Rendi il tuo marketing più efficiente con processi ripetibili

Sono una di quelle persone che fanno molto. Mi piace fare liste e mi piace fare . La gente pensa sempre che sia perché bevo molto caffè, il che è vero. Ma questa è solo una parte di ciò che mi rende prolifico.

Ho trovato un modo per essere efficiente, per fare molto, semplificando il lavoro che svolgo più e più volte. Prendermi il tempo per impostare modelli e processi ripetibili in anticipo mi rende effettivamente più veloce. È il mio trucco segreto. Guardiamo dietro le quinte per vedere come utilizzo questi processi per risparmiare tempo.

Cos'è un processo ripetibile?

Un processo ripetibile è essenzialmente tutto ciò che fai più e più volte e hai bisogno di un risultato simile. Quando scrivi newsletter regolari, pubblichi quotidianamente sul tuo CMS o estrai dati ogni mese, stai ripetendo elementi di lavoro. Perché non formalizzare un processo? Non tutto è ripetibile alla lettera, ovviamente, ma quando i tuoi passaggi generali sono gli stessi ogni volta, sei sulla buona strada per quello di cui sto parlando.

Perché hai bisogno di un processo ripetibile

Il motivo naturale per cui dovresti considerare processi ripetibili è risparmiare tempo e denaro. Ed è quello che tutti - te stesso, il tuo capo, il tuo cliente - vogliono sempre sentire. Sì, ci vorrà del tempo per la configurazione, come spiegherò. Ma il risultato può effettivamente farti risparmiare tempo a lungo termine.

Come utilizzo processi ripetibili

Creavo una newsletter per il mio team clienti. Era uno strumento di comunicazione interna che acquisiva dati e risultati per il mese.

Ma - discorso vero - non volevo passare troppo tempo su questa cosa. Avevo un sacco di altro lavoro nel mio piatto. Fortunatamente, il mio cliente ha acconsentito. "Non spendere più di un'ora su questo ogni mese", ha consigliato. Anche lei voleva che lavorassi in modo più saggio, dopotutto pagava per il mio tempo e preferiva che fosse utilizzato per progetti ad alto ROI.

Eppure, il compito della newsletter doveva ancora essere svolto. Volevamo condividere il nostro lavoro con il nostro team.

Quindi, ho creato un modello. Innanzitutto, ho fatto un brainstorming con il cliente riguardo al tipo di contenuto che volevamo includere ogni mese. Quindi ho determinato una struttura per la newsletter, inclusi i bucket di contenuto. Alla fine, ho lavorato con un designer per rifinirlo.

Lo sforzo iniziale ha richiesto tempo? Assolutamente. Probabilmente ho trascorso 10 o più ore su quella prima edizione. Ma da quel momento in poi, è stato davvero un compito plug-and-play molto più semplice.

Andando avanti, ho impostato il tempo sul mio calendario ogni mese per fare il lavoro. Ho bloccato un paio d'ore ( shh , non dire al mio cliente che ho impiegato due ore, non una). Quindi ho semplicemente utilizzato quel tempo dedicato per estrarre i dati, elencare le vincite, scrivere, modificare e rilasciare. Fatto.

Cosa ho imparato e perché questa è stata una vittoria

Quel modello e quel processo si sono rivelati un enorme risparmio di tempo. Sapevo cosa dovevo realizzare e sapevo esattamente in quale periodo di tempo avrei dovuto lavorare su quella newsletter. Ho salvato il mio cervello dal girare all'infinito e dal preoccuparmi di cosa includere in ogni edizione. Sapevo già quali dati stavo estraendo, quali vittorie avrei dovuto evidenziare, come sarebbe stata la newsletter e quanto spazio avevo per coprire le mie storie. Soprattutto, sapevo di avere del tempo da dedicare per lavorarci. Una volta che il promemoria sul mio calendario è suonato, avvisandomi dell'attività, sono stato in grado di mettermi subito al lavoro invece di agitarmi e agitarmi sul design e sui secchi dei contenuti.

Anche i miei compagni di squadra e i miei clienti hanno notato la ricompensa dello sforzo pre-lavoro. Hanno preso atto dell'aspetto coerente della newsletter. Hanno visto lo sforzo non come un singolo invio - un'e-mail una tantum da ignorare - ma piuttosto come una vera "newsletter". In realtà non vedevano l'ora di riceverlo e alla fine questa comunicazione è diventata un prezioso strumento di marketing interno. Le persone hanno persino chiesto come inviare contenuti ad esso. Bonus!

Allora perché passo così tanto tempo a parlare di una newsletter quando questo è un blog sui processi ripetibili? Perché, in poche parole, un modello di newsletter è un processo ripetibile. È qualcosa che dovevo fare ogni mese – si ripeteva.

Tipi di processi ripetibili

Le metriche sono un altro processo ripetibile su cui puoi risparmiare tempo. Se devo essere sincero, faccio fatica con il data mining. Non sono addestrato in Excel e nei database, nonostante sappia che sono una parte essenziale del mio lavoro di marketer. La verità è che sono prima di tutto una persona di contenuti e parole. Lo stesso valeva per molti dei membri del mio ex team di marketing, che sono stati assunti come parolieri. Quando è arrivato il momento di dimostrare come quelle parole stavano funzionando per noi, beh... è stato un po' disastroso. Abbiamo sicuramente prodotto un miscuglio di risultati. Ognuno di noi aveva un modo diverso di visualizzare i dati e condividerli con il nostro team leader e i clienti.

Fortunatamente, avevamo un esperto di database nel nostro team che si è fatto avanti per aiutarci. (Per inciso, questa è una delle grandi cose dell'essere parte di un team. Puoi ammettere quando non stai lavorando nell'ambito della tua competenza principale e chiedere aiuto quando ne hai bisogno. Puoi delegare.) Per iniziare, come team abbiamo stabilito esattamente quali dati tutti avevamo bisogno di controllare giornalmente, settimanalmente e mensilmente. Quindi il nostro guru del database è andato in città per impostare query Excel, un tipo di processo ripetibile, che ha aiutato a estrarre i dati. Tutto quello che dovevamo fare era premere la funzione "aggiorna dati" nel nostro foglio Excel e, voilà, apparivano nuovi dati. Ciò ha risparmiato tempo immenso e molti mal di testa.

La fatturazione può essere un processo ripetibile, così come il monitoraggio dell'invio di contenuti alle società di pubbliche relazioni, il controllo dei fatti sui contenuti e persino la creazione di ordini del giorno per le riunioni del team.

Il riutilizzo dei contenuti su vari canali di marketing può anche essere un contendente per un processo ripetibile. Non è tanto un processo, ma l'atto di riutilizzare e riciclare ciò che hai già fatto – riutilizzandolo per altri usi – è un tipo di lavoro ripetuto. E può assolutamente farti risparmiare tempo e denaro.

Utilizzo di processi ripetibili per la formazione interna

Formate costantemente i nuovi assunti su come funzionano le cose nel vostro ufficio, ad esempio mostrando loro come costruire una pagina web o pubblicarla sul vostro CMS? Se questi processi vengono utilizzati regolarmente, perché non documentarli e creare un how-to interno? Questo è un tipo di processo ripetibile che può aiutarti a risparmiare tempo sulla formazione interna.

La documentazione interna aiuta con la pianificazione di emergenza durante i tempi di inattività (o se la tua squadra si riduce improvvisamente e le persone lasciate indietro devono assumersi il lavoro che facevano gli altri). E ovviamente questi dischi aiutano anche quando qualcuno semplicemente va avanti e tu porti un nuovo volto.

Quando i tuoi processi sono documentati, non devi dedicare molto tempo a sessioni di formazione una tantum e istruzioni. Piuttosto, puoi condividere la documentazione del processo e poi sederti con i dipendenti per rispondere a qualsiasi domanda.

Non dimenticare di testare i tuoi processi

Un'ultima cosa prima di chiudere. Se e quando decidi di creare modelli o documentare istruzioni, non dimenticare di testare. L'ultima cosa che vuoi fare è creare un documento di processo pieno di errori che finisce per causare più stress – e lavoro – a te e al tuo team. Esegui una prova, passo dopo passo, per assicurarti che le tue istruzioni siano chiare e che il processo sia valido.

Cosa sai fare?

Quindi, cosa puoi trasformare personalmente in un processo ripetibile? È probabile che tu abbia almeno un'attività che puoi inserire in una forma di pilota automatico. Forse è il modo in cui interroghi le tue metriche. O il modo in cui impulsi il tuo team per i contributi di contenuto per la tua newsletter. O il modo in cui disegni un mazzo. Il calendario può anche essere un processo ripetibile, come la mia tradizione annuale della pianificazione di gennaio.

La mia richiesta è che ti prendi del tempo per pensare ai compiti che svolgi più e più volte – ogni giorno, ogni settimana, ogni mese, ogni anno. Il primo passo è elencarli. Quindi dai un'occhiata. Quale di questi potrebbe diventare un candidato per un processo? Puoi scrivere un breve schema passo dopo passo che documenta ciò che deve essere fatto, in modo che la prossima volta che ci torni, puoi saltare subito dentro? Chiedi anche ai tuoi compagni di squadra. C'è qualcosa che fanno regolarmente ma con cui sembrano lottare - o anche qualcosa che richiede semplicemente molto tempo? Anche queste faccende sono candidati da considerare per documenti di processo ripetibili.

Quindi, una volta impostato il processo, è relativamente semplice da eseguire: risciacquare e ripetere, più e più volte, per la massima efficienza.

Act-On attribuisce un valore elevato al "time to value". Essere veloci - alzarsi e correre velocemente - è una delle cose fondamentali che ci rende diversi. Allo stesso modo, i processi ripetibili nella tasca posteriore dei pantaloni possono aiutarti a lavorare più velocemente con la tua lista di cose da fare. Anche senza bere litri di caffè.

Indietro da te

In che modo hai ottimizzato l'efficienza attraverso processi ripetibili nel tuo lavoro? Condividi i tuoi suggerimenti qui.