Padroneggiare l'efficienza: una guida alla gestione di più siti WordPress per i clienti SMB

Pubblicato: 2023-06-20

È lunedì mattina e stai pianificando la tua settimana. Guardi il tuo calendario di Google e ti chiedi come sia già così pieno (è così facile dire "Incontriamoci la prossima settimana" quando non è ancora la prossima settimana). Oltre alle riunioni con i clienti e il tuo team, devi pianificare in tempo per portare a termine effettivamente le attività.

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Un modo per aiutare con la crisi del lunedì mattina? Incorpora modi più efficienti per portare a termine il tuo lavoro. Potresti non essere in grado di trovare più ore al giorno, ma con gli strumenti e i suggerimenti giusti puoi sicuramente fare di più con le ore che hai. Se una delle cose che devi fare è gestire più siti WordPress per i clienti, c'è molto che puoi fare per rendere il controllo di questa attività dall'elenco il più semplice possibile.

Sommario

Imposta flussi di lavoro efficienti
- Software e app per il flusso di lavoro
- Crea un piano di comunicazione
Centralizza la gestione con una dashboard per più siti WordPress
Mantenere la sicurezza e i backup
- L'importanza dell'archiviazione
Monitora le prestazioni di più siti Web WordPress
- Suggerimenti e strumenti per migliorare le prestazioni del sito web

La linea di fondo
- Domande frequenti
  - Quali sono alcune sfide comuni nella gestione di più siti WordPress per i clienti?
  - Come posso monitorare le prestazioni di più siti WordPress?

1. Imposta flussi di lavoro efficienti

Cominciamo dall'inizio: un flusso di lavoro efficiente porta a un lavoro efficiente. Ecco come farlo:

Controlla il tuo flusso di lavoro attuale. Può essere allettante tuffarsi e creare un nuovo flusso di lavoro da zero, il sistema perfetto che hai sempre sognato. Ma prima di reinventare la ruota, dai un'occhiata al tuo attuale flusso di lavoro per la gestione di più siti WordPress. Cosa funziona e, soprattutto, cosa no. Questo non deve essere eccessivamente complicato.
Crea un elenco di avvio/arresto/continua. Segui i passaggi del tuo processo attuale e decidi se dovresti smettere di fare le cose in quel modo o continuare così. Identifica gli spazi vuoti e aggiungili alla colonna iniziale.
Costruisci il tuo nuovo sistema. Prendi tutti i tuoi appunti e traccia un nuovo flusso di lavoro. Non dimenticare di prendere nota di chi è responsabile di ogni attività, chi deve approvare, ecc. Esamina mentalmente l'elenco di controllo come se stessi facendo ogni passaggio per un vero progetto.
Portalo per un giro di prova. L'unico modo per sapere se il tuo nuovo processo funziona per la gestione di più siti Web WordPress è testarlo. Mentre tu e il tuo team implementate il flusso di lavoro aggiornato, chiedete loro di prendere nota di ciò che funziona e dove potrebbe esserci spazio per miglioramenti.
Aggiorna e ripeti. Quando hai avuto abbastanza tempo per raccogliere feedback, apporta modifiche al tuo flusso di lavoro in modo che si adatti alle tue esigenze. Nessun processo viene mai completato o perfetto, quindi sii aperto a apportare modifiche e rimani flessibile man mano che le tue esigenze cambiano.

Il tuo flusso di lavoro per la gestione di più siti avrà molto probabilmente molti elementi in movimento: liste di controllo per le attività, assegnazione/delega di attività a membri specifici del team, definizione delle tempistiche e trasferimento per i clienti. Esistono molti strumenti di gestione dei progetti che puoi utilizzare (molti a basso o nessun costo) per gestire più siti Web in WordPress.

Software e app per il flusso di lavoro

Trello: questo strumento di gestione dei progetti semplifica la collaborazione con il tuo team. Gli elenchi di trascinamento della selezione, l'automazione e una lavagna visiva ti consentono di sapere dove si trova lo stato di ogni attività a colpo d'occhio.
Asana: se desideri più reportistica e personalizzazione, preferisci un lavoro in stile elenco o hai un team più numeroso, Asana potrebbe essere lo strumento di gestione del progetto che fa per te.
Microsoft Project: utilizzi già Teams e la suite di strumenti MS? MS Project può essere utilizzato per pianificazioni, pianificazione del progetto, monitoraggio del tempo e schede Kanban.
Airtable: ti piace un buon foglio di calcolo? Airtable assume la forma di un database con il flusso e l'automazione di uno strumento di collaborazione per la gestione dei progetti. È semplice ma efficace e non richiede molto tempo per essere configurato.
Monday.com: se la facilità d'uso è una priorità durante la gestione di più siti WordPress, vale la pena dare un'occhiata a questo strumento di gestione dei progetti. Il prezzo si basa su un minimo di tre posti, quindi dovrai coinvolgere tutta la tua squadra.
Notion: più che uno strumento di gestione dei progetti, Notion può essere utilizzato per prendere appunti, scadenze, elenchi di attività e altro ancora. Può essere molto da configurare inizialmente, ma se hai intenzione di usarlo per tutto potrebbe valere la pena investire tempo.
Slack: non è strettamente uno strumento per il flusso di lavoro, ma Slack può far lavorare insieme il tuo team senza problemi. Puoi anche integrare molte delle altre app e software che usi per semplificare le cose e tenerti in pista.
Zapier: Parlando di automazioni, puoi utilizzare Zapier per impostare tutti i tipi di integrazioni tra gli strumenti. Imposta Zaps per eseguire operazioni come notificare i membri del team, informare i clienti sui progressi, creare attività da eventi o e-mail e altro ancora.

Crea un piano di comunicazione

Una volta che hai gli elementi costitutivi del tuo flusso di lavoro per gestire più siti WordPress e gli strumenti necessari per supportarlo, devi capire come mantenere i tuoi clienti informati e felici. Può essere fin troppo facile dimenticare di aggiornare i tuoi clienti sui progressi quando sai che le cose sono sotto controllo e procedono bene internamente.

Stabilire aspettative chiare sulle comunicazioni e seguire tali piani può fare molto per la gestione delle relazioni. Ecco alcune cose da considerare per il tuo piano di comunicazione con il cliente:

Qual è il metodo di comunicazione preferito dal cliente? E-mail? Un incontro faccia a faccia settimanale di persona o tramite video? Lento?
Impostare e concordare risultati e tempistiche
Determina quali informazioni è importante che i clienti conoscano e cosa ha senso mantenere all'interno
Decidi la frequenza con cui condividerai gli aggiornamenti (e utilizza l'automazione dove puoi farlo)
Chi si occuperà della comunicazione con il cliente? È meglio avere un punto di contatto per eliminare qualsiasi rischio di messaggi misti

2. Centralizza la gestione con una dashboard per più siti WordPress

Una volta che il flusso di lavoro e i piani di comunicazione sono il più efficienti possibile, è il momento di implementare uno strumento per gestire più siti WordPress da un'unica dashboard.

Se utilizzi Website Pro di Vendasta per creare, ospitare e gestire più siti WordPress, la potente dashboard di amministrazione può semplificarti la vita. Molte agenzie che creano più siti WordPress per i clienti delle PMI si rivolgono a Website Pro di Website Pro Vendasta come costruttore di siti Web preferito. Questo perché è un costruttore di siti Web potente e intuitivo, è ospitato sulla piattaforma Google Cloud ed è white-label in modo che possano ridimensionare e far crescere il proprio elenco di clienti.

L'Admin Dashboard consente alle agenzie di gestire più siti WordPress nel modo più efficiente possibile.

Vedi tutto a colpo d'occhio. Tieni d'occhio quanti siti gestisci, lo stato della loro versione di WordPress e quali necessitano di aggiornamenti di plugin o temi.
Mantieni il controllo della manutenzione. Ricevi notifiche per gli aggiornamenti critici ed eseguili direttamente dalla dashboard. Non dovrai più cercare le password o trovare l'unica persona del tuo team con accesso.
Approfondimenti a portata di mano. Vuoi aggiornare il tuo cliente o rispondere a una domanda? Avere tutte le statistiche di cui hai bisogno in un unico posto.
Chiudi quelle schede. Evita il sovraccarico del browser con una nuova finestra o scheda ogni volta che devi controllare un account specifico.

3. Mantenere la sicurezza e i backup

I tuoi clienti si fidano di te per mantenere i loro siti web sicuri e protetti. Ecco perché devi essere al top dei backup e della sicurezza quando gestisci più siti WordPress. L'utilizzo dell'hosting giusto è un'altra considerazione quando si tratta di sicurezza: l'hosting web di Google Cloud è una solida linea di difesa. Sono disponibili altre opzioni di hosting, come Amazon Web Services (AWS), ma quando si tratta di AWS rispetto a Google Cloud, Google ha ancora il vantaggio di essere la migliore opzione per l'hosting dei rivenditori.

Per proteggere i dati dei tuoi clienti (e tutto il tuo duro lavoro), è fondamentale mantenere aggiornati temi e plug-in. Gli sviluppatori effettuano regolarmente aggiornamenti per affrontare le vulnerabilità della sicurezza e aggiungere funzionalità di sicurezza avanzate. Il software obsoleto può diventare un obiettivo primario per gli attacchi, quindi l'aggiornamento è il primo passo per prevenire malintenzionati esterni.

L'importanza dell'archiviazione

Le versioni precedenti di temi e plug-in possono spesso diventare incompatibili con il software più recente, esponendoti al rischio di perdita di dati. Anche con protocolli di sicurezza avanzati, c'è sempre il rischio di perdere tutto, motivo per cui i backup sono essenziali. Puoi impostare i backup in modo che avvengano automaticamente o eseguirli manualmente, ma devono essere non negoziabili. Scegliendo una soluzione white label di WordPress come Vendasta per i siti Web dei tuoi clienti, sarai in grado di utilizzare i numerosi plug-in di sicurezza e backup disponibili. Ognuno è dotato di caratteristiche e vantaggi specifici, quindi puoi trovare quello che meglio si adatta alle esigenze del tuo singolo cliente.

Se utilizzi Vendasta per creare siti Web, gli aggiornamenti automatici e la dashboard ti consentiranno di mantenere aggiornati temi e plug-in, eseguire il backup dei dati dei tuoi clienti e in generale dormire sonni più tranquilli quando si tratta di sicurezza e protezione dei dati.

Se supporti le PMI di e-commerce, ti consigliamo di considerare l'implementazione dello shopping sicuro SSL anche per i siti Web dei tuoi clienti.

4. Monitora le prestazioni di più siti Web WordPress

Quando hai molti siti WordPress da gestire per i clienti, è importante tenere d'occhio le prestazioni di quei siti web. Si caricano rapidamente, funzionano senza intoppi e sono facilmente accessibili a tutti i visitatori del sito web? Se non stai monitorando le prestazioni, i tuoi clienti potrebbero notare una perdita di visitatori, un calo del coinvolgimento da parte delle persone che arrivano al sito Web e una riduzione delle entrate complessive.

Suggerimenti e strumenti per migliorare le prestazioni del sito web

Ottimizza per conflitti di plug-in. WordPress ha molti plugin, il che può essere fantastico. Ma a volte non giocano bene insieme. Prima di passare il tempo a cercare un motivo oscuro per prestazioni inferiori, controlla i plug-in dei tuoi siti Web WordPress multipli per assicurarti che non ci siano problemi. Soprattutto dopo un aggiornamento, una revisione e un test per assicurarsi che il sito Web funzioni come previsto.
Escludere i problemi del server. Se noti tempi di caricamento più lenti o un downgrade delle prestazioni complessive, controlla il server. Se si tratta di un problema del server, potrebbe essere il momento di considerare l'hosting del tuo sito Web e se funziona per te (e per i tuoi clienti).
Controlla la tua cache. Esistono molti plug-in per aiutare a gestire l'archiviazione temporanea dei dati per mantenere le cose in esecuzione rapidamente. Hummingbird, WP Rocket, W3 Total Cache o WP Super Cache sono opzioni da esplorare.
Ottimizza le immagini. Le immagini sono la norma per la maggior parte dei siti Web: rendono le cose più interessanti, accattivanti e coinvolgenti. Ma se non sono adeguatamente ottimizzati, possono portare a scarse prestazioni e avere l'effetto opposto a quello previsto. Quando si tratta di immagini ottimizzate, una riduzione delle dimensioni del file, delle dimensioni o di entrambe, può portare a tempi di caricamento più rapidi. E sì, c'è un plugin per questo. Smush, Imagify e ShortPixel possono aiutarti.
Riduci al minimo le richieste HTTP. Ogni elemento su un sito Web necessita di una richiesta HTTP per essere caricato. Se riduci al minimo il numero di richieste per cose come file e immagini CSS e Javascript, puoi potenzialmente aumentare le prestazioni del sito web. Puoi farlo combinando CSS e Javascript, minimizzando il codice, abilitando il lazy load, riducendo le dimensioni delle immagini e disabilitando i plugin che non ti servono.
Utilizzare una rete di distribuzione dei contenuti. Una rete di distribuzione dei contenuti consegna il tuo sito web all'utente finale da un server geograficamente più vicino, riducendo la latenza e il tempo di caricamento. Cloudflare è un esempio di CDN che probabilmente conosci già.
Monitora gli script di terze parti: cose come analisi, codici di tracciamento e widget dei social media sono tutti script di terze parti e possono influire sulle prestazioni di più siti WordPress. Conduci una revisione regolare e conserva solo gli script che tu e i tuoi clienti (e i visitatori dei loro siti web) trovate utili.

La linea di fondo

Con alcune modifiche al tuo flusso di lavoro, gli strumenti e le automazioni giusti e il monitoraggio regolare delle prestazioni, la gestione di più siti WordPress per i clienti può essere un gioco da ragazzi, o almeno non difficile.

Domande frequenti

Quali sono alcune sfide comuni nella gestione di più siti WordPress per i clienti?

La gestione di più siti WordPress per i clienti può essere impegnativa. Per garantire il successo, fissare obiettivi realistici, mantenere una buona comunicazione e utilizzare strumenti come una dashboard centralizzata per monitorare tutti i siti Web dei clienti. La gestione del tempo è fondamentale e la sicurezza e la sicurezza dei dati, le prestazioni, gli aggiornamenti e la manutenzione dovrebbero essere tenuti a mente.

Come posso monitorare le prestazioni di più siti WordPress?

Per monitorare efficacemente le prestazioni di più siti WordPress, puoi utilizzare strumenti come Website Pro Admin Dashboard di Vendasta, PageSpeed Insights, GTmetrix e Pingdom per tenere traccia dei tempi di caricamento e della reattività. Inoltre, installa plug-in per il monitoraggio dei tempi di attività per avvisarti di eventuali tempi di inattività. Infine, utilizza plug-in di monitoraggio delle prestazioni per identificare eventuali problemi che potrebbero causare un rallentamento, come plug-in scaduti, immagini grandi o non ottimizzate e hosting di bassa qualità.