dell'intera performance, il che può dare risultati fuorvianti.

Produttività del lavoro multifattoriale

Questo metodo di produttività calcola l'output in relazione al lavoro e al capitale, poiché questi due sono generalmente trattati come gli input più importanti.

Produzione/(Input di lavoro (ore lavorate) + Input di capitale ($ investiti)) = Produttività multifattoriale

La produttività multifattoriale consente di identificare l'output tenendo conto degli input più importanti. Questo è anche il modo in cui viene calcolata la produttività a livello nazionale. Tuttavia, lascia comunque fuori altri input, quindi non è mai possibile ottenere un quadro accurato della produttività complessiva dell'azienda.

Produttività totale del lavoro

Infine, la produttività totale del lavoro incorpora tutti gli input di cui sopra nella formula:

Produzione totale/Tutti gli input (materiali + ore di lavoro + energia + capitale + altre spese) = Produttività totale dei fattori

L' output totale in questo metodo riguarda tutti i valori tangibili dell'output, non solo il valore monetario o il numero di articoli/prodotti/servizi. Include:

1. Numero di prodotti finiti
2. Dividendi
3. Interesse, e
4. Altri proventi

Questo metodo è eccellente quando un'azienda ha bisogno di vedere la sua produttività complessiva, ma si rivela difficile da calcolare, per esempio, e inoltre non è in grado di individuare quanto ogni singolo input abbia influito sulla produttività. Quindi sarebbe necessario raccogliere dati aggiuntivi per letture più precise.

2. Il metodo delle ore lavorate

Le ore di lavoro sembrano essere l'unità di input più comune nel calcolo della produttività dei dipendenti. Il posto di lavoro moderno richiede ai lavoratori di svolgere compiti che non sono necessariamente al centro della loro descrizione del lavoro. Ricordi l'esempio del designer?

Nel loro caso, altre responsabilità includerebbero la partecipazione a sessioni di brainstorming, riunioni in piedi, rispondere alle e-mail, monitorare i progressi dei nuovi reclutatori, ecc. Non si limitano a ricercare e progettare il sito Web e le illustrazioni dell'azienda. E più in alto salgono, le responsabilità cambiano.

Quindi misurare le ore lavorate sembra essere il modo più affidabile, poiché anche i dipendenti sono pagati all'ora.

Il metodo delle ore lavorate ha tre sottocategorie: ore di produzione , unità per ora e ore per unità.

Ore produttive

Misurare la produttività solo attraverso le ore produttive significa che ti concentrerai solo sul tempo che i dipendenti dedicano ai compiti che gli sono stati assegnati. L'unico modo per raccogliere accuratamente queste informazioni è utilizzare un sistema di rilevamento del tempo.

Introduci un software di monitoraggio del tempo a livello aziendale e fai in modo che le persone inizino a cronometrarsi su ogni attività importante. Alcuni prodotti, come Clockify, consentono loro di etichettare ogni attività in una categoria appropriata (correzioni di bug, Jira, riunioni, redazione di rapporti, ecc.). E puoi filtrare queste etichette per vedere quanto tempo è stato speso per attività specifiche, rispetto al tempo speso per quelle che non contribuiscono all'avanzamento del progetto.

Il sistema di tagging in Clockify mostra quali attività ottengono più o meno tempo.

Le attività di tagging possono fornire report sulla produttività davvero dettagliati, a condizione che vengano utilizzati in modo accurato. Puoi trovare guide sull'argomento qui:

Classificazione delle voci temporali

Unità all'ora

Anche in questo caso, per poter utilizzare la formula della produttività, dovremmo decidere cosa utilizzare come input e output.

Ad esempio, un'azienda aveva generato $ 130,00 dollari in prodotti in quattro mesi. Ci sono voluti 15 dipendenti, 22 giorni lavorativi al mese e 8 ore lavorative al giorno.

L'uscita è di $ 130.000. L'input è il numero di ore accumulate impiegate dai dipendenti per generare tali entrate. Quindi, dobbiamo prima calcolare l'input. Il calcolo sarà più o meno così:

La nostra produzione definita è 130.000, ma per scoprire quante ore ci sono volute per produrre il capitale, dobbiamo moltiplicare i valori di tutti i fattori. Il risultato sono 10.560 ore per realizzare un prodotto.

E per ottenere il valore della produttività, dobbiamo dividere i due valori. Possiamo quindi vedere che 22 dipendenti producono 12,3 unità all'ora nell'arco di 4 mesi

Questo tipo di calcolo viene solitamente utilizzato da aziende manifatturiere complesse, come Sony , Volkswagen, Siemens, Bosch, ecc.

Unità all'ora

E per calcolare quante unità fanno i dipendenti all'ora, dobbiamo semplicemente invertire la formula della produttività di cui sopra.

Se fanno 12,3 unità all'ora, allora dovremmo dividere 60 minuti per 12,3.

Nell'economia della conoscenza, questa formula è applicabile se si desidera calcolare, ad esempio, il numero di chiamate di vendita che ogni venditore effettua all'ora, o nel telemarketing e nel servizio clienti.

È adatto anche per piccole imprese manifatturiere e lavori come l'attracco, il carico, la lavorazione degli alimenti, ecc.

Come adattare la formula della produttività

Abbiamo detto che l'economia della conoscenza ha molteplici fattori di cui deve tenere conto. I dipendenti non hanno "solo quell'unico compito". La maggior parte avrà compiti che non sono interamente nella descrizione del lavoro, il che influenzerà la loro produttività.

Quindi, come puoi calcolarlo accuratamente, tenendo conto dei diversi fattori?

Crea una linea di base

Per poter analizzare i risultati, devi prima creare una linea di base, il punto di riferimento rispetto al quale misurerai i tuoi risultati di produttività.

Ciò significa confrontare i costi attesi e accettabili (quanti soldi, energia, manodopera, ore vanno alla produzione) con i risultati reali.

Nell'esempio del nostro progettista, 1,6 bozze all'ora potrebbe essere il livello di produttività previsto per il proprio manager: la linea di base. Tuttavia, se la linea di base è, ad esempio, 2 bozze all'ora, il manager potrebbe dire che il designer ha prestazioni inferiori.

Di seguito sono riportati i passaggi specifici per adattare la formula output/input alle proprie esigenze:

Passaggio 1: determina il tuo input

Decidi quale aspetto della produttività vuoi valutare. Questo determina il tuo input.

Possono essere ore di lavoro, unità prodotte, ore di produzione, costo orario, ecc.

Passaggio 2: determina il tuo output

L'output è il risultato finale: il prodotto finale. Può essere un progetto di marketing, acquisizione di clienti, vendite di successo in un mese, entrate, ecc.

Passaggio 3: applica la formula

Dopo aver deciso i valori di input e output, utilizzali semplicemente nella formula di base e calcola il risultato.

Uscita/Ingresso = Produttività

Passaggio 4: confrontalo con la linea di base

Quando ottieni i risultati, confrontali con quello che hai determinato essere un livello produttivo. Può essere il numero di ore lavorate, o la quantità di risorse/denaro speso per produrre una parte di un prodotto e così via.

A seconda dei fattori che stai includendo, il calcolo può diventare un po' più complesso, come nei nostri esempi sopra.

3. Misurare la produttività al di là dei numeri

Sebbene non sia una misurazione della produttività a sé stante, l'analisi della produttività attraverso obiettivi può essere molto più utile dei semplici numeri. Soprattutto nell'economia della conoscenza.

A causa dei numerosi aspetti che incidono sulla propria produttività, non possiamo fare affidamento solo sui numeri. Quindi, oltre all'approccio stereotipato, vorrai utilizzare uno (o più) dei seguenti metodi:

Misurare attraverso la gestione del tempo

Il metodo più utilizzato per misurare la produttività dei dipendenti è quanto bene gestiscono il loro tempo. Se impiegano più o meno tempo in compiti specifici, quanto tempo viene speso in cose umili o sprecato. Gli studi condotti sono sbalorditivi e rivelano molto sulle nostre abitudini.

Qualcosa di semplice come un foglio presenze può darti un'ottima panoramica dell'intero team e dei contributi di ciascun dipendente alla produzione complessiva.

Ecco un esempio di una scheda attività individuale e di un team in Clockify e un rapporto generato in base alle metriche rilevate nel tempo.

Con un misuratore di tempo digitale, puoi assegnare dipendenti a un progetto e consentire loro di tenere traccia del tempo su ciascuna delle loro attività. Possono persino etichettarli, così puoi facilmente seguire su quale aspetto del progetto sono più produttivi. Allo stesso modo, puoi vedere dove stanno incontrando ostacoli e affrontarli in tempo.

Misurare attraverso obiettivi prefissati

Due aziende all'interno dello stesso settore possono essere ugualmente produttive e di successo, ma hanno comunque metodi completamente diversi.

Ci si può concentrare sull'apertura di nuovi orizzonti, sulla costruzione di prodotti migliori, sull'assunzione di rischi innovando. Ciò mantiene i loro clienti coinvolti e in attesa di vedere cosa succederà.

L'altro lavora per migliorare l'esperienza utente già esistente, perfezionare i propri servizi e renderla più accessibile a un pubblico più ampio. Moemen Ahmed di Gleeds Construction Consultancy ha fornito un ottimo esempio con BMW e Toyota :

“ Entrambe le società sono ben consolidate con una lunga tradizione di successi, tuttavia, ciascuna di esse implementa una strategia completamente diversa.

Toyota è piuttosto famosa per la sua strategia di "Qualità totale", che tende a concentrarsi sul fornire al più ampio mercato visibile un prodotto che contenga tutte le funzionalità richieste con una qualità eccellente e un prezzo fattibile per la maggior parte dei consumatori. Toyota ha guidato e sperimentato questo tipo di strategia, soprattutto durante gli anni '80 e '90 e ha dimostrato di avere molto successo nel mantenere le sue promesse ai consumatori di tutto il mondo.

D'altra parte, BMW è un'azienda che si sforza di implementare alta tecnologia e funzionalità extra per i propri consumatori. La strategia BMW si concentra sulla fornitura di un prodotto di prim'ordine che offra al consumatore prestigio ed esperienza di lusso a un prezzo relativamente alto. La BMW non si rivolge a un'ampia fetta del mercato automobilistico totale, ma si concentra solo sui settori di prim'ordine. "

Gli studi hanno dimostrato che i dipendenti consapevoli degli obiettivi generali della propria azienda sono molto più produttivi. Si sentono più connessi e ottengono un senso di scopo e posto all'interno della struttura aziendale. Per misurare la produttività dalla definizione degli obiettivi, puoi provare a:

• Stabilisci pietre miliari che spingano l'organizzazione più vicino all'obiettivo
• Stabilisci scadenze più brevi, porzioni di tempo realizzabili per ogni reparto
• Osservare la gestione del carico di lavoro dei dipendenti
• Incontrarsi con

Alla fine, puoi utilizzare il calcolo delle ore produttive per vedere il tempo impiegato per raggiungere il traguardo.

Tuttavia, puoi ottenere lo stesso senza formule: se il traguardo è stato raggiunto, sei sulla strada giusta. Ma se non lo fosse, puoi iniziare a identificare i problemi in ogni reparto e trovare il modo di riportarli in carreggiata.

Misurare attraverso obiettivi

Con questo metodo, puoi vedere come l'output di ciascun dipendente contribuisce alle operazioni su larga scala dell'azienda.

Un modo affidabile consiste nell'utilizzare le valutazioni delle prestazioni. Sono metodi per monitorare e osservare le prestazioni lavorative complessive di un dipendente e possono variare dal monitoraggio delle presenze alle relazioni e alla gradevolezza tra gli uffici. In definitiva, ti dà un'idea della produttività dei dipendenti a un livello più empirico.

Le misurazioni sono ampiamente descrittive, utilizzano obiettivi specifici e si basano su valutazioni 1:1 regolari (ogni uno, tre o sei mesi). Abbiamo scritto un archivio sul monitoraggio delle prestazioni, che riteniamo possa essere utile quando si utilizza questo metodo.

• Perché e come creare standard di prestazione (con esempi)
• Gestione delle prestazioni: suggerimenti per creare un framework efficace
• Come monitorare le prestazioni dei dipendenti (con i modelli)
• Come calcolare e valutare le prestazioni dei dipendenti
• Revisione delle prestazioni: 6 metodi comuni

Misurare con il feedback a 360 gradi

Questo tipo di misurazione si basa sulla raccolta di informazioni dai colleghi di un determinato dipendente. Il primo utilizzo noto di questo metodo è stato da parte della Esso Research and Engineering Company negli anni '50 e da allora ha subito numerosi adattamenti e modifiche.

Tuttavia, l'idea centrale rimane la stessa: la produttività di una persona viene valutata dalle persone con cui lavora quotidianamente. E non solo dai propri dipartimenti.

Alcuni sono preoccupati che questo metodo possa essere inaffidabile. Non si può mai sapere quanto possano essere obiettivi i colleghi di qualcuno e, per di più, valutarli solo in base alle loro prestazioni lavorative. Fortunatamente, stiamo facendo passi da gigante per risolvere questo problema fornendo una formazione adeguata per un feedback a 360 gradi.

Infine, è consigliato solo alle piccole imprese, poiché i loro dipendenti avranno maggiori opportunità di collaborazione e contatto.

È fondamentale decidere un periodo di interruzione in cui puoi valutare se il metodo sta funzionando per te. Inoltre, seguirai i cambiamenti nel mercato e le richieste dei clienti, perché il panorama economico cambia ogni tanto, indipendentemente dal settore.

Rivalutare i metodi e adattarli ogni sei mesi o un anno (anche prima, se necessario), è un buon modo per tenere il passo con le misurazioni della produttività. Perché se i costi del lavoro vengono ridotti, i clienti target cambiano o le risorse crescono in modo esponenziale, tutto ciò influenzerà ampiamente il modo in cui viene svolto il lavoro.

Cosa influisce sulla produttività dei dipendenti all'interno di un'azienda?

Ora daremo un'occhiata ad alcuni dei dipartimenti all'interno di un'azienda (in particolare all'IT) ea tutti i fattori che spiegano i loro livelli di produttività.

Per avere un'esperienza di prima mano, abbiamo intervistato alcuni responsabili del team di Clockify per le loro opinioni sulla misurazione della produttività e su come si avvicinano ad essa.

Servizio Clienti

Il primo è stato il nostro responsabile dell'assistenza clienti, Jovana Kandic, su come osservano la produttività e i fattori che vengono misurati e analizzati:

“ In genere, la produttività nell'assistenza clienti è misurata dal numero di ticket risolti, tempo di prima risoluzione, tempo di prima risposta,... E questo riguarda solo i ticket. Esaminiamo anche il numero di messaggi di chat accettati, la percentuale di chiamate perse o perse, il tempo medio di risposta e simili.

È altamente misurabile, perché abbiamo molte metriche, ma c'è anche il rischio di perdere il punto centrale in tutti i dati. "

Questo è un altro punto a favore di un approccio più empirico alla misurazione della produttività, ove possibile. Fare troppo affidamento sui numeri può danneggiare i dipendenti, soprattutto quando i fattori esterni non vengono presi in considerazione.

Risorse umane

Abbiamo anche chiesto a Biljana Rakic, responsabile delle risorse umane di Clockify, la sua opinione sull'argomento:

“ Esaminiamo valori quantitativi, come ad esempio quanti dipendenti abbiamo contattato per la consultazione e la valutazione in un mese. Ma teniamo anche conto della soddisfazione generale e di quanti corsi di formazione e corsi possiamo fornire entro un anno.

Inoltre, monitoriamo e misuriamo il processo di assunzione: il numero di candidati contattati, il tasso di risposta e simili. Abbiamo anche iniziato a includere sondaggi sulla soddisfazione, in cui i potenziali candidati possono valutare l'esperienza con il rappresentante delle risorse umane".

Programmatori

Infine, il nostro programmatore capo, Ljubomir Simin, ha condiviso i suoi due centesimi su come gestisce le metriche di produttività:

" Bene, da un lato, hai metriche quantificabili, come il numero di commit del codice o operazioni su GitLab, attività di controllo del codice sorgente (numero di modifiche, revisioni, ecc.). I dati sono in qualche modo sintetici, ma forniscono una linea di base.

D'altra parte, ci sono metriche basate sui risultati: la persona ha rispettato le scadenze, quanti bug c'erano, ecc. Personalmente preferisco misurare la produttività in base a scadenze più grandi, quando riguardano funzionalità più importanti che vogliamo implementare. I compiti più piccoli, come quelli che fai più al giorno, hanno davvero un impatto minimo. Tuttavia, valutiamo tutto in una forma o nell'altra durante le revisioni delle prestazioni".

Perché dovresti misurare la produttività dei dipendenti

Ora, tutte queste informazioni sollevano la domanda: vale davvero la pena calcolare la produttività dei dipendenti e analizzare tutti quei dati?

Vantaggi su larga scala della misurazione della produttività

1. Migliore utilizzo delle risorse

Come accennato in precedenza, la produttività è il risultato di come vengono utilizzate le risorse e le competenze per produrre un output. Sapere come lavorano i tuoi dipendenti, quale software usano e come comunicano con i colleghi può darti un'idea di dove le tue risorse sono sottoutilizzate o se devi introdurre qualcosa di nuovo.

Saprai se acquistare un nuovo software, fornire formazione e corsi aggiuntivi, se ci sono troppi straordinari, ecc.

2. Identifica i passaggi non necessari

Ricordi l'esempio con il pescatore, dall'inizio? La produttività consiste nel preservare l'energia dei dipendenti per aiutarli a concentrarsi sui compiti che contano. Non dovrebbero spenderlo in compiti che possono essere eliminati o eseguiti da altri.

I dipendenti alleggeriti sono più produttivi, più felici e desiderosi di lavorare di più (non di più, però, quindi non sfruttare questa opportunità per aumentare il loro carico di lavoro!).

3. Riduce i costi a tutti i livelli

Quando calcoli la produttività in base al rapporto tra produzione e capitale investito, nel tempo puoi vedere dove apportare modifiche al budget. Forse alcuni processi ti costano più del necessario, cosa di cui non saresti a conoscenza senza i dati sulla produttività che hai raccolto nel corso del tempo.

Lo stesso vale per i costi di tempo, energia e manodopera.

4. Ti mantiene adattabile al mercato

È come tenere un dito sul polso dell'azienda. Quando il mercato cambia, cambiano anche le strategie della tua azienda per stare al passo con la domanda, i concorrenti e le tendenze. I dipendenti potrebbero subire pressioni e politiche aumentate o alterate.

Tenere traccia della loro produttività attraverso un metodo consolidato può segnalare problemi molto prima, prima di qualsiasi danno permanente.

5. Riflette le prestazioni del sistema

Quando sarai a conoscenza dei livelli di produttività dei tuoi dipendenti, col tempo mostrerà quanto bene sta funzionando il tuo sistema. Sarà più facile implementare le modifiche e saprai esattamente quando, dove e come e senza alcun danno per l'azienda. Nessun tempo perso, nessuna perdita finanziaria e transizioni meno stressanti.

Vantaggi individuali della misurazione della produttività

1. Meno tempo perso

Le ragioni per perdere tempo possono essere molte. Tuttavia, uno dei fattori più importanti sembra sempre essere i social media, i tempi di inattività più lunghi durante le pause, il ritardo nel completamento delle attività e così via. Misurare la produttività può rivelare queste sacche di inattività e la frequenza con cui si verificano.

Anche se puoi chiudere un occhio su un po' di tempo perso se accade di rado, troppo può causare una forte procrastinazione, che si traduce in lavoro affrettato e stress a causa delle scadenze imminenti. E la maggior parte dei dipendenti non è nemmeno consapevole di quanto tempo ha trascorso a navigare senza pensare!

Mentre tieni traccia del loro tempo e analizzi i rapporti, puoi utilizzare questi dati per spiegare come questa distrazione ingannevolmente breve aggiunge molto. Indipendentemente dal fatto che ne siano consapevoli o inconsapevoli, i dipendenti inizieranno a essere più consapevoli e insieme potrai persino fissare obiettivi per ridurre il tempo di navigazione.

• Come identificare il tempo perso
• I modi migliori per tenere traccia delle ore dei dipendenti

2. Aumento della produttività

Un sistema consolidato per l'analisi della produttività snellisce l'etica del lavoro delle persone. Sapendo che il loro lavoro viene valutato e ricompensato di conseguenza, è più probabile che si sentano realizzati e motivati ​​a lavorare di più.

Più soddisfazione sul lavoro porta a meno stress e meno turni per l'azienda.

3. Dipendenti più qualificati

Come accennato in precedenza, i risultati delle misurazioni della produttività possono evidenziare tempestivamente le lacune nel flusso di lavoro e identificarne con precisione il motivo. Sebbene molti di essi possano essere fattori fuori dal tuo controllo (questioni familiari, problemi di denaro, salute mentale o fisica, ecc.), quelli che puoi vedere e controllare mancano di abilità o direzione.

Puoi risolvere questo problema organizzando una formazione adeguata, perfezionando abilità specifiche, fornendo materiali di lettura o tutor per aiutare a colmare eventuali lacune nelle conoscenze.

4. Dipendenti più motivati

Misurare la produttività significa valutare i dipendenti con maggiore frequenza. Questa è un'opportunità per ricordare loro la direzione dell'azienda e far loro conoscere il loro ruolo in essa. Pertanto, li stai aiutando a formare ideali e obiettivi professionali che possono allinearsi con quelli dell'azienda.

Li fa sentire meno come un ingranaggio in una macchina e più come parte integrante dell'immagine.

Infine, Penny Zenker, coach della produttività e autrice di The Productivity Zone , sostiene che cosa consideri produttività e come conoscerli può creare o distruggere un piano di miglioramento della produttività. In questa intervista, parla della gestione dell'energia, del motivo per cui le scadenze più brevi possono essere migliori e di come i metodi di produttività devono essere adattati a ogni singola persona.

In conclusione

La misurazione della produttività è un argomento che copre tante strade diverse. Con questo articolo, abbiamo voluto presentare quante sfaccettature ci sono. E mentre le formule e le metriche possono sembrare complesse, l'idea centrale rimane incredibilmente semplice: produttività = output/input.

Tuttavia, ciò che possiamo concludere dalle ricerche pubblicate, dai documenti e dalle testimonianze di esperti qui, è che fare affidamento solo sui dati può danneggiare la tua analisi. È necessario disporre di una qualche forma di input da persona a persona e di feedback da altri dipendenti per formare un quadro completo della produttività di una persona.

Perché in definitiva, la produttività è influenzata da molti fattori. E quelli che decidi di prendere in considerazione dipendono dagli ideali e dagli obiettivi della tua azienda. Ci auguriamo che questo articolo abbia fornito informazioni utili sui principi generali (e alcuni più specifici) della misurazione della produttività. In bocca al lupo!