Come misurare la produttività dei dipendenti nell'economia della conoscenza

Lavoratori che pensano per vivere. È così che possiamo descrivere i "lavoratori della conoscenza". In generale, questi dipendenti applicano le loro conoscenze per produrre prodotti o fornire servizi. Peter Drucker, che ha inventato il termine "lavoratori della conoscenza", ha affermato che questi dipendenti sarebbero la parte più preziosa di un'organizzazione del 21° secolo grazie alla loro creatività e produttività.

A proposito di quest'ultimo, il modo in cui si misura la produttività nell'industria della conoscenza e nel lavoro manuale non dovrebbe includere le stesse regole. In questo articolo faremo luce su come valutare la produttività dei knowledge worker, trattando:

• le differenze tra la misurazione della produttività nel lavoro manuale e l'economia della conoscenza,
• passi da compiere, e
• passi da evitare quando si misura la produttività dei knowledge worker.

Misurare la produttività dei dipendenti nel lavoro manuale rispetto al lavoro della conoscenza

Dal 1900 l'economia si è spostata dall'industria all'economia della conoscenza. Al giorno d'oggi, quasi la metà della forza lavoro complessiva è composta da dipendenti della conoscenza, come programmatori, avvocati, contabili e altri. Oltre al lavoro di conoscenza, c'è il lavoro manuale.

Quando si tratta di lavoro manuale o fisico, l'attenzione si concentra sulla quantità. Naturalmente, anche la qualità è importante, ma i lavoratori devono soddisfare requisiti di qualità minimi.

Come si può sapere se un lavoratore manuale è produttivo? Bene, c'è una semplice formula di produttività.

Formula di produttività

Con un output esprimiamo il numero di articoli creati o servizi forniti, mentre un input definisce un numero di unità, che possono essere ore di lavoro, manodopera o denaro. Ad esempio, un fornaio produce dieci pagnotte (output) in due ore (input). Quindi, cuoce cinque pani all'ora.

Ma puoi applicare questa regola nel lavoro di conoscenza? Non proprio. Ad esempio, un medico riesce a curare tre pazienti in un'ora. Ora, non è facile determinare se questo medico è produttivo perché ogni paziente ha il suo problema, che richiede un trattamento particolare. Pertanto, un medico può trascorrere più o meno tempo con un paziente.

Ecco perché nel lavoro di conoscenza bisogna tenere conto sia della quantità che della qualità . Pertanto, non è possibile valutare la produttività di un knowledge worker guardando solo alla quantità di lavoro. Nell'esempio di un medico, la quantità può essere il numero di pazienti con cui un medico ha avuto un appuntamento. Oltre alla quantità, devi considerare anche i fattori di qualità. In questo caso, qualità significa che un medico ascolta attentamente un paziente, pone domande pertinenti, suggerisce un trattamento o farmaci adeguati.

Oltre alla qualità e alla quantità, c'è un'altra differenza tra il lavoro manuale e quello della conoscenza, quella relativa ai compiti. Come definiresti i tuoi compiti in entrambi i tipi di lavoro? Peter Drucker si è reso conto che il lavoro sulla conoscenza è piuttosto complesso, quindi ha proposto di porre una semplice domanda: " Qual è il compito ?"

Quindi, parlando di lavoro manuale, puoi nominare facilmente i tuoi compiti. Ad esempio, i compiti di un parrucchiere includono tagliare, colorare, lavare e acconciare i capelli.

Ma che dire del lavoro di conoscenza? Definire gli incarichi nell'economia della conoscenza può essere piuttosto impegnativo perché questo tipo di lavoro di solito include così tanti compiti diversi. Prendiamo un architetto come esempio. Il suo compito è sviluppare progetti di edifici, creare e presentare proposte di progetti, definire scadenze, supervisionare i processi di costruzione, incontrare i clienti e molti altri compiti.

Inoltre, alcuni incarichi portano più valore di altri. Ad esempio, alcuni knowledge worker dedicano molte ore alla settimana alle riunioni invece di svolgere le loro attività principali, come scrivere una proposta di progetto. Alla fine della giornata, i compiti principali sono quelli che contano.

Pertanto, con così tanti compiti diversi sui piatti dei lavoratori, i manager potrebbero avere difficoltà a valutare le loro conoscenze dei dipendenti.

Passi da compiere per misurare la produttività dei knowledge worker

Abbiamo visto che la stima della produttività dei dipendenti nell'economia della conoscenza può essere impegnativa. Tuttavia, è possibile. Se sei un manager o un team leader, ecco alcuni passaggi che puoi eseguire quando valuti la produttività dei tuoi dipendenti.

Impostazione di metriche chiare

Per poter misurare la produttività dei tuoi dipendenti, dovrai impostare un sistema di base su cui misurare. Ciò significa che per ogni posizione dovrebbero esserci risultati di lavoro chiari. Stabilire queste aspettative sarà vantaggioso anche per i tuoi dipendenti. Sapranno esattamente cosa dovrebbero fare per migliorare la produttività e le prestazioni.

Ad esempio, in un team di social media, le metriche possono includere il numero di post pubblicati a settimana o il numero di messaggi diretti a cui un lavoratore è riuscito a rispondere durante una settimana.

Grazie alle metriche, sarai in grado di confrontare i risultati del lavoratore con questi standard per scoprire se un lavoratore è stato produttivo. Inoltre, tutti i dipendenti saranno valutati allo stesso modo.

Stabilire un sistema di definizione degli obiettivi

Oltre a definire metriche specifiche, dovresti anche avere un sistema di definizione degli obiettivi. Gli obiettivi svolgono un ruolo cruciale in ogni team perché aiutano i lavoratori a mantenere il proprio compito, tenere traccia dei propri progressi ed essere più produttivi. È fondamentale che gli obiettivi del team siano allineati con gli obiettivi dell'azienda.

Come possono i team leader impostare un tale sistema? Creando una lista di controllo che i dipendenti possono utilizzare quando lavorano su incarichi particolari. Pertanto, i manager possono valutare la produttività dei propri dipendenti analizzando i progressi dei dipendenti. I manager possono vedere i progressi quando i dipendenti stanno raggiungendo ogni obiettivo nell'elenco.

Ciò darà ai lavoratori una comprensione più chiara di come dovrebbero organizzare le loro giornate per raggiungere gli obiettivi del team. Ad esempio, un elenco di controllo per uno scrittore di contenuti può coprire questi obiettivi:

• fare ricerca,
• creazione di una struttura del blog,
• scrivere un post sul blog e
• correggere un post del blog prima di inviarlo a un manager o a un cliente.

Inoltre, i leader possono tenere riunioni giornaliere o settimanali, durante le quali un intero team può parlare degli obiettivi imminenti. Puoi anche utilizzare alcuni sistemi standardizzati, come Obiettivi e Risultati chiave (OKR).

Revisione del completamento delle attività

Una volta impostate le metriche e gli obiettivi all'interno del team, i dipendenti sapranno quali compiti devono svolgere e quando devono completarli. Inoltre, le descrizioni delle attività e le scadenze devono essere trasparenti. In questo modo, tutti i lavoratori si riterranno responsabili degli incarichi sulla loro lista. Pertanto, i manager possono verificare se un dipendente è stato produttivo esaminando le attività completate nell'arco di una giornata o di una settimana.

Tu e il tuo team potete utilizzare gli strumenti di gestione dei progetti per questo scopo. Inoltre, i manager possono richiedere report giornalieri o settimanali ai propri dipendenti. Questi rapporti dovrebbero includere tutti gli incarichi che un lavoratore ha completato durante il periodo stabilito.

È fondamentale sottolineare qui che i manager devono considerare sia la qualità che la quantità degli incarichi quando li esaminano.

Incoraggiare il monitoraggio del tempo

Il monitoraggio del tempo è un modo inestimabile per saperne di più sulle tue attività quotidiane, ad esempio quanto tempo dedichi a varie attività durante il giorno. Se incoraggi i tuoi dipendenti a monitorare il loro tempo durante il lavoro, impareranno di più sui loro modelli di produttività. Quindi, se necessario, potranno riorganizzare le loro giornate per migliorare la produzione. Ancora più importante, in qualità di manager, la revisione delle ore registrate ti aiuterà a valutare la produttività dei dipendenti.

Ad esempio, tu e il tuo team potete registrare il tempo utilizzando un cronometro automatico come Clockify. Il software monitora tutti i programmi attivi sul tuo computer e tutti i siti web che visiti. Entro la fine della giornata, avrai una panoramica che contiene tutti gli intervalli di tempo registrati che superano i 10 minuti. In altre parole, avrai la tua sequenza temporale di produttività.

Le linee temporali della produttività sono visibili solo a una persona che tiene traccia del tempo. E, come puoi vedere qui, puoi scegliere quali attività desideri aggiungere come inserimento del tempo. Quindi, selezionando attività particolari, i dipendenti possono creare una scheda attività da condividere in seguito con un supervisore o un manager. Successivamente, i manager possono valutare la produttività dei dipendenti rivedendo le schede attività.

In generale, il monitoraggio del tempo ti aiuta anche a identificare il tempo perso. Alcuni esempi di tempo perso sono quando non stai svolgendo i tuoi compiti prioritari ma hai a che fare con quelli meno importanti. O quando partecipi a riunioni in cui non sei necessario. Come puoi immaginare, incarichi come questi possono ostacolare la tua produttività.

Passaggi da evitare quando si misura la produttività dei knowledge worker

D'altra parte, ecco alcune azioni da evitare quando si valutano i dipendenti nell'economia della conoscenza.

Microgestione

Per verificare la produttività dei tuoi dipendenti, chiedi loro costantemente aggiornamenti o cerchi di controllare ogni loro mossa. Mettiti nei loro panni: saresti in grado di svolgere il tuo lavoro e finire tutti i compiti in tempo in situazioni come questa? Probabilmente no. Affrontare tali distrazioni può sicuramente ridurre la produttività dei dipendenti.

Quindi, come loro leader, evita di microgestire il tuo team. Lascia che i tuoi dipendenti lavorino da soli. Dopotutto, se hai già definito standard e obiettivi all'interno del tuo team, i lavoratori hanno tutto ciò di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. In questo modo, dimostri ai tuoi dipendenti che ti fidi di loro e anche incoraggiare l'onestà è importante.

Trascurare i fattori personali

Quando misuri la produttività dei dipendenti, ricorda di prendere in considerazione anche i fattori personali. A volte, i lavoratori sperimentano problemi e stress non correlati al lavoro, che possono comportare livelli di produttività inferiori.

Ora, se hai un rapporto onesto con i tuoi dipendenti, probabilmente ti faranno sapere dei loro problemi a casa. In tal caso, dovresti lasciare che il tuo lavoratore dedichi un po' più di tempo a un'attività o che qualcun altro nel team lo aiuti a completare un compito.

Conclusione

Valutare la produttività dei knowledge dipendenti significa considerare sia la qualità che la quantità del loro lavoro. Dal momento che i knowledge worker hanno numerosi compiti diversi che devono affrontare ogni giorno, questo rende le valutazioni molto più difficili. Quindi, cosa dovrebbero fare i manager per misurare la produttività dei dipendenti?

I passaggi vitali che i leader del team dovrebbero intraprendere sono stabilire metriche e obiettivi chiari all'interno di un team. Pertanto, i lavoratori sapranno cosa ci si aspetta da loro e i manager avranno standard con cui misurare la produttività dei dipendenti. Il prossimo passo logico sarà quello di verificare se i dipendenti hanno completato i loro compiti. Inoltre, i leader possono promuovere il monitoraggio del tempo perché questa routine aiuta i lavoratori a conoscere le loro abitudini di produttività.

Allo stesso tempo, i manager devono evitare alcune azioni quando esaminano la produttività dei propri dipendenti. La microgestione dei lavoratori per scoprire quanto sono produttivi non farà che rendere i dipendenti meno efficienti. Inoltre, i leader devono capire che una ragione per la diminuzione della produttività di un lavoratore a volte risiede in problemi personali.