5 consigli per gestire efficacemente la comunicazione internazionale

Sempre più aziende, in particolare in Europa, stanno optando per strutture organizzative trasversali che consentiranno loro di condurre affari a livello globale. La comunicazione internazionale è fondamentale per la necessità di seguire strategie parallele, trasmettendo gli stessi messaggi e costruendo un marchio omogeneo in molti mercati diversi.

Quando gestiamo una strategia di comunicazione globale e cerchiamo di mantenere una linea d'azione comune, il processo diventa più complesso con la partecipazione di diversi attori (agenzie di comunicazione esterna, gestori di area locale, ecc.) I calendari delle PR non sono gli stessi di tutti i le azioni sono "locali", il che implica molte volte lanci di prodotti separati, eventi nazionali e risultati diversi sui rapporti da dati specifici del mercato.

Ecco perché oggi voglio parlarvi di 5 consigli che mi hanno aiutato a gestire le nostre PR internazionali.

Segui un piano in 3 fasi: globale – locale – globale

Il primo e più lungo passo prima di iniziare la nostra attività di comunicazione internazionale è concentrarsi sulla pianificazione del nostro piano d'azione per l'anno o i sei mesi successivi. Il nostro punto di partenza saranno sempre gli obiettivi di PR o comunicazione che ci siamo prefissati all'inizio dell'anno, sia a livello globale che per i mercati locali. Alcuni di questi KPI possono essere: numero di apparizioni o menzioni online, percentuale di impatti rispetto a menzioni spontanee, numero di collaborazioni con influencer, crescita della community online...

E ora iniziamo dalla parte globale. Segna il tuo calendario con date annuali o eventi da inserire nel tuo calendario fisso di eventi internazionali . Condividili con il resto del tuo team in ogni mercato in modo che possano aggiungerli ai loro piani e potenziali idee per lanci o comunicazioni locali.

Il passo successivo consiste nell'impostare un programma di pianificazione locale per i mercati con le agenzie di comunicazione o i responsabili di ciascun mercato. Questo sarà probabilmente un processo più lento, dal momento che ogni paese ha le sue stranezze, eventi chiave e formati desiderati. Come posso organizzarlo allora? Ecco i miei consigli per i diversi elementi che compongono il piano che dovresti impostare con il tuo team.

• Raccolta di eventi che si svolgeranno nel corso dei prossimi 6 mesi fino a un anno che esporranno il nostro marchio pubblicamente (che si tratti di relatori, sviluppo di contenuti comuni, stand a conferenze, ecc.)
• Compilare un elenco di date dal calendario locale: momenti che possono generare particolari occasioni di comunicazione. Tutti i paesi hanno una serie di date chiave che possono essere utili per le azioni di comunicazione (Giornata internazionale della donna, elezioni generali, ecc.)
• Proposte di azioni associate a questi eventi, date o obiettivi iniziali . Lascia che le tue agenzie di comunicazione sfruttino la loro creatività per nuove proposte.

Dopo aver definito le azioni da includere nei tuoi piani di comunicazione finali con i team e le agenzie locali , è il momento di iniziare a coordinarti e ciò che è più importante per qualsiasi Communication Manager: è il momento di delegare . Una volta che le azioni, le date, i dettagli e così via sono stati definiti, lascia che le tue squadre locali prendano il controllo. Ora dovresti iniziare ad adottare un approccio globale, monitorare i progressi e misurare i risultati.

Segmenta il tuo database di contatti utilizzando criteri geografici e linguistici

Prima di avviare una campagna di PR o un'azione in ambito internazionale, è fondamentale disporre di un database di contatti aggiornato e segmentato. Soprattutto se stai lavorando con un CRM o un software di gestione delle comunicazioni, il che è meglio quando hai molti team diversi in tutto il mondo. In questo caso, è essenziale applicare filtri per posizione geografica e lingua, sia per le voci dei mezzi di comunicazione che per i tuoi giornalisti e influencer. Il contesto è sempre la chiave per ottenere risultati accurati.

Applicazione di criteri geografici e linguistici per le voci per i media

Cerca giornalisti e influencer in base a criteri geografici e linguistici

In questo modo, i team locali possono facilmente filtrare i contatti per mercato o paese. A volte le comunicazioni vengono rilasciate da un paese o mercato specifico, come i mercati "di lingua inglese" o "ispanici". Ecco perché un database segmentato correttamente consente di semplificare il processo di identificazione dell'influencer che potrebbe essere interessato a collaborare con qualcosa che stiamo lanciando in una particolare regione.

Organizza l'attività del tuo team di PR in un calendario globale

Quando si gestisce un piano di comunicazione internazionale in cui le date globali si sovrappongono a quelle locali - azioni di pubbliche relazioni, interviste con giornalisti, eventi, lanci di prodotti, ecc. - può essere molto difficile tenersi aggiornati e tenere traccia di ogni azione correttamente.

Alcuni mesi fa abbiamo parlato di come organizzare un calendario per i contenuti PR nel nostro blog. Tuttavia, oltre alla semplice pianificazione dei contenuti, è necessario anche un calendario di gestione del team di comunicazione per collegare tutte queste azioni insieme e consentire di cercare date specifiche in base ai mercati. Ciò ti consentirà di sapere chi è responsabile di determinate azioni in un determinato giorno e renderà molto più semplice il tuo coordinamento globale.

Avere un sistema di qualificazione standardizzato per tutti i tuoi impatti

Quando si gestiscono attività di comunicazione interaziendale, è comune presentare risultati diversi alla fine di ogni trimestre, sei mesi o un anno per mostrare il ritorno sul proprio lavoro su scala sia globale che locale.

Ecco perché è essenziale impostare i KPI in tutti i mercati durante la fase di pianificazione e avvio. In caso contrario, non saremo in grado di confrontare o misurare le campagne globali e analizzare correttamente i risultati.

Allo stesso tempo, quando si tratta di qualificare gli impatti per ciascun Paese — dai mezzi di comunicazione, ai blog o sui social — è fondamentale avere un criterio standard stabilito in anticipo. Ciò garantirà che ogni responsabile delle pubbliche relazioni o agenzia qualifichi ciascuna menzione allo stesso modo, utilizzando criteri identici. Ciò garantirà risultati accurati in tutti i tuoi rapporti.

Scheda di qualificazione Launchmetrics

Crea linee guida globali per spiegare tutto ai tuoi team per standardizzare i metodi di reporting. I PR manager e le agenzie dovrebbero conoscere il significato di ogni parametro e come eseguire ogni processo di qualificazione. Allo stesso modo, le riunioni dovrebbero tenersi ogni sei mesi per fare il check-in, aggiornare i vecchi concetti, applicare nuovi criteri e assicurarsi che tutti i team siano aggiornati.

Metti insieme rapporti globali e rapporti di singole campagne per monitorare la tua comunicazione internazionale

Come accennato in precedenza, è molto probabile che in qualità di direttore della comunicazione dovrai riportare i risultati per periodi di tempo specifici che forniscono dettagli sui singoli mercati e anche le tue prestazioni a livello globale. Questo è l'unico modo per monitorare i tuoi progressi e lavorare su aree che necessitano di miglioramenti.

Tuttavia, i risultati non si ottengono immediatamente nella comunicazione, motivo per cui è meglio impegnarsi e assicurarsi di registrare tutti i tuoi impatti ogni giorno. Tutto questo proverrà dai rapporti sui social media. In questo modo, quando è il momento di presentare report trimestrali per il coinvolgimento di PR e influencer, analisi della reputazione e notorietà del marchio, avrai dettagli arricchenti da condividere perché hai dedicato il tempo a monitorare e raccogliere attentamente i tuoi risultati.

Infine, quando arriva il momento di condividere questi risultati con il tuo team e il management dell'azienda, è sempre meglio presentare l'impatto dei media e dei blog in un modo visivamente accattivante. Deve anche essere facilmente compreso per i dirigenti. Ricorda, si tratta di mostrare tutti i tuoi sforzi e il tuo duro lavoro. Mi piace usare webzine e riviste di social media come strumenti per creare questo effetto poiché mi consentono di organizzare il mio lavoro e sono reattive a qualsiasi dispositivo.

Esempio o webzine o social magazine

E tu? Hai qualche consiglio per gestire la comunicazione internazionale? Lasciami un commento e discutiamo!