C'è un modo per massimizzare l'efficienza (tempo)?

Hai mai pensato che non ci siano abbastanza ore al giorno per realizzare tutto?

Sul lato negativo, non è molto probabile che avremo più di 24 ore a breve.

Il lato positivo è che non sono necessarie più di 24 ore: ci sono numerosi modi per ottenere il massimo dal tempo che hai già.

In questo articolo, esamineremo i modi per massimizzare l'efficienza e sfruttare al meglio il nostro tempo.

Miti sull'efficienza del lavoro

Prima di addentrarci nel segreto dell'efficienza (tempo), dobbiamo sfatare alcuni miti popolari.

Essere efficienti significa lavorare il più duramente possibile

Ti capita mai di passare l'intera giornata a completare compiti meno importanti dalla tua lista di cose da fare, senza affrontare quelli ad alta priorità? Oppure passi tutto il tuo tempo a scrivere elenchi di cose da fare, ricercare e pensare a ogni possibile risultato... senza fare alcun lavoro vero e proprio?

Se hai raramente tempo per la famiglia e gli amici, se fai sempre qualcosa ma non ti avvicini ai tuoi obiettivi e se ti senti in colpa quando non lavori, sei decisamente impegnato, ma sei produttivo?

L'attività non è necessariamente uguale alla produttività. Il completamento delle attività è un indicatore di produttività migliore rispetto alla quantità di tempo trascorso a lavorare.

Lavorare da casa è meno efficiente

A volte c'è un malinteso sul fatto che lavorare da casa significhi essenzialmente guardare Netflix in pigiama e giocare con i tuoi animali domestici mentre il tuo laptop di lavoro è aperto accanto a te.

Studi recenti possono differire: lavorare da casa sembra essere più produttivo che lavorare dall'ufficio. Uno studio della Stanford University condotto in 9 mesi che ha incluso 16.000 lavoratori ha rilevato che lavorare da casa ha aumentato la produttività del 13%. L'aumento delle prestazioni ha contribuito a un ambiente di lavoro più conveniente, nonché a un minor numero di pause e giorni di malattia.

Secondo un sondaggio di ConnectSolutions, il 77% di coloro che lavorano da remoto almeno alcune volte al mese mostra una maggiore produttività: il 30% lavora di più in meno tempo e il 24% lavora di più per lo stesso lasso di tempo.

Per avere successo, devi copiare le abitudini delle persone di grande successo

La routine mattutina di ogni persona di successo sembra includere svegliarsi molto presto, avere una routine di allenamento rigorosa, fare la doccia con acqua fredda, meditazione, leggere, tenere un diario della gratitudine, fare una colazione estremamente salutare... L'elenco potrebbe continuare. E tutto questo prima delle 9:00.

Anche se sono felice che una routine del genere funzioni per loro e si divertano, ci sono alcuni problemi nel copiare le loro abitudini:

1. Non sono per tutti, né si adattano allo stile di vita di tutti. Dovresti adattare le tue abitudini quotidiane a te, ai tuoi obiettivi e al tuo stile di vita. Siamo tutti diversi, quindi il fatto che qualcosa funzioni per altre persone non ti dà alcuna garanzia che funzionerà per te.
2. Questo può essere controverso, ma a meno che 1) tu non sia una persona mattiniera e questo è quando la tua produttività è al culmine o 2) hai cose importanti da fare la mattina presto, non c'è un vero motivo per svegliarsi alle 5 del mattino.
3. Non lasciare che le abitudini e le routine quotidiane degli altri ti facciano sentire in colpa per la tua produttività o in colpa perché non stai facendo contare ogni minuto. Questo ci porta al nostro prossimo mito...

Devi essere produttivo ogni secondo della giornata

Riposarsi è produttivo quanto lavorare. Costringerti a lavorare tutto il tempo porterà a esaurimento, esaurimento e prestazioni inferiori poiché sarai troppo stanco per concentrarti correttamente.

Gli esperti raccomandano un minimo di 7 ore di sonno per notte, oltre a fare pause regolari quando lavori, in modo che la tua mente possa rimanere fresca e concentrata. Gli intervalli di lavoro possono variare da 25 minuti (con 5 minuti di pausa, come nel caso della tecnica del pomodoro) a 90 minuti (con 20 minuti di pausa).

Scaricare tutte le app di produttività disponibili ti aiuterà

Per quanto siamo fan delle app di produttività, il download e il tentativo di usarle di solito fa più male che bene. Per evitare di essere sopraffatto, inizia scaricando solo quelli che ritieni possano aiutarti di più e provali per vedere se funzionano per te.

Se lo fanno - fantastico.

E, in caso contrario, puoi sempre scaricare un'alternativa o provare qualcos'altro.

Modi per massimizzare l'efficienza

Ora che abbiamo sfatato alcuni miti, ecco alcuni dei modi più efficaci per massimizzare l'efficienza: dall'uso ottimale del tuo tempo a battere la procrastinazione.

Tieni traccia del tuo tempo

Essere efficienti significa ottenere il massimo dal proprio tempo e spenderlo con saggezza.

Ma prima devi chiederti: su cosa dedichi il tempo?

Se non lo sai, dovresti iniziare a monitorare il tuo tempo. Questa pratica ti aiuterà ad analizzare il modo in cui trascorri il tuo tempo e a fornire risposte a domande come:

• C'è qualcosa che dovresti dedicare più o meno tempo a fare?
• Quali modifiche puoi apportare al tuo programma per adattarlo meglio alle tue esigenze?
• Quali aree della tua gestione del tempo devono essere migliorate?

Inoltre, il monitoraggio del tempo facilita la stima accurata del tempo necessario per completare un determinato progetto. Fornisce inoltre dati che ti aiuteranno a rivedere le tue prestazioni.

Mangia la rana

Non devi diventare un fan della cucina francese: il metodo Mangia la rana implica svolgere il compito che temi di più all'inizio della tua giornata lavorativa.
La "rana" può essere un compito estremamente difficile, un compito estremamente importante o un compito estremamente difficile e importante. Solo quando hai finito con la "rana", passa al compito successivo di minore importanza.

Ricorda che fatto è meglio che perfetto

Dovresti sempre cercare di fare del tuo meglio. Ma quando diventi eccessivamente critico e stabilisci standard irrealisticamente elevati per te stesso e per gli altri, può diventare un problema.

Cerca di ricordare che fatto è meglio che perfetto e completa il compito anche se non è perfetto al 100%. Questa mentalità:

• Aiutarti a ottenere risultati;
• Evitare il superlavoro e il burnout;
• Renditi più produttivo;
• Aiutarti a risparmiare tempo;
• Sii più facile sulla tua salute mentale.

Sii proattivo

Le persone efficienti sono persone proattive. Si concentrano su ciò che controllano e fanno il loro percorso prendendo decisioni, invece di lasciare che le circostanze attuali scelgano il loro percorso. Come essere più proattivi?

• Pianificare in anticipo;
• Fornire aggiornamenti tempestivi ai membri del tuo team e ai manager;
• Sii attivo nelle discussioni di gruppo;
• Risoluzione dei problemi;
• Cerca feedback;
• Non soffermarti sugli errori, ma impara da essi.

Avere un piano B se le cose vanno male

Parlando di essere proattivi e di pianificare in anticipo, tieni presente che c'è la possibilità che il tuo piano possa fallire. Per quanto sia ben congegnato, c'è sempre qualcosa di inaspettato che può accadere. Per ridurre al minimo il fattore sorpresa, esamina le cose che potrebbero andare storte e fai un piano B, per ogni evenienza.

Riduci al minimo le distrazioni

Pensa a cosa ti distrae di più.

È il tuo telefono? Disattiva le notifiche e/o posiziona il telefono in un'altra stanza.

Sta parlando con i tuoi colleghi? Avvisa loro che stai lavorando a un compito importante e che parlerai durante una pausa.
È un posto di lavoro ficcanaso? Investi in cuffie con cancellazione del rumore.

La preparazione è la chiave del successo: meglio conosci il tuo flusso di lavoro, cosa può interromperlo e quali sono i passaggi necessari per evitare le interruzioni, più efficiente sarai.

Delega compiti meno importanti

Chiediti: quali compiti sono in linea con il tuo esatto set di abilità e devono essere svolti da te in modo specifico? Questi sono i tuoi compiti più importanti: rendili una priorità nella tua lista di cose da fare. Cerca di delegare quelli con il livello di priorità più basso in modo da avere abbastanza tempo ed energia per affrontare i tuoi compiti principali.

Comunicare efficacemente

Una comunicazione efficace sul posto di lavoro è chiara, concisa, rispettosa, nonché aperta e frequente. Ognuno dovrebbe avere il proprio turno per parlare e dare voce ai propri input durante le discussioni di gruppo, mentre gli altri ascoltano attivamente. Tieni sempre a mente il punto della discussione e il problema che stai cercando di risolvere. Una buona comunicazione riduce al minimo gli errori e le incomprensioni e rende tutto più fluido.

Ciò è particolarmente vero se il tuo team lavora in remoto o ha adottato un modello di lavoro ibrido. In tal caso, è altrettanto importante trovare gli strumenti di comunicazione giusti, dalle e-mail alle app di chat del team. Il mio team utilizza Pumble come la nostra app di chat e collaborazione preferita: è ottimo per i team che cercano una soluzione economica in quanto è gratuito per utenti illimitati e offre accesso a una cronologia chat illimitata.

Impara a dire "No"

Il tempo è prezioso: hai solo 1440 minuti al giorno per portare a termine tutto, compreso il tuo lavoro e la tua vita privata. Sii esigente su come lo spendi.

Altri, invece, probabilmente non hanno lo stesso sentimento quando si tratta del tuo momento, quindi devi imparare a dire "No". Sii assertivo, ma educato; dai alle persone una ragione per il tuo rifiuto, ma non spiegare troppo e non entrare troppo nei dettagli.

Usa la "Regola dei 2 minuti" per procrastinare

Questo suggerimento è il mio preferito; se qualcosa mi aiuta a essere produttivo, è proprio questo.

Il primo passo è il più difficile, ecco perché non dovrebbero mai volerci più di 2 minuti. Rendi il più semplice possibile iniziare.

"Scrivi" diventa "apri un nuovo documento", "esercizio" diventa "indossa i tuoi abiti da allenamento", "passa attraverso le tue e-mail" diventa "apri l'app di posta elettronica".

Non suona male, vero?

Quando riesci a iniziare, diventa improvvisamente molto più facile continuare a fare ciò che devi fare e alla fine finirlo.

Chiedere aiuto

Se rimani bloccato, non c'è vergogna nel chiedere aiuto. Capisco che può essere snervante, soprattutto se sei un nuovo assunto, ma il modo più veloce per imparare è chiedere. Inoltre, è meglio chiedere e farlo correttamente che commettere errori che potrebbero essere facilmente evitati.

La prima opzione dovrebbe essere quella di verificare se la risposta non è già stata condivisa con te o è solo una ricerca su Google. Se non lo è, trova la persona giusta per il tuo problema e chiedi pure.

Se una riunione può essere un'e-mail, trasformala in un'e-mail

Secondo Atlassian, l'impiegato medio trascorre 31 ore al mese per partecipare a riunioni improduttive. Il 91% dei partecipanti medi alla riunione ha affermato di sognare ad occhi aperti durante la riunione, il 73% ha svolto altro lavoro, il 39% ha persino dormito e il 45% si è sentito sopraffatto dal numero di riunioni a cui partecipa.

Alcune cose devono essere discusse e discusse in una riunione; altri possono essere solo un'e-mail. Se è il primo caso, mantieni le tue riunioni puntuali e produttive.

Altri modi per massimizzare l'efficienza a cui forse non hai pensato

Oltre ai soliti modi per combattere la procrastinazione, la disorganizzazione e altre nemesi alla produttività, ci sono anche alcune cose divertenti e/o interessanti che puoi provare per massimizzare l'efficienza.

Trova la playlist giusta

Se sei una di quelle persone che non possono funzionare senza la musica, trovare le melodie perfette su cui lavorare è un fattore importante per il tuo successo. Alcuni preferiscono le app con suoni di sottofondo, alcuni si divertono con la radio lo-fi o jazz, altri hanno una playlist di YouTube specifica per il trambusto. O forse le cuffie con cancellazione del rumore fanno al caso tuo? La musica può influire sulla produttività sia in positivo che in negativo, quindi assicurati di trovare la playlist giusta.

Non trascurare l'importanza di un sottofondo musicale adeguato!

Tenere riunioni permanenti

Prova a tenere una riunione permanente: è, proprio come dice il nome, una riunione in cui tutti stanno in piedi. Può sembrare insolito, tuttavia, ha una serie di vantaggi, in quanto:

• Richiede meno tempo;
• Mantiene il team impegnato, migliorando così le prestazioni;
• È più puntuale;
• Sottopone meno stress al corpo, in particolare al collo, alla schiena e alle spalle che possono iniziare a dolere dopo un lungo periodo di seduta.

Regalati piccole ricompense

Alcuni compiti sono straordinariamente noiosi e/o difficili, ma devono essere svolti e, quel che è peggio, devono essere svolti da te in modo specifico.

Dopo molte ricerche empiriche, sono giunto alla conclusione che il modo migliore per portare me stesso a svolgere tali compiti è promettermi una piccola ricompensa. Ho parlato con persone che usano il metodo opposto: scelgono una punizione per se stessi se non fanno il compito, ma mi piace di più il metodo della ricompensa. Ti fa formare un'associazione positiva con il tuo compito, invece di una negativa.

E, nelle sagge parole di Tom e Donna di Parks and Recreation, dovresti "trattarti da solo".

Trova scorciatoie ripetibili

Se ti ritrovi a fare qualcosa più e più volte, non perdere tempo a ripetere sempre lo stesso processo: automatizzalo invece.

Ad esempio, se ricevi molte email che richiedono la stessa risposta o molto simile, crea un modello invece di digitare la stessa cosa più volte.

Rendi il tuo spazio di lavoro piacevole e stimolante

Se trascorri 8 o più ore nello stesso posto, rendi quel posto piacevole in cui trovarti. Puoi farlo:

• Riordina la tua scrivania, il tuo laptop e il tuo telefono. Rendi Marie Kondo orgogliosa di te buttando via ed eliminando tutto ciò che non usi. Tieni sulla scrivania solo le cose che sono importanti o, come direbbe, “suscitano gioia”, come una pianta o una foto incorniciata;
• Aggiungendo alcuni tocchi personali per rendere lo spazio più piacevole in cui lavorare;
• Scegliere l'illuminazione giusta che non sia troppo brillante, ma che ti tenga sveglio e concentrato.

Se non sai da dove cominciare, cerca l'ispirazione online. I miei preferiti personali sono le configurazioni estetiche da scrivania e le raccolte di cancelleria su YouTube: le guardo come se fossi incantato. Oltre a procurarmi una quantità inspiegabile di gioia, mi fanno anche acquistare impulsivamente molte cose inutili, quindi osservale con cautela.

Se procrastina, trova un partner responsabile

Le persone di solito lo fanno quando si tratta di andare in palestra o mangiare sano, ma ehi, perché non applicarlo anche al lavoro? Se hai difficoltà a procrastinare, trova qualcuno che sia sulla tua stessa barca e mantieniti reciprocamente responsabile e sulla buona strada.

Fai attenzione quando scegli il tuo compagno di responsabilità, poiché questa è un'arma a doppio taglio. Può ritorcersi contro quando finisci per consentirti a vicenda di procrastinare di più, insieme, che è l'esatto opposto di ciò che miriamo a realizzare.

Conclusione

Efficienza significa raggiungere la massima produttività con il minimo sforzo. Nel nostro caso, ciò significa anche lavorare in modo intelligente ed essere intenzionali riguardo al tuo tempo. Ci sono molti modi per raggiungere questo obiettivo, dal ridurre al minimo le distrazioni e "mangiare la rana" per trovare la playlist giusta e darti piccole ricompense per portare a termine i compiti. Devi solo trovare i modi che funzionano meglio per te e sarai sulla buona strada per massimizzare la tua efficienza.