Come gestiamo un team distribuito a livello globale: suggerimenti dai manager di Flock

Come gestisci un team quando l'intera attività cambia?

Il 2020 ha portato una serie di enormi cambiamenti organizzativi alle aziende di tutto il mondo. Molti stanno imparando per la prima volta ad adattarsi ai team distribuiti. Ad essere onesti, la curva di apprendimento è piuttosto ripida, quindi è stato per lo più stato per tentativi ed errori poiché le aziende hanno capito cosa funziona e cosa no.

Per fortuna, Flock è un'azienda distribuita da alcuni anni, con dipendenti sparsi tra Mumbai, Bangalore e Boston, tra gli altri. Mentre i leader aziendali di tutto il mondo continuano a creare best practice e approcci per gestire i loro nuovi team remoti, abbiamo consultato i leader senior di Flock per alcuni suggerimenti e trucchi per la gestione di un team distribuito a livello globale.

Incontra i nostri manager

Shourya Saha è il capo dell'assistenza clienti di Flock. Stratega esperta, Saha ha definito ed eseguito con successo soluzioni strategiche in collaborazione con team dirigenziali in aziende internazionali prima di approdare in Flock.

Ninad Raval è il capo del prodotto e del design di Flock. Raval ha gestito e diretto team di progettazione e prodotti per quasi due decenni, concentrandosi principalmente su SaaS e spazi di e-commerce.

Quali strumenti utilizzi per tenere traccia delle attività del tuo team e dei loro progressi?

A livello aziendale, Flock utilizza strumenti come Jira, Asana, North, Google Docs e Sheets per gestire attività, organizzare file e collaborare. Colleghiamo tutti questi strumenti utilizzando le integrazioni in Flock, quindi tutto è in un unico posto.

Il nostro team di prodotto utilizza una combinazione di North e Fogli Google per tenere traccia sia delle scadenze dei progetti che delle metriche delle prestazioni, degli OKR e delle iniziative. Per le attività che richiedono un supporto interfunzionale dallo sviluppo o dalla progettazione, utilizzano Jira e Google Docs per collaborare.

Per team come l'assistenza clienti, che è molto basata sui dati, gli strumenti CRM come Zendesk e la visualizzazione dei dati in Metabase aiutano a tenere traccia delle prestazioni e a semplificare la comunicazione. Shourya tiene traccia dei progressi dell'assistenza clienti in modo quantitativo, misurando parametri inclusi, ma non limitati a, produttività, soddisfazione del cliente, risoluzione della prima chiamata e altro ancora. Per l'analisi qualitativa, incoraggia il team a mettere in atto revisioni casuali dei casi. Il team di supporto (e tutti i team interni di Flock) utilizzano anche strumenti di videoconferenza come Flock e Zoom per connettersi faccia a faccia anche quando sono a chilometri di distanza.

Con quale frequenza incontri il tuo team distribuito?

"Come team di supporto, ci incontriamo una volta alla settimana", afferma Saha. "In genere, si parla delle prestazioni della scorsa settimana, si filtra qualsiasi aggiornamento di processo, politica o tecnologia rilevante per il team, si condividono le migliori pratiche e si richiamano coloro che potrebbero aver svolto un lavoro eccezionale".

Il nostro team di prodotto mantiene le cose più casuali del supporto, incontrandosi ogni venerdì per un "Team TGIF" per discutere nuovi apprendimenti e argomenti interessanti, nonché rilassarsi insieme con una chat o un gioco veloce.

Quanto spesso incontri i dipendenti 1:1?

Sia Saha che Raval affermano di incontrarsi con i loro team leader 1:1 una volta al mese.

"La conversazione tra i leader e gli ingegneri è più tattica", ci dice Saha. “Con me, è più sulla cultura, sulla pianificazione generale della carriera e sul progresso. In questo modo ci assicuriamo che il team sia concentrato su obiettivi sia a lungo che a breve termine”.

Anche Raval si concentra sullo sviluppo della carriera personale e sul coaching in 1:1, oltre a risolvere gli ostacoli e le questioni relative ai processi che prendono di mira gli OKR. Utilizza i promemoria di Flock per impostare riunioni ricorrenti e un documento condiviso con il dipendente per raccogliere spunti di discussione prima della riunione e tenere traccia delle note in seguito. Raccomanda di limitare la discussione a 30-55 minuti per mantenere produttive le riunioni 1:1.

Come garantite che le riunioni del team siano efficaci?

Il consiglio di Raval per riunioni efficaci è assicurarsi che ogni riunione abbia un formato diverso che funzioni. Le sue riunioni settimanali di gestione dei progetti (PM) sono presiedute dai dipendenti a rotazione, quindi tutti rimangono coinvolti e le discussioni sono più fruttuose. Ecco uno schema dell'ordine del giorno di questi incontri settimanali del PM:

Agenda della riunione del team di gestione del progetto

• Scopri a cosa stanno lavorando tutti gli altri e come possono ottenere l'aiuto di chiunque altro
• Poni domande e pensa a obiettivi a breve ea lungo termine
• Qualcosa di nuovo o eccitante che qualcuno vuole condividere con il team?
• Bloccanti o aggiornamenti dal team
• PM, processi di progettazione e sviluppo, suggerimenti e feedback

Ogni settimana, l'attuale organizzatore della riunione passa il testimone nominando un nuovo organizzatore responsabile della prossima riunione del PM. L'organizzatore raccoglie gli argomenti di discussione da tutti i membri del team per creare un'agenda e garantisce che la riunione sia programmata e vi sia partecipata. Hanno anche la responsabilità di guidare la riunione, assicurarsi che tutti gli argomenti all'ordine del giorno siano coperti e mantenere le discussioni pertinenti e preziose per tutti i partecipanti. Infine, se l'ospite non riesce a raggiungere il ritardo, deve comprare degli spuntini a tutti durante la riunione! :)

Qualche consiglio per i manager che guidano per la prima volta un team distribuito?

Raval è semplice:

• Avere 1:1 regolari
• Incontra le squadre casualmente
• Stabilisci chiaramente obiettivi e risultati
• Documentare feedback e riconoscimenti

Saha offre due ulteriori consigli:

• Conosci la tua squadra. Ogni individuo ha aspirazioni e talenti diversi. Tieni traccia di quelli.
• Conosci la tua attività. Potresti non avere l'opportunità di soddisfare ogni singola aspirazione, ma questo può aiutarti a creare nuovi percorsi per i tuoi dipendenti diretti.

Ad esempio, Saha afferma: "Ho assunto persone con un background nello sviluppo di software ed è stato molto difficile mantenerle in un lavoro di supporto. Col tempo, ho creato opportunità in cui potevano creare app che aiutano a migliorare le prestazioni del nostro team. Questa è una vittoria per tutti!”

Entrambi i manager concordano sul fatto che la navigazione in un team che è sia culturalmente che geograficamente diversificato richiede una pausa dall'essere "tutto affari". I dipendenti sono guidati dalle loro sensibilità culturali e dal background sociale che guidano la loro motivazione e fungono da opportunità per connettersi.

Ma spesso, la vera chiave per gestire un team distribuito è gestire te stesso.

"Usa ogni canale di feedback per migliorare te stesso", consiglia Saha. “È impossibile ogni volta fare il bene dal tuo team e dall'azienda. Fallirai. Incoraggia le persone a darti un feedback sul miglioramento. Continua a ribadire che lo accogli volentieri. Esegui sondaggi anonimi. Condividi il risultato con la squadra”.

Vuoi altri suggerimenti? Scarica oggi la nostra guida al coinvolgimento dei dipendenti.