Come fare stime precise del tempo di lavoro

Stime di tempo precise ti aiutano a pianificare e analizzare il tuo lavoro, di conseguenza gestisci il tuo tempo e le tue commissioni in modo corretto.

Ma è relativamente facile commettere un errore nel tempo stimato per completare un progetto, soprattutto perché le persone sembrano essere notoriamente pessime nell'indovinare il tempo necessario per finire qualcosa.

Questo errore di calcolo è abbastanza comune e può verificarsi per:

• Ottimismo finiranno più velocemente, o
• La voglia di darsi più tempo del necessario.

Pertanto, è più probabile che si verifichino i seguenti 2 scenari:

• Puoi stimare meno tempo e affrettare il progetto alla fine, invece di dedicare qualche ora in più per le revisioni e le modifiche necessarie, oppure
• Puoi stimare più tempo, finire prima e passare le ore rimanenti prima della scadenza a procrastinare, invece di allocare questo tempo extra a un progetto diverso.

Questo post sul blog ti aiuterà a migliorare la precisione delle stime del tuo tempo di lavoro, oltre a fornire un modello gratuito per un utile calcolatore di stima del tempo.

Le conseguenze di una cattiva stima del tempo (e come evitarle)

Stime di tempo scadenti possono interrompere la tua pianificazione e persino rimandare le tue scadenze realistiche.

Di conseguenza, la consegna tardiva del progetto potrebbe impedire al cliente con cui stai lavorando di diventare un cliente ricorrente.

Alcuni clienti potrebbero persino contrassegnare il risultato del tuo progetto come un fallimento se superi la scadenza stimata.

Tutto ciò dimostra quanto sia fondamentale impostare stime temporali precise per coltivare un business di successo.

Quindi, tieni sempre presente che tutti i progetti si basano su stime di tempo e influiscono sui programmi di tutte le persone coinvolte.

Allora, come si fanno le stime del tempo?

Bene, fai stime di tempo accurate per le tue attività di progetto, è fondamentale suddividere tali attività in incarichi più piccoli.

L'attività di suddividere i compiti in compiti più piccoli è chiamata perseguire la "microproduttività".

La microproduttività consiste nei seguenti processi:

• Identificare il compito principale,
• Frammentazione di tale attività in sottoattività,
• Elencando tutte le attività secondarie,
• Stima del tempo necessario per completare ogni sottoattività e anche
• Stima del tempo che potresti dedicare alle pause tra le attività secondarie.

Adottando con successo questa abilità, imparerai il modo giusto per rendere tutti i tuoi compiti gestibili e fattibili.

Ad esempio, "scrivere un post sul blog" semplicemente non può essere una singola attività, poiché in realtà richiede diverse attività, come ad esempio:

• Condurre ricerche,
• Alla ricerca di riferimenti pertinenti,
• Alla ricerca di parole chiave pertinenti per migliorare i tuoi contenuti,
• Scrivere uno schema organizzato,
• Scrivere il contenuto reale,
• Correzione di bozze, controllo ortografico e grammaticale,
• Scrivere titoli efficaci,
• Scrivere meta descrizioni,
• Creazione di elementi visivi e
• Caricamento di post su WordPress.

Nell'esempio sopra, perseguire la microproduttività significa suddividere un compito principale in 10 compiti più piccoli e allocare ulteriormente un intervallo di tempo separato a ciascuno.

L'effetto psicologico di questo approccio:

• Aiutaci a essere più orientati agli obiettivi,
• Migliora la nostra immagine positiva di sé,
• Portare a meno tempo speso a procrastinare, e alla fine
• Aiutaci a fare stime di tempo migliori.

7 consigli per fare preventivi di lavoro precisi

Per aiutarti a diventare un esperto nella stima del tempo, abbiamo compilato le formule, i suggerimenti e i trucchi più importanti per la stima efficiente.

Entriamo subito nei suggerimenti pratici e spieghiamo più in dettaglio il processo per fare stime di lavoro precise.

Suggerimento n. 1: fai un elenco delle attività che devi completare

Non puoi andare lontano senza sapere cosa devi fare per arrivarci.

Quindi, prima di fare stime di tempo, assicurati di definire un elenco di attività che devi completare durante un periodo di tempo.

La migliore pratica è quella di creare un elenco di cose da fare semplice, uno in cui esporrai le commissioni e gli incarichi per la giornata.

☐ Chiama Henry B.

☐ Incontro con il team di marketing

☐ Scrivi la proposta di progetto

☐ Invia un'e-mail a Elinor sulla festa di Becky

☐ Partecipa a un brunch di lavoro con i clienti

☐ Incontro con Luca S.

☐ Compila il foglio presenze

Una volta che hai le tue commissioni e i tuoi compiti disposti in questo modo, sarà più facile fare stime per il tempo necessario per completarli.

Sarai in grado di allocare una certa quantità di tempo a ciascun compito e, di conseguenza, avrai meno probabilità di andare al di fuori di quei tempi.

Ecco perché impostare obiettivi chiari è per impostazione predefinita della massima importanza, e anche perché il cronometraggio personale ti aiuterà a rimanere al passo con le cose.

Quindi, forniamo un esempio di tali stime e, quindi, il totale della giornata.

• Chiama Henry B. — 10 minuti
• Incontro con il team di marketing — 25 minuti
• Scrivi la proposta di progetto — 4,5 ore
• Invia un'e-mail a Elinor sulla festa di Becky: 10 minuti
• Partecipa a un brunch di lavoro con i clienti: 1 ora e mezza
• Incontro con Luca S. — 25 minuti
• Compila il foglio presenze — 5 minuti

Alla fine, puoi facilmente calcolare il tuo tempo totale stimato per la giornata sommando queste ore stimate (ad esempio 7 ore e 15 minuti).

Suggerimento n. 2: dedica uno sforzo extra alle stime del tempo per le tue priorità

Un altro aspetto importante di una corretta stima del tempo sono le tue priorità.

Secondo la regola pratica, dovresti sempre dedicare la maggior parte del tuo tempo a commissioni e incarichi prioritari.

E, per farlo bene e ridurre al minimo le perdite di tempo, dovrai impegnarti in più per definire le stime di tempo sia per le tue attività prioritarie che per i tuoi incarichi vari.

Quindi, le tue priorità sono i tuoi compiti più importanti e più urgenti: questi sono compiti che hanno una scadenza precisa che devi rispettare o compiti che sono cruciali per l'obiettivo che vuoi raggiungere per la giornata.

Ad esempio, devi scrivere una Proposta di progetto di circa 1.000 parole per domani: la tua capacità di stimare il tempo per questa attività può influenzare se riesci a completarla o meno.

La prima cosa che devi fare è creare uno schema per la tua proposta e definire i sottotitoli. Possono servire come attività separate, per le quali dovresti quindi impostare stime di tempo separate per — nel modo seguente:

• Stima il numero di parole che scriverai per ogni sottotitolo:
  • (es. “ Panoramica: 100–150 parole ”, “ Obiettivi: 200–300 parole ”, ecc.)
• Stimare il tempo necessario per scrivere e modificare ogni sottotitolo, in relazione al numero di parole:
  • (es. “ 100–150 parole — 30 minuti ”, “ 200–300 parole — 1 ora ”, ecc.)

Una volta che hai finito di stimare il tempo per i sottotitoli, somma questi numeri: questo è il tempo totale stimato per l'attività prioritaria.

Per ottenere i migliori risultati per te in particolare, dovresti calcolare la tua prima serata biologica, cioè il momento della giornata in cui è più probabile che tu sia produttivo, concentrato e motivato a completare i tuoi compiti. Questo è il momento in cui è più probabile che finirai le tue attività più velocemente, quindi salva queste fasce orarie per le tue attività prioritarie.

In una nota aggiuntiva, se dedichi la maggior parte del tempo al tuo compito prioritario, stai essenzialmente segnalando a te stesso che dovresti concentrare tutte le tue energie su questo compito.

Suggerimento n. 3: utilizzare la formula di stima del tempo

Quando cerchi un approccio stereotipato per definire il numero di giorni necessari per completare un progetto, non è necessario guardare oltre la formula di stima del tempo, basata sulla tecnica di valutazione e revisione del programma (nota anche come PERT) .

Quindi, quali sono i tipi di stima del tempo in PERT?

PERT è un metodo per calcolare il tempo del progetto — implica una formula di stima del tempo che tiene conto di:

• Stima ottimistica del tempo (A)
• Stima temporale più probabile (B)
• Stima pessimistica del tempo (C)

Diamo un'occhiata ad un esempio, per capire meglio come funziona PERT.

La stima ottimistica del tempo (A)

Questa è la quantità di tempo più breve possibile che ritieni ci vorrà per completare un tipo di progetto: è anche nota come stima del caso migliore e implica una navigazione regolare durante tutto il progetto.

In breve, la stima ottimistica del tempo si applica quando tutto sta andando alla perfezione:

• Tutti i membri della tua squadra finiscono il loro lavoro in tempo,
• Non sono necessarie revisioni,
• Nessun problema con il budget, e
• Nessun problema con i materiali e le attrezzature.

Ad esempio, le esperienze passate ti hanno insegnato che la stima ottimistica del tempo per un tipo di progetto nel tuo team è di 225 giorni, il che significa che A = 225 .

La stima del tempo più probabile (B)

Questa è la quantità realistica di tempo che pensi ti ci vorrà per completare un tipo di progetto.

È anche conosciuta come la stima più probabile e implica un viaggio medio durante tutto il progetto.

La stima del tempo più probabile si applica quando tutto ciò che riguarda il modo in cui il tuo progetto sta procedendo è nella media:

• Tutto va generalmente secondo i piani,
• La maggior parte delle persone finisce i propri compiti in tempo e
• È necessario un numero medio di revisioni.

Ad esempio, le esperienze passate ti hanno insegnato che la stima del tempo più probabile per un tipo di progetto nel tuo team è di 360 giorni, il che significa che B = 360 .

La stima pessimistica del tempo (C)

Questo è il tempo più lungo possibile che pensi ti ci vorrà per completare un tipo di progetto.

È anche conosciuta come la stima del caso peggiore e implica iceberg ovunque durante il progetto.

La stima pessimistica del tempo si applica quando si incontrano diversi problemi prima di completare finalmente il progetto:

• La maggior parte dei membri del tuo team ha problemi a finire prima della scadenza,
• Sono necessarie molte revisioni prima di inviare il progetto per la revisione finale,
• Problemi importanti con i materiali e le attrezzature e
• Grandi problemi con il tuo budget.

Ad esempio, le esperienze passate ti hanno insegnato che la stima pessimistica del tempo per un tipo di progetto nel tuo team è di 375 giorni, il che significa che C = 375 .

Il calcolo effettivo: la formula di stima del tempo

La formula di stima del tempo tiene conto del fatto che tutti questi tipi di stime sono ugualmente possibili e la formula stessa (E) è la seguente:

MI = (LA+4B+C)/6

Se prendiamo l'ottimistico elencato (A = 225), molto probabilmente (B = 360) e la stima del tempo pessimista (C = 375), ecco come si accumulano i numeri:

E = (225+4*360+375)/6

E = 340

Quindi, è molto probabile che tu finisca il suddetto progetto entro 340 giorni.

Ma, quando si verificano complicazioni, dovrai espandere i tuoi calcoli e il tuo lasso di tempo: è qui che entra in gioco la deviazione standard.

La formula è la seguente:

SD = (CA)/6

La formula della deviazione standard prende in considerazione solo le stime del tempo ottimistiche e pessimistiche e ti dice quanto sia accurata la tua stima del tempo totale:

DS = (375-225)/6

DS = (150)/6

SD = 25

Se la deviazione standard è di 25 giorni, significa che il progetto può richiedere da 25 giorni in più rispetto a quanto indicato dalla formula di stima del tempo e 25 giorni in meno. Quindi, alla fine, questo tipo di progetto può richiedere da 315 a 365 giorni .

Suggerimento n. 4: utilizza un calcolatore della durata del progetto

Un calcolatore della durata del progetto si basa su quanto detto in precedenza:

• Stima del tempo, e
• Formule di deviazione standard.

Avrai comunque il numero approssimativamente stimato di giorni necessari per completare il progetto, ma lo otterrai più velocemente, perché il calcolo verrà gestito automaticamente.

Ecco come creare un semplice calcolatore della durata del progetto in Excel, utilizzando:

• La formula di stima del tempo (E = (A+4B+C)/6), e
• La formula della deviazione standard (SD = (CA)/6).

Per la cella "Formula di stima del tempo", scrivi: =ROUNDUP((C4+C5*4+C6)/6)

Per la cella "Deviazione standard", scrivi: =ROUNDUP((C6-C4)/6)

Per la cella "Durata del progetto stimata più breve", scrivi: =ROUNDUP(C8-C9)

Per la cella "Durata del progetto più lunga stimata", scrivi: =ROUNDUP(C8+C9)

Ora devi inserire i tuoi dati nelle seguenti celle:

• Stima ottimistica del tempo,
• Molto probabile stima del tempo, e
• Stima pessimistica del tempo.

Una volta fatto, i dati indicheranno il tempo stimato e la deviazione standard.

Inoltre, la durata stimata più breve e più lunga verrà calcolata automaticamente.

Scarica gratuitamente il Calcolatore della durata del progetto

L'uso della funzione ROUNDUP è facoltativo, ma altamente raccomandato perché arrotonderai il numero di giorni stimato a un numero intero.

Per utilizzare le stesse formule per progetti aggiuntivi, tieni semplicemente premuto e trascina il cursore sul bordo delle celle contenenti le formule, come mostrato di seguito.

Quindi, se inserisci "145", "234", "345", otterrai che il tempo stimato per completare il progetto è di 238 giorni, con una deviazione standard di 34 giorni, il che significa che probabilmente impiegherai tra 204 e 272 giorni per completare questo tipo di progetto.

Suggerimento n. 5: monitora il tuo tempo

Un calcolatore della durata del progetto ti dice di quanti giorni probabilmente avrai bisogno per finire un progetto, il che è utile per fornire una stima approssimativa al cliente.

Ma avrai anche bisogno di una stima più precisa, per pianificare e analizzare il tuo lavoro in dettaglio, oltre a creare un programma funzionale da seguire mentre lavori a un determinato progetto: è qui che un cronometro diventa cruciale.

Un tracker del tempo rende la stima del tempo una scienza esatta. Ti dice quanto tempo hai dedicato in totale ai progetti precedenti, in ore, minuti e secondi, e ti consente di identificare le attività che hanno richiesto la maggior parte del tuo tempo.

Ti dice anche su quale tipo di lavoro hai dedicato la maggior parte del tuo tempo, ad esempio attività "front-end" o "back-end".

Perché il monitoraggio del tempo è importante per la gestione dei progetti?

Bene, per cominciare, conservando i record di monitoraggio del tempo, sarai in grado di fare stime del tempo per un tipo specifico di progetto, che sono in realtà basate sulle tue esperienze passate completamente verificabili.

Per raccogliere i dati di rilevamento del tempo, puoi facilmente avviare un timer ogni volta che inizi a lavorare su un'attività e associarlo al progetto giusto.

Una volta che hai finito di lavorare su questa attività, ferma il timer. In questo modo, aggiungerai questo tempo al tempo totale per quel progetto.

C'è anche un'alternativa a questo processo: puoi inserire manualmente l'ora nella tua scheda attività, dopo il completamento di un'attività specifica.

Entro la fine del progetto, avrai il tempo esatto che ci hai dedicato ora e probabilmente in futuro spenderai per lo stesso tipo di progetto, quindi sarai in grado di fornire una stima precisa per i tuoi clienti.

Inoltre, sarai in grado di distinguere tra le tue ore fatturabili e non fatturabili, oltre a capire quanti soldi hai guadagnato lavorando al progetto, aiutandoti così a migliorare la gestione dei costi del tuo progetto in futuro.

Come monitorare il tempo per definire le stime del tempo: esempio #1

Puoi persino trasformare le ore in giorni e vedere quanto è preciso il calcolatore della durata del tuo progetto.

Facciamo un esempio: hai dedicato 283 ore e 39 minuti a un progetto.

Bene, questo si traduce facilmente in 35,5 giorni che hai trascorso lavorando su questo progetto per 8 ore al giorno.

Ma questo non è l'unico modo per gestire e definire le stime del tempo all'interno di un tracker temporale.

Come monitorare il tempo per definire le stime del tempo: esempio #2

Clockify offre anche un sistema di stima in cui sarai in grado di definire le stime per le attività e il progetto in generale, prima di confrontare i risultati del monitoraggio in tempo reale con queste stime.

Quindi, una volta che inizi a monitorare il tempo, sarai in grado di confrontare i tuoi progressi in tempo reale con le tue stime mentre lavori.

Sarai anche in grado di vedere la percentuale di lavoro completato, rispetto alle tue stime in ogni momento.

In questo modo, non solo sarai in grado di vedere che le tue stime di tempo originali erano sfasate, ma sarai anche in grado di vedere di quanto.

Pertanto, lavorerai sulla tua abilità di stimare e impostare la giusta sequenza temporale del progetto, evitando allo stesso tempo la pressione causata da scadenze non realistiche.

Suggerimento n. 6: calcola il tempo che perderai

Quando si effettuano stime di tempo per un progetto, è facile trascurare il tempo che è destinato a perdere, quindi non dimenticare di tenere conto di quanto segue:

• interruzioni,
• Distrazioni, e
• Procrastinazione inattiva.

Innanzitutto, elenca le attività in cui probabilmente "perdi tempo" ogni giorno al lavoro.

Quindi, assegna loro una stima del tempo:

• Uscire a fumare ogni 2 ore — 25 minuti
• Andare alla panetteria vicina per comprare focaccine per uno spuntino pomeridiano - 15 minuti
• Andando a riparare una tazza di caffè ogni 3 ore - 15 minuti
• Chatta con i colleghi — 45 minuti

Puoi anche aggiungere il tempo che dedichi alle riunioni e allo smistamento della tua casella di posta elettronica a questo tempo perso: dopotutto, queste attività non contribuiscono a completare il progetto e ti allontanano solo dalle vere priorità:

• Riunioni — 1 ora e 20 minuti
• Gestione della posta in arrivo — 1 ora

Puoi fare stime del tempo nella parte superiore della tua testa per queste attività, oppure puoi fare un esperimento settimanale e tenere traccia del tempo esatto impiegato per completare queste attività al giorno.

Monitoraggio del tempo perso per fare stime di tempo precise

Ad esempio, se tieni traccia dei seguenti risultati per le riunioni quotidiane:

• 40 minuti il ​​lunedì
• Martedì 45 minuti
• 30 minuti il ​​mercoledì
• Giovedì 45 minuti
• 40 minuti il ​​venerdì

Quindi, puoi prendere 40 minuti come tempo medio per una riunione nelle stime future:

(40+45+30+45+40)/5=40

Tenere traccia del tempo perso per stimare quanto si spende per concentrarsi sul progetto

Alla fine, per ottenere il tempo totale perso ogni giorno, basta sommare i numeri: diciamo che tutte le perdite di tempo elencate, dalle pause caffè alle riunioni, ammontano a 4 ore.

Quindi, se lavori 8 ore al giorno e sprechi 4 ore, in pratica spendi solo circa 4 ore focalizzate sul progetto.

Calcolare correttamente la quantità totale del tuo tempo perso in una giornata migliorerà la tua precisione nel fare i preventivi di lavoro. Questo passaggio ti aiuterà a semplificare la gestione del tempo.

Dopotutto, se sei consapevole che in realtà hai solo la metà del tempo che pensavi di dover portare a termine, è più probabile che tu fissi scadenze diverse e più realistiche. O ancora meglio, cercherai di ridurre le tue perdite di tempo e quindi di migliorare i tuoi livelli di produttività.

Suggerimento n. 7: programma più tempo, per ogni evenienza

I dati che ottieni dal tuo tracker del tempo mostrano il tempo esatto che hai dedicato in precedenza a progetti simili e quanto probabilmente ci spenderai la prossima volta.

Quindi, in 9 casi su 10, se hai dedicato 71 giorni a un progetto (o 283 ore e 39 minuti per 4 ore al giorno), probabilmente ci dedicherai una quantità di tempo quasi simile la prossima volta.

Ma, per ogni evenienza, dedica del tempo aggiuntivo a questo progetto, per problemi e carenze imprevisti che di solito derivano dal 10% di tali progetti.

Probabilmente sei a conoscenza del detto: "Meglio prevenire che curare".

Non sai mai quando questa percentuale potrebbe aumentare e quando avrai bisogno di giorni e ore aggiuntivi per completare il progetto con la completa soddisfazione del tuo cliente.

Conclusione: le stime di lavoro precise contano (e otterrai risultati migliori nel tempo)

Alla fine, fare stime temporali precise non è così difficile.

Dovrai solo:

• Analizza il tuo lavoro in attività quotidiane e fai stime per queste attività separate,
• Investi energia extra per stimare correttamente il tempo per le attività prioritarie,
• Sforzati di tenere traccia del tempo che dedichi a progetti e attività,
• Conta il tempo che perdi ogni giorno e
• Conta per il tempo aggiuntivo che potrebbe essere necessario per completare il progetto.

Per un tocco in più, puoi utilizzare la formula di stima del tempo di PERT e fare affidamento su un semplice calcolatore della durata del progetto per calcolare le tue stime giornaliere.

Seguendo questi suggerimenti, renderai le tue stime del tempo precise e accurate, oltre a pianificare i tuoi programmi più facilmente. La gestione dei progetti riguarda principalmente le dipendenze e questi suggerimenti ti aiuteranno ad avere una comprensione più profonda del tuo flusso di lavoro, che si rifletterà nei tuoi prossimi progetti. Tutto ciò garantirà ai tuoi clienti di vederti come un professionista affidabile, che mantiene la parola data.

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