Gestire efficacemente gli stili di comunicazione sul posto di lavoro

Gestire una squadra può essere difficile. Non solo devi tenere traccia del lavoro di tutti i membri del tuo team, ma devi anche comunicare con loro regolarmente per valutare il loro carico di lavoro, la loro felicità e altre esigenze.

Ma cosa succede se i tuoi dipendenti semplicemente non comunicano allo stesso modo dei tuoi manager? La scarsa comunicazione e la cattiva comunicazione contribuiscono allo stesso modo alla maggior parte dei problemi sul posto di lavoro. Incoraggia i tuoi manager a prestare attenzione agli stili di comunicazione del loro team in modo che possano diventare supervisori più efficaci. Comprendere come comunica ogni membro del team apre nuove vie di comunicazione per prevenire inciampi, tensioni ed errori.

Può sembrare un'impresa importante, ma ci sono molte risorse per aiutarti a comprendere lo stile di comunicazione del tuo team e ad adattarti ad esso.

Diversi stili di comunicazione sul posto di lavoro

La ricerca sulla comunicazione suggerisce che ci sono quattro stili principali di comunicazione:

• Analitico
• Intuitivo
• Funzionale
• Personale

Questi quattro stili possono entrare in conflitto, ma se vengono affrontati con attenzione, un team composto da questi stili diversi può lavorare in modo coeso. Inoltre, diversi canali di comunicazione hanno scopi diversi e anche questi dovrebbero essere in linea con gli stili di comunicazione. Insegna al tuo gruppo dirigente come questi stili interagiscono tra loro in modo che possano consentire ai loro team di funzionare meglio.

Comunicazione analitica

Gestire qualcuno con uno stile di comunicazione analitico implica esattamente quello che ti aspetteresti: questo individuo si preoccupa prima di tutto dei fatti a portata di mano. I comunicatori analitici preferiscono che la discussione sia il più diretta possibile, con numeri difficili a sostegno di qualsiasi teoria o sommatoria.

Ogni team ha bisogno di un membro che possa adottare un approccio analitico alla risoluzione dei problemi. Questo aiuta a ridurre al minimo il processo decisionale emotivo e si concentra sul risultato finale. Ma questo significa che i membri del team potrebbero dover compromettere alcuni dei loro bisogni sociali per lavorare con un individuo analitico, non sono quelli per chiacchiere.

Quando comunichi con un tipo analitico, incoraggia il tuo team a essere preparato con i dati, fino ai dettagli più importanti. Invitali a rimanere in tema, a essere chiari con le aspettative e a cercare una prospettiva basata sui dati. Assicurati che seguano un'agenda dettagliata e poi segui le note della riunione, le azioni e le aspettative.

Comunicazione intuitiva

I comunicatori intuitivi si preoccupano dei dati, ma sanno che i dati non sono la fine per tutto. Se hai un tipo intuitivo nella tua squadra, probabilmente ti appoggi a loro per le grandi idee del colpo di luna. Vedono il quadro più ampio e sono pronti per immergersi nel lavoro.

Comunicare con un individuo intuitivo può essere ogni volta un'esperienza unica. Dal momento che apprezzano la comunicazione breve e diretta, possono essere inclini a non prestare attenzione ai dettagli più piccoli. Preparati a martellare a casa le sfumature in modo che non vengano perse da un tipo intuitivo.

Quando gestisci un comunicatore intuitivo, preparati per una conversazione schietta e veloce e più follow-up. Fornire ausili visivi per dirigere la loro attenzione verso i dettagli. Vai dritto al punto e ascolta le loro grandi idee, tieni conto del ragionamento fuori dagli schemi, poiché si riveleranno inestimabili.

Comunicazione funzionale

Pensa al tuo dipendente più orientato ai processi. Probabilmente sono un comunicatore funzionale che adotta un approccio olistico alla risoluzione dei problemi, quindi scava passo dopo passo per assicurarsi che nessun dettaglio venga perso. I tipi funzionali sono i migliori nel processo e nell'implementazione grazie alla loro attenzione ai dettagli.

I tipi di comunicazione funzionale esaminano il problema da più prospettive. Ciò significa che sono inclini a riflettere su idee per assicurarsi che ogni dettaglio sia preso in considerazione. La loro natura interrogativa può portarli a "respingere" o fare l'avvocato del diavolo su una grande idea, forse presentata da un tipo intuitivo. Costruisci percorsi di comunicazione tra questi due tipi per colmare le lacune nei dettagli che un tipo funzionale potrebbe prevedere con un comunicatore intuitivo.

Gestire un tipo funzionale richiede forti capacità di ascolto attivo. Questi tipi vogliono assicurarsi che ti preoccupi dei dettagli tanto quanto loro: ribadiscono le loro conversazioni e confermano con loro che i loro piani sono chiari. Incoraggia il loro feedback e aspettati molto in cambio. Stabilisci scadenze, aspettative e processi per mantenere una mente funzionale a proprio agio.

Comunicazione personale

Un comunicatore personale è probabilmente la persona più socievole della tua squadra. I tipi personali vengono alle riunioni pronti a discutere del loro fine settimana e chiedere cosa pensano i tuoi figli dell'ultimo film Disney prima di mettersi al lavoro. Per loro, la connessione emotiva con la squadra è ciò che guida il loro successo.

I comunicatori personali si concentrano sulla costruzione di relazioni, sia all'interno del tuo team che con i tuoi clienti. Sono spesso il collante che tiene unita la tua squadra. Forse facilitano discussioni amichevoli tra comunicatori intuitivi e funzionali, agendo come un diplomatico a livello di squadra. Ma a volte questo può sembrare troppo informale con i membri del team. Questi tipi di comunicatori hanno anche bisogno di un po' più di spiegazione dietro le decisioni che prendono gli altri membri del team, quindi incoraggia i membri del tuo team a spiegare il loro processo di pensiero anche quando presentano nuove idee.

Quando gestisci qualcuno che comunica a livello personale, mantieni le cose casuali. Apprezzano la conversazione personale, faccia a faccia, senza che si senta come se fossero tutti affari tutto il tempo. Le tue conversazioni possono essere più informali, poiché questi sono il tipo di persone che apprezzano una riunione a piedi o un 1:1 in un bar. Per questo motivo, dovresti aspettarti di continuare dopo aver incontrato dettagli o contatti importanti. È probabile che questo dipendente non stesse prendendo appunti dettagliati.

Determinare le personalità individuali della tua squadra

Allora come fai a capire tutto questo? Spesso, il modo migliore per imparare lo stile di comunicazione del tuo team è semplicemente chiedere!

Alcuni tipi semplici, come i comunicatori personali o analitici, fanno conoscere la loro personalità e gli stili di comunicazione fin dall'inizio. Altri non sono così consapevoli delle loro tendenze comunicative e potrebbero non essere immediatamente evidenti per te come manager.

Esistono vari metodi per determinare l'identità comunicativa del tuo team, ma tre approcci principali possono trasformare il modo in cui gestisci il tuo team.

Test di personalità sul posto di lavoro

I test della personalità non sono una mania passeggera: c'è un motivo per cui molti importanti leader aziendali evidenziano i loro tipi di Myers-Briggs nei loro curriculum e profili LinkedIn. Test come il profilo Myers-Briggs o DiSC possono liberare sottigliezze negli stili di lavoro dei tuoi compagni di squadra di cui non sono nemmeno a conoscenza.

La valutazione CliftonStrengths sta diventando sempre più popolare grazie alla sua vasta serie di 177 domande che identificano modelli per valutare la personalità individuale, i punti di forza e di debolezza e i metodi di comunicazione.

Attività di team building

Siamo tutti stufi di fare falle di fiducia e "Ciao, mi chiamo Anna e sto portando le mele al picnic!" Giochi. Ma al di là dei giochi rompighiaccio , il tuo team ha bisogno di opportunità per lavorare insieme in modo informale in modo che possano capire come comunicano tra loro. Incorpora attività di team building casuali con il tuo team in modo che possano imparare a lavorare meglio insieme. Questo può essere qualcosa di semplice come una riunione di squadra virtuale, curiosità o un progetto creativo, come un concorso di poster. Una volta che il tuo team saprà come collaborare bene, specialmente quando lavora da casa, la comunicazione diventerà più facile su tutta la linea.

Ascolta la tua squadra

Il miglior feedback viene spesso trasmesso direttamente, faccia a faccia. Quindi, indipendentemente dal numero di test o seminari di formazione che il tuo team deve sostenere, spesso vorranno solo che tu sia franco con loro e viceversa. Consenti al tuo team di avviare cicli di feedback regolari, come porre domande durante i tuoi 1:1 settimanali. Incoraggiali a parlare di un momento in cui hanno sentito di aver comunicato in modo efficace o forse di un momento in cui hanno lottato per comunicare con qualcun altro. Conduci sondaggi regolari e di feedback in cui il tuo team può esprimere in modo anonimo le proprie preoccupazioni nella comunicazione. Questo feedback è fondamentale per gestire bene un team quando comunicano tutti in modo diverso.

Gestione degli stili di comunicazione individuali da remoto

In qualità di manager di un team remoto, come prendi tutte queste informazioni e le fai funzionare in tutta la sfera digitale? Fortunatamente, ci sono un'abbondante quantità di strumenti che semplificano il lavoro remoto sia per i team che per i manager. Adotta questo come criterio per i tuoi manager per implementarlo o includerlo nel tuo processo di onboarding.

Messaggistica

Al tuo dipendente analitico piace che le informazioni siano brevi e al punto. Al tuo dipendente personale piace salutarti con il buongiorno. E al tuo dipendente funzionale piace iniziare la giornata scorrendo con te la sua lista di cose da fare. Possono fare tutto senza interrompere il flusso di lavoro dell'altro in uno strumento di messaggistica come Flock.

Flock può essere utilizzato per gestire sia progetti che persone , rendendolo uno strumento utile per i manager. Configura un canale per ogni progetto che il tuo team sta gestendo in modo che possano tenere traccia delle singole iniziative e fare brainstorming lì. Crea canali social per interessi, come musica e videogiochi. Forse il membro del tuo team analitico non ama le chiacchiere tanto quanto il tuo membro del team personale, ma possono parlare di PUBG per ore: lo vediamo molto qui con i membri analitici del team di Flock. Far parlare il tuo team è una priorità numero uno per rimanere comunicativi e lavorare bene insieme.

Gestione di progetto

Se la chat diventa troppo distratta per un tipo analitico o intuitivo, dai loro l'opportunità di lavorare unilateralmente e senza interruzioni integrando le tue attività in uno strumento di gestione dei progetti , come Asana o Trello. Questi strumenti sono didattici nella comunicazione di un processo, il che significa che Allie analitica può far sapere a Polly personale che è il suo turno di raccogliere un progetto senza sentirsi impantanato dalla conversazione. Si tratta di lasciare che i processi scorrano in modo naturale.

Strumenti per le risorse umane

In qualità di manager, è importante raccogliere feedback sulle tue prestazioni per assicurarti che la tua squadra si senta a proprio agio e ben gestita. Mentre impari lo stile di comunicazione del tuo team, fai uno sforzo attivo per utilizzare gli strumenti delle risorse umane interne per monitorare i tuoi progressi. Strumenti Pulse come 15Five consentono ai membri del tuo team di fornire approfondimenti a braccio sulle loro esperienze quotidiane e possono informare gli argomenti di discussione per il tuo prossimo incontro 1:1 o di gruppo.